Rechnungsnummern richtig vergeben

Keine Rechnung ohne Rechnungsnummer! So viel ist klar. Aber was solltest du als Rechnungsaussteller eigentlich beachten, wenn es darum geht, deine Rechnungsstellung zu optimieren und eine solche Belegnummer richtig zu vergeben?

Inhaltsangabe

1. Was ist eine Rechnungsnummer?
2. So ist die Rechnungsnummer aufgebaut
3. Muss die Rechnungsnummer einzigartig, fortlaufend und lückenlos sein?
4. Das richtige Vorgehen bei doppelt vergebenen Rechnungsnummern
5. Brauchen Stornorechnungen oder Erstattungen auch eine Rechnungsnummer?
6. Vorsicht bei händischer Vergabe der Rechnungsnummern
7. FAQ

Was ist eine Rechnungsnummer?

Bei einer Rechnungsnummer bzw. bei einer Belegnummer handelt es sich um eine Pflichtangabe auf deinen Rechnungen. Das bedeutet, dass jedes Dokument dieser Art mit einer Rechnungsnummer ausgestattet sein muss. Hierbei handelt es sich um eine wunderbare Möglichkeit, die betreffenden Dokumente eindeutig zu identifizieren – für dich und für das Finanzamt

Wenn du dich als Rechnungsaussteller dazu entschließt, eine Rechnungssoftware bzw. ein Rechnungsprogramm zu nutzen, wird die nächsthöhere Rechnungsnummer automatisch generiert – auf Wunsch auch auf der Basis von Nummernkreisen. In diesem Fall musst du dich um nichts kümmern. Anders sieht es aus, wenn du deine Rechnungen manuell schreibst. In diesem Fall musst du selbst darauf achten, dass die Rechnungsnummern aufsteigend sind und keine Lücken entstehen. Nicht nur anhand der Nummer, sondern auch mithilfe des Datums kannst du sehen, in welcher Reihenfolge deine einzelnen Rechnungen erstellt wurden.

So ist die Rechnungsnummer aufgebaut

Beim Erstellen der Rechnungsnummern musst du kein besonderes Muster einhalten. Anders als beim Umsatzsteuergesetz gibt es hier keine strikten Vorgaben. Entscheide dich aber am besten für ein einfaches und leicht nachvollziehbares System, zum Beispiel für Nummernkreise. Auf diese Weise kannst du dir die Arbeit deutlich erleichtern.

Aber gibst du auf der Basis von ausgestellten Dokumenten mit fortlaufenden Rechnungsnummern nicht auch preis, wie viele Rechnungen du beispielsweise seit Jahresbeginn geschrieben hast? Nicht zwangsläufig. Natürlich kannst du dich unter anderem für die Variante nach dem Motto „RE Nr. 2023_0001“, „RE Nr. 2023_0002“ usw. entscheiden. Das musst du aber nicht! Wichtig ist lediglich, dass jede Rechnungsnummer bzw. Belegnummer nur einmal verwendet wird. Auf diese Weise stellst du sicher, dass du das entsprechende Dokument eindeutig identifizieren kannst und deine Rechnungsstellung Prüfungen standhalten kann.

Selbstverständlich müssen Rechnungsaussteller selbst entscheiden, ob es dir wichtig ist, dass dein Kunde nicht nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du bereits geschrieben hast. Wenn du möchtest, kannst du auch auf verschiedene Zahlenkreise, Zahlenreihen und auf eine Integration der Kundennummer setzen. Gleichzeitig kannst du dir natürlich auch sicher sein, dass niemand allein von der Anzahl der geschriebenen Rechnungen Rückschlüsse auf deinen generierten Umsatz ziehen kann.

Muss die Rechnungsnummer einzigartig, fortlaufend und lückenlos sein?

Und was muss ich sonst mit Hinblick auf die Nummerierung und die verwendeten Zahlenreihen beachten? Mit Hinblick auf diese Fragen gelten für Rechnungsaussteller die folgenden Vorgaben:

• Deine Rechnungsnummern müssen nicht lückenlos (, aber fortlaufend) sein. Du kannst zum Beispiel auch bereits zum 01.01. mit der Rechnungsnummer 200 starten, wenn du das möchtest.
• Wahlweise ist es auch möglich, sich für ein System aus Zahlen und Buchstaben zu entscheiden. Auf diese Weise lassen sich von Kundenseite schwerer Rückschlüsse auf die Anzahl deiner Rechnungen ziehen.
• Kleinbetragsrechnungen (hierbei handelt es sich um Beträge bis zu 250,00 Euro brutto) müssen nicht mit einer Rechnungsnummer versehen werden.

Wichtig ist in jedem Fall, dass deine Rechnungsnummern immer einmalig sind, sodass du sie auf der Basis der entsprechenden Zahlenreihen eindeutig zuordnen kannst.

