Coaching-Rechnungen erstellen: Praktische Tipps für deine Abrechnung

Wenn du dein Geld als Coach verdienst, bist du natürlich auch dazu verpflichtet, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen. Aber was solltest du mit Hinblick auf die Rechnungsstellung beachten? Wie kann man Rechnungen als Coach möglichst „freundlich“ formulieren? Und wie kannst du häufige Fehler bestmöglich vermeiden? Die folgenden Abschnitte helfen dir bei der Beantwortung dieser und weiterer Fragen weiter und zeigen gleichzeitig auf, wie praktisch eine Rechnungsvorlage sein kann.

1. Rechnungserstellung: Diese Tipps sollten Coaches beachten
2. Wann solltest du eine Coaching Rechnung erstellen?
3. Die Kleinunternehmerregelung für Coaching Rechnungen: Was du beachten solltest
4. Nutzung einer Software für die Erstellung einer Coaching Rechnung
5. Häufig gestellte Fragen zu Coaching Rechnungen

Rechnungserstellung: Diese Tipps sollten Coaches beachten

Im ersten Schritt ist es wichtig, zu erwähnen, dass für Coaches beim Rechnung schreiben generell dieselben Regeln wie für andere selbstständige Menschen gelten. Das bedeutet unter anderem, dass du bei der Erstellung deiner Rechnungen bzw. der Rechnungsvorlage verschiedene Regeln beachten musst. Die sogenannten Pflichtangaben spielen in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle. Zu ihnen gehören unter anderem:

• fortlaufende Rechnungsnummern
• das Datum der Rechnung und das Datum der Leistungserbringung
• deine Anschrift
• die Anschrift deines Kunden
• der Hinweis auf die Dienstleistung (zb. Einzelcoaching) bzw. das verkaufte Produkt
• deine Umsatzsteuer ID (falls vorhanden) bzw. deine Steuernummer
• der Brutto- und der Nettobetrag.

Interessanterweise gehören die Angaben zu deiner Bankverbindung nicht zu den Pflichtangaben. Dennoch solltest du dieses „Detail“ natürlich auf deiner Coaching Rechnung vermerken. Somit stellst du sicher, dass deine Kunden (Rechnungsempfänger) wissen, wo sie das Geld hinüberweisen müssen.

Solltest du Kleinunternehmer sein, ist es zudem wichtig, dass du hierauf auch auf deinen Rechnungen hinweist. Die Erleichterungsvorschriften für Kleinunternehmer ermöglichen es dir, von bestimmten steuerlichen Pflichten befreit zu sein gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV).

Die folgenden Tipps helfen dir dabei, in Zukunft alle Vorgaben rund um Coaching Rechnungen zu beachten:

1. Nutze ein Rechnungsprogramm für Coaches und Trainer, wie zum Beispiel FastBill, und erstelle dir hier ganz bequem Rechnungsvorlagen im eigenen Design. Viele Details, wie zum Beispiel das Rechnungsdatum, passen sich dann ganz automatisch an und müssen nicht immer wieder aufs Neue eingegeben werden. Kunden, Leistungen und Projektzeiten kann man per Klick übernehmen.
2. Beschreibe in der Rechnung die Leistungen, die du berechnest, möglichst genau. Somit sorgst du für maximale Transparenz. Oder anders: Du solltest immer benennen, welche Leistungen du in welchem Umfang abrechnest.
3. Weise die Stundenanzahl und den dazugehörigen Stundensatz aus. Wenn ein Pauschalhonorar/Honorar vereinbart wurde, sollte dies deutlich in der Rechnung angegeben werden.
4. Das Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum können sich beim Coaching teilweise deutlich voneinander unterscheiden. Du solltest beides klar kennzeichnen, damit die verschiedenen Daten aus buchhalterischer Sicht korrekt zugeordnet werden können.

Beispiele für die Formulierung freundlicher Coaching Rechnungen

Die wenigsten dürften sich über den Erhalt einer Rechnung freuen. Aber: Du hast als Rechnungsaussteller verschiedene Möglichkeiten, diese „Post“ ein wenig netter zu gestalten. Am besten bedankst du dich für den Auftrag und verweist darauf, dass du dich natürlich freuen würdest, wenn sich dein Kunde beim nächsten Mal wieder für dich entscheidet. (Diesen freundlichen Ton kannst du natürlich auch wahlweise bei deiner ersten Zahlungserinnerung beibehalten.)

Viele Adressaten von Rechnungen wissen es zu schätzen, wenn sie nicht nur mit dem jeweils fälligen Betrag, sondern auch mit ein wenig „Smalltalk“ konfrontiert werden. Es schafft eine persönlichere Verbindung und zeigt, dass du in deiner Selbständigkeit als Coach den Kunden wertschätzt und gerne für ihn da bist.

