ZUGFeRD: Das Hybridformat für E-Rechnungen

Papierrechnungen sollen zumindest in der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen ab 2025 zunehmend aussterben. Die E-Rechnungspflicht sieht ab dann Rechnungen mit strukturierten Rechnungsdaten vor, die maschinell auslesbar sind. Bisher erfüllen vor allem zwei Rechnungsformate die Anforderungen zur Einhaltung der Norm: Die XRechnung, ein reines Datenformat und ZUGFeRD, eine Kombination aus Datenformat und PDF. 

Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine in Deutschland weit verbreitete Lösung für die elektronische Rechnungsstellung. Im Gegensatz zum Rechnungsformat der XRechnung kombiniert es klassische PDF-Dokumente mit maschinenlesbaren XML-Daten und ermöglicht so eine flexible Nutzung sowohl im papierbasierten als auch im elektronischen Rechnungsversand. In diesem Artikel wird ausführlich erklärt, was ZUGFeRD ausmacht, wie es funktioniert, welche Anwendungsfälle es abdeckt und welche Vorteile es für Unternehmen bietet.

Was ist das ZUGFeRD Format?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das ursprünglich im Rahmen eines Projekts des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde. Der Name ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet eine Datenaustauschstruktur für elektronische Rechnungen, die den Anforderungen der deutschen und europäischen Rechnungsvorschriften entspricht. Im Gegensatz zu anderen Formaten wie der XRechnung, die rein auf maschinenlesbare XML-Daten setzt, integriert ZUGFeRD die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Anhang in eine PDF/A-3-Datei. Dadurch ist die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Der große Vorteil: Unternehmen können das Format flexibel einsetzen und haben damit die Möglichkeit, Rechnungen sowohl digital als auch in Papierform (als Ausdruck des PDFs) zu versenden. 

ZUGFeRD erstellen

Eine ZUGFeRD-Rechnung kannst du zum Beispiel mit einem Rechnungsprogramm erstellen.  FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 in der Lage sein, ZUGFeRD Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Bereits heute kann FastBill E-Rechnungen erzeugen. Jede Rechnung kann automatisch als XRechnung erstellt werden, die den E-Rechnungs-Standard bereits erfüllt.  Den neusten Stand liest du immer im Helpcenter-Artikel zur E-Rechnung.

Wie funktioniert das ZUGFeRD Rechnungsformat technisch? 

Das technische Grundgerüst von ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Standard, einer speziellen Variante des bekannten PDF-Formats, die eine Langzeitarchivierung ermöglicht und gleichzeitig die Integration von zusätzlichen Dateien erlaubt. ZUGFeRD nutzt diese Fähigkeit, um eine XML-Datei in das PDF einzubetten, die sämtliche Rechnungsinformationen strukturiert und maschinenlesbar enthält. Dadurch ist es möglich, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung direkt aus dem PDF-Format in sein Buchhaltungssystem importieren kann. Die ZUGFeRD-Rechnung besteht also aus zwei Komponenten: PDF-Komponente: Diese enthält die visuelle Darstellung der Rechnung und ermöglicht es dem Rechnungsempfänger, die Rechnung direkt am Bildschirm zu betrachten oder auszudrucken. XML-Komponente: Diese eingebettete Datei enthält die strukturierten Rechnungsdaten (wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Lieferdatum etc.) und kann von Buchhaltungs- und ERP-Systemen maschinell ausgelesen werden. Die Struktur der XML-Datei orientiert sich an den Vorgaben der EU-Norm EN 16931, die auch dem Rechnungsformat XRechnung zugrunde liegt. Dadurch erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen für den E-Rechnungsaustausch innerhalb der Europäischen Union. 

Versionen und Entwicklungsstufen von ZUGFeRD 

ZUGFeRD hat sich seit seiner Einführung kontinuierlich weiterentwickelt. Es gibt verschiedene Versionen, die jeweils unterschiedliche Funktionsumfänge und Anwendungsfälle abdecken: ZUGFeRD 1.0 (2014): Die erste Version des Formats konzentrierte sich auf die Grundfunktionen für den Rechnungsaustausch und war vor allem für den Einsatz im B2B-Bereich gedacht. ZUGFeRD 2.0 (2017): Mit dieser Version wurde das Format an die EU-Richtlinie 2014/55/EU angepasst. Der Aufbau der XML-Datenstruktur wurde auf Basis der europäischen Norm EN 16931 harmonisiert. ZUGFeRD 2.1 (2019): Diese Version enthält den sogenannten Factur-X-Standard, eine gemeinsame Entwicklung von Frankreich und Deutschland. Factur-X ist vollständig kompatibel mit der EN 16931 und erleichtert den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch. ZUGFeRD 2.2 (2020): Die neueste Version beinhaltet zusätzliche Profile und Anpassungen, um noch mehr Anwendungsszenarien abzudecken, insbesondere im Bereich der Kleinbetragsrechnungen und Gutschriften. 

