Rechnungen – Alles, was du über die Rechnung und Rechnungsstellung wissen musst
- Was ist eine Rechnung?
- Rechnung vs. Quittung: Wann ist eine Rechnung nötig?
- Pflichtangaben: Bestandteile einer Rechnung
- Rechnungsnummer richtig vergeben
- Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder Steuer-ID: Welche Nummer gehört auf die Rechnung?
- Die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung
- Skonto gewähren: wie weise ich Skonto und Rabatte aus?
- Rechnung erstellen - so geht’s
- Word und Excel zum schreiben einer Rechnung nutzen
- Rechnung schreiben mit Rechnungsvorlage
- Rechnung schreiben mit Rechnungsprogramm beziehungsweise Rechnungssoftware
- Weitere Rechnungstypen
- Kleinbetragsrechnung: Besonderheiten bei Rechnungen unter 250 €
- Privatrechnung
- Die X-Rechnung
- Sammelrechnung
- Die Abschlagsrechnung
- Die Honorarrechnung
- Rechnung individualisieren
- Übermittlung der Rechnung
- Rechnung per Mail versenden
- Rechnung per Post zustellen
- Verjährung einer Rechnung
- Aufbewahrung von Rechnungen
- Häufig gestellte Fragen zur Rechnung
Die Rechnungsstellung und das Empfangen von Rechnungen gehören in Unternehmen zum ganz normalen Alltag. Umso wichtiger ist es, sich eingehend mit dieser Thematik auseinanderzusetzen. Denn: Nicht nur aus buchhalterischer Sicht gilt es, rund um diese besondere Dokumentation der Leistungserbringung einiges zu beachten.
In diesem Artikel findest du alle Informationen, die mit Hinblick auf Rechnungsstellung und Rechnungsempfang wichtig werden – auch im Zusammenhang mit „besonderen Dokumenten“, wie zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen.
Schnell zeigt sich, dass es falsch wäre, hier von Standardwissen auszugehen. Auch dann, wenn du eventuell der Meinung bist, schon alles über Rechnungen zu wissen, lohnt es sich, einen Blick auf die folgenden Informationen zu werfen.
Was ist eine Rechnung?
Alles, was du über die Definition einer Rechnung wissen musst, wird über das Umsatzsteuergesetz geregelt. Hieraus ist unter anderem ersichtlich, dass es sich bei einer Rechnung um ein Dokument handelt, mit dessen Hilfe Lieferungen oder Leistungen abgerechnet werden. Dementsprechend erlaubt es eine Rechnung dem Schuldner, abzulesen, wie viel er seinem Gläubiger für welche Produkte beziehungsweise Services schuldet und wie sich der jeweilige Gesamtbetrag zusammensetzt.
Rechnung vs. Quittung: Wann ist eine Rechnung nötig?
Auch, wenn die beiden Begriffe „Rechnung“ beziehungsweise „Kleinbetragsrechnung“ und „Quittung“ im Alltag häufig miteinander verwechselt werden, gibt es eine klare Definition. Bei einer Quittung handelt es sich um eine Art Beweis dafür, dass du eine Leistung erhalten und hierfür gezahlt hast. Rechnungen sind weitaus umfangreicher und bieten dir mehr Informationen darüber, welche Services genau in Anspruch genommen wurden. Zudem beinhaltet eine Rechnung unter anderem auch Angaben zum Schuldner.
Alle Details, die mit Hinblick auf Quittungen und deren Charakteristika wichtig werden, kannst du in unserem Lexkonartikel "Quittung oder Rechnung? Was ist wann richtig?" nachlesen
Pflichtangaben: Bestandteile einer Rechnung
Damit ein Dokument aus deiner Rechnungsstellung zum Beispiel auch der Prüfung durch das Finanzamt standhalten kann und auch dem Rechnungsempfänger alle Infos bietet, die dieser braucht, ist es wichtig, auf die entsprechenden Pflichtangaben zu achten. Infos hierzu findest du unter anderem auch in diesem Artikel:
Die folgenden Details sind in diesem Zusammenhang besonders wichtig.
Rechnungsnummer richtig vergeben
Damit ich die Rechnungen, die du schreibst, richtig zugeordnet werden können, brauchen sie eine Rechnungsnummer. Im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung gilt es, einige Punkte zu beachten – unabhängig davon, ob es sich um eine klassische Rechnung oder um eine Kleinbetragsrechnung handelt. Wusstest du aber auch, dass du mit dem Nummerieren deiner Rechnungen nicht zwangsläufig bei „1“ anfangen musst? So kannst du verhindern, dass dein Rechnungsempfänger Rückschlüsse darüber ziehen kann, wie viele Rechnungen du in einem bestimmten Zeitraum erstellt hast.