Coaching Rechnung: Diese Angaben dürfen nicht fehlen

Egal, ob „klassisch“ oder auf der Basis der Kleinunternehmerregelung: Dein Auftraggeber sollte immer dazu in der Lage sein, deine Rechnung den entsprechenden Leistungen zuzuordnen. Am besten sorgst du hier für klare Verhältnisse, indem du zum Beispiel Bezug auf Zeitraum, Beteiligte und Projekt nimmst. Die Kosten, die mit Hinblick auf die entsprechenden Projekte anfallen, kannst du dann wahlweise auf verschiedene Kostenstellen verbuchen.

Wie bereits im Abschnitt „Rechnungserstellung: “Diese Tipps sollten Coaches beachten“ erwähnt, gelten für dich als selbständiger Coach ansonsten dieselben Regeln wie für andere Selbstständige/Freiberufler. Das bedeutet unter anderem natürlich auch, dass du die berechnete Umsatzsteuer korrekt ausweisen musst. In den meisten Fällen berechnen Coaches 19 Prozent Umsatzsteuer. Achte auf eine klare Strukturierung deiner Rechnung, so dass sich dein Kunde – und auch der Steuerprüfer vom Finanzamt oder dein Steuerberater– im Zweifel direkt einen Überblick verschaffen kann.

Achte unbedingt auch darauf, alle Pflichtangaben, wie zum Beispiel eine fortlaufende Rechnungsnummer, zu integrieren. Ansonsten werden deine Rechnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt beanstandet. Eine Rechnungsvorlage kann dir dabei helfen, an alles zu denken.

Fallstricke und häufige Fehler bei der Coaching Rechnung

Die gute Nachricht zuerst: Wenn du Fallstricke und Häufige Fehler bei Coaching Rechnungen kennst, hast du auch die Möglichkeit, diese bestmöglich zu vermeiden. Die folgenden fünf Fehler sind im Zusammenhang mit Rechnungen von Coaches besonders weitverbreitet.

• Eine ungenaue Beschreibung der Leistung: Ein allgemeiner Verweis auf „Coaching“ ist hier nicht aussagekräftig. Am besten solltest du die dazugehörigen Inhalte – zumindest grob – benennen. So gibst du deinem Kunden die Möglichkeit, alles besser zuzuordnen. Vergiss in diesem Zusammenhang auch nicht, die Angaben zu deinem Stundensatz und den geleisteten Stunden zu vermerken.
• Eine fehlende Bankverbindung: Du wunderst dich, weshalb dein Kunde (Rechnungsempfänger) immer noch nicht bezahlt hat? Möglicherweise, weil du die Bankverbindung auf deiner Rechnung vergessen hast? Ob du deinen Auftraggebern noch weitere Möglichkeiten, wie zum Beispiel PayPal o. ä. anbietest, bleibt natürlich dir überlassen.
• Die falsche Umsatzsteuer ausgewiesen: Wie bereits erwähnt, werden Coaching Leistungen in der Regel mit 19 Prozent Umsatzsteuer abgerechnet. Achte darauf, dass du genau das auch in deinem Rechnungsprogramm hinterlegst. Besondere Vorsicht ist natürlich dann geboten, wenn du anstelle von einem Rechnungsprogramm deine Umsatzsteuer manuell ausrechnest und einträgst.
• Fehlerhafte Adressdaten: Fehlerhafte Adressdaten sind in vielerlei Hinsicht ärgerlich. Wenn du zum Beispiel die Daten deiner Kunden falsch auf der Rechnung vermerkst, könnte dies bei vielen den Eindruck erwecken, dass du sie nicht wertschätzt… oder zumindest unaufmerksam bist. Genau das gilt es natürlich, zu vermeiden.
• Eine falsche Rechnungsnummer: Ein absoluter Klassiker-Fehler, der eigentlich nur dann auftreten kann, wenn du deine Rechnungsnummern manuell einpflegst. Wenn du dich für eine Rechnungsprogramm entscheidest, werden deine Rechnungsnummern automatisch vergeben. Dopplungen werden bei einem Rechnungsprogramm ganz automatisch vorgebeugt.

Abgesehen davon, dass sich die oben genannten Fehler mit dem passenden Rechnungsprogramm , einer angepassten Rechnungsvorlage und etwas Aufmerksamkeit gut vermeiden lassen, ist es natürlich gut, wenn deine Kunden rechtzeitig zahlen. Oft handelt es sich bei einer Verzögerung um keine böse Absicht. Im Alltag ist es tatsächlich möglich, Zahlungstermine zu vergessen.

Mit deiner Rechnung bzw. mit den in ihr enthaltenen Formulierungen kannst du dem jedoch ein wenig vorbeugen. Wie? Mit ganz einfachen Tricks! Schreibe beispielsweise nicht „Bitte zahlen Sie binnen 14 Tagen.“, sondern gibt ein fixes Datum an. So muss dein Kunde nicht „14 Tage ab Rechnungsdatum“ ausrechnen, um zu wissen, bis wann er spätestens zahlen muss. Zudem empfinden es viele Kunden als sympathisch, wenn du im Falle eines Verzugs nicht direkt eine offizielle Mahnung schickst, sondern stattdessen per Mail oder telefonisch nachfragst. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse gut vermeiden.

