Steuernummer auf Rechnungen: Welche Steuernummer muss angegeben werden?

„Keine Buchung ohne Beleg“ – diese goldene Regel der Buchhaltung sorgt dafür, dass auch du als Freelancer oder Unternehmer Rechnungen stellen musst. Das Finanzamt legt jedoch gewisse Pflichtangaben für korrekte Rechnungen fest. Dazu gehört auch die Angabe einer Steuernummer.

Inhaltsangabe

1. Was ist die Steuernummer?
2. Pflicht zur Angabe der Steuernummer auf Rechnungen
3. Wann muss die Umsatzsteuer-ID auf Rechnungen angegeben werden?
4. Beantragung von Steuernummer und Umsatzsteuer-ID
5. Besonderheiten für Kleinunternehmer
6. Schreiben von Privatrechnungen - Steuernummer nötig?
7. Ist eine vorläufige Rechnungsstellung ohne Steuernummer möglich?
8. Erstellung korrekter steuerlicher Rechnungen mit FastBill

Doch hier fängt das Problem an: Es gibt nicht die eine Steuernummer. Vielmehr besteht bei vielen Unternehmen die Wahl zwischen der Umsatzsteuer-ID und Steuernummer. Wir zeigen dir hier, welche dieser Steuernummern auf Rechnungen stehen muss und was du dabei beachten solltest.

Was ist die Steuernummer?

Deutschland und Bürokratie gehören zweifelsohne zusammen. Dies erklärt auch, warum es nicht die eine Steuernummer gibt, sondern viele verschiedene.

Hier ein kleiner Überblick:

Steuer-ID (Steuer Identifikationsnummer):

Im Jahr 2008 wurde die Steuer-ID eingeführt. Dabei handelt es sich um eine 11-stellige Steuernummer, die über das gesamte Leben hinweg identisch bleibt. So kann das Finanzamt einzelne Personen steuerlich einwandfrei identifizieren. Da diese jedoch nicht für selbständige Tätigkeit gilt, ist sie für deine Rechnungsstellung irrelevant.

Persönliche und betriebliche Steuernummer:

Bis dahin operierten die Finanzämter mit der herkömmlichen Steuernummer, die nach dem Bundesschema zur elektronischen Übermittlung 13 Ziffern aufweist. Auch ist eine eindeutige Identifikationsnummer und wird bei der Anmeldung des Unternehmens beim Finanzamt vergeben. Der große Nachteil: Bei einem Umzug wird eine neue Steuernummer vergeben.

Dies liegt an der Tatsache, dass die Steuernummer das jeweilige Bundesfinanzamt sowie eine Bezirksnummer enthält. Beide können sich nach einem Umzug ändern. Aktuell gelten die alten Steuernummern sowie die Steuer-ID parallel. Es ist nicht abzusehen, wie lange diese Praxis noch beibehalten wird.

Umsatzsteuer-ID (Umsatzsteuer Identifikationsnummer:

Zusätzlich existiert für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen noch die Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.), die gerade bei Geschäften zwischen EU-Ländern wichtig ist. Hat dein Unternehmen eine USt-ID beantragt, kannst du statt deiner Steuernummer auch diese auf Rechnungen verwenden.

Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID

Jeder Gewerbebetrieb und Freiberufler erhält in Deutschland auf Antrag eine eigene Steuernummer. Diese dient zur Abgabe von Steuererklärungen und bei Korrespondenz mit dem Finanzamt.

Die Umsatzsteuer-ID kannst du zusätzlich beantragen, wenn du zum Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet bist. Auf diese Weise hast du zudem die Möglichkeit, innergemeinschaftliche Geschäfte (innerhalb der EU) ohne Ausweis der Umsatzsteuer durchzuführen.

Die größten Unterschiede im Überblick:

Pflicht zur Angabe der Steuernummer auf Rechnungen

Nach §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) ist zunächst jeder Unternehmer verpflichtet, auf den eigenen Rechnungen seine Steuernummer auszuweisen. So können Finanzbehörden den Rechnungssteller schnell identifizieren und bei Betriebsprüfungen offene Fragen klären.

Es gibt jedoch zwei Ausnahmen:

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird auf der Rechnung angegeben:

Gibst du bereits deine USt-IdNr. auf der Rechnung an, musst du nicht mehr zwingend deine Steuernummer einfügen. Viele Unternehmer nutzen für die Rechnungsstellung lieber ihre Umsatzsteuer-IdNr., da diese aus datenschutztechnischen Gründen etwas sicherer ist.

Du stellst eine Kleinbetragsrechnung aus:

Für Kleinbetragsrechnungen entfällt die Pflichtangabe der Steuernummer nach §14 UstG. Dies betrifft jedoch nur Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro. Die Umsatzsteuer ist in diesem Betrag also schon mit eingerechnet.

Bei Kleinbetragsrechnungen musst du jedoch trotzdem einige Pflichtangaben beachten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellenden (du)
• Name des Leistungsempfängers und Rechnungsempfängers (oft gleich)
• Rechnungsdatum
• Art der erbrachten Leistung
• Steuerbetrag, Steuersatz und Rechnungsbetrag

Warum die Angabe der Steuernummer auf deiner Rechnung wichtig für den Vorsteuerabzug ist

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen für Waren und Dienstleistungen bezahlt hat, die für betriebliche Zwecke gekauft wurden. Unternehmen können diese Vorsteuerbeträge von der Umsatzsteuer abziehen, die sie selbst auf ihre Verkäufe erheben, um die tatsächlich zu zahlende Umsatzsteuer zu ermitteln.