Infos hierzu und zu vielen weiteren Vorgaben findest du unter anderem im Artikel Rechnungsnummern richtig vergeben:
Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder Steuer-ID: Welche Nummer gehört auf die Rechnung?
Hierbei handelt es sich um eine Frage, mit der sich viele Unternehmer, die gerade dabei sind, ihre ersten Rechnungen zu stellen, beschäftigen. Grundsätzlich gilt, dass du laut Umsatzsteuergesetz dazu verpflichtet bist, deine Steuernummer auf der Rechnung anzugeben. Diese erlaubt es unter anderem dem Finanzamt, dich eindeutig zu identifizieren.
Du kannst jedoch die Angabe deiner Steuernummer umgehen, wenn du stattdessen deine Umsatzsteuer Identifikationsnummer angibst. Diese gilt mit Hinblick auf den Datenschutz als die etwas sicherere Variante.
Stellst du eine Kleinbetragsrechnung an einen Leistungsempfänger aus, die den maximalen Bruttobetrag von 250 Euro nicht überschreitet, musst du ebenfalls keine Steuernummer angeben. Weitere Infos zu diesem Thema findest du im Artikel „Steuernummer auf Rechnungen: Welche Steuernummer muss angegeben werden?“.
Die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung
Wenn du im vorherigen Geschäftsjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erwirtschaftet hast und im laufenden Geschäftsjahr aller Voraussicht nach nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wirst, giltst du als Kleinunternehmer.
Das bedeutet, dass du nicht dazu verpflichtet bist, deinen Kunden Umsatzsteuer zu berechnen. Du profitierst also von einer besonderen Art der Steuerbefreiung. Besagte Steuerbefreiung bezieht sich jedoch nur auf die Umsatzsteuer und nicht auf die Einkommenssteuer. Infos hierzu findest du im Artikel „Rechnung schreiben als Kleinunternehmer“.
Zusatzinfo: Eine Steuerbefreiung kann gegebenenfalls dazu führen, dass sich Interessenten aus dem privaten Bereich eher für dich entscheiden. Immerhin können Sie die Umsatzsteuer ohnehin nicht bei einem Vorsteuerabzug geltend machen und haben so die Möglichkeit, Geld zu sparen.
Skonto gewähren: wie weise ich Skonto und Rabatte aus?
Du möchtest deinen Kunden beziehungsweise dem Rechnungsempfänger einen besonderen Anreiz bieten, ihre Rechnungen eher früh zu zahlen? In diesem Fall solltest du dich in Bezug auf deine Rechnungsstellung mit dem Thema „Skonto“ auseinandersetzen. Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit, auf der Basis einer kurzfristigen Zahlung Geld zu sparen. Infos hierzu findest du in diesem Artikel.
Rechnung erstellen - so geht’s
Auch, wenn du im Zusammenhang mit dem Erstellen von Rechnungen beziehungsweise Kleinbetragsrechnungen viele Punkte beachten musst, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, hast du mehrere Möglichkeiten, die entsprechenden Dokumente anzufertigen.
Wenn du dir ein wenig Zeit nimmst, deine verschiedenen Optionen einander gegenüberzustellen, stellst du sicherlich schnell fest, dass manche fehleranfälliger sind als andere. Wichtig ist es, dass du eine Variante findest, die optimal zu deinen persönlichen Ansprüchen passt und sich mit deinem Budget vereinbaren lässt. Und sicherlich dürften auch deine Kunden dankbar sein, wenn du dich für eine Form der Rechnungserstellung entscheidest, die ihnen einen hohen Komfortfaktor bietet. Die folgenden Abschnitte beschäftigen sich mit den Möglichkeiten, die dir in diesem Zusammenhang zur Verfügung stehen.
Word und Excel zum schreiben einer Rechnung nutzen
Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker, für den sich viele Unternehmen, die gerade dabei sind, am Markt Fuß zu fassen, als Erstes entscheiden, wenn es darum geht, grundsätzlich mit der Rechnungsstellung zu starten. Wenn du möchtest, kannst du deine Rechnungen auf der Basis von Word und Excel erstellen. Im Laufe der Zeit zeigt sich jedoch häufig, dass es hier viele Fallstricke gibt und dass die Wahrscheinlichkeit, dass dir Fehler passieren, vergleichsweise hoch ist.
