Spesenabrechnung - Erklärung, Beispiel & Vorlage

Inhalt

1. Was sind Spesen?
2. Was ist eine Spesenabrechnung?
3. Erstellung einer Spesenabrechnung
4. Welche Kosten gehören auf die Spesenabrechnung?
5. Warum ist die Spesenabrechnung so wichtig?

Was sind Spesen?

Spesen bezeichnen klassischerweise Ausgaben, die du als Angestellter eines Unternehmens auf Dienstreisen sowie im Außendienst, also abseits von deinem üblichen Arbeitsort, verursachst. Häufig benutzte Synonyme sind die Begriffe Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungspauschale oder Tagegeld.

Spesen sind also Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern und werden vom Arbeitgeber erstattet, wenn du eine Spesenabrechnung erstellst. Wenn du freiberuflich oder selbstständig tätig bist, kannst du diese Ausgaben von der Steuer absetzen. Angestellte hingegen erhalten eine steuerfreie Erstattung von ihrem Arbeitgeber, wenn sie eine Spesenabrechnung einreichen.

Was ist eine Spesenabrechnung? (inkl. Download)

Die Spesenabrechnung, häufig auch Reisekostenabrechnung genannt, dient der übersichtlichen Darstellung aller Kosten, die im Rahmen einer Geschäfts- oder Dienstreise anfallen. Die Spesenabrechnung führt alle belegbaren Fahrt- und Übernachtungskosten sowie den Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten auf.

Hier findest du unsere kostenlose Vorlage für deine Reisekostenabrechnung zum Download.

Spesen werden in Form von Pauschalbeträgen abgerechnet, die auch als Spesensätze oder Verpflegungspauschalen bezeichnet werden. Wie hoch diese Spesensätze sind, richtet sich nach der Reisedauer sowie dem Reiseland – hier gibt es Unterschiede zwischen Inland und Ausland sowie Ländern mit unterschiedlichen Preisniveaus. Während der Gesetzgeber für die jeweils anfallenden Ausgaben Pauschalbeträge beziehungsweise feste Spesensätze vorsieht, steht es Unternehmen in Deutschland frei, die Höhe ihrer Spesen selbst festzulegen. Doch egal, welche Spesensätze tatsächlich gezahlt werden – steuerlich erstattet bekommen beziehungsweise steuerlich absetzen kannst du nur die gesetzlich festgelegten Pauschalbeträge.

Gut zu wissen: Die Verwendung von Pauschalbeträgen beziehungsweise die Verpflegungspauschale in der Spesenabrechnung hat den Grund, dass lediglich die Mehrkosten, die für dich aufgrund einer Dienstreise anfallen, steuerlich abgegolten werden sollen. Schließlich nimmst du auch zu Hause Mahlzeiten zu dir, die dich Geld kosten – und kannst diese in der Regel nicht steuerlich absetzen. Die Verpflegungspauschale wird also in vielen Fällen nicht deine kompletten Ausgaben während einer Dienstreise abdecken. Sie deckt lediglich den Mehraufwand ab, also die zusätzlichen Kosten, die im Rahmen der Reise anfallen.

Allgemeine Grundsätze zur Erstellung einer Spesenabrechnung

Eines solltest du auf deinen beruflichen Reisen immer im Gedächtnis behalten: Um deine Reisekosten voll erstattet zu bekommen, musst du in deiner Spesenabrechnung all deine Ausgaben durch Belege nachweisen können. Von der Belegpflicht ausgenommen sind Trinkgelder, die du beispielsweise in Hotels oder Restaurants bezahlst. Da man für Trinkgelder in der Regel keine Rechnung erhält, darfst du in diesem Fall selbst einen Beleg ausstellen, den sogenannten Eigenbeleg. Der Spesenabrechnung beizulegen ist dafür lediglich die zugehörige Hotel- oder Restaurantrechnung.

Hier findest du unsere kostenlose Vorlage um einen Eigenbeleg zu erstellen zum Download.