Die Regel gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die eine Endsumme von 250,00 Euro nicht überschreiten. Sie müssen nicht mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer bzw. einer Nummerierung versehen werden. Dennoch ist es – allein aus Gründen der Übersicht – sinnvoll, sie in das System der Zahlenreihen bzw. Nummernkreise zu integrieren.

Das richtige Vorgehen bei doppelt vergebenen Rechnungsnummern

Wenn du deine Rechnungen manuell erstellst, kann es durchaus vorkommen, dass du eine Rechnungsnummer doppelt vergibst. In diesem Fall ist es wichtig, aktiv zu werden, um sicherzustellen, dass jedes Dokument weiterhin eindeutig identifiziert werden kann und deine Nummerierung keine Angriffsfläche für Beanstandungen darstellt.

Und so gehst du vor:

1. Informiere den Rechnungsempfänger darüber, dass dir ein Fehler unterlaufen ist. Somit stellst du sicher, dass die Rechnung weiter „in Umlauf“ bleibt.
2. Erstelle eine Stornorechnung und achte dieses Mal unbedingt auf die Vergabe der richtigen Nummer.
3. Erstelle eine neue Rechnung und schicke diese an deinen Kunden.
4. Solltest du mit einem Steuerberater zusammen arbeiten, solltest du diesen gegebenenfalls auch informieren.

Mit der Software von FastBill sind Rechnungsaussteller in diesem Zusammenhang auf der sicheren Seite. Wirf am besten einen Blick auf die Seite.

Dort findest du viele wertvolle Infos zum Thema. Unter anderem auch wichtige Details, wie zum Beispiel, dass eine Stornorechnung immer mit dem Verweis „fehlerhafte Rechnungen“ versehen werden muss.

Brauchen Stornorechnungen oder Erstattungen auch eine Rechnungsnummer?

Du musst eine Stornorechnung erstellen oder möchtest deinem Kunden eine Erstattung zukommen lassen? In diesem Fall bist du dazu verpflichtet, das jeweilige Dokument mit einer Nummer nach korrektem Muster zu vergeben. Denn: Hierbei handelt es sich um eigenständige Rechnungen, die auch bis ins Detail als solche gewertet werden müssen. Grundsätzlich gilt, dass für eine Stornorechnung dieselben Pflichtangaben wie für jede andere Rechnung auch gelten. Das bedeutet: Auch die Stornorechnung braucht eine eigene Rechnungsnummer.

Die folgenden Angaben sind auf diesem Dokument unerlässlich:

• die Rechnungsnummer der ausgestellten Originalrechnung
• das Datum der ursprünglichen Rechnung
• der Betrag der Originalrechnung (mit einem Minuszeichen versehen, damit klar hervorgeht, dass es sich hierbei um ein Storno handelt).

Parallel dazu musst du bei deiner Rechnungsstellung natürlich auch weiterhin auf alle Pflichtangaben, das Umsatzsteuergesetz usw. achten.

Vorsicht bei händischer Vergabe der Rechnungsnummern

Wenn du deine Rechnungsnummern händisch vergibst und Nummernkreise immer wieder neu festlegst, können einige Fehler passieren. Du musst dich auf jeden Fall sehr konzentrieren, um sicherzustellen, dass zum Beispiel keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird.

Auch mit Hinblick auf weitere Details, wie zum Beispiel den Vorsteuerabzug, musst du beim Buchen deiner Rechnungen sehr vorsichtig sein.

Deutlich einfacher ist es, bei der Vergabe der Rechnungsnummern, aber auch bei allgemeinen Fragen der Buchhaltung, auf das Rechnungsprogramm von FastBill zurückzugreifen. Auf diese Weise erleichterst du dir die Arbeit und kannst Dopplungen von Vornherein vermeiden. Sollte dir beim Schreiben der Rechnung ein Fehler unterlaufen sein, kannst du das Ganze – auch mithilfe von FastBill – wieder korrigieren. Alle wichtigen Daten werden über das System abgefragt, sodass du die entsprechenden Werte nur noch eintragen musst.

Das Rechnungsprogramm FastBill bietet dir die Möglichkeit, dir die Arbeit in diesem Zusammenhang zu erleichtern. Wenn du die Rechnungsnummern nicht mehr manuell, zum Beispiel in einer Word Datei eingibst, sondern sie dir vom System in aufsteigender Reihenfolge vorgegeben werden, vermeidest du zum Beispiel, dass du eine Rechnungsnummer überspringst oder doppelt vergibst. Natürlich kannst du dich in diesem Zusammenhang für verschiedene Nummernkreise entscheiden und so noch individueller fakturieren. Du kannst natürlich auch die jeweilige Kundennummer integrieren. Du kannst FastBill 14 Tage lang kostenlos testen!

FAQ