Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Du arbeitest als Kleinunternehmer, leitest dementsprechend ein Kleingewerbe und fragst dich, was du mit Hinblick auf deine Rechnungsstellung beachten solltest? Dann helfen dir die Infos in diesem Artikel weiter! Immerhin ist es wichtig, dass die Rechnungen, die du verschickst, den allgemein geltenden Standards entsprechen. Nur so stellst du sicher, dass sowohl deine Kunden als auch das Finanzamt alle Infos erhalten, die sie brauchen. Ein Rechnungsprogramm kann sich in diesem Zusammenhang als besonders praktisch erweisen.

Inhaltsangabe

1. Worauf ist beim Rechnung schreiben als Kleinunternehmer zu achten?
2. Pflichtangaben auf der Rechnung als Kleinunternehmer
3. Rechnung schreiben als Kleinunternehmer mit Rechnungsvorlage und Rechnungsprogramm
4. Rechnungen erstellen mit Kleinunternehmerregelung
5. Rechnung schreiben als Kleinunternehmer mit Buchhaltungssoftware
6. FAQ – Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Worauf ist beim Rechnung schreiben als Kleinunternehmer zu achten?

Im ersten Schritt ist es natürlich wichtig, herauszufinden, ob du überhaupt dazu berechtigt bist, eine Rechnung als Kleinunternehmer auszustellen. Du giltst nur dann als Kleinunternehmer, wenn deine Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr die 22.000 Euro Marke nicht übersteigen und die Umsätze im jeweils aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen.

Überschreitest du diese Marke, bist du kein Kleinunternehmer mehr und musst dementsprechend – laut Umsatzsteuergesetz - auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer für dein Kleingewerbe ausweisen.

Wenn du zu den Kleinunternehmern gehörst, darfst du im Rahmen deiner Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer ausweisen. Gleichzeitig bist du dazu verpflichtet, den Grund für die Nicht-Berechnung der Umsatzsteuer anzugeben. Für welche Wortwahl du dich hier genau entscheidest, ist nicht allzu wichtig. Stattdessen hast du mehrere Möglichkeiten. Besonders weit verbreitet sind die folgenden Hinweise:

• Gemäß §19 UstG (Umsatzsteuergesetz) wird keine Umsatzsteuer berechnet.
• Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UstG.
• Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.

Wichtig ist in jedem Fall, dass der Adressat der Rechnung, aber auch das Finanzamt, weiß, warum die Umsatzsteuer bzw. der Verweis auf den Umsatzsteuersatz fehlt.

Pflichtangaben auf der Rechnung als Kleinunternehmer

Auch als Kleinunternehmer musst du einige Pflichtangaben auf deiner Rechnung vermerken. Hierzu gehören:

• der vollständige Name und die Anschrift deines Unternehmens
• der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
• deine Steuernummer oder deine Steueridentifikationsnummer
• das Rechnungsdatum bzw. das Ausstellungsdatum
• der Rechnungsbetrag
• die Rechnungsnummer (fortlaufend)
• die Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. die Bezeichnung der Dienstleistung
• der Zeitpunkt der Leistung bzw. der Lieferung
• gegebenenfalls ein Hinweis zur Aufbewahrungspflicht der Rechnung
• die Zahlungsfrist.

… und – wie bereits erwähnt – ein Hinweis darauf, warum du bei deiner Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer berechnest. Somit musst du auch keine Angaben zum Umsatzsteuersatz machen.

Ob du die Rechnung dann per Post, per Fax oder per Mail verschickst, bleibt dir überlassen. Wichtig ist, dass die oben genannten Pflichtangaben vollständig sind. Zu den freiwilligen Angaben gehören die Infos zu deiner Bankverbindung, die natürlich durchaus sinnvoll sind. Immerhin ist es wichtig, dass dein Kunde weiß, auf welches Konto er den Rechnungsbetrag überweisen muss, damit er bei deinem Kleingewerbe ankommt. Achte darauf, dass die Spanne zwischen dem Ausstellungsdatum und dem Versenden der Rechnung nicht zu groß ist. Ansonsten könnte dies zu Verwirrungen bei deinen Kunden führen.

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Rechnung schreiben als Kleinunternehmer mit Rechnungsvorlage 

Wenn du dir die Arbeit rund um die Rechnungserstellung als Kleinunternehmer erleichtern möchtest, kannst du dich natürlich auch dazu entscheiden, mit Hilfe einer Rechnungsvorlage zu arbeiten. So musst du dich nicht selbst darum kümmern, dass auch wirklich alle Pflichtangaben, wie zum Beispiel das Ausstellungsdatum, auf den Dokumenten vorhanden sind. Deine Aufgabe ist es lediglich, die Details, die seitens der Rechnungsvorlage abgefragt werden, an den jeweiligen Stellen einzutragen.

