E-Rechnung empfangen: Prozesse und Anforderungen

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was bedeutet „E-Rechnung empfangen“?
• Rechtliche Anforderungen an den Empfang von E-Rechnungen
• Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht ab 2025
• Technische Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen
• Mit FastBill E-Rechnungen empfangen 
• Vorteile des E-Rechnungsempfangs
• Herausforderungen beim Empfang von E-Rechnungen
• Fazit

Definition: Was bedeutet „E-Rechnung empfangen“?

Der Begriff „E-Rechnung empfangen“ beschreibt den digitalen Prozess, bei dem Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (wie XML) an den Rechnungsempfänger übermittelt, von dessen System empfangen und automatisch weiterverarbeitet werden. Eine E-Rechnung unterscheidet sich damit von einer herkömmlichen PDF-Rechnung oder einer gescannten Papierrechnung, da sie maschinenlesbare standardisierte Rechnungsdaten enthält, die direkt in die Buchhaltungssysteme des Empfängers übernommen werden können.

Um als echte E-Rechnung zu gelten, muss das Format bestimmte Standards erfüllen, wie zum Beispiel die EU-Norm EN 16931, die für eine einheitliche Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union sorgt. In Deutschland sind die am häufigsten verwendeten Rechnungsformate die XRechnung und ZUGFeRD.

Rechtliche Anforderungen an den Empfang von E-Rechnungen

In Deutschland und in der gesamten EU gibt es klare gesetzliche Vorgaben für das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen, die im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU und des E-Rechnungsgesetzes festgelegt wurden.

• Pflichten für öffentliche Auftraggeber (B2G-Sektor): Seit November 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der EN 16931-Norm zu empfangen und zu verarbeiten. Für diese Rechnungen gilt der XRechnung-Standard als bevorzugtes Format. Schon jetzt können FastBill-Kunden auch im kleinsten Tarif XRechnungen erstellen. Öffentliche Institutionen dürfen keine Papierrechnungen oder Rechnungen als einfache PDF-Dokumente akzeptieren, wenn diese Vorgaben nicht erfüllt sind.
• Ausweitung auf den B2B-Sektor: Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes von 2023 wird die E-Rechnungspflicht schrittweise auf den B2B-Bereich (zwischen Unternehmen) ausgedehnt. Ab dem 1. Januar 2025 wird es verpflichtend, dass Unternehmen im B2B-Bereich Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und empfangen.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware den korrekten Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen unterstützt, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Ein Versäumnis, ab 2025 elektronische Rechnungen auszustellen oder zu empfangen, kann zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.

Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht ab 2025

Das Wachstumschancengesetz, das von der Bundesregierung verabschiedet wurde, enthält eine Reihe von Maßnahmen zur Förderung von Digitalisierung und Bürokratieabbau, darunter auch Regelungen zur E-Rechnung. In Bezug auf die Rechnungsstellung und den Rechnungsempfang sieht das Gesetz Folgendes vor:

• Verpflichtung zur E-Rechnung: Ab 2025 müssen Unternehmen in B2B-Geschäften (Geschäfte zwischen Unternehmen) grundsätzlich elektronische Rechnungen ausstellen und E-Rechnungen empfangen. Dies soll die Digitalisierung im Rechnungswesen fördern und Papierdokumente weiter zurückdrängen.
• Standardisierung: Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format ausgestellt werden, wie zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung. Dadurch soll die automatische Verarbeitung von Rechnungen erleichtert werden.
• Ausnahmen: Kleinunternehmer und Unternehmen, die unter bestimmten Umsatzgrenzen liegen, könnten von dieser Pflicht ausgenommen werden, um sie nicht übermäßig zu belasten.

Diese Regelungen zielen darauf ab, die Effizienz und Transparenz in der Rechnungstellung zu steigern und die Automatisierung von Prozessen zu fördern.

Mit der neuen Norm wird der elektronische Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Rechnungsaussteller, die nach wie vor Papierrechnungen verwenden, müssen sich an die neuen Vorgaben anpassen, da diese in den meisten Fällen ab 2025 nicht mehr als konform gelten.

Damit der Übergang für Unternehmen reibungslos verläuft, sind entsprechende Anpassungen in der technischen Infrastruktur notwendig. Sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den Anforderungen gerecht werden, um eine effiziente Abwicklung des Rechnungsempfangs sicherzustellen.

Technische Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen

Um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, benötigen Unternehmen bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen. Der gesamte Prozess umfasst verschiedene Schritte, von der Bereitstellung einer geeigneten Infrastruktur bis hin zur Integration in bestehende Systeme.

Empfangsinfrastruktur

Die Infrastruktur zum Empfang von E-Rechnungen umfasst eine Reihe von Komponenten, darunter:

• E-Mail-Postfach oder E-Rechnungsportal: Oftmals werden E-Rechnungen per E-Mail zugestellt. Hierbei ist zu beachten, dass einfache PDF-Rechnungen nicht als E-Rechnungen gelten. Alternativ können E-Rechnungen auch über spezialisierte Portale (z. B. PEPPOL-Netzwerk) empfangen werden.
• Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme: Am besten schickst du deine E-Rechnungen direkt in dein Buchhaltungsprogramm, wo deine Daten ausgelesen, dargestellt und GOBD-konform archiviert werden können.
• Eingangs- und Validierungssoftware: Um sicherzustellen, dass die empfangenen Rechnungen den formalen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen, ist oft eine spezielle Software erforderlich, die die E-Rechnung auf ihre Struktur und Dateninhalte überprüft.

Technische Rechnungsformate und Standards

Die beiden am häufigsten verwendeten Formate in Deutschland sind:

• XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format, das sich strikt an die EU-Vorgaben hält. Es enthält standardisierte Datenelemente und ist speziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein PDF-Dokument enthält. Es ist besonders für Unternehmen interessant, die sowohl klassische Rechnungsprozesse als auch E-Rechnungen parallel nutzen möchten.

Übertragungswege

Neben dem klassischen E-Mail-Versand gibt es spezialisierte Übertragungswege wie das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online), das den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern ermöglicht.

Schritte zum Empfang und zur Verarbeitung einer E-Rechnung

Der gesamte Prozess des Empfangs und der Verarbeitung einer E-Rechnung lässt sich in mehrere Schritte unterteilen:

1. Empfang der E-Rechnung: Die E-Rechnung wird über den vereinbarten Kanal (E-Mail, Portal, PEPPOL) zugestellt. Das ERP-System oder die Validierungssoftware überprüft automatisch, ob das Format korrekt und die notwendigen Pflichtangaben (wie Rechnungsdatum, Betrag, Steuernummer) enthalten sind.
2. Formatprüfung und Validierung: Eine Validierungssoftware analysiert die empfangenen Daten und stellt sicher, dass die E-Rechnung dem Standard entspricht. Eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten (z. B. fehlende Datenfelder) werden angezeigt, sodass der Absender informiert werden kann.
3. Datenextraktion: Die strukturierten Daten werden aus der E-Rechnung extrahiert und in das Buchhaltungssystem überführt. Dies ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung ohne manuelle Dateneingabe.
4. Automatische Weiterleitung und Buchung: Die extrahierten Daten werden mit bestehenden Informationen im System abgeglichen, beispielsweise zur Überprüfung der Bestellnummer oder der Lieferdetails. Anschließend kann die Rechnung automatisch gebucht und zur Zahlung freigegeben werden.
5. Archivierung: E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben für die Dauer von mindestens 10 Jahren sicher archiviert werden. Dies geschieht in einer revisionssicheren elektronischen Archivierungslösung, die sicherstellt, dass die Dokumente nicht manipuliert werden können.

Mit FastBill E-Rechnungen empfangen

Mit FastBill bist du bereit für die E-Rechnungspflicht ab 2025.  FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Bereits heute kann FastBill E-Rechnungen erzeugen. Jede Rechnung kann automatisch als XRechnung erstellt werden, die den E-Rechnungs-Standard bereits erfüllt. FastBill wird noch vor dem 01.01.2025 auch ZUGFeRD (in PDF integrierte E-Rechnungen) empfangen, erstellen und versenden können.

Vorteile des E-Rechnungsempfangs

Der digitale Empfang von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Rechnungsverarbeitung:

• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung entfallen manuelle Arbeitsschritte wie das Scannen, die händische Eingabe und der Abgleich von Daten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
• Echtzeitverarbeitung: Rechnungen können in Echtzeit empfangen, geprüft und verarbeitet werden, was den gesamten Zahlungsprozess beschleunigt.
• Erhöhte Transparenz: Da alle Rechnungsdaten in strukturierter Form vorliegen, können Unternehmen ihre Liquidität und offene Posten besser überwachen.
• Nachhaltigkeit: Der digitale Rechnungsverkehr verringert den Papierverbrauch und trägt zu einer umweltfreundlicheren Unternehmensführung bei.

Herausforderungen beim Empfang von E-Rechnungen

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen:

• Technische Integration: Die Implementierung eines E-Rechnungssystems erfordert technische Expertise und Investitionen in Softwarelösungen. Das betrifft vor allem größere Unternehmen. Kleinere Unternehmen und Selbstständige können sich auf Buchhaltungsprogrammen wie FastBill verlassen, die sich um den jeweils aktuellen Stand der Anforderungen kümmern. 
• Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen für den Umgang mit neuen Systemen geschult werden.
• Rechtskonformität: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und revisionssichere Archivierung.

Fazit

Der Empfang von E-Rechnungen ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitale Transformation. Unternehmen, die den Umstieg frühzeitig angehen, profitieren von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und einer besseren Übersicht über ihre Finanzströme. Dabei ist es wichtig, sowohl die technischen als auch die rechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen, um langfristig erfolgreich zu sein.