Aufbewahrungspflichten von Rechnungen – So lange müssen Rechnungen behalten werden

Um die Vorgaben, die im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung gelten, zu beachten, bist du dazu verpflichtet, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die entsprechenden Aufbewahrungsfristen zu beachten. 

Aber warum eigentlich? Und in welcher Form musst du die entsprechenden Rechnungen bzw. die Buchungsbelege aufbewahren. Im Ordner? Oder auf deinem PC? Vielleicht an einem anderen Ort? Die folgenden Abschnitte liefern dir Antworten auf diese und viele weitere Fragen. 

Noch dazu erfährst du, wie du deine Rechnungen (und übrigens auch Lieferscheine) entsorgen solltest, nachdem die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. 

Inhaltsangabe

1. Rechnungen aufbewahren: Warum ist das notwendig?
2. Aufbewahrungsfristen von Rechnungen: Wer muss sie beachten?
3. Gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen
4. GoBD- konforme Anforderungen bei der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen
5. In welcher Form müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
6. Aufbewahrung von Papierrechnungen vs. elektronische Rechnungen
7. Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von Privatpersonen
8. Aufbewahrungspflicht für Rechnungen: Konsequenzen bei Nicht-Erfüllung
9. Aufbewahrung von Rechnungen ganz einfach mit einer Rechnungssoftware

Rechnungen aufbewahren: Warum ist das notwendig?

Möglicherweise hast du dich genau das in der Vergangenheit auch schon einmal gefragt. Warum sind Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen bzw. Buchungsbelegen so wichtig? Wenn eine Rechnung bezahlt wurde, ist doch immerhin alles erledigt, oder nicht? Warum solltest du deinen wertvollen Lagerraum nutzen, um „alte Papiere“ aufzubewahren? 

Leider gerät oft in Vergessenheit, wie wichtig ist, der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nachzukommen. Auf Basis der entsprechenden Dokumente soll eine Rückverfolgbarkeit der Abläufe gewährleistet werden. So ist es auch nach Jahren noch möglich, Details zu Geschäftsabläufen nachzuvollziehen. 

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht spielt vor allem in steuerlicher Hinsicht eine wichtige Rolle. Sie schafft die Basis dafür, dass Betrug in diesem Bereich nachhaltig vorgebeugt werden kann und dafür, dass etwaige Betriebsprüfungen auch ohne Probleme rückwirkend stattfinden können. 

Abgesehen davon kann es sich auch für dich selbst als Vorteil erweisen, wenn du dazu in der Lage bist, bei Bedarf auf den Inhalt einer etwas älteren Rechnung zugreifen zu können. Vor allem dann, wenn im Zusammenhang mit Überweisungen, Absprachen oder anderen Details einer Geschäftsbeziehung Unklarheiten entstehen, ist es hilfreich, sich auf Dokumente verlassen zu können, auf denen alles Schwarz auf Weiß festgehalten wurde. 

Kurz: Es gibt unterschiedliche Gründe, warum es sinnvoll (und gesetzlich vorgeschrieben) ist, die Aufbewahrungspflicht bzw. die Aufbewahrungsfrist einer Rechnung zu beachten. Manche von ihnen beziehen sich auf die Steuer, manche auf eine optimale Nachvollziehbarkeit von Prozessen. Die gute Nachricht ist, dass es in der Regel nicht kompliziert ist, die Vorgaben in vollem Umfang zu beachten. 

Und übrigens: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bezieht sich nicht nur auf klassische Rechnungen, Lieferscheine und Buchungsbelege, sondern – zumindest für steuerpflichtige Unternehmer – auch auf Kontoauszüge und Eröffnungsbilanzen. Auch diese Dokumente müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für Geschäftsbriefe und ähnliche Schriftstücke gilt eine gesonderte Regelung. Sie müssen, wie viele andere aufbewahrungspflichte Unterlagen, sechs Jahre lang aufbewahrt werden. 

Aufbewahrungsfristen von Rechnungen: Wer muss sie beachten?

Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen und Buchungsbelegen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung, um die steuerrelevanten Unterlagen zu bewahren. Deshalb ist von der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen bzw. Kontoauszügen, Geschäftsbriefen und Eröffnungsbilanzen und den dazugehörigen Aufbewahrungsfristen jeder Gewerbetreibende betroffen. Auch dann, wenn du eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschreitest, weil du beispielsweise Kleinunternehmer bist, bist du dazu verpflichtet, Rechnungen und andere Belege, auf deren Basis deine Geschäftstätigkeit nachgewiesen werden kann, über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufzubewahren.

Für Privatpersonen gelten gesonderte Regeln. Für sie gibt es keine generelle Aufbewahrungspflicht – weder für Rechnungen noch für Kontoauszüge. Trotzdem wird empfohlen, alle Dokumente dieser Art über einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren. Denn: Über diesen Zeitraum erstreckt sich auch die gesetzliche Gewährleistung. Infos hierzu findest du in §§ 437 ff. BGB.

Gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Alle Vorgaben, die mit Hinblick auf die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen von Rechnungen bzw. Buchungsbelegen bei gewerblichen Empfängern wichtig werden, kannst du in § 14 b UStG nachlesen. Hier heißt es gleich zu Beginn: „Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren“.

Zudem findest du in § 14 b UStG auch einen Verweis darauf, dass die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. 

Weiterhin weist der Gesetzgeber auch darauf hin, dass eine Verpflichtung seitens des Leistungsempfängers besteht, „die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre gemäß den Sätzen 2 und 3 aufzubewahren, soweit er 

1. nicht Unternehmer ist oder 
2. Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nicht unternehmerischen Bereich verwendet.“

Außerdem kannst du in dem entsprechenden Paragrafen des UStG auch nachlesen, wie du die entsprechenden Dokumente genau aufbewahren musst. Mehr hierzu findest du auch im Abschnitt „In welcher Form müssen Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahrt werden?“.

GoBD- konforme Anforderungen bei der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Generell gilt, dass du die Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Eröffnungsbilanzen und Belege, die unter die zehnjährige Aufbewahrungspflicht bzw. unter die Aufbewahrungsfrist fallen, nicht „irgendwie“ aufbewahren darfst. Auch hier müssen Vorgaben eingehalten werden. Die Basis hierfür bilden – wie so oft – die GoBd, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Aber was bedeutet das eigentlich genau? Welche Punkte werden wichtig? Mit Hinblick auf die Antworten auf diese Fragen, helfen die folgenden Abschnitte weiter. 

Die Belege müssen lesbar sein – auch nach mehreren Jahren

Damit eine Rechnung (Geschäftsbrief oder ein anderes aufbewahrungspflichtiges Dokument) als „korrekt aufbewahrt“ gilt, ist es wichtig, das Format der Rechnung so zu wählen, dass das Dokument auch nach mehreren Jahren noch abrufbar ist. Dies gilt auch für Quittungen, die aus Thermopapier bestehen und Gefahr laufen, schnell zu verblassen. Diese solltest du auf jeden Fall einscannen. 

Die Rechnungen müssen unveränderbar sein

Einmal erstellt und für korrekt befunden, gilt eine Rechnung aus buchhalterischer Sicht als „in Stein gemeißelt“. Auch, wenn sie später vielleicht korrigiert werden muss. Achte bei der elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen darauf, dass diese nicht mehr im Nachgang verändert werden können, beziehungsweise dass etwaige Änderungen direkt ersichtlich sind. Die Unveränderbarkeit der aufzeichnungspflichtigen Dokumente ist von großer Bedeutung, um nachvollziehbare Besteuerungsgrundlagen zu schaffen und eine reibungslose Prüfung durch die Abgesandten der Finanzbehörden zu ermöglichen.

Die Dokumente müssen sicher vor Manipulationen sein

An dieser Stelle zeigt sich einmal mehr, wie wichtig es ist, im Zusammenhang mit Rechnungen, Geschäftsbriefen, allgemeinen Geschäftsunterlagen und Co. auch auf eine entsprechende Datensicherheit und vor Zugriffen Unbefugter zu setzen. Sowohl Hardware als auch Software müssen dementsprechend sicher sein. 

Wenn du noch mehr über die Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Geschäftsunterlagen wissen möchtest, kannst du dich unter „Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen“ informieren.

In welcher Form müssen Rechnungen aufbewahrt werden? 

Damit du deine Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Quittungen, Lieferscheine und Buchungsbelege korrekt aufbewahren kannst, musst du natürlich auch wissen, in welcher Form die entsprechenden Dokumente gesichert werden müssen. Grundsätzlich ist es möglich, sowohl auf die Aufbewahrung in Papierform als auch auf die elektronische Variante zu setzen. Aber: Was ist vorgegeben? Was ist wann richtig? 

Wann müssen Rechnungen in Papierform aufbewahrt werden? 

Unternehmen sollten die Aufzeichnungspflichten für steuerrelevante Unterlagen und Zahlungsbelege beachten, um den Anforderungen einer möglichen Außenprüfung gerecht zu werden. Im digitalen Zeitalter macht es jedoch keinen Unterschied mehr, ob eine Eingangsrechnung, eine Ausgangsrechnung, ein Dokument aus dem Bereich der Geschäftsunterlagen oder ein Kontoauszug in Papierform aufbewahrt oder digital abgespeichert wird. Das bedeutet, dass du den Vorgaben rund um die vorgegebene Aufbewahrungsfrist auf unterschiedliche Weise nachkommen kannst. Dennoch gibt es einige Punkte, auf die Unternehmen achten sollten, um die Auswertbarkeit der Daten und die unveränderbare Aufbewahrung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums zu gewährleisten. Die folgenden Punkte helfen dir dabei, das Thema etwas detaillierter zu verstehen. 

1. Dein Schuldner muss damit einverstanden sein, dass du ihm deine Rechnungen digital zukommen lässt. Im Idealfall lässt du dir genau das schriftlich bestätigen. Eine gesetzliche Vorgabe zur Zustimmung gibt es jedoch nicht. Deswegen kannst du in den allermeisten Fällen sicherlich davon ausgehen, dass der elektronische Versand von Rechnungen für deinen Kunden in Ordnung ist, wenn er nicht widerspricht, sondern zahlt, wenn du ihm die erste Rechnung zugestellt hast. 
2. Sicherlich wäre es auch mit Hinblick auf das Thema Umweltschutz wenig förderlich, wenn vorgegeben wäre, dass du jede Rechnung, die dich per E-Mail erreichst, ausdrucken müsstest. Umgekehrt würde es sich als mühsam erweisen, jede Papierrechnung einscannen zu müssen. Vorgabe ist, dass du die Rechnungen so aufbewahrst, wie sie dich erreicht haben. Du darfst aber sehr wohl Papierrechnungen digitalisieren und so ablegen, dass du sie bei Bedarf schnell wiederfindest. Achte in diesem Zusammenhang auf jeden Fall auf eine einheitliche Vorgehensweise. 

Und übrigens: Du musst deine Rechnungen nicht zwangsläufig auf einem Server innerhalb Deutschlands aufbewahren, wenn du dich für die elektronische Speicherung entscheidest. Wichtig ist lediglich, dass du jederzeit auf die entsprechenden Daten zugreifen kannst und das Finanzamt über den Ort der Aufbewahrung informierst. 

Aufbewahrung von Papierrechnungen vs. elektronische Rechnungen

Für beide Aufbewahrungsvarianten gelten dieselben Vorgaben. Das bedeutet, dass du die Zehnjahres-Frist sowohl bei Papierrechnungen bzw. Quittungen als auch bei elektronischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen einhalten musst. Ausschlaggebend für den Beginn der Frist ist das Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument ausgestellt wurde.

Unabhängig davon bist du jedoch auch dafür verantwortlich, dass du jede einzelne Rechnung bei Bedarf (zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung) wiederfindest. 

Welche Art der Aufbewahrung du selbst als besonders praktisch erachtest, ist natürlich von deinem eigenen Geschmack abhängig. Generell geht der Trend heutzutage jedoch klar in die Richtung der elektronischen Aufbewahrung – unter anderem deswegen, weil du auf der Basis eines speziellen Ordnungssystems und mit Suchfunktionen die Möglichkeit hast, Dokumente schnell und mit wenigen Klicks wiederzufinden. Ein zuverlässiges Buchführungssystem ermöglicht dir, deine Buchungsbelege und Exportunterlagen effizient zu verwalten und bei Bedarf auf sie zuzugreifen. Auch die Tatsache, dass dir eine elektronische Aufbewahrung dabei hilft, viel Platz zu sparen, sollte natürlich nicht unterschätzt werden. 

Wenn du die entsprechenden Dokumente auf einem Server und nicht in deinem Betrieb oder im Lager aufbewahren musst, kannst du nicht nur deinen Arbeitskomfort erhöhen, sondern schlussendlich auch Kosten sparen.  

Aufbewahrungspflicht abgelaufen – Rechnungen aufbewahren oder vernichten?

Nach zehn Jahren darfst du Rechnungen, Quittungen und Co. entsorgen, sofern die Aufbewahrungsfrist gemäß den gesetzlichen Vorgaben abgelaufen ist. Achte jedoch darauf, dass die entsprechende Festsetzungsfrist für steuerrelevante Unterlagen erst zum Ende des Kalenderjahres begonnen hat, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Daher zählt für den Stichtag der Entsorgung nicht das Rechnungsdatum, sondern das Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Wenn du dies nicht im Hinterkopf behältst, kann es sein, dass du Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen zu früh wegwirfst und deinen Pflichten „auf den letzten Metern“ nicht nachkommst. 

Damit deine Betriebsgeheimnisse und interne Abläufe auch immer sicher sind, solltest du darauf achten, deine Papierrechnungen nicht einfach so wegzuwerfen, sondern sie vorher zu vernichten. Am einfachsten ist es, hier auf die Vorteile eines Schredders zu setzen. Viele Modelle sind im Laufe der Zeit noch sicherer geworden und schneiden deine Rechnung nicht nur vertikal, sondern auch horizontal, um ihre Auswertbarkeit zu verhindern.

Zu guter Letzt solltest du vor dem Vernichten deiner Rechnungen auch immer einen Blick auf die Details werfen. Vor allem dann, wenn ein Steuerbescheid, den du erhalten hast, noch nicht bestandskräftig ist bzw. schon jetzt klar ist, dass nachgeprüft werden wird, darfst du die entsprechenden Dokumente nicht entsorgen. Immerhin kann es sein, dass du noch einmal auf sie zurückgreifen musst.

Auch hier zeigen sich wieder die Vorteile einer digitalen Aufbewahrung. Denn: Ob du Rechnungen hier zum Beispiel ein Jahr mehr oder weniger aufbewahrst, dürfte relativ egal sein. Vor allem bei der Aufbewahrung in Papierform in großen Unternehmen mit etlichen Rechnungsein- und -ausgängen zeigt sich jedoch, dass die zusätzlichen Flächen, die es zur Lagerung braucht, auf keinen Fall unterschätzt werden sollten. 

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von Privatpersonen

Wie bereits weiter oben erwähnt, sind Privatpersonen von der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen und ähnlichen Dokumenten deutlich weniger betroffen, als es bei Unternehmen der Fall ist. Dennoch wäre es falsch, zu behaupten, dass Privatpersonen generell nicht dazu verpflichtet wären, Zahlungsbelege aufzubewahren.

Wer beispielsweise als Privatperson einen Handwerker engagiert, ist dazu verpflichtet, das dazugehörige Rechnungsdokument zwei Jahre lang aufzubewahren, um die Auswertbarkeit der Geschäftsbeziehung zu gewährleisten. Danach kann es entsorgt werden. Grund für eine entsprechende Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen ist, dass sich vor allem der Handwerkerbereich immer wieder mit dem Thema Schwarzarbeit konfrontiert sieht. 

Der Gesetzgeber möchte durch die aufzeichnungspflichtige Aufbewahrung für Privatpersonen erreichen, dass im Zweifelsfall nachgewiesen werden kann, dass alle Vorgaben korrekt erfüllt wurden.

Aber auch mit Hinblick auf andere Rechnungen aus dem privaten Bereich empfiehlt es sich, nicht alles direkt zu entsorgen. 

Immerhin besteht innerhalb der ersten beiden Jahre nach dem Kauf beziehungsweise nach der Inanspruchnahme der Dienstleistung in den meisten Fällen eine gesetzliche Gewährleistung. Wer von dieser profitieren möchte, sollte selbstverständlich auch dazu in der Lage sein, wichtige Punkte, die im Rahmen der Geschäftsbeziehung eine Rolle gespielt haben, nachweisen zu können. Dies gilt insbesondere, wenn ein Steuerbescheid, den du erhalten hast, noch nicht bestandskräftig ist bzw. schon jetzt klar ist, dass nachgeprüft werden wird. Dann darfst du die entsprechenden Steuerunterlagen erst recht nicht entsorgen. 

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen: Konsequenzen bei Nicht-Erfüllung

Wie auch mit Hinblick auf viele andere Bereiche gilt auch im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, dass Unwissenheit nicht schützt. Laut aktuellem Recht ist der Steuerpflichtige hier in der Beweispflicht. 

Das bedeutet: Mindert eine Rechnung, die nicht mehr eingesehen werden kann, seine Steuerlast, ist er dazu verpflichtet, entsprechend Auskunft zu erteilen und das Dokument gegebenenfalls nachzureichen. Ansonsten kann die entsprechende Rechnung nicht berücksichtigt werden. Hinzu kommt, dass ein Unternehmen, das gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, gleichzeitig auch seinen Verpflichtungen im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht nachkommt. 

Die Folge: Die Finanzbehörde wäre aufgrund einer fehlenden Beweislast der Buchführung dazu berechtigt, die jeweiligen Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Häufig werden hierfür Vergleichszahlen, die innerhalb der Branche üblich sind, genutzt. Dies könnte sich – je nach individuellem Fall – negativ auf den Steuerzahler auswirken. 

Wenn die Verletzung der Aufbewahrungspflicht besonders gravierend ist, können auch Sanktionen verhängt werden. Das bedeutet, dass es unter anderem möglich ist:

• Insolvenzstraftaten zu verfolgen
• zu überprüfen, inwieweit die Vorschriften, die im Zusammenhang mit der jeweiligen Rechtsform und den Aufzeichnungspflichten gelten, verletzt wurden 
• zu untersuchen, ob der Vorwurf der Urkundenunterdrückung geltend gemacht werden kann (dies gilt vor allem dann, wenn sich herausstellt, dass Rechnungen oder Lieferscheine beispielsweise absichtlich vernichtet wurden)
• steuerstrafrechtliche beziehungsweise ordnungswidrigkeitsrechtliche folgen einzuleiten.

Sollte sich zeigen, dass ein steuerpflichtiges Unternehmen seine Geschäftsunterlagen im großen Stil vernichtet hat, ist es auch möglich, dass das Gericht von einer Steuergefährdung beziehungsweise von einer Steuerhinterziehung ausgeht. In diesem Fall drohen den Verantwortlichen Geldstrafen und im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen.

Die Nutzung einer Rechnungssoftware kann dabei helfen, die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und die Steuerfestsetzung und -prüfung zu erleichtern. Mit der zentralen Speicherung und schnellen Abrufmöglichkeit können Unternehmen sicherstellen, dass sie bei Bedarf auf alle relevanten Rechnungen und Dokumente zugreifen können, ohne sich Sorgen über potenzielle Konsequenzen bei Nicht-Erfüllung der Aufbewahrungspflicht machen zu müssen. Mehr dazu erfährst du im nächsten Abschnitt. 

Aufbewahrung von Rechnungen ganz einfach mit einer Rechnungssoftware

Du möchtest sicherstellen, dass du deiner Aufbewahrungspflicht in jedem Fall nachkommst, alle technischen Vorgaben erfüllst und gleichzeitig dazu in der Lage bist, jede einzelne Rechnung mit wenigen Klicks finden zu können? In diesem Fall lohnt es sich, auf die Vorzüge einer Rechnungssoftware zu setzen.

Hier kannst du alle Dokumente, die in diesem Zusammenhang wichtig werden, ganz einfach hochladen und dir sicher sein, dass die Vorgaben, die deine Finanzbehörde an dich stellt, erfüllt werden. 

Aufgrund der zentralen Speicherung hast du zudem die Möglichkeit, die entsprechenden Rechnungen (und natürlich auch Lieferscheine) von jedem Ort der Welt aus abzurufen. Alles, was du brauchst, ist ein entsprechendes Endgerät und eine Internetverbindung. 

Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -verwaltung optimieren und sicherstellen, dass alle aufzeichnungspflichtigen Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.