Somit profitierst du unter anderem von:

• einem hohen Nutzerkomfort
• dem guten Gefühl, eigentlich nichts vergessen zu können
• einem einheitlichen Design deiner Rechnungen, das du wahlweise mit deinem Logo, einem persönlichen Schriftzug usw. noch verfeinern kannst.

Die Rechnungserstellung mit einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer funktioniert ganz einfach und ist weitestgehend selbsterklärend.

Auf den Seiten von FastBill findest du zahlreiche Vorlagen für eine moderne Rechnungsstellung, die du – wie bereits angedeutet – noch weiter an deine persönlichen Bedürfnisse anpassen kannst. Natürlich werden alle Pflichtangaben, inklusive des Rechnungsbetrags, der Rechnungsnummer und der Adresse des Rechnungsempfängers, abgefragt, so dass du nichts vergessen kannst.

Rechnungen erstellen mit Kleinunternehmerregelung

Alles, was du mit Hinblick auf die Kleinunternehmerregelung und die hiermit verbundene Rechnungserstellung beachten solltest, wurde im Paragraph 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) festgehalten. Der Hintergrund dieser Regelung ist schnell erklärt: Hier geht es darum, den Kleinunternehmer mit Hinblick auf bürokratische Abläufe zu entlasten. Besonders „praktisch“ ist es in diesem Zusammenhang natürlich, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben musst. Weiterhin weist du keine Umsatzsteuer aus. Du profitierst also von einer Steuerbefreiung.

Genau dieses Detail könnte im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe von Privatpersonen zu einem besonderen Vorteil werden. Denn: Da du auf besagte Steuer verzichten kannst, fallen deine Rechnungen natürlich auch deutlich günstiger aus. Private Kunden, die sich die Umsatzsteuer im Rahmen von Voranmeldungen nicht als Vorsteuer ziehen können, zahlen bei dir dementsprechend weniger… und könnten sich daher möglicherweise eher für dich als für die Konkurrenz entscheiden.

Du bist dazu berechtigt, dich als Start Up Unternehmen beim Finanzamt als Kleinunternehmer anzumelden. Zudem giltst du als Kleinunternehmer, wenn du – wie oben erwähnt – im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro verdient hast und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wirst. Beide Werte beziehen sich auf deinen Umsatz. Erfüllst du die Voraussetzungen, profitierst du von einer Steuerbefreiung.

Wie viele andere Bereiche ist auch die Kleinunternehmerregelung sowohl mit Vorteilen als auch mit Nachteilen verbunden. Auf der Seite der Vorteile kannst du die folgenden Details verbuchen:

1. Du sparst Zeit! Immerhin musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und am Ende des Geschäftsjahres keine Bilanz erstellen. (Wenn du noch mehr Mühe sparen möchtest, nutzt du einfach eine praktische Rechnungsvorlage. Diese kannst du natürlich an deine individuellen Bedürfnisse anpassen.)
2. Um ein Kleingewerbe zu gründen, brauchst du kein Startkapital. Du kannst quasi einfach loslegen.
3. Abgesehen von der Tatsache, dass du kein Startkapital brauchst, ist die Aufnahme deiner Geschäftstätigkeit auch ansonsten an keine formellen Hürden gebunden. (Achtung! Als Kleinunternehmer haftest du aber immer mit deinem Privatvermögen.)
4. Du bist dazu in der Lage, deine Leistungen günstiger anzubieten als die Unternehmen, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen müssen. Daher könnte es sein, dass sich vor allem Privatpersonen eher für dich entscheiden.
5. Die Frage nach dem richtigen Umsatzsteuersatz stellt sich für dich nicht. Du berechnest laut Kleinunternehmerregelung 0%.

Die Geschäftstätigkeit als Kleinunternehmer ist jedoch auch mit dem ein oder anderen Nachteil verbunden. Als besonders „schade“ empfinden es viele, dass…

• Kleinunternehmer (aufgrund ihrer Steuerbefreiung) nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Dies ist gerade dann, wenn du eine vergleichsweise hohe Rechnung zahlen musst, von Vorteil, da du dir in als Nicht-Kleinunternehmer hier die Vorsteuer im Rahmen deiner Umsatzsteuererklärung diesen Betrag wieder ziehen könntest.
• Auch, wenn es selbstverständlich nicht so ist, könntest du von potenziellen Kunden gegebenenfalls als „nicht professionell genug“ angesehen werden, weil du eben „Kleinunternehmer“ bist.
• Mit Hinblick auf die Bezeichnung deines Unternehmens bist du – im Gegensatz zu Nicht-Kleinunternehmern – eingeschränkt.

Natürlich solltest du auch nie vergessen, dass du als Kleinunternehmer mit deinem privaten Vermögen haftest. Zudem trägst du die Verantwortung für deine Geschäftstätigkeiten und bist dementsprechend haftbar. Deine Aufgabe ist es, dein Unternehmen nach außen zu vertreten – mit allen Vor- und Nachteilen, die hiermit verbunden sind. Du trägst das alleinige Geschäftsrisiko.

Besondere Bestimmungen gelten auch mit Hinblick auf die Bezeichnung deines Unternehmens. Als sogenannter Nichtkaufmann musst du im Geschäftsalltag immer mit deinem Vor- und deinem Nachnamen auftreten. Wahlweise kannst du auch – zusätzlich zu deinem Namen – deine Geschäftsbezeichnung aufführen, um deinen Kunden zu zeigen, in welcher Branche du dich bewegst. Als Kleinunternehmer bist du jedoch dazu verpflichtet, dich für eine „nicht-firmenähnliche Bezeichnung“ zu entscheiden.

Zu guter Letzt musst du deine Tätigkeit beim Gewerbeamt anmelden. Wie hoch die Gebühren sind, die hierfür anfallen, kannst du der jeweils aktuellen Gebührenverordnung entnehmen.

Wichtig ist, dass du:

• dich mit Hinblick auf geltende Auflagen erkundigst
• eine Betriebsnummer beantragst, wenn du vorhast, Mitarbeiter einzustellen (und diese bei der Krankenkasse anzumelden)
• dich bei der IHK und bei der Berufsgenossenschaft anmeldest.

Wenn du schlussendlich einen kaufmännischen Status erreicht hast, musst du dich ins Handelsregister eintragen lassen. Bis es soweit ist, kannst du dich für oder gegen einen Eintrag entscheiden.

Wie gebe ich auf der Rechnung an, dass ich Kleinunternehmer bin?

Damit das Finanzamt weiß, warum auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, musst du hierzu Angaben machen und auf die steuerrechtliche Grundlage auf der Basis von § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) hinweisen. Einen standardisierten Satz gibt es nicht. Einige Beispiele dafür, wie du das Ganze „gut verpacken“ kannst, findest du im Abschnitt „Worauf ist beim Rechnung schreiben als Kleinunternehmer zu achten?“. Bitte beachte, dass ein entsprechender Verweis ebenfalls zu den Pflichtangaben gehört. Er sollte dementsprechend auf jeder Rechnungsvorlage erscheinen… am besten über dem Rechnungsbetrag.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer mit Rechnungsprogramm

Auch Kleinunternehmer müssen selbstverständlich Rechnungen schreiben und die entsprechenden Vorgaben erfüllen. Am einfachsten gelingt dies in der Regel mit einer modernen Rechnungssoftware für Kleinunternehmer, die alle Daten, die auf deiner Rechnung vermerkt sein müssen, abfragt. Die Rechnungssoftware von Fastbill und die mit ihr verbundene Rechnungsvorlage bietet dir die folgenden Vorteile:

• ein hoher Nutzerkomfort und eine selbsterklärende Handhabung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, auf deren Basis du Dopplungen und Fehler vermeiden kannst
• eine deutliche Zeitersparnis, da du beim Schreiben von Rechnungen auf abgespeicherte Daten zu deinen Kunden zurückgreifen kannst
• die Möglichkeit, Fehler zu vermeiden, weil du dir sicher sein kannst, dass alle nötigen Angaben vermerkt wurden

Wichtig ist es, dass du im ersten Schritt die Stammdaten zu deinem Kleingewerbe anlegst. Hierzu gehören die Angaben zu deinem Unternehmen, aber auch die Daten deiner Kunden. Wenn du diese einmal abgespeichert hast und beispielsweise regelmäßig Rechnungen an einen bestimmten Auftraggeber schickst, musst du sie nicht immer wieder eintippen, sondern kannst sie mit einem einzigen Klick abrufen und in das neue Dokument einfügen.

Beim Erstellen der Rechnungen reicht ein Klick aus, um den Zusatz zur Kleinunternehmerregelung und andere Pflichtangaben einzufügen. Jetzt einfach unverbindlich und kostenlos 14 Tage testen und direkt die ersten Rechnungen schreiben!

Und natürlich kannst du mit der Software nicht nur Rechnungen, sondern auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen – und zwar genau in dem Wortlaut, den du für richtig hältst. Der jeweilige Textblock wird dann – wenn du möchtest – automatisch eingefügt. Du kannst sogar einstellen, dass besagte Mahnungen automatisch versendet werden, wenn dein Kunde den Rechnungsbetrag „zum Tag X“ noch nicht gezahlt hat. Wahlweise hast du die Möglichkeit, das Versenden schlussendlich noch einmal abzusegnen.

FAQ – Rechnung schreiben als Kleinunternehmer