Die Steuernummer ist wichtig für den Vorsteuerabzug, da sie in der Rechnung des Lieferanten oder Dienstleisters angegeben werden muss, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Ohne die korrekte Angabe der Steuernummer auf der Rechnung des Lieferanten oder Dienstleisters, kann der Vorsteuerabzug nicht gewährt werden. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung sorgfältig auf die Angabe der korrekten Steuernummer achten.

Lest zu diesem Thema auch unseren Artikel Vorsteuerabzugsberechtigt - Das sind die Regeln.

Wann muss die Umsatzsteuer-ID auf Rechnungen angegeben werden?

Grundsätzlich muss die Umsatzsteuer-ID nicht auf Rechnungen angegeben werden. Die Ausnahme: Du erbringst Lieferungen oder Leistungen in ein anderes Land der EU.

Dabei handelt es sich dann um innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen. Für diese musst du dem Rechnungsempfänger im Ausland keine Umsatzsteuer berechnen. Dafür ist es jedoch erforderlich, die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers auf das Dokument zu schreiben.

Deine eigene USt-IdNr. ist also wichtig, wenn du Lieferungen oder Leistungen aus einem anderen EU-Land empfängst. In diesem Fall funktioniert die Befreiung nur, wenn der Leistungserbringer deine Umsatzsteuer-ID auf seine Rechnung schreibt.

Beantragung von Steuernummer und Umsatzsteuer-ID

Als Selbständiger beantragst du deine Steuernummer quasi automatisch über das Finanzamts-Portal ELSTER online. Mittlerweile kannst du bei einer Neugründung auch deine Umsatzsteuer-ID auf diesem Weg erhalten.

Antrag für Steuernummer: Erforderliche Unterlagen und Angaben

Als Unternehmer füllst du nach der Gründung den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Dies funktioniert mittlerweile über das Portal Elster online. Gewerbetreibende müssen diesen Bogen obligatorisch ausfüllen und erhalten somit automatisch ihre Steuernummer. Als Freiberufler solltest du diese beim zuständigen Finanzamt beantragen.

Darin machst du vor allem folgende Angaben:

• Art deiner Tätigkeit
• Abschätzung der voraussichtlichen Gewinne
• Art der Gewinnermittlung
• Wahl der Kleinunternehmerregelung (wenn möglich)

Nach dem Absenden des Fragebogens erhältst du einige Wochen später deine betriebliche Steuernummer.

Antrag für Umsatzsteuer-ID: So gehst du vor

Deine Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern. Solltest du dein Unternehmen gerade neu gründen, kannst du im Fragebogen zur steuerlichen Erhebung auch einfach ein entsprechendes Feld ankreuzen. Nach einigen Wochen erhältst du deine USt-IdNr..

Alternative Wege:

• Online-Antrag über ein Formular beim Bundeszentralamt für Steuern
• Schriftlich an das Amt

Besonderheiten für Kleinunternehmer

Unter bestimmten Umständen kannst du dich dafür entscheiden, die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Die Folge: Du weist keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus. Im Gegenzug darfst du jedoch auch keine Vorsteuer ziehen.

Die Kleinunternehmerregelung steht dir allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen offen:

• Dein Umsatz im vergangenen Jahr lag nicht höher als 22.000 Euro
• Dein Umsatz im aktuellen Jahr übersteigt nicht den Betrag von 50.000 Euro

Im Normalfall brauchst du als Kleinunternehmer also keine Umsatzsteuer-ID. Du musst allerdings deine Steuernummer auf deinen Rechnungen angeben.

Darüber hinaus bist du bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung dazu verpflichtet, einen Hinweis auf deine Rechnung zu schreiben. Dieser enthält die Information, dass du nach §19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist.

Schreiben von Privatrechnungen - Steuernummer nötig?

Die Privatrechnung stellt einen weiteren Fall dar, in dem eine Steuernummer nicht erforderlich ist. Solche Privatrechnungen sind immer dann wichtig, wenn du als Privatperson ohne Gewerbe eine Dienstleistung ausgeführt hast.

Dafür existieren jedoch bestimmte Voraussetzungen:

• Du führst diese Dienstleistung nur einmalig aus
• Es ist keine freiberufliche Tätigkeit

Zusätzlich musst du einen Hinweis auf die Rechnung schreiben: „Mit dieser Rechnung erfolgt die Abrechnung einer privaten Dienstleistung. Deshalb wird nach §19 UstG keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Ist eine vorläufige Rechnungsstellung ohne Steuernummer möglich?

Grundsätzlich gilt: Die Steuernummer ist eine Pflichtangabe auf der Rechnung. Fehlt diese, kann dein Rechnungsempfänger keine Vorsteuer ziehen. Als Notlösung kannst du deine Rechnungen entweder in Kleinbetragsrechnungen mit maximal 250 Euro Bruttowert splitten oder mit dem Rechnungsempfänger vereinbaren, die Steuernummer nachzureichen.

Erstellung korrekter steuerlicher Rechnungen mit FastBill

Mit FastBill hast du die Möglichkeit, problemlos steuerlich korrekte Rechnungen zu stellen. Du gibst einfach einmal deine Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-ID ein und diese erscheint bei jeder Rechnungsstellung automatisch auf deinem Dokument.

Handelt es sich um innerbetriebliche Lieferungen oder Leistungen, wählst du die entsprechende Option und das Programm fragt automatisch nach der USt-IdNr. des Rechnungsempfängers. So umgehst du potenzielle Fehler sehr einfach.

Rechnung schreiben mit Rechnungsvorlage

Wenn du mit einer Rechnungsvorlage deine Rechnungen erstellst, geh sicher, dass du bei einem Umzug nicht nur deine Adresse sondern auch deine neue Steuernummer änderst, sofern dir eine neue erteilt wurde. Hier findest du eine Vorlage, mit der du deine Rechnungen erstellen kannst.

Häufig gestellte Fragen zu Steuernummer auf Rechnungen