E-Rechnung schreiben – Was sich ab 2025 für Selbstständige und Unternehmer ändert

Ab dem Jahr 2025 ändern sich die Vorgaben für Selbstständige und Unternehmen bei der Rechnungsstellung an andere Unternehmen (B2B). Denn: Ab dem 01.01. werden elektronische Rechnungen („E-Rechnungen“) bei der Rechnungsstellung Pflicht. Aber was bedeutet dies im Detail? Worauf sollten Unternehmen achten? Und wie unterscheiden sich die aktuellen Regelungen von den Neuerungen? Die folgenden Abschnitte liefern Antworten auf diese und weitere Fragen und zeigen, wie ein möglichst unkomplizierter Umstieg gewährleistet werden kann.

Gut zu wissen:  Mit FastBill bist du bereit für die neuen Regelungen ab 2025.

FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Bereits heute kann FastBill E-Rechnungen erzeugen. Jede Rechnung kann automatisch als XRechnung erstellt werden, die den E-Rechnungs-Standard bereits erfüllt. FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 auch Zugferd (in PDF integrierte E-Rechnungen) empfangen, erstellen und versenden können. Mehr zur E-Rechnung in FastBill

Bisherige Praxis der Rechnungsstellung

Bisher sind ausschließlich die Lieferanten des Bundes dazu verpflichtet, Rechnungen, die im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen erstellt werden, in elektronischer Form zu übermitteln. Die entsprechenden Rechnungen liegen in einem speziellen, elektronischen Format vor und werden ebenfalls rein elektronisch verarbeitet. Die Anforderungen, die eine E-Rechnung erfüllt, sind dementsprechend höher, als es zum Beispiel bei einer Rechnung im pdf-Format der Fall ist.
Bisher (und noch bis Anfang 2025) gibt es keine generelle Verpflichtung für E-Rechnungen. Es sind ausschließlich Unternehmen, die ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, dazu verpflichtet, sich für eine elektronische Variante zu entscheiden. Die neue Rechnungspflicht der EU ist also nahezu der Abgesang von Papierrechnungen.

Hintergrund der neuen Verpflichtung: Das Wachstumschancengesetz

Wer sich mit der E-Rechnung und den mit ihr verbundenen Vorgaben und Entwicklungen auseinandersetzt, kommt am sogenannten Wachstumschancengesetz nicht vorbei. Genaugenommen ist die Einführung der E-Rechnung für den B2B Bereich, neben…:
    •    verbesserten Abschreibungsmöglichkeiten
    •    verschiedenen steuerlichen Anreizen
    •    einer Optimierung des steuerlichen Verlustabzugs
ein wichtiger Bestandteil des Gesetzes. Ziel des Wachstumschancengesetzes ist es, Unternehmen in Zukunft mehr zu entlasten, um Deutschland zu einem zukunftssicheren Standort zu machen. Bürokratische Hürden sollen abgebaut und die Konditionen für Investitionen verbessert werden.

Elektronische Rechnungspflicht ab 2025 - das ändert sich

Als Unternehmer im B2B Bereich wirst du ab 2025 unweigerlich mit dem Thema E-Rechnung konfrontiert. Ab dem 01.01.2025 musst du sicherstellen, dass deine Rechnungen – egal, ob du sie an eine öffentliche Stelle oder im B2B Bereich schreibst – der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entspricht. Es gibt jedoch Übergangsfristen. Ab spätestens 2028 sind nicht nur klassische Unternehmen, sondern auch Kleinunternehmer, betroffen.
Wenn du dich um die Einführung der E-Rechnung in deinem Unternehmen kümmern möchtest, brauchst du im ersten Schritt die passende Software. Nachdem alles installiert wurde, müssen die Mitarbeiter der Buchhaltung und alle, die mit dem Thema „E-Rechnung“ in Berührung kommen werden, entsprechend geschult werden.

Definition und Anforderungen der elektronischen Rechnung

Alle Details, die mit Hinblick auf die E-Rechnung in Zukunft relevant werden, wurden im Wachstumschancengesetz verankert. Ab dem 01.01.2025 unterscheidet man nur noch zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen.
Für elektronische Rechnungen gilt, dass sie in einem elektronischen und strukturierten Format ausgestellt, verschickt und empfangen werden. Alle Rechnungen, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, werden dem Bereich der sonstigen Rechnungen zugeordnet. Sie dürfen ab dem 01.01.2025 (teilweise gilt es, Übergangsfristen zu beachten) nicht mehr verschickt werden.

Das Wachstumschancengesetz regelt unter anderem, welche Formate ab diesem Zeitpunkt noch erlaubt sind. Die EU-Standards, die es zu erfüllen gilt, sind unter der Norm EN 16931 zusammengefasst. Formate wie XRechnung und Rechnungen im Format ZUGFeRD (mindestens Version 2.1.1, auch bekannt als Factur-X) eignen sich, da sie den Vorgaben dieser Norm entsprechen.

Formate der elektronischen Rechnung

Vorweg: Die Vorgaben, die im Zusammenhang mit E-Rechnungen in inhaltlicher Hinsicht gelten, unterscheiden sich nicht von der klassischen Papierrechnung. Bezogen auf die erlaubten Formate gilt es jedoch, einiges zu beachten. Jede Variante zeichnet sich durch individuelle Charakteristika aus. Daher solltest du dir ein wenig Zeit nehmen, um die verschiedenen Optionen miteinander zu vergleichen. Die folgende Auflistung zeigt dir, welche Formate aktuell bereits besonders stark vertreten sind und was sie ausmacht.

    •ZUGFeRD: Bei der ZUGFeRD Option, einem hybriden Rechnungsformat, sind die Ansichts-PDF und das XML Format enthalten. Besonders praktisch ist es, dass sich die Daten aus der jeweiligen Rechnung vollkommen unkompliziert in verschiedene Rechnungssoftware-Lösungen einlesen lassen. Hierzu braucht es nicht viel Zeit oder viel Mühe.

    • XRechnung: Die XRechnung ist die bekannteste Alternative zu ZUGFeRD. Hierbei handelt es sich um ein deutsches Rechnungsformat, das auf XML Dateien setzt. Ebenso wie bei der ZUGFeRD Lösung ist es auch hier möglich, die entsprechenden Daten direkt in die elektronische Buchhaltung einzuspeisen.

    •Das EDI Format: „EDI“ steht für „Electronic Data Interchance” und ermöglicht eine direkte Interpretation und Verarbeitung aller Daten. Wichtig: Wenn du das EDI Format nutzen möchtest, musst du vorher eine Vereinbarung mit deinen Adressaten treffen. Diese müssen dem EDI Format zustimmen. Nach der  Übergangszeit ist das Format nur noch dann zugelassen, wenn es so angepasst ist, dass es der Norm EN 16931 entspricht.

Kann man eine E-Rechnung genauso anzeigen wie eine normale Rechnung?

Ja, es ist möglich, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung anzuzeigen, um die enthaltenen Daten zu sehen. Beide Formate sind standardisierte elektronische Rechnungsformate, die speziell für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in Deutschland entwickelt wurden. Hier ist, wie das funktioniert:

1. XRechnung:

XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Verwaltungen in Deutschland entwickelt wurde. Da XRechnung ein XML-Format ist, kann es in einem Texteditor oder einem speziellen XML-Viewer angezeigt werden. Es gibt auch Softwarelösungen, die XRechnung-Dateien in ein lesbares Format umwandeln.

Beispiel einer XRechnung (vereinfacht):

2. ZUGFeRD:

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat, das sowohl eine visuell lesbare PDF/A-Datei als auch eingebettete XML-Daten enthält.Die PDF-Datei kann mit einem normalen PDF-Viewer angezeigt werden, und die eingebetteten XML-Daten können mit speziellen Tools extrahiert und angezeigt werden.

Empfang von E-Rechnungen

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der ab 2025 zu beachten ist, betrifft das Empfangen von E-Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Dies erfordert oft die Anpassung oder Implementierung von Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Der Einsatz spezialisierter Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware bietet hier erhebliche Vorteile: Solche Tools können E-Rechnungen automatisch erfassen, die Daten direkt in die Buchhaltung einpflegen und dabei Fehler reduzieren. Durch die Integration dieser Systeme wird die Verarbeitung von E-Rechnungen effizienter und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert. FastBill wird diese Funktion noch vor 2025 einführen.

OZG-RE

Die Abkürzung OZG-RE steht für „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“. Hierbei handelt es sich um eine Plattform des Bundes, die Dienstleister und Lieferanten nutzen können, um E-Rechnungen an die angeschlossenen Einrichtungen zu senden.
Zu den grundlegenden Aufgaben der OZG-RE gehört es unter anderem:

    •    E-Rechnungen über unterschiedliche Kanäle entgegenzunehmen
    •    die entsprechenden Dokumente über die Leitweg ID an den jeweiligen Empfänger zu übermitteln
    •    E-Rechnungen mit Hinblick auf ihre technischen Details zu überprüfen.

Fristen für die Einführung der E-Rechnung

Wie im Zusammenhang mit anderen Gesetzen und Vorgaben wurde auch in Bezug auf die Einführung der E-Rechnung für den B2B-Bereich eine Übergangsregelung festgesetzt.

1. Ab 1. Januar 2025: Es stimmt, dass ab diesem Datum alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Regelung betrifft Rechnungen, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllen, wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD. Es gibt keine Übergangsregelungen für den Empfang von E-Rechnungen – Unternehmen müssen diese Fähigkeit bis dahin implementiert haben​.
2. Ab 1. Januar 2027: Für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr unter 800.000 Euro lag, besteht weiterhin die Möglichkeit, Papierrechnungen zu nutzen, sofern der Empfänger zustimmt. Für größere Unternehmen wird das Ausstellen von E-Rechnungen ab diesem Datum verpflichtend​.
3. Ab 1. Januar 2028: Ab diesem Datum sollen alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sein, ausschließlich E-Rechnungen auszustellen. Papierrechnungen und PDF-Formate sind dann nicht mehr zulässig, und es wird keine weiteren Übergangsfristen geben​.

Technische Umsetzung: Wie du deine Systeme rechtzeitig umstellst

Nun, da du weißt, dass die elektronische Rechnung für so gut wie jedes Unternehmen in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird, gilt es natürlich, die passenden Voraussetzungen für die Umstellung zu schaffen. Hier sind natürlich diejenigen im Vorteil, die sich auf eine Rechnungssoftware verlassen können, die ihnen einen großen Teil der Arbeit abnimmt.
Fastbill hilft dir dabei, deine E-Rechnungen in wenigen Schritten zu erstellen. Schon jetzte erfüllt FastBill die aktuellen Richtlinien für E-Rechnungen und bietet das Format xRechnung an. Ab dem 1.1.2025 werden alle FastBill Kunden in der Lage sein über FastBill E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Auch das Format ZugPferd wird ab 2025 zur Verfügung stehen.

Anforderungen an die Unveränderbarkeit

• Unveränderbarkeit der Rechnung: Nach dem Versand muss der Inhalt der elektronischen Rechnung unveränderbar sein. Dies bedeutet, dass jede Form von Manipulation ausgeschlossen werden muss, um die Echtheit und Integrität der Rechnung zu gewährleisten.
• Format und Archivierung: Während XML-Dateien an sich veränderbar sind, spielen spezifische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung eine entscheidende Rolle, da sie strukturierte Daten enthalten und gemeinsam mit einem PDF-Dokument archiviert werden können, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Diese Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und werden von der deutschen Gesetzgebung anerkannt.
• Digitale Signaturen und Zeitstempel: Eine gängige Methode, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, ist die Verwendung digitaler Signaturen und Zeitstempel. Diese Technologien garantieren, dass eine Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht mehr verändert werden kann und helfen, die Echtheit des Dokuments zu bestätigen.
• Rechtliche Vorgaben: Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen elektronische Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) in einer Weise archiviert werden, dass sie nicht verändert werden können und jederzeit lesbar gemacht werden können

Wenn du deine Rechnungen mit FastBill stellst und ab 2025 deine E-Rechnungen mit FastBill empfängst und archivierst, bist du rechtlich auf der sicheren Seite. FastBill stellt die GoBD-konforme Archivierung sicher und wird ab 2025 alle rechtlichen Bestimmungen erfüllen, die dann im Zusammenhang mit der Archivierung von E-Rechnungen in Kraft treten.

Das Innerbetriebliche Kontrollverfahren ab 2025

Ein IKV ist ein System oder eine Reihe von Maßnahmen, die ein Unternehmen implementiert, um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen korrekt und vollständig verarbeitet werden. Es umfasst alle organisatorischen und technischen Maßnahmen, die zur Prüfung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnung notwendig sind. Ab 2025 spielt das IKV eine zentrale Rolle, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen:

• Implementierung von IKV: Unternehmen müssen ein IKV einführen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies umfasst die Dokumentation der Prozesse und Maßnahmen, die zur Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen getroffen werden.
• Dokumentation und Nachweis: Unternehmen müssen in der Lage sein, die Funktionsfähigkeit des IKV gegenüber den Finanzbehörden nachzuweisen. Dies kann durch interne Audits, Prüfungen und entsprechende Dokumentation geschehen.
• Regelmäßige Überprüfung: Das IKV sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen gesetzlichen und technischen Anforderungen entspricht.

Fazit: Vorteile und Herausforderungen der neuen Regelung

Die Einführung der E-Rechnung ist für Unternehmen mit zahlreichen Vorteilen verbunden. Die folgenden Argumente dürften in diesem Zusammenhang besonders überzeugend sein.

• Mit der E-Rechnung ist es möglich, Geld zu sparen. Immerhin musst du deine Rechnungen nicht mehr per Post und ausgedruckt verschicken. Papierrechnungen gehören im B2B dann der Vergangenheit an. Genau das schont nicht nur den Geldbeutel, sondern auch die Umwelt.
• Alle E-Rechnungen basieren auf einem einheitlichen Format. Dieses wird über die entsprechenden europäischen Richtlinien festgelegt. Somit ist es möglich, Rechnungen in Zukunft (beziehungsweise ab 2025) noch strukturierter zu verschicken. ´
• Natürlich passen die Vorgaben zu E-Rechnungen ganz hervorragend zur immer digitaler werdenden Arbeitswelt… und zum „papierlosen Büro“, das zahlreiche Unternehmen heutzutage verfolgen.
• Zu guter Letzt erreicht eine elektronisch versendete Rechnung den jeweiligen Adressaten innerhalb weniger Sekunden, während die postalische Variante in der Regel ein bis zwei Werktage unterwegs ist. Daher eignen sich E-Rechnungen hervorragend dazu, die eigene Liquidität zu verbessern.
• Auch für dich als Rechnungsempfänger hat die neue Rechnungspflicht einen Vorteil: Die Verarbeitung deiner Eingangsrechnungen wird dadurch einfacher, weil Daten strukturiert vorliegen und dies noch genauer als Texterkennung funktioniert.

Neben der Tatsache, dass es auf der Basis der E-Rechnungen möglich ist, effizienter, günstiger und nachhaltiger zu arbeiten, gilt es jedoch, zu berücksichtigen, dass die Einführung der E Rechnung auch mit der ein oder anderen Herausforderung verbunden ist.

Mit FastBill als Partner gehst du sicher, alle Richtlinien der neuen EU Verpflichtung einzuhalten. Zudem versorgen wir dich, deine Mitarbeiter und deinen Steuerberater mit den passenden Ressourcen, die Umstellung ohne Probleme zu meistern. FastBill kannst du 14 Tage kostenlos testen!