Privatrechnungen richtig erstellen: So geht’s

Wer privat etwas verkauft, egal ob es neu oder gebraucht ist, wird – gerade bei höheren Beträgen – häufig nach einer Rechnung gefragt. Doch wie muss man als Privatperson eine Rechnung schreiben? Und was muss eigentlich drauf? In diesem Beitrag klären wir auf.

Wer muss eine Privatrechnung erstellen?

Vorab sollte klar sein, dass jeder, der eine Leistung erbringt, prüfen muss, ob diese Lieferung oder Leistung versteuert werden muss, oder ob es sich sogar um eine gewerbliche Tätigkeit handelt. Werden wiederkehrende Einnahmen erzielt, dann besteht laut §22 EStG die Verpflichtung zur Versteuerung. Wenn also immer wieder Verkäufe getätigt oder Leistungen erbracht werden, sollte in jedem Fall mit einem Fachmann geklärt werden, ob steuerlich oder gewerblich etwas beachtet werden muss.

Von einem typischen Privatverkauf spricht man z.B., wenn ein gebrauchtes Fahrzeug von einer Privatperson verkauft wird. Dies gilt natürlich auch für alle anderen Gegenstände, die sich im privaten Besitz befinden. Dabei ist es egal, ob der Käufer ebenfalls eine Privatperson oder ein Unternehmer ist. Zwischen Privatleuten wird häufig eine schlichte Quittung ausgestellt, Unternehmer hingegen wünschen eher einen Beleg in Form einer Rechnung. Ganz gleich, wie sich der Beleg nennt, er kann problemlos ausstellt werden (z.B. mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage).

Was muss auf eine Privatrechnung drauf?

Um eine Rechnung später als Nachweis für den Verkauf und die Bezahlung verwenden zu können, müssen folgende Punkt enthalten sein:

• Name und Adresse des Verkäufers
• Name und Adresse des Käufers
• Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
• Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
• Gesamter Verkaufspreis
• eventuell Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. „Ware erhalten am…“ und „Bezahlung erhalten am…“
• optional Unterschrift beider Parteien, wenn z.B. kein separater Lieferschein ausgestellt wird

Privatrechnungen enthalten keine Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer – oder auch Mehrwertsteuer – ist einer Steuer, die ein Unternehmer bei jedem Verkauf ausweisen und an das Finanzamt abführen muss. Allerdings ist eine Privatperson kein Unternehmer, und darf somit keine Umsatzsteuer ausweisen. Wer es trotzdem tut, müsste die ausgewiesene Steuer an das Finanzamt bezahlen. Auch wenn der Käufer ein Unternehmer ist, und die Ausweisung der Umsatzsteuer wünscht, darf sie nicht ausgewiesen werden. Nur wer Unternehmer im Sinne von §2 Abs. 1 UStG ist, ist zur Ausweisung der Umsatzsteuer berechtigt und verpflichtet. In einer Privatrechnung darf also lediglich der Einzel- und der Gesamtpreis stehen, kein Netto- oder Bruttoausweis. Somit muss auch nicht zwingend eine gewerbliche Steuernummer auf der Rechnung sein.

Keine Garantie bei Privatverkäufen

Eine gesetzlich festgelegte Garantie unter Privatleuten gibt es nicht. Allerdings ist jeder Verkauf auch ein Vertrag laut §433 BGB. Das bedeutet, die Verpflichtung einen Gegenstand „..frei von Sach- und Rechtsmängeln…“ zu übergeben besteht auch für Privatleute. Wer also einen Gegenstand mit Mängeln oder Schäden verkauft, und den Käufer nicht darauf hinweist, muss damit rechnen, dass der Käufer vom Kauf zurücktritt oder den Kaufpreis mindert. Natürlich ist man nur für diese Mängel haftbar, die auch bekannt sind. Wenn bereits beim Verkauf klar ist, dass bestimmte Mängel vorhanden und dem Käufer bewusst sind, sollte zur Sicherheit diese Schäden in der Rechnung mit aufnehmen. Am besten ergänzt man die Beschreibung des Gegenstandes mit dem Zusatz „… der Käufer wurde auf folgende Mängel hingewiesen…“, oder einem ähnlichen Satz. Auf den häufig benutzten Satz „Der Verkauf erfolgt wie gesehen, ohne jegliche Gewährleistung…“, oder ähnliche Formulierungen, sollte man sich dabei nicht unbedingt verlassen.

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