E-Rechnung – Was ist das und was ändert sich 2025

Ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen nutzen. Doch was bedeutet das genau, und wie unterscheiden sich die verschiedenen Formate? Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick, was die E-Rechnung ist, welche Vorteile sie bietet und wie sich Unternehmen auf die Einführung vorbereiten können.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Anders als herkömmliche PDF-Rechnungen ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Verarbeitung, die gesetzliche Anforderungen erfüllt. Sie stellt sicher, dass die Rechnungsdaten in einem Format vorliegen, das sowohl maschinell lesbar als auch leicht in Buchhaltungsprogramme integrierbar ist.

Mit der E-Rechnung sind klassische Papierrechnungen und reine PDF-Dokumente bald überholt, da diese nicht die strukturierten Daten bieten, die für die automatisierte Verarbeitung erforderlich sind. Die elektronische Form entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird in Deutschland u.a. durch Formate wie XRechnung und ZUGFeRD umgesetzt. Mehr Informationen zu XRechnung und ZUGFeRD findest du in unseren spezifischen Artikeln.

Anforderungen an die E-Rechnung

• Unveränderbarkeit der Rechnung: Nach dem Versand muss der Inhalt der elektronischen Rechnung unveränderbar sein. Dies bedeutet, dass jede Form von Manipulation ausgeschlossen werden muss, um die Echtheit und Integrität der Rechnung zu gewährleisten.
• Format und Archivierung: Während XML-Dateien an sich veränderbar sind, spielen spezifische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung eine entscheidende Rolle, da sie strukturierte Daten enthalten und gemeinsam mit einem PDF-Dokument archiviert werden können, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Diese Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und werden von der deutschen Gesetzgebung anerkannt.
• Digitale Signaturen und Zeitstempel: Eine gängige Methode, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, ist die Verwendung digitaler Signaturen und Zeitstempel. Diese Technologien garantieren, dass eine Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht mehr verändert werden kann und helfen, die Echtheit des Dokuments zu bestätigen.
• Rechtliche Vorgaben: Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen elektronische Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) in einer Weise archiviert werden, dass sie nicht verändert werden können und jederzeit lesbar gemacht werden können

Gut zu wissen:  Mit FastBill bist du bereit für die neuen Regelungen ab 2025.

FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Bereits heute kann FastBill E-Rechnungen erzeugen. Jede Rechnung kann automatisch als XRechnung erstellt werden, die den E-Rechnungs-Standard bereits erfüllt. FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 auch Zugferd (in PDF integrierte E-Rechnungen) empfangen, erstellen und versenden können. Mehr zur E-Rechnung in FastBill

Die Vorteile der E-Rechnung

Der Umstieg auf E-Rechnungen bietet Unternehmen erhebliche Vorteile:

• Effizienz und Schnelligkeit: Durch die automatisierte Datenverarbeitung werden Rechnungen schneller erstellt und bearbeitet, was die Buchhaltung entlastet.
• Kostensenkung: Der Wegfall von Druck- und Portokosten bei Papierrechnungen spart bares Geld.
• Nachhaltigkeit: Der reduzierte Papierverbrauch schont die Umwelt.
• Sicherheit und Rechtssicherheit: Die E-Rechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen und ist rechtlich sicher

E-Rechnung schreiben

Das Erstellen einer E-Rechnung erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst werden alle relevanten Informationen wie Kunden- und Rechnungsdaten in die Rechnungssoftware eingegeben. Anschließend wählt man ein passendes Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, entsprechend den Anforderungen des Empfängers. Die Daten werden dann in ein strukturiertes XML-Format konvertiert, wobei spezielle Software die korrekte Übertragung sicherstellt. Vor dem Versand erfolgt eine Prüfung und Validierung, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung fehlerfrei und vollständig ist. Schließlich wird die Rechnung elektronisch übermittelt – etwa per E-Mail, über das PEPPOL-Netzwerk oder andere Plattformen.

E-Rechnung schreiben: Leitfaden für Unternehmen zur korrekten Erstellung

In diesem Artikel geht es um die Vorgehensweise, wie Unternehmen eine E-Rechnung korrekt schreiben und übermitteln, welche Formate verwendet werden und welche Inhalte dabei verpflichtend sind.

Zum Artikel

Formate der elektronischen Rechnung

Vorweg: Die Vorgaben, die im Zusammenhang mit E-Rechnungen in inhaltlicher Hinsicht gelten, unterscheiden sich nicht von der klassischen Papierrechnung.  Die folgende Auflistung zeigt dir, welche E-Rechnungsformate aktuell bereits besonders stark vertreten sind und was sie ausmacht.

    •ZUGFeRD: Bei der ZUGFeRD Option, einem hybriden Rechnungsformat, sind die Ansichts-PDF und das XML Format enthalten.  Mehr dazu im Artikel zum ZUGFeRD-Format.

    • XRechnung: Die XRechnung ist die bekannteste Alternative zu ZUGFeRD. Hierbei handelt es sich um ein deutsches Rechnungsformat, das auf XML Dateien setzt. Mehr dazu im Artikel zur XRechnung.

    •Das EDI Format: „EDI“ steht für „Electronic Data Interchance” und ermöglicht eine direkte Interpretation und Verarbeitung aller Daten. Wichtig: Wenn du das EDI Format nutzen möchtest, musst du vorher eine Vereinbarung mit deinen Adressaten treffen. Diese müssen dem EDI Format zustimmen. Nach der  Übergangszeit ist das Format nur noch dann zugelassen, wenn es so angepasst ist, dass es der Norm EN 16931 entspricht.

Kann man eine E-Rechnung genauso anzeigen wie eine normale Rechnung?

Ja, es ist möglich, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung anzuzeigen, um die enthaltenen Daten zu sehen.

XRechnung:

 Da XRechnung ein XML-Format ist, kann es in einem Texteditor oder einem speziellen XML-Viewer angezeigt werden. Es gibt auch Softwarelösungen, die XRechnung-Dateien in ein lesbares Format umwandeln.

 ZUGFeRD:

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat, das sowohl eine visuell lesbare PDF/A-Datei als auch eingebettete XML-Daten enthält.Die PDF-Datei kann mit einem normalen PDF-Viewer angezeigt werden, und die eingebetteten XML-Daten können mit speziellen Tools extrahiert und angezeigt werden.

Empfang von E-Rechnungen

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der ab 2025 zu beachten ist, betrifft das Empfangen von E-Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Dies erfordert oft die Anpassung oder Implementierung von Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Mehr dazu erfährst du im Artikel E-Rechnung empfangen

Umstellung auf E-Rechnung – so geht’s

Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine geeignete Software, die das Erstellen, Empfangen und Archivieren von E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen unterstützt. Mit Softwarelösungen wie FastBill lassen sich E-Rechnungen problemlos erstellen und verarbeiten. FastBill unterstützt bereits heute das Format XRechnung und wird bis 2025 ebenfalls ZUGFeRD vollständig implementieren.

Fristen für die Einführung

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich nutzen. Für kleinere Unternehmen und Kleinunternehmer gibt es Übergangsfristen, doch spätestens 2028 sind E-Rechnungen in Deutschland verpflichtend. Details zur Fristenregelung findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht.

E-Rechnung bei FastBill

Wenn du deine Rechnungen mit FastBill stellst und ab 2025 deine E-Rechnungen mit FastBill empfängst und archivierst, bist du rechtlich auf der sicheren Seite. FastBill stellt die GoBD-konforme Archivierung sicher und wird ab 2025 alle rechtlichen Bestimmungen erfüllen, die dann im Zusammenhang mit der Archivierung von E-Rechnungen in Kraft treten.

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