Für die Erstellung von Spesenabrechnungen gelten keine gesetzlichen formalen Vorschriften. Trotzdem solltest du auf Übersichtlichkeit achten, da das Finanzamt die Erstattung der Reisekostenabrechnung sonst verweigern kann. Im Regelfall, insbesondere wenn du in einem größeren Unternehmen tätig bist, stellt dein Arbeitgeber dir Formulare oder eine Software für die Reisekostenabrechnung zur Verfügung.

Welche Kosten gehören auf die Spesenabrechnung?

Fahrtkosten

Als Fahrtkosten können in der Spesenabrechnung alle Aufwände abgerechnet werden, die im Rahmen von Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Einsatzort und Zwischenheimfahrten (im Fall längerer Reisen) anfallen. Voraussetzung dafür ist, dass du die anfallenden Strecken mit einem Flugzeug, Mietwagen, Taxi, mit der Bahn oder mit deinem Privatauto zurücklegst. Denke hier wieder daran, alle Belege aufzubewahren, denn nur dann können die Fahrtkosten in voller Höhe erstattet werden.

Wenn du auf einer Dienstreise dein Privatauto benutzt, werden die Kosten hierfür in der Reisekostenabrechnung mit einer der folgenden Varianten abgerechnet:

• Kilometerpauschale: Du erhältst 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Dieser Satz verringert sich auf 20 Cent pro Kilometer, wenn du ein Motorrad oder Moped fährst. Diese Abrechnungsvariante wird am häufigsten genutzt.
• Kilometersatz: Hierfür musst du die gesamten Kosten, die jährlich für dein Privatauto anfallen, zusammenstellen und durch die Zahl der während der Dienstreise gefahrenen Kilometer teilen. So erhältst du die Kosten für die gefahrene Strecke. Zu den zu addierenden Kosten gehören unter anderem Wartungs-, Reparatur- und Versicherungskosten, die Steuer, Benzinkosten sowie Zinsen und die Abschreibung für dein Auto.

Übernachtungskosten

Alle Ausgaben, die entstehen, wenn du auswärts übernachtest, zählen in der Spesenabrechnung als Übernachtungskosten. Dazu gehören beispielsweise Ausgaben für Hotelaufenthalte oder Ferienwohnungen. Übernachtungskosten werden in voller Höhe abgerechnet, wenn der Spesenabrechnung die entsprechenden Belege beiliegen.

Verpflegungsmehraufwand

Beruflich Reisende haben die Möglichkeit, einen Verpflegungsmehraufwand von bis zu 24 Euro pro Tag zu bekommen, wenn sie Deutschland nicht verlassen. Hierbei handelt es sich um eine Verpflegungspauschale, die zwar gekürzt, aber nicht erhöht werden kann.

Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands funktioniert wie folgt: Bist du mehr als acht Stunden pro Tag auf Dienstreise, erhältst du dafür 12 Euro am Tag. Dauert die Reise länger als einen Tag, erhältst du 24 Euro für jeden vollen Tag. Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn das Frühstück im Hotel über die Übernachtung mitgebucht wurde oder du von einem Kunden zum Essen eingeladen wirst.

Sonstige Kosten/Reisenebenkosten

Beispiele für Reisenebenkosten, die man in der Spesenabrechnung geltend machen kann, sind Telefon- und Internetkosten im Hotel, Eintrittskosten für berufliche Veranstaltungen (beispielsweise Messen), Mautgebühren sowie Kosten für die Reisegepäckversicherung oder Parkgebühren.

Hier erklären wir dir in einem Artikel, wie du Parkgebühren steuerlich absetzen kannst.

Wieso ist die Spesenabrechnung so wichtig?

Der wichtigste Grund für eine korrekte Erstellung deiner Spesenabrechnungen ist wohl, dass du nur so die Reisekosten, für die du in Vorleistung gegangen bist, von deinem Arbeitgeber erstattet bekommst. Daneben ist aber auch die steuerliche Behandlung deiner Reisekostenabrechnung interessant. Da du als Arbeitnehmer für deinen Dienstgeber in Vorleistung gehst, sind die erstatteten Spesen für dich in der Regel steuerfrei. Denke also daran, deine Spesenabrechnungen dem Finanzamt mitsamt der Steuererklärung einzureichen.