Urteil: Eingescannte Rechnungen und Belege vor Gericht zulässig

Weg frei für elektronische Dokumente! Ein Meilenstein ist geschafft – elektronische Dokumente werden nun auch von Gerichten anerkannt! Was wie eine Selbstverständlichkeit klingt, ist jedoch ein großer Schritt zu weniger Irritationen und mehr Sicherheit im Umgang mit dem papierlosen Büro.

Im konkreten Fall hatte die Uni Kassel insgesamt 14 Fälle vor Gericht simuliert, in denen unter anderem geklärt wurde, ob Scans oder Papierversionen mehr Beweiskraft haben. In allen Fällen erkannten die Richter bei dieser Simulation die eingescannten Dokumente als Beweismittel an!

Simulation: Digitale Belege / eingescannte Rechnungen vor Gericht zulässig

Aber warum war dieses Experiment so wichtig? Noch immer herrscht eine große Irritation, ob gescannte Dokumente im Falle einer Steuerprüfung auch vom Finanzamt anerkannt werden. Zwar hat der Gesetzgeber schon vor einigen Jahren die rechtlichen Möglichkeiten hierfür geschaffen, doch sind die Vorausetzungen recht schwammig formuliert. Unter Berücksichtigung bestimmter Vorgaben – Wer scannt? Wer kontrolliert? – ist aber selbst die Vernichtung der Originaldokumente zulässig. Die simulierten Gerichtsurteile haben jetzt weiter für Klarheit gesorgt.

Die Urteile

Die Richter entschieden in der Simulation, dass im Regelfall eigenhändig eingescannte Belege wie etwa von Taxifahrten, Porto oder Mittagessen nicht zu Rechtsnachteilen führen sollten. Werden strittige Belege jedoch von externen Dienstleistern eingescannt, hatte das Gericht so gut wie keine Zweifel an der Echtheit der Dokumente. Schon seit Mitte 2012 bietet FastBill zusammen mit FINARX genau für diesen Fall eine Lösung für alle Android- und iOS-Phones. Klar ist also, dass Rechnungen, die elektronisch – als Bild oder PDF – verschickt werden, den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn keine Zweifel an der Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts besteht.

UPDATE: Die FINARX App wird leider vom Betreiber nicht weiter entwickelt. Es gibt jedoch genug Alternativen.

Konkret bedeutet dies, dass ein „innerbetrieblicher bzw. verlässlicher Prüfpfad“ vorliegen muss. Das funktioniert schon, wenn stets das Backoffice die Briefe öffnet und Rechnungen an eine zentrale Stelle weiterleitet. Wichtig ist hierbei, dass nichts der Willkür überlassen bleibt, sondern ein nachvollziehbarer Prozess vorliegt. Die gute Nachricht: Freelancer erledigen das meist in einer Person und in den meisten Unternehmen gibt es bereits feste Strukturen, wie mit fehlerhaften Rechnungen und Buchhaltungsfragen umgegangen werden muss.

Das Fazit

Auch wenn der Gesetzgeber aktuell noch über die konkreten Bestimmungen zur elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen (GoBD) debattiert, ist der Abbau von Bürokratiehürden nun greifbar nah. Einer der Richter betonte sogar, dass „im Regelfall eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannte Belege nicht zu einem Rechtnachteil führen“. Damit rückt unser Traum vom papierlosen Büro wieder ein Stückchen näher. Bei FastBill tüfteln wir seit Jahren daran, mit smarten Lösungen die Welt ein wenig einfacher zu machen, ohne dabei die Rechtssicherheit zu vernachlässigen.