Rechnung stornieren? Besser: diese 7 Fehler schon beim Rechnungen schreiben vermeiden!

Deutschland ist das Land der Vorschriften. So kommt es, dass es auch beim Rechnungen schreiben vieles zu beachten gibt. Die 8 häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung findest du hier aufgelistet. Wenn du diese Fehler vermeidest, wirst du wahrscheinlich nie wieder eine Rechnung stornieren müssen.

1. Der fehlende Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Wer als Unternehmer die Vorteile der Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchte, der muss dies auf seine Rechnungen schreiben. Ein Hinweis „Nicht umsatzsteuerpflichtig gemäß §19 UStG.“ (o.ä.) darf nicht fehlen! Außerdem darf der Betrag keine Umsatzsteuer enthalten, sondern muss dem Prinzip Netto = Brutto entsprechen.

2. Der fehlende Leistungszeitpunkt

Zu den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, die Sie auf alle Rechnungen schreiben müssen, gehört auch der Leistungszeitpunkt. Dieser beschreibt den Zeitpunkt, zu welchem eine Ware geliefert, oder eine Leistung erbracht wurde. Bei Dienstleistungen ist auch die Verwendung des Begriffes „Leistungszeitraum“ üblich. Meist reicht die Angabe des Kalendermonats. Auch ist es möglich, einen Hinweis, wie „Leistungszeitraum entspricht Rechnungsdatum“ anzugeben, sofern dies zutrifft.

3. Das Fehlen oder die Verwendung einer fehlerhaften Steuernummer auf einer Rechnung

Jede gestellte Rechnung muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers enthalten. Ohne eine entsprechende Angabe ist die Rechnung ungültig. Im Regelfall befindet sie sich in der Fußzeile des Rechnungsdokumentes, nebst Bankverbindung, Unternehmenssitz und sonstigen Kontaktdaten. Ob eine Steuernummer korrekt ist, können Sie anhand des Merkblatts zum Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt–IdNr.) in den EU-Mitgliedstaaten (PDF Download) prüfen.

Rechnung schreiben: Wie erstelle ich eine Rechnung korrekt?

In diesem Artikel erfährst du, wie du effizient und korrekt Rechnungen schreibst, damit du unternehmerisch und rechtlich auf der sicheren Seite bist.

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4. Zwei Rechnungen haben dieselbe Rechnungsnummer

Die Buchhaltung eines jeden Unternehmens muss für jede Rechnung eine individuelle Rechnungsnummer in einem fortlaufenden Nummernkreis vergeben. Dies soll garantieren, dass jedem Geschäftsvorgang die dazugehörigen Dokumente eindeutig zugeordnet werden können. Findet das Finanzamt bei einer Prüfung zwei Rechnungen mit der selben Rechnungsnummer, drohen peinliche Strafen.

5. Rechnung stornieren / Falsches Berichtigen von Fehlern auf einer Rechnung

Beim Rechnungen schreiben entstehen Fehler. Immerhin sind wir alle nur Menschen. Um einen solchen Fehler zu berichtigen, muss die fehlerhafte Rechnung storniert werden. Im Anschluss muss eine neue (berichtigte) Rechnung erstellt werden. Beide Exemplare, (Stornorechnung & neue Rechnung) müssen dann an den Rechnungsempfänger übermittelt werden.

6. Fehlerhafte Adressen auf der Rechnung

§14 (1) Nr. 2 UStG sagt, dass Name und die Anschrift des Leistungsempfängers auf der Rechnung enthalten sein muss. Dazu gehört neben der korrekten Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ und Ort) natürlich auch der Name. Klingt einfach, doch zum Namen gehört natürlich auch die korrekte Angabe der Gesellschaftsform (GmbH, GbR, OHG, Ltd., usw.). Fehlt diese Angabe kann der Kunde die Rechnung reklamieren, da er sonst die Umsatzsteuer nicht abziehen kann.

Man selbst muss die Rechnung neu schreiben. Also die falsche Rechnung stornieren und eine neue schreiben. Somit muss auch wieder eine neue Rechnungsnummer vergeben werden. Das mit dieser Nummer zusammenhängende Datum sollte korrekter Weise nach dem Datum der davor gestellten Rechnung sein.

7. Fehlerhafter Steuerbetrag auf der Rechnung

Dieses Thema erledigt sich natürlich gleich für diejenigen unter euch, die nach §19 UStG als Kleinunternehmer gelten.

Für alle anderen gilt zuerst einmal, dass beim Schreiben einer Rechnung der anfallende Steuerbetrag gesondert auszuweisen ist. Das steht wieder mal im Umsatzsteuergesetz – und zwar im Artikel §14 (1) Nr. 6 UStG. Ein Hinweis ‚incl. MwSt.‘ ist demnach nicht zulässig.

Es kann nun passieren, dass beim Schreiben der Rechnungen in Word ein Tippfehler entsteht, oder beim Zusammenrechnen mit dem Taschenrechner ein Zahlendreher. Eigentlich kein Problem, solange §14 (2) UStG berücksichtigt wird – es kann nun folgendes passieren:

• der Kunde akzeptiert die Rechnung nicht und der Papierkrieg geht wieder los mit stornieren und neu schreiben der Rechnung
• es ist zu wenig Steuer ausgewiesen – so sind beide Parteien verpflichtet den Minderbetrag noch zu leisten
• es ist zu viel Steuer ausgewiesen (und der Kunde hat gezahlt) – hier muss auch der Mehrbetrag abgeführt werden ODER im Sinne des § 17 (1) UStG müssen beide Seiten den geschuldeten Steuerbetrag, bzw. den Vorsteuerabzu berichtigen – siehe oben: eine Korrektur der Rechnung gestaltet sich sicherlich als einfacher

Rechnung stornieren zukünftig vermeiden

Wir sehen: Wer Rechnungen schreiben will, der kann vieles falsch machen.

Um Fehlern in Rechnungen künftig vorzubeugen und keine Rechnung mehr stornieren zu müssen, empfiehlt es sich Buchhaltungstools, wie FastBill, zu nutzen. Durch die Funktionalitäten und definierten Prozesse können Fehler vermieden und fehlerhaften Rechnungen vorgebeugt werden. Teste FastBill deshalb jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich. Der Umstieg ist auch bei bereits bestehenden Rechnungssystemen jederzeit möglich. Anpassbare Nummernkreise und der Vorlagen Editor machen’s möglich!