Rechnung per E-Mail verschicken – Tipps für den korrekten Rechnungsversand
Zusammenfassung
Was du erfährst
- Was beim elektronischen Versand von Rechnungen wichtig ist
- Ob der Versand per E-Mail genügt
- Ob deine Kunden dem ausschließlich elektronischen Versand zustimmen müssen
- Welche Vorteile & Nachteile es beim Versenden von Rechnungen per Mail gibt
- Wie ein Rechnungsprogramm dir beim Versenden deiner Rechnungen hilft
Wichtig: Ab 2025 gelten erweiterte Regeln für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Mehr dazu liest du in unserem Ratgeber E-Rechnung.
Mit der zunehmenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf den Versand von Rechnungen per E-Mail anstatt per Post. Dieser Wechsel bringt zahlreiche Vorteile, aber auch spezifische Anforderungen mit sich. In diesem Artikel erfährst du, worauf du beim Versand von Rechnungen per E-Mail achten musst und welche Vorteile und Herausforderungen damit verbunden sind.
Muss mein Kunde dem ausschließlich digitalen Versand der Rechnung zustimmen?
Viele Kunden sind froh, wenn sie keine Rechnung per Post bekommen, da Dokumente in Papierform ohnehin als lästig empfunden werden. Aber es gibt eben auch Kunden, die sehr wohl noch gerne eine Papierrechnung haben möchten. Du kannst als Rechnungssteller nicht frei entscheiden, ob du die Rechnung per Mail versendest. Du brauchst dazu die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Daher solltest du immer die Option anbieten, und deine Kunden wählen lassen, ob sie eine Rechnung auch per Post erhalten möchten. Falls du einem Kunden die Rechnung vorab per Mail schickst und dann noch zusätzlich eine Papierrechnung per Post, solltest du einen Hinweis wie: „Diese Rechnung wurde bereits per Mail übermittelt“ ergänzen. Das ist wichtig, damit es hier nicht zu einer mehrfachen Umsatzsteuerschuld kommt.
Aber keine Sorge, du musst nicht alles vorab vertraglich regeln. Es genügt auch, wenn du das zum Beispiel in deinen AGBs vermerkst oder die Vorgehensweise einfach praktizierst und der Rechnungsempfänger dies so hinnimmt, indem er die Rechnung begleicht. Das wäre dann eine stillschweigende Übereinkunft und gilt als Zustimmung.
Rechtliche Anforderungen und Pflichtangaben
Auch beim E-Mail-Versand müssen Rechnungen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Diese umfassen:
- Vollständige Angaben des leistenden Unternehmens und des Empfängers (Name und Anschrift)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt
- Menge und Bezeichnung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
- Entgelt und Steuersatz sowie der Steuerbetrag
- Hinweis auf Steuerbefreiungen oder auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers
Diese Angaben sind entscheidend für die Anerkennung der Rechnung durch das Finanzamt, insbesondere für den Vorsteuerabzug.
Sicheres und geeignetes Dateiformat
Rechnungen per E-Mail sollten in einem Format verschickt werden, das nicht einfach zu verändern ist. PDF ist hier das Standardformat, da es sicherstellt, dass die Rechnung beim Empfänger genauso ankommt, wie sie verschickt wurde. Für öffentliche Auftraggeber und in bestimmten Branchen kann das ZUGFeRD-Format oder XRechnung erforderlich sein, das zusätzlich maschinenlesbare Daten enthält.
Ab 2025 gelten zusätzlich für Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen schicken, erweiterte Regeln. Mehr zur E-Rechnungspflicht
Elektronische Archivierung: GoBD-konform und effizient
Die elektronische Archivierung von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere im Hinblick auf Platzersparnis und einfachere Verwaltung. Anders als bei Papierarchiven, die physische Lagerfläche und aufwändige Sortier- und Suchprozesse erfordern, ermöglicht die digitale Archivierung den schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente mit nur wenigen Klicks. Diese Effizienz kann den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und Fehlerquellen reduzieren.
Allerdings gibt es auch strenge gesetzliche Vorgaben, die bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen beachtet werden müssen. Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen Rechnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit zugänglich archiviert werden. Das bedeutet konkret:
- Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Rechnungen dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden können. Dies erfordert den Einsatz geeigneter Softwarelösungen, die eine manipulationssichere Archivierung gewährleisten. Die Speicherung in Formaten wie PDF/A, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurden, ist hier zu empfehlen.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen der Rechnung müssen vollständig archiviert werden. Dazu gehören sowohl die Rechnungsdatei selbst als auch eventuelle zugehörige Anhänge oder Metadaten, die im Rahmen des Versandprozesses generiert wurden.
- Zugänglichkeit: Die archivierten Rechnungen müssen jederzeit und innerhalb angemessener Zeiträume zugänglich sein. Dies bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre digitalen Archive nicht nur sicher, sondern auch gut organisiert und durchsuchbar sind.
- Integrität und Authentizität: Es muss gewährleistet sein, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung nachweisbar sind. Hier können elektronische Signaturen oder Zertifikate eine wichtige Rolle spielen.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist die Wahl der richtigen Archivierungssoftware entscheidend. Es gibt spezialisierte Programme, die die GoBD-Konformität sicherstellen und Funktionen wie revisionssichere Archivierung, automatisierte Backups, Zugriffskontrollen und Suchfunktionen bieten. Einige bewährte Softwarelösungen in diesem Bereich sind [Softwarebeispiele einfügen, wenn gewünscht], die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert sind.
Zudem sollte der gesamte Archivierungsprozess regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass er den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und bei einer möglichen Betriebsprüfung standhält. Eine gute Dokumentation der Prozesse und eine klare interne Zuständigkeit für die Archivierung können hier ebenfalls von Vorteil sein.
Vorteile des E-Mail-Versands
Der Versand von Rechnungen per E-Mail bietet zahlreiche Vorteile:
- Kostenersparnis: Es entfallen Kosten für Papier, Druck und Porto.
- Zeitersparnis: Rechnungen können sofort nach Erstellung versendet werden, was die Bearbeitungszeit verkürzt.
- Nachhaltigkeit: Der digitale Versand reduziert den Papierverbrauch und schont die Umwelt.
- Schnelle Abwicklung: Die sofortige Zustellung per E-Mail beschleunigt den Zahlungsprozess und kann die Liquidität des Unternehmens verbessern.
Herausforderungen und potenzielle Nachteile
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen beim Versand von Rechnungen per E-Mail:
- Zustimmung des Empfängers: Nicht jeder Kunde möchte Rechnungen elektronisch erhalten. Daher ist es wichtig, diese Möglichkeit anzubieten, aber auch eine Alternative per Post bereit zu halten.
- Sicherstellung der Lesbarkeit: Es muss sichergestellt sein, dass der Empfänger die Rechnung problemlos öffnen und lesen kann. Hier hilft es, allgemein akzeptierte Formate wie PDF zu verwenden.
- Sicherheitsaspekte: Der E-Mail-Versand birgt Risiken in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Die Nutzung von Verschlüsselungstechniken oder das Versenden der Rechnungen über gesicherte Kommunikationswege kann hier Abhilfe schaffen.
Vorteile & Nachteile beim Versand von Rechnungen per Mail
In vielen Unternehmen sind elektronische Rechnungen bereits die Norm, vor allem Großunternehmen setzen auf die Digitalisierung und erwarten bei ihren Eingangsrechnungen, dass diese digital sind. Wahrscheinlich bist auch du froh, wenn du eine digitale Eingangsrechnung bekommst. Denn auch der Rechnungsempfänger profitiert von einem elektronischen Rechnungseingang. Du speicherst die Rechnung auf dem PC und hast sie innerhalb von wenigen Klicks bei der Hand. Es ist daher nur eine Frage der Zeit, bis alle Unternehmen auf eine digitale Rechnungsstellung umstellen und eine elektronische Rechnungszusendung verlangen. Die Vorteile digitaler Fakturierung liegen auf der Hand:
- Du kannst die Rechnung digital aufbewahren und archivieren
- Du sparst Zeit und Kosten für Porto, Papier, Druckerpatronen, Ordner zur Archivierung und auch die Arbeitszeit für das Archivieren der Unterlagen
- Es ist praktischer, denn: es ist nicht möglich, dass du elektronische Rechnungen ausdruckst, um diese zu archivieren. Aber es ist erlaubt, analoge Rechnungen zu digitalisieren und mithilfe einer elektronischen Rechnungsverarbeitung zu verarbeiten und digital, revisionssicher zu archivieren
- Deine elektronischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sind am PC abruf- und einsehbar
- Die Rechnungsstellung und anschließende Übermittlung der Rechnung erfolgt fast in Echtzeit, damit werden deine Ausgangsrechnungen tendenziell schneller beglichen und deine Liquidität erhöht
- Mit deiner höheren Liquidität kannst auch du deine Eingangsrechnungen schneller begleichen und eventuell von einem Skonto profitieren
- Wenn du selbst deine Ausgangsrechnungen digitalisierst, kannst du auch mit größeren Geschäftspartnern zusammenarbeiten. Diese bestehen nämlich häufig darauf, dass sie ihre Eingangsrechnung digital erhalten
Wie bei allem im Leben, gibt es auch beim Versand von Rechnungen per Mail ein paar Nachteile bzw. Dinge, auf die du achten musst. Hier ein Überblick:
- Du musst für eine ordentliche Lesbarkeit sorgen, deshalb musst du ein gängiges EDV-Format als Dateiformat wählen
- Zusätzlich musst du für dein Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren entwickeln, das sicherstellt, dass ein Prüfpfad vorhanden ist, sprich dass die Rechnung der Leistung entspricht bzw. dass ein Bezug zwischen beiden vorhanden ist
- Elektronische Rechnungen müssen ebenfalls mindestens 10 Jahre archiviert werden. Während des gesamten Zeitraums musst du die Lesbarkeit gewährleisten
- Du brauchst für den elektronischen Versand deiner Rechnungen die Zustimmung deiner Kunden. Diese müssen entweder schriftlich explizit ihr Einverständnis erklären oder stillschweigend, durch die Begleichung der Rechnung
Rechnungsversand per Mail aus Rechnungsprogramm
Wenn du deine Rechnung mit Word oder Excel erstellt hast, ist es wichtig, dass du das Dokument als PDF-Datei bzw. im ZuGFeRD Format oder als XRechnung speicherst. Dadurch kann die Rechnung nicht mehr nachträglich verändert werden.
Einfacher wird es, wenn du ein gutes Rechnungsprogramm benutzt, welches deine Rechnungen direkt per E-Mail aus dem Programm heraus verschickt. Damit wird auch sichergestellt, dass deine Rechnungen rechtssicher sind und unter den gesetzlichen Bedingungen des Umsatzsteuergesetzes und des Steuervereinfachungsgesetztes erstellt wurden. Das ist vor allem bei einer möglichen Betriebsprüfung ein enormer Vorteil, da du dir dann keine Gedanken machen musst, ob du alle wesentlichen Punkte wie Echtheit, Unversehrtheit, Pflichtangaben, Rechnungsformat oder das richtige Dateiformat (wie z. B. ZUGFeRD Format bei behördlichen Rechnungen) beachtet hast.