Die verschiedenen Profile von ZUGFeRD

Ein besonderes Merkmal von ZUGFeRD sind die sogenannten Profile, die verschiedene Anwendungsfälle und Komplexitätsstufen abbilden. Unternehmen können das Profil auswählen, das am besten zu ihrem Bedarf passt:

Basic: Für einfache Rechnungen, die nur die wichtigsten Pflichtangaben enthalten (z. B. Rechnungsbetrag, Lieferant, Empfänger). Ideal für Kleinbeträge und standardisierte Abrechnungen. 

Comfort: Enthält zusätzliche Informationen wie Zahlungsbedingungen, Rabattierungen und detailliertere Positionsangaben. Eignet sich für den allgemeinen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). 

Extended: Für komplexe Rechnungsstellungen, die zusätzliche Informationen wie Bestellreferenzen, Steuerdetails und Transportinformationen benötigen. Wird häufig in internationalen Geschäftsbeziehungen und in der Logistik eingesetzt. Basic-WL (mit Warenkorbliste): Eine Sondervariante, die für Rechnungen mit detaillierten Produktinformationen und Stücklisten vorgesehen ist. 

Minimum: Enthält nur die allerwichtigsten Informationen wie Rechnungsnummer, -datum und Gesamtbetrag. Wird für Kleinbetragsrechnungen verwendet, die keine tiefergehenden Angaben benötigen. 

Anwendungsszenarien von ZUGFeRD 

ZUGFeRD ist besonders dort vorteilhaft, wo Unternehmen eine Übergangsphase zwischen klassischem Rechnungsversand und vollständiger Digitalisierung durchlaufen. 

Typische Einsatzszenarien sind: 

Kleinere Unternehmen: Diese haben häufig nicht die technischen Mittel, um rein XML-basierte Rechnungen zu erstellen. Durch ZUGFeRD können sie ihre bestehenden PDF-Rechnungen problemlos um eine eingebettete XML-Komponente erweitern. 

B2C-Geschäft: Bei Rechnungen an Privatkunden kann ZUGFeRD als klassisches PDF verwendet werden. Im B2B-Bereich hingegen wird das XML-Element zur automatisierten Verarbeitung genutzt. 

Vorteile von ZUGFeRD 

ZUGFeRD bietet eine Reihe von Vorteilen, die es zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen aller Größenordnungen machen: Flexibilität: Unternehmen können Rechnungen sowohl elektronisch als auch in Papierform weiterverarbeiten. Das Format wird von vielen Buchhaltungsprogrammen unterstützt. 

Einfache Implementierung: Da ZUGFeRD auf dem weit verbreiteten PDF-Format basiert, ist die Implementierung oft kostengünstiger und weniger komplex als bei reinen XML-Formaten. 

Kompatibilität: ZUGFeRD ist vollständig kompatibel mit dem EU-Standard EN 16931 und somit sowohl national als auch international einsetzbar. 

Schnelle Integration: Bestehende PDF-Rechnungsprozesse können leicht um die XML-Komponente erweitert werden, ohne dass umfangreiche Systemumstellungen erforderlich sind. 

Rechtskonformität: ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland und der EU und kann für die revisionssichere Archivierung verwendet werden. 

Nachteile und Herausforderungen von ZUGFeRD 

Trotz seiner Vorteile gibt es auch einige Punkte, die Unternehmen berücksichtigen sollten: 

Komplexität bei erweiterten Profilen: Die Nutzung der erweiterten Profile (z. B. Extended) kann für kleine Unternehmen zu technisch anspruchsvoll werden. 

Nicht immer optimal für rein maschinelle Prozesse: Da ZUGFeRD auf dem PDF/A-3-Standard basiert, kann es bei rein maschinellen Verarbeitungssystemen zu Schwierigkeiten kommen, die XML-Daten korrekt zu extrahieren. Hier kann die XRechnung die bessere Lösung sein. 

Fazit 

ZUGFeRD ist eine flexible und vielseitige Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, ohne auf die gewohnte PDF-Darstellung zu verzichten. Durch die Kombination von menschlicher Lesbarkeit und maschineller Verarbeitbarkeit ist es besonders für Unternehmen geeignet, die sich in einer Übergangsphase befinden oder sowohl B2B- als auch B2C-Rechnungen ausstellen. Mit der Unterstützung durch nationale und europäische Standards bleibt ZUGFeRD eine zukunftssichere Wahl für die elektronische Rechnungsstellung. Letztlich entscheidet aber der konkrete Fall, ob das Rechnungsformat ZUGFeRD oder die XRechnung besser passt. Mehr dazu findest du in unserem Lexikonartikel zur X-Rechnung.