So geht´s richtig: Privatnutzung von Firmen-PKW und anders herum

Aus der Reihe „So geht´s richtig“ blicken wir heute auf die geschäftliche Nutzung von PKW (und anders herum). Denn ein Fahrzeug wird in vielen Betrieben sowohl betrieblich als auch privat genutzt, und manchmal ist die Trennung auch nicht immer klar. Eigentlich kein Problem – wäre da nicht die steuerliche Seite. Das Finanzamt möchte nämlich sichergehen, dass jegliche Privatnutzung auch versteuert wird. Aus diesem Grund gibt es einige Regelungen, die zum Teil zu unterschiedlichen Besteuerungen führen können. Dabei gibt es zum einen die private Nutzung von Firmenwagen oder die betriebliche Nutzung von Privatfahrzeugen.

Häufiger Fall: Private Nutzung von Firmenwagen

Egal ob der Unternehmer selbst oder ein Angestellter ein Firmenwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung hat, die steuerliche Behandlung ist jeweils gleich. Man sollte sich vorab entscheiden, ob man den Anteil der privaten Nutzung durch ein Fahrtenbuch nachweist, oder die pauschale Berechnung vorzieht. Erstere ist wesentlich zeitaufwendiger, aber gerade bei teuren Fahrzeugen, und wenig Privatfahrten durchaus lohnend. Letztere wird auch häufig als 1%-Regelung bezeichnet. In beiden Fällen werden die Fahrten zwischen Betrieb und Wohnung immer der private Nutzung zugeschrieben.

Die 1%-Regelung

Diese Regelung ist im §6 Nr. 4 EStG festgelegt. Demnach wird für die monatliche private Nutzung 1% des inländischen Listenpreises als Entgelt angesