Was muss auf einer Rechnung stehen – Pflichtangaben und Tipps

Wer formale Fehler bei der Erstellung einer Rechnung vermeidet, ist beim Finanzamt in der Regel auf der sicheren Seite. Hierzu müssen jedoch einige Faktoren beachtet werden. In diesem Beitrag verraten wir dir daher, worauf es bei der Erstellung deiner Rechnung ankommt und welche Pflichtangaben rund um das UStG dabei zu beachten sind.

Inhaltsangabe

1. Wann wird eine Rechnung erstellt?
2. Pflichtangaben einer Rechnung
3. Wichtige Faktoren bei der Rechnungsstellung
4. Besonderheiten bei Kleinstbeträgen
5. Fehler vermeiden heißt Aufwand vermeiden
6. Mit den Pflichtangaben zur richtigen Rechnung

Wann wird eine Rechnung erstellt?

Wenn du als selbstständiger oder Unternehmer eine Leistung für Kunden ausführst, bist du nach Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 zur Stellung einer Rechnung verpflichtet. Dies muss innerhalb von 6 Monaten nach dem Leistungsdatum der Arbeit erfolgen, wenn es sich um unternehmerische Leistungen handelt. Rechnungen an Privatpersonen sind von dieser Regelung grundsätzlich ausgenommen. Solltest du deine Rechnungen zu spät oder sogar gar nicht ausstellen, musst du mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € rechnen. Außerdem hängt dein Vorsteuerabzug davon ab. Sei daher besser pünktlich und stelle die geleistete Arbeit unmittelbar in Rechnung. Das Datum an den du die Rechnung erstellst, ist das Rechnungsdatum, nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum, welches den Zeitpunkt markiert, zu dem die Leistung erbracht wurde

Hier findest du noch mehr Informationen zur Frist der Rechnungsstellung.

Pflichtangaben einer Rechnung: Was muss eine Rechnung enthalten?

Wenn du eine Rechnung erstellen möchtest, dürfen einige grundlegende Angaben hierbei nicht fehlen. Die folgenden Pflichtangaben solltest du daher bei jeder neu erstellten Rechnung an deine Kunden beachten, um den formellen Anforderungen gerecht zu werden:

• Rechnungssteller (Name und Adresse der Firma)
• Rechnungsempfänger (Name und Adresse)
• Steuernummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Leistungsübersicht (Menge / Art und Preis)
• Leistungsdatum
• Rechnungsbetrag (netto, USt-Satz und brutto)
• Zahlungsbedingungen und Fristen
• Eventuell: Vermerk auf die Kleinunternehmerregelung

Erläuterungen zu den einzelnen Punkten findest du unter dem Rechnungsmuster.

Rechnungsaussteller

Die Informationen zum Rechnungssteller müssen den vollen Namen und die Adresse der ausstellenden Firma beinhalten.

Leistungsempfänger

Die Rechnung muss ebenfalls den vollen Namen des Rechnungsempfängers und die Adresse der Firma enthalten

Steuernummer

Eine Rechnung ohne Steuernummer ist unzulässig, aber welche Steuernummer gehört auf die Rechnung? Sowohl die Steuernummer als auch Umsatzsteuer-ID dienen zur steuerlichen Identifikation eines Unternehmens. Nur deine persönliche Steueridentifikationsnummer hat nichts auf der Rechnung zu suchen. Für die Nutzung der Umsatzsteuer-ID spricht, dass die Verwendung aus Rechnung Datenschutzsicht sicherer ist.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist der Tag an dem die Rechnung an den Leistungsempfänger ausgestellt wurde. Muss eine Rechnung korrigiert werden, gilt als Ausstellungsdatum der Tag, an dem die Rechnung neu ausgestellt wurde und nicht das ursprüngliche Ausstellungsdatum.

Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Rechnungsnummer enthalten. Diese muss einmalig sein, darf aus Ziffern und Buchstaben bestehen. Rechnungsnummern müssen, sofern man eine Einnahme-Überschuss-Rechnung macht, nicht zwingend fortlaufend oder lückenlos sein (Urteil Finanzgericht Köln 2018), auch wenn es für die eigene Sortierung empfehlenswert ist

Leistungsübersicht

Auf der Rechnung muss ersichtlich sein, welche konkrete Leistung in welcher Menge und zu welchem Preis erbracht wurde (siehe Beispielrechnung).

Rechnungsbetrag inkl. Steuersatz und Steuerbetrag

Auf deiner Rechnung muss der Gesamtbetrag der Rechnung ausgezeichnet sein, sowie der Steuersatz (zum Beispiel 19% regulär und 7% ermäßigt) und der daraus resultierende Steuerbetrag (siehe Beispielrechnung). Es gibt auch Fälle in denen keine Steuer anfällt. Auch diese Steuerbefreiung muss kenntlich gemacht werden. Es reicht ein formloser Hinweis wie beispielsweise „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“.

