Sammelrechnung - Definition, Erklärung & Erstellung

Der Begriff Sammelrechnung klingt auf den ersten Blick leicht irreführend. Etwas wörtlich genommen könnte es sich um das Sammeln von mehreren bis vielen Rechnungsbelegen handeln, die zu einem einzigen, und zwar dem gesammelten Rechnungsbeleg zusammengefasst werden. Die folgenden Ausführungen machen deutlich, was die Sammelrechnung im buchhalterischen Sinne ist, und in welchem Zusammenhang sie mit Lieferscheindokumenten und Rechnungsbelegen steht.

Dazu in aller Kürze die Definition für:

• Lieferschein

Er ist ein Warenbegleitdokument, in dem der Lieferant alle notwendigen bis wissenswerten Inhalte der beigefügten Lieferung für den Lieferempfänger beschreibt. Für Form und Inhalt gibt es keine gesetzlichen Vorgaben.

• Rechnung

Sie ist dasjenige Dokument, mit dem anhand der vorangegangenen Lieferunterlagen die erfolgte beziehungsweise geleistete Lieferung abgerechnet wird.

Inhalt

1. Was ist eine Sammelrechnung?
2. So erstellst du eine Sammelrechnung
3. Pflichtangaben auf einer Sammelrechnung

Was ist eine Sammelrechnung?

Mit diesem Buchhaltungsbeleg werden in einer einzigen Rechnung mehrere bis zahlreiche Kundenaufträge abgerechnet. Eine gesammelte Rechnung, kurz Sammelrechnung zu verwenden bietet sich immer dann an, wenn du von dem einzelnen Kunden regelmäßig oder dauerhaft Aufträge erhältst und sie in periodischen Abständen oder gesammelt abrechnest. Gemäß den Liefer- oder Warenbegleitscheinen hast du die vereinbarte Leistung erbracht und kannst sie jetzt berechnen. Du hast die Wahl zwischen jeweils einer Rechnung anhand des einzelnen und einer Sammelrechnung anhand aller bislang gesammelten Lieferdokumente.

Je nachdem, in welchem Zeitabstand du mit mehreren anstatt mit nur einer einzigen Rechnung arbeitest, hat das Auswirkung auf die Liquidität deines Firmen- oder Geschäftskontos. Dir fehlen solange die Gutschriften für nicht ausgestellte Rechnungen, bis die Sammelrechnung bezahlt ist. Demgegenüber steht die Ersparnis mit Zeit und Manpower in deiner Firma. Anstelle für jede einzelne Lieferung eine eigene Rechnung auszustellen, werden die Lieferscheine lediglich gesammelt. Das ist nur ein Handgriff und das war’s dann, bis alle Lieferpapiere zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Abzuwägen ist also zwischen verringerter Firmenliquidität einerseits und eingespartem Personal- sowie Verwaltungsaufwand andererseits.

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So erstellst du eine Sammelrechnung

Das Ausstellen von Sammelrechnungen bietet sich für denjenigen Kunden an, mit dem du dauerhaft, regelmäßig und über einen längeren Zeitraum hinweg eine Geschäftsbeziehung unterhältst. Ein anderer Grund für Sammelrechnungen ist die personelle Situation in der Buchhaltung deiner Firma. Wenn die Buchhaltungskraft nicht täglich, sondern alle paar Tage oder nur einmal wöchentlich die anfallende Buchhaltung erledigt, dann sammeln sich in der Zwischenzeit die Lieferscheine des betreffenden Kunden an. In dieser Situation wäre es geradezu widersinnig, im Nachhinein anhand jedes einzelnen Lieferscheines eine eigene Rechnung auszustellen. Deine Buchhaltungskraft fasst alle, wie es genannt wird aufgelaufenen Lieferscheine zu einer einzigen Sammelrechnung zusammen.

Beispiel für eine Sammelrechnung

Du belieferst einen Tankstellenbetreiber regelmäßig mit verschiedenem Kraftstoff für die Tanksäulen oder mit Waren für den Shop. Abhängig vom aktuellen Bedarf geschieht das im Ein-, Zwei- oder auch mal Dreitagestakt. Dein Fahrer übergibt dem Tankstellenkassierer am jeweiligen Liefertag den Lieferschein und behält ein gegengezeichnetes Duplikat für deine Buchhaltung. Deine Buchhaltungskraft stellt nicht jede einzelne erbrachte Leistung gemäß Lieferschein in Rechnung. Vielmehr berechnet sie in einem von dir vorgegebenen Zeitrhythmus anhand der Lieferscheine alle bis zu dem Stichdatum erbrachten Leistungen gesammelt in einer einzigen Rechnung, der Sammelrechnung.

Ein weiteres Beispiel ist die jährliche Energieabrechnung für Strom und Heizung. Die dir bekannte Jahresabrechnung ist ebenfalls eine Sammelrechnung, weil die im Laufe der vergangenen zwölf Monate gekaufte Energie für diesen gesamten Zeitraum abgerechnet wird. Unter diesem Gesichtspunkt wird häufig mit Sammelrechnungen gearbeitet, ohne dass es den Beteiligten als solches bewusst ist. Zur Liquiditätssicherung wie bei der Energie wird bis zum Erstellen der Sammelrechnung mit Voraus- oder mit Abschlagszahlungen gearbeitet.

Pflichtinhalte auf einer Sammelrechnung

Die Rechnungsstellung mit ihren Pflichtinhalten aus steuerlicher Sicht ist in § 14 UStG, des Umsatzsteuergesetzes im Detail festgelegt. Diese Inhalte gelten für jede Rechnungsart, das heißt auch für Sammelrechnungen. Da sie aufgrund der gesammelten Lieferscheine deutlich höher als die Einzelrechnungen sind, ist es umso wichtiger, die gesetzlich vorgegebenen Pflichtinhalte zu berücksichtigen. Geschieht das nicht, entfällt die Anerkennung als steuerabzugsfähige Betriebsausgabe.

Zu den Besonderheiten einer Sammel- gegenüber der Einzelrechnung gehören

• die chronologische Auflistung der Einzelabrechnungen anhand der Lieferscheine
• der Abrechnungszeitraum mit den einzelnen Leistungserbringungsterminen
• die Einzelsummen sowie die sich daraus ergebende Gesamtsumme aller Entgelte
• der Nettobetrag ohne Mehrwertsteuer, Prozentsatz und Höhe der Umsatzsteuer sowie der Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer
• alle übrigen in § 14 UStG genannten Rechnungsinhalte sind ebenfalls obligat

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Fazit

Im Grunde genommen sind Charakter, Sinn und Zweck dieser Form der Rechnungsstellung so einleuchtend wie effektiv. Wenn du die Liquidität deines Firmenkontos sichern oder anders gesagt stabilisieren möchtest repektive musst, dann solltest du mit deinem Kunden pauschalierte Zwischenzahlungen vereinbaren, so wie sie der Wohnungsmieter mit den Nebenkosten gemäß der Betriebskostenverordnung leistet. Die Verrechnung erfolgt dann mit der Sammel- oder anders gesagt Endrechnung. Diese Lösung bietet dir auf der einen Seite eine deutlich bessere Liquidität und auf der anderen eine spürbare Reduzierung des Buchhaltungsaufwandes mit Personal und Verwaltung.

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