Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bekannt, dient der Erinnerung von Schuldnern. Sie hat das Ziel, nach Ablauf der Zahlungsfrist dafür zu sorgen, dass die Rechnung möglichst schnell vom Kunden bezahlt wird. Damit eine Mahnung jedoch korrekt geschrieben werden kann, solltest du bei der Erstellung einige Details beachten.
Mahnung Vorlage - Kostenloser Download
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Du machst den Bankableich noch manuell und schreibst deine Mahnungen noch händisch? Du kannst dein Mahnwesen übrigens auch zu 100 % automatisieren mit der Mahnwesen Software von FastBill.
Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung an den Schuldner, den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen, bevor er in Verzug gerät. Sie wird in der Regel kurz nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verschickt, um den Schuldner an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Eine Mahnung hingegen ist eine formellere Zahlungsaufforderung, die erfolgt, wenn der Schuldner trotz der Zahlungserinnerung nicht gezahlt hat und somit in Verzug geraten ist. In der Mahnung wird oft eine Frist gesetzt und möglicherweise auch zusätzliche Gebühren für den Verzug angekündigt. Du kannst unser Muster für Mahnungen auch für Zahlungserinnerungen nutzen.
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Sollten Kunden deine Rechnungen nicht berücksichtigen und das Zahlungsziel verfehlen, dann ist eine professionelle Mahnung das sicherste Mittel. Bereits ab Verzug der ursprünglichen Rechnung kannst du unsere Vorlage für Mahnungen nutzen, um doch noch einen Zahlungseingang herbeizuführen. Alle Details bis auf die individuellen Kundendaten, die Leistung und den Betrag haben wir dir hierzu direkt in unserem Muster ergänzt. Dieses kannst du hier bei uns direkt kostenlos herunterladen und nutzen. So verfügst du über ein praktisches Mittel, um Kunden auf offene Rechnungen aufmerksam zu machen.
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Bestandteile der Vorlage für Mahnungen
Sollten deine Kunden ihre Zahlungen nicht pünktlich leisten, so ist die Mahnung ein praktischer Weg, um dennoch an sein Geld zu kommen. Zu den wichtigsten Daten für deine Mahnung gehören dabei die Anschrift, der Name und natürlich die Firma des Gläubigers. Auch der Ausstellungszeitraum sowie die Rechnungs- oder Lieferscheinnummer, auf die sich die Mahnung bezieht, sind notwendig. Mit Angaben wie der Zahlungshöhe, dem Fälligkeitsdatum, Gebühren und Zahlungsziel ist die Mahnung komplett.
Wichtig ist zudem, dass die Mahnung auch als solche erkennbar wird. Entscheidend ist für die Vorlage der Mahnung daher eine klare Abgrenzung zur Zahlungserinnerung. So kann zweitere als freundliche Form der Mahnung gesehen werden, die aus rechtlicher Sicht bei Erfüllung der Pflichtangaben jedoch ebenfalls als Mahnung wirkt. Bei langfristiger Zusammenarbeit stellt diese aber ein milderes Mittel dar.
Wenn es um die Auswahl eines Musters für dein Mahnschreiben geht, solltest du zudem die Stufen der Mahnung im Blick behalten. So werden zum Beispiel in einer Mahnung der ersten Stufe keine Mahngebühren oder Zinsen integriert, wodurch sich auch die Vorlage unterscheidet. Ab der zweiten Mahnstufe dürfen derartige Forderungen dann im Schreiben integriert werden. Im dritten Schreiben folgt dann der Hinweis eines gerichtlichen Verfahrens, sollte überhaupt dreistufig gemahnt werden. Mögliche Verzugzinsen oder deren Androhung finden dabei ebenfalls ihren Platz im Mahnschreiben.
Welchen Vorteil hat die Verwendung eines Musters für Mahnungen?
Bei einer Mahnung lässt sich viel falsch machen, wenn wichtige Pflichtangaben und Details nicht von Beginn an integriert werden. Um im Rahmen des Mahnverfahrens abgesichert zu sein, ist die Nutzung einer Mahnungsvorlage daher eine gute Option. So teilst du dem Schuldner unmissverständlich mit, bis zu welchem Zeitpunkt die ausstehende Zahlung zu erfüllen ist und welche Konsequenzen drohen. Ergänze einfach deine Angaben wie z.B. Zahlungsfrist, Verzugszinsen und Rechnungsnummer der offenen Rechnung in der Mahnungsvorlage und lasse sie deinem Schuldner zukommen.
Sollte später doch ein gerichtliches Verfahren nötig sein, hast du mit einem Muster für Mahnungen auf Dauer rechtssichere und praktische Nachweise zur Hand. Diese belegen neben dem Rechnungsbetrag auch möglicherweise erhobene Mahngebühren sowie Verzugzinsen und geben klare Zahlungsfristen vor. Während die reine Korrespondenz per E-Mail meist nicht aussagekräftig genug für ein gerichtliches Mahnverfahren ist, hast du mit einem eigenen Mahnschreiben als Unternehmen stets beste Chancen.
Bei FastBill kostenfrei Vorlage für Mahnschreiben herunterladen
Um die notwendigen Schritte bei der Erstellung einer Mahnung zu beachten, kannst du die Vorlage für deine Mahnungen und Zahlungserinnerungen bei uns kostenlos herunterladen. Dies steigert deine Aussichten, dass säumige Kunden den offenen Rechnungsbetrag doch noch begleichen, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren nötig wird. Das passende Format wählst du vorab einfach selbst aus.
Eine eigenständige Anpassung der Vorlage für Mahnungen ist natürlich ebenfalls möglich. So kannst du alle Angaben zu deinem Unternehmen und zu deinen Kunden anpassen, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen. Auch konkrete Formulierungen und Details lassen sich im Muster variabel verändern. Dies hilft dir dabei, den Zahlungsverzug und die damit verbundene Zahlungsaufforderung so exakt wie möglich zu beschreiben. Für das korrekte Mahnen ist eine genaue Beschreibung dabei entscheidend.
Weitere wichtige Ressourcen zum Thema Mahnungen findest du auf unserem Blog
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