Immerhin musst du unter anderem immer wieder händisch prüfen, ob deine Rechnungsnummer korrekt vergeben wurde, der Mehrwertsteuersatz richtig berechnet ist und ob alle weiteren Randdaten stimmen. Infos dazu, was du beim Erstellen von Rechnungen mit Word und Excel beachten solltest, findest du hier:
Rechnung schreiben mit Rechnungsvorlage
Du hast online eine Rechnungsvorlage gefunden, die genau deinen Vorstellungen entspricht? In diesem Fall kannst du dich natürlich auch dazu entscheiden, Rechnungen mit Rechnungsvorlage zu schreiben. Doch auch hier bist du nicht vor Fehlern gefeit. Immerhin ist es nun deine Aufgabe, deine Daten und die Daten deiner Kunden immer wieder aufs Neue in die Vorlage einzufügen.
Hin und wieder passieren in diesem Zusammenhang Copy Paste Fehler, die dafür sorgen, dass du deine Rechnungen im Nachhinein korrigieren musst und dementsprechend auch Zeit verlierst. Wenn du allerdings nur ein bis zwei Rechnungen im Jahr schreibst, sollte auch eine Rechnungsvorlage aureichen. Hier findest du eine Auswahl an Rechnungsvorlagen.
Rechnung schreiben mit Rechnungsprogramm beziehungsweise Rechnungssoftware
Hierbei handelt es sich sicherlich um die unkomplizierteste und sicherste Form der Rechnungserstellung. Wenn du möchtest, kannst du deine Rechnungen einfach mit einem modernen Rechnungsprogramm beziehungsweise mit einer Rechnungssoftware schreiben. Die Vorteile, die sich hierbei bieten, zeigen sich auf unterschiedlichen Ebenen. So profitierst du unter anderem von einer einfachen Erstellung und einem unkomplizierten Versand, kannst Kunden und Produkte mit einem Klick hinzufügen und sogar einen Onlinebezahl-Link für deine Kunden einrichten.
Ergänzend hierzu hast du die Möglichkeit, dich bei einer Rechnungssoftware mit einem Blick davon zu überzeugen, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden, welche noch offen und welche eventuell sogar überfällig sind. Kurz: Ein modernes Rechnungsprogramm bietet dir viele Vorteile, die es dir erlauben, im Alltag Zeit zu sparen und die es dir erlauben, dich möglichst umfassend auf dein normales Tagesgeschäft zu konzentrieren. Teste FastBill 14 Tage kostenlos und überzeuge dich selbst!
Weitere Rechnungstypen
Wenn du dich ein wenig genauer mit dem Thema „Rechnungen“ auseinandersetzt, stellst du schnell fest, dass es mehrere Untertypen gibt. In den folgenden Abschnitten erfährst du, wodurch diese sich auszeichnen.
Kleinbetragsrechnung: Besonderheiten bei Rechnungen unter 250 €
Kleinbetragsrechnungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie den Maximalbetrag von brutto 250 Euro nicht überschreiten. Charakteristisch ist, dass diese Dokumente weniger Pflichtangaben beziehungsweise Pflichtbestandteile enthalten müssen als klassische Rechnungen. Unter anderem musst du zum Beispiel keinen Rechnungsempfänger angeben. Das Erstellen besagter Kleinbetragsrechnungen nimmt meist weniger Zeit in Anspruch. Regeln gibt es jedoch auch hier, so dass du unter anderem nicht darauf verzichten darfst, das Ausstellungsdatum beziehungsweise das Rechnungsdatum anzugeben.
Welche Details in diesem Zusammenhang wichtig werden, kannst du im Artikel „Die Kleinbetragsrechnung“ nachlesen.
Privatrechnung
Wie die Bezeichnung war es vermuten lässt, handelt es sich bei einer Privatrechnung um eine Rechnung, die von einer Privatperson ausgestellt wird. Ein typisches Beispiel: Du verkaufst dein Auto privat und der Käufer möchte alles entsprechend dokumentiert haben.
Auch im Zusammenhang mit besagten Privatrechnungen musst du darauf achten, dass alle Pflichtangaben beziehungsweise Pflichtbestandteile, wie Details zum jeweiligen Steuersatz, der Leistungserbringung und dem Ausstellungsdatum/ dem Rechnungsdatum, enthalten sind. Informationen zu diesem Thema findest du hier:
Die X-Rechnung
Bei der X-Rechnung handelt es sich um den nationalen Standard für den Datenaustausch im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Die entsprechenden Vorgaben stellen sicher, dass der Inhalt einer Rechnung genau spezifiziert und weiterverarbeitet werden kann. Vieles, was du mit Hinblick auf dieses neue Rechnungsformat wissen musst, findest du in unserem Lexikon-Artikel zur X-Rechnung
Sammelrechnung
Das Erstellen, gern auch unter der Nutzung einer Rechnungssoftware, einer Sammelrechnung kann dir und deinem Kunden den Alltag deutlich erleichtern. Vor allem dann, wenn du immer wieder Aufträge von einem bestimmten Auftraggeber erhältst und es sich anbietet, diese, zum Beispiel einmal im Monat, zusammenzufassen, lohnt es sich, über die Sammelrechnung nachzudenken.