Wann solltest du eine Coaching Rechnung erstellen?

Diese Frage lässt sich schwer pauschal beantworten. Oft ist es sinnvoll, auf dein Bauchgefühl zu hören. Vor allem dann, wenn du Kunden hast, die es nach einem Coaching zu schätzen wissen, wenn sie zunächst „alles sacken lassen können“. Rein rechtlich darfst du deine Rechnung jedoch direkt nach dem Erbringen der jeweiligen Leistung stellen. Je früher du sie versendest, desto früher bekommst du immerhin auch dein Geld.

Im Bereich Coaching hat es sich bewährt, mit dem Erstellen der Rechnung auf das Feedback des Kunden zu warten. Sollte es tatsächlich (berechtigte) Beschwerden geben, hast du die Möglichkeit, ihm beispielsweise beim Preis entgegenzukommen. Umgekehrt dürfte ein unzufriedener Kunde wenig begeistert sein, wenn du ihn direkt nach deinem Coaching mit deiner Rechnung konfrontierst.

Es gilt also, mit Hinblick auf den richtigen Zeitpunkt der Rechnungserstellung unter anderem:

• die Zufriedenheit deines Kunden
• etwaige Zusatzvereinbarungen
• individuelle Kundenwünsche

zu beachten. Inwieweit du auf Letztere eingehst, bleibt natürlich dir überlassen. Manche Unternehmen bevorzugen es, lediglich einmal im Monat (oder jedes Quartal) Rechnungen zu zahlen. Andere sind hier flexibler. Vor allem bei langfristigen Kundenbeziehungen spielen sich die entsprechenden Abläufe irgendwann aufeinander ein.

Die Kleinunternehmerregelung für Coaching Rechnungen: Was du beachten solltest

Die Kleinunternehmerregelung spielt auch im Coaching Bereich eine wichtige Rolle. Vielleicht bist du auch als Kleinunternehmer unterwegs und fragst dich, was du mit Hinblick auf deine Rechnungen beachten solltest? Grundsätzlich gilt: Wenn du im letzten Kalenderjahr bis 22.000 Euro verdient hast und im laufenden Jahr voraussichtlich einen Jahresumsatz 50.000 Euro verdienen wirst, giltst du als Kleinunternehmer und kannst auf die Erhebung und Abführung von der Mehrwertsteuer verzichten. Beide Werte beziehen sich auf deinen Umsatz und nicht auf deinen Gewinn.

Als Kleinunternehmer musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und bist dementsprechend oft günstiger als deine Mitbewerber. Du kannst dich allerdings dazu entscheiden, freiwillig Umsatzsteuer auszuweisen. Danach bist du jedoch für einen Zeitraum von fünf Jahren an deine Entscheidung gebunden.

Insgesamt ist der Aufwand für Kleinunternehmer niedriger. Immerhin musst du auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Nutzung einer Software für die Erstellung einer Coaching Rechnung

Du möchtest dir deine Rechnungserstellung in deiner Selbständigkeit als Coach erleichtern und hast keine Lust darauf, alle Werte rund um Umsatzsteuer und Co. von Hand einzutragen? Kein Problem! Auf dieser Seite findest du alles, was du brauchst, um deine Rechnungsstellung mit einem Rechnungsprogramm zu vereinfachen. Ein Rechnungsprogramm hilft dir auch bei deiner Kundenverwaltung. Lege deine Kunden ganz einfach an, erstelle Rechnungen und überprüfe die Zahlungseingänge! Wenn du möchtest, kannst du das Rechnungsprogramm auch nutzen, um aus dem System heraus Mahnungen zu verschicken.

Der Vorteil von einem Rechnungsprogramm für Coaches: Du hast die Möglichkeit, so gut wie allen Fehlern, die im Zuge der Rechnungserstellung entstehen können, direkt vorzubeugen. Beträge rund um Steuern werden automatisch berechnet. Zudem enthalten die entsprechenden Dokumente alle Pflichtangaben und es hilft dir bei deiner Kundenverwaltung.Wenn du dich also auf der Suche nach einer Möglichkeit befindest, deine Rechnungsabläufe zu optimieren, hast du in FastBill das passende Rechnungsprogramm bzw. den passenden Partner gefunden. FastBill kannst du 14 Tage kostenlos testen, mehr als 350 selbstständige Coaches vertrauen schon auf FastBill!

Häufig gestellte Fragen zu Coaching Rechnungen

Wenn du schon länger als Coach tätig bist, stellst du dir sicherlich hin und wieder die Frage, wie du deine Rechnungsstellung gegebenenfalls optimieren kannst. Die folgenden Überlegungen spielen für viele eine besonders wichtige Rolle.