Vorsteuerabzug: Warum sind die Pflichtangaben auf Rechnungen wichtig?

Von der Einhaltung der Pflichtangaben macht der Gesetzgeber den Vorsteuerabzug abhängig. Sind diese Angaben nicht vorhanden, ist der Vorsteuerabzug gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG nicht möglich. Vorsteuerabzug bedeutet, dass du Umsatzsteuer, die du in Form der Mehrwertsteuer gezahlt hast, von deiner gesamten Umsatzsteuerschuld abziehen darfst. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag Vorsteuerabzugsberechtigt - Das sind die Regeln.

Beispiele für Rechnungsnummern und Nummernkreise

Damit deine Kunden auf deinen Rechnungsnummern keinen Rückschluss auf die Anzahl deiner Rechnungen ziehen können, empfiehlt es sich, mit dem jeweils aktuellen Datum zu arbeiten. Wie du das Format wählst, ist dir frei überlassen. Zusätzlich kannst du noch Buchstaben hinzufügen, wenn du Rechnungen noch anders voneinander abgrenzen willst. Hier ein Beispiel für eine Rechnungnummer, wenn du die Reihenfolge: Jahr, Monat, Tag, Rechnung am jeweiligen Tag wählst: 20221115-1

Du kannst beliebig viele Nummernkreise bilden – zum Beispiel für jeden einzelnen Kunden einen eigenen. Die Nummern innerhalb eines Nummernkreises müssen dann jedoch nicht nur einmalig, sondern auch fortlaufend sein. Ein Beispiel für Nummernkreise auf Kundenbasis:

Für den Kunden Thomas Petersen.

TPET-1, TPET-2, TPET-3

Der Nummernkreis für die Kunden Sabrina Hubert würde dann so aussehen:

SHUB-1, SHUB-2, SHUB-3

Wichtige Faktoren bei der Rechnungsstellung

Bevor du deine Rechnung nach Erstellung verschickst, solltest du mit den allgemeinen Vorschriften der Rechnungserstellung vertraut sein. Neben den klassischen Pflichtangaben musst du beispielsweise darauf achten, dass diese in einer lebendigen Sprache verfasst wurde. Zudem gilt bei der Erstellung an Empfänger im Ausland immer die Rechtslage des jeweils anderen Staates, wodurch für Österreich und Schweiz üblicherweise keine Umsatzsteuer in der Rechnung erfasst werden muss. Mehr Infos zur Umsatzsteuer im Drittland findest du hier.

Des Weiteren ist eine Rechnung in der Regel auch ohne Unterschrift gültig. Lediglich die Pflichtangaben müssen vollständig vorhanden sein, um die Rechnung stellen zu können und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Achte hierbei allerdings darauf, dass jede gestellte Rechnung begründet sein muss, um einen Empfangsanspruch geltend zu machen. Dies geht auch aus dem UStG hervor, in dem die Pflichtangaben und weitere Informationen festgeschrieben sind.

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Besonderheiten bei Kleinstbeträgen

Auch bei geringeren Summen darf eine vollständige Rechnung mit Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und weiteren Beschreibungen nicht fehlen. Hierbei solltest du die Grenze von 250 € beachten, die für ein Rechnungsdokument in diesem Bereich gilt. In diesem Betrag ist die Umsatzsteuer bereits enthalten, wodurch sich der Nettowert verringert. Trotz des deutlich geringer ausfallenden Aufwands berechtigt ein derartiger Nachweis ohne separate Rechnungsnummer zum Vorsteuerabzug und lässt sich auf diese Weise mit der eigenen Arbeit verrechnen. Bei einer Kleinstbetragsrechnung reichen folgende Angaben in dieser Hinsicht aus:

1. Name und Adresse des Rechnungsstellers
2. Name des Leistungsempfängers
3. Rechnungsdatum
4. Leistungsbezeichnung
5. Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz

Fehler vermeiden heißt Aufwand vermeiden

Wer von Beginn an eine korrekte Rechnung mit richtiger Rechnungsnummer und allen weiteren Pflichtangaben erstellt, muss sich im weiteren Verlauf keine Sorgen mehr machen. Sollte das Finanzamt jedoch formale Fehler finden, kann eine Rechnung schnell für umgültig erklärt werden, was aus deiner Sicht dringend vermieden werden sollte. Auch am Rechnungsbetrag können Fehler entstehen, wenn bei Beträgen beispielsweise falsch gerechnet wurde oder andere Probleme auftreten. Auch fehlende oder alte Daten sind ein häufiges Problem, mit dem du dich rund um die Richtigkeit deiner Pflichtangaben mit einer erneuten Prüfung schnell kümmern kannst.

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