Belege digitalisieren: Scanne, verarbeite und archiviere deine Rechnungen mit FastBill

5 gute Gründe, deine Belege mit FastBill zu erfassen 

Die Digitalisierung schreitet voran und deshalb möchten wir es noch einmal betonen: Das Büro der Zukunft ist papierlos. Darum ist die Belegverwaltung schon immer einer der wichtigsten Bestandteile von FastBill. Du als Unternehmer kannst deine Belegerfassungen, die du mit der Buchhaltungssoftware von FastBill gescannt hast, in deinem Account verwalten, diese sind ja sowieso da gespeichert. Darüber hinaus kannst du aber auch alle weiteren, für deine Buchhaltung wichtigen, Dokumente (Eingangsrechnungen, Quittungen, usw.) hochladen und verwalten. Wie das geht und warum du das unbedingt machen solltest, erfährst du in diesem Beitrag. 

1. Nutze die FastBill Scan App, um deine Belege zu erfassen 

Lade dir einfach unsere Scan App runter und leg los mit dem Digitalisieren deiner Dokumente. Belege in Papierform sind so fix erfasst. Mit der App kannst du jede Belegerfassung machen und mit nur 2 Klicks in FastBill hochladen.  

Also los, installiere jetzt die FastBill Scan App auf deinem iPhone, deinem iPad oder deinem Android Smartphone und fang mit der Belegerfassung an! 

2. Belege einfach per E-Mail erfassen 

Auf deinem Weg zum papierlosen Büro erhältst du Belege oft noch in Papierform. Diese Papierbelege, sei es Quittungen oder Rechnungen, zu digitalisieren ist jedoch einfacher denn je. Schicke deine Dokumente einfach an deine FastBill E-Mail-Adresse. Diese findest du in den Einstellungen. Die Mailadresse sieht wie folgt aus: deinname.zahlencode@inbox.fastbill.com. Alle Dokumente (Quittungen, Rechnungen, usw.), die du an diese Adresse schickst, landen in deiner Inbox und können dann in FastBill zugewiesen werden. 

Wir haben eine Anleitung wie du in 3 Schritten deine Belegerfassung automatisieren kannst. Macht Antoine Monot, Jr. übrigens auch so. 

3. Nie wieder Belege abtippen. Belege werden automatisch erfasst! 

Die Zuweisung in FastBill ist schnell gemacht. Nicht zuletzt auch, weil unsere Belegverwaltung durch unsere Buchhaltungssoftware und die automatische Texterkennung smart ist. Du musst also nicht jedes Mal sämtliche Daten deines Beleges manuell abtippen. Sogar für Belege in Papierform gilt das: Einfach den Belegscanner für deine Dokumente in Papierform nutzen, einmal darüber gucken, ob alles durch die Texterkennung korrekt erfasst wurde und speichern. Das Dokument wird dann mit den Metadaten verknüpft und zusammen gespeichert. So kannst du deine Belege/Rechnungen schnell durchsuchen und findest schnell alles von einem bestimmten Lieferanten oder bestimmte Belegnummern. 

4. Alle Belege an einem Ort sammeln 

Endlich raus aus dem Schuhkarton. Mit FastBill hast du und dein Unternehmen alles Wichtige direkt an einem Ort und anstatt dich durch endlose Papierbelege zu wühlen, gibst du einfach ein passendes Stichwort in die Suche bei der Buchhaltungssoftware von FastBill ein. Deine Belegverwaltung wird jetzt einfach, schnell und schön - und vor allem profitierst du von einer sicheren Archivierung.

5. Effektive Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater 

Doch nicht nur du, auch dein Steuerberater wird profitieren. Ab sofort kannst du all deine Rechnungen und Belege über die DATEV-Schnittstelle übertragen oder die Dokumente zum praktischen Download bereitstellen. Du schickst deinem Steuerberater einfach einen Link und er kann alles Wichtige sofort mit einem Mausklick abrufen. So effektiv war die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater noch nie! Das schont eurer beiden Nerven und spart dir obendrein noch Geld. FastBill lohnt sich! 

Fazit: Digitalisierung erspart dir ein Haufen an Papierbelegen. Du musst dich um (fast) nichts kümmern. Einfach deine Papierbelege mit dem Belegscanner einscannen, kontrollieren, ob die Texterkennung alles richtig erkannt hat, in der Buchhaltungssoftware von FastBill hochladen und deinem Steuerberater einen Zugang geben. 

FastBill bietet mehr als nur Belegerfassungen: Was dich noch erwartet 

Digitalisierung war noch nie so einfach. Mit FastBill kannst du nicht nur Dokumente einscannen, sondern: 

behältst mithilfe des Bankings nicht nur den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben, sondern weißt auch immer genau, wie viel Geld dir aktuell zur Verfügung steht.  

Du kannst auch die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) direkt über FastBill bei deinem Finanzamt einreichen, ohne den Umweg über Elster gehen zu müssen, denn bei uns ist alles Finanzamt-konform.  

Auch hast du die Möglichkeit durch die Zeiterfassung, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter sowie deine eigenen entweder live während eines Projekts zu tracken oder auch nachträglich zu erfassen. 

Super! Wie kann ich mit der smarten Belegverwaltung anfangen und endlich meine Belege einfach erfassen? 

Am besten meldest du dich erstmal an und probierst das Digitalisieren von deinen Dokumenten, indem du sie mit dem Belegscanner scannst, sowie alle anderen Funktionen in der kostenlosen Testphase.