Auf diese Art stellst du sicher, dass der Aufwand im Zusammenhang mit dem Buchen und dem Zahlen von Rechnungen möglichst gering bleibt. Anstatt jede Rechnung einzeln buchen zu müssen, haben du und dein Kunde die Chance, Zeit zu sparen.
Selbstverständlich solltest du auch bei der Sammelrechnung darauf achten, dass klar ersichtlich ist, wie sich der jeweilige Endbetrag zusammensetzt. Infos hierzu findest du im Blog Beitrag zur Sammelrechnung:
Die Abschlagsrechnung
Im Zusammenhang mit einer Abschlagsrechnung einigst du dich mit deinem Kunden darauf, dass ein Teil der Leistung beziehungsweise der Ware vor der Fertigstellung/ der Lieferung gezahlt werden muss.
Hierbei handelt es sich um eine Möglichkeit, die Sicherheit für beide Parteien noch weiter zu erhöhen. Die letztendliche Abnahme der Ware oder der Leistung findet jedoch erst dann statt, wenn alles vollständig abgeschlossen wurde.
Auch im Zusammenhang mit Abschlagsrechnungen musst du verschiedene Pflichtangaben/ Pflichtbestandteile berücksichtigen. Rechtliche Vorgaben zum Ablauf gibt es jedoch nicht.
Die Honorarrechnung
Rechnung individualisieren
Auch die Rechnungen, die du erstellst, sollten sich durch einen hohen Wiedererkennungswert auszeichnen. Daher ist es definitiv sinnvoll, diese Dokumente zu individualisieren.
Achte darauf, ein Layout zu wählen, das übersichtlich ist und nicht vom Wesentlichen, wie zum Beispiel deinen Pflichtangaben beziehungsweise Pflichtbestandteilen, dem Steuersatz und dem Ausstellungsdatum/ dem Rechnungsdatum, ablenkt. Viele Leistungsempfänger wissen das auch zu schätzen, wenn sie persönlich und auf sympathische Weise angesprochen werden. Am besten sorgst du zudem dafür, dass deine Kunden auf den ersten Blick wissen, von wem die Rechnung kommt.
Hierbei kann es sinnvoll sein, unter anderem auch auf die Charakteristika einzelner Branchen Rücksicht zu nehmen. Wirf in diesem Zusammenhang doch einen Blick auf den Artikel:
Übermittlung der Rechnung
Egal, ob klassisch oder auf der Basis der Kleinunternehmerregelung: Damit Kunden beziehungsweise die Leistungsempfänger deine Rechnungen (im Idealfall natürlich pünktlich) zahlen können, ist es wichtig, ihnen die entsprechenden Dokumente zu übermitteln. Hier stehen dir zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Der Rechnungsversand per Mail und der Rechnungsversand per Post.
Beide bieten individuelle Vorteile. Welche Variante für dich am besten passt, ist vor allem von deinen persönlichen Vorlieben abhängig. Am besten sorgst du dafür, dass der Versand deiner Rechnungen auf harmonische Weise in deinen Arbeitsalltag integriert werden kann, sorgsam ausgeführt wird, aber gleichzeitig viel Zeit in Anspruch nimmt.
Rechnung per Mail versenden
Der Rechnungsversand per Mail ist mittlerweile in vielen Unternehmen zum Standard geworden – sicherlich auch deswegen, weil er mit so vielen Vorteilen verbunden ist. So profitierst du unter anderem von einer unkomplizierten Archivierung, einer merklichen Zeitersparnis und der Möglichkeit, die Kosten für das Porto, das Papier und die Druckerfarbe zu sparen. Zudem kannst du dir sicher sein, dass die Dokumente dem jeweiligen Leistungsempfänger quasi in Echtzeit übermittelt werden.
Beachte jedoch auch, dass elektronisch ausgestellte Rechnungen ebenfalls über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Währenddessen ist es deine Pflicht, dafür zu sorgen, dass die Dokumente lesbar sind. Ergänzend hierzu ist es wichtig, für den elektronischen Versand von Rechnungen die Zustimmung des Kunden einzuholen. Letzteres kann gegebenenfalls auch stillschweigend passieren, wenn dein Kunde die Rechnung akzeptiert und zahlt. Natürlich kannst du im Vorfeld auch explizit nachfragen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Schau ergänzend doch auch hier vorbei, um dich weiter über die Vor- und Nachteile rund um den elektronischen Rechnungsversand zu informieren:
Rechnung per Post zustellen
Du bevorzugst die klassische Variante? Kein Problem! In diesem Fall kannst du dich natürlich auch dazu entscheiden, deine Rechnungen weiterhin per Post zu versenden. Dies bietet dir eventuell den Vorteil, dass die Dokumente gegebenenfalls nicht in den „Tiefen eines E-Mail-Postfachs“ verschwinden, sondern in haptischer Form etwas „präsenter“ sind. (Ausnahmen gibt es natürlich immer. Auch postalisch versendete Rechnungen können selbstverständlich verlorengehen.)
Verjährung einer Rechnung
Alles, was du im Zusammenhang mit der Verjährung von Rechnungen wissen musst, ist über § 194 ff. BGB geregelt. Hier kannst du unter anderem nachlesen, dass die Verjährungsfrist von Rechnungen aktuell bei drei Jahren liegt. (Als Anhaltspunkt gilt hier immer das Ende eines Kalenderjahres.)
Das bedeutet: Wenn du eine Rechnung aus dem Jahr 2020 nicht gezahlt hast, kann dein Gläubiger ab dem 01.01.2023 keine Zahlung mehr verlangen. Du solltest jedoch auch beachten, dass es – wie so oft – Ausnahmen gibt und dass es durchaus auch möglich ist, die Verjährungsfrist zu unterbrechen – Letzteres ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Kunde sich dazu entschließt, eine Abschlagszahlung zu leisten.
Weitreichende Infos zum Thema findest du auch im Artikel „Rechnungsstellung – Frist nicht versäumen!“:
Aufbewahrung von Rechnungen
Um unter anderem auch deinen buchhalterischen Pflichten nachzukommen, ist es wichtig, deine Rechnungen korrekt aufzubewahren. Für die meisten Dokumente dieser Art gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Währenddessen müssen die Rechnungen jedoch nicht nur vorhanden, sondern auch lesbar sein.
Doch keine Sorge! Selbstverständlich musst du für die Aufbewahrung deiner Rechnungen nicht zwangsläufig zusätzlichen Lagerraum anmieten! Mittlerweile ist es auch möglich, die Daten elektronisch zu speichern. Im Zusammenhang mit letztgenannter Variante gilt es jedoch, ein paar Punkte zu beachten.
Alles, was hierbei wichtig wird, kannst du unter anderem in diesem Artikel nachlesen:
Häufig gestellte Fragen zur Rechnung
Was ist eine Rechnung?
Bei einer Rechnung handelt es sich um ein Dokument, das dir beziehungsweise deinem Kunden aufzeigt, wann, wie viel für welche Leistung gezahlt werden muss. Im direkten Vergleich zur Quittung enthält die Rechnung mehr Informationen.
Wann verjährt eine Rechnung?
Laut aktueller Gesetzgebung verjährt eine Rechnung nach drei Jahren. Eine Abschlagszahlung sorgt allerdings für eine Unterbrechung dieser Frist. Mahnungen sind nicht dazu in der Lage, eine Verjährung zu pausieren.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Als gewerblicher Schuldner musst du Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren. Während dieser Zeit müssen die Dokumente selbstverständlich auch lesbar sein. Du kannst Rechnungen sowohl elektronisch als auch klassisch, zum Beispiel im Ordner, aufbewahren.
Was muss eine Rechnung enthalten?
Damit eine Rechnung als „korrekt“ abgesehen werden kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben, wie zum Beispiel Infos zum Steuersatz und dem Ausstellungsdatum, enthalten. Hierzu gehören unter anderem Angaben zur Steuer, das Rechnungsdatum, die Leistung beziehungsweise die verkauften Produkte und das Zahlungsziel.
Wie schreibt man eine Rechnung?
Rechnungen kannst du entweder ganz bequem mit einem modernen Rechnungsprogramm oder mit Word und/ oder Excel schreiben. Die erstgenannte Variante ist weitaus weniger anfällig für Fehler.
Welche Steuernummer muss auf die Rechnung?
Theoretisch reicht es aus, deine Umsatzsteuer ID auf der Rechnung zu vermerken. Ergänzend hierzu kannst du aber auch deine Steuernummer angeben. Deine Steuer ID sollte jedoch immer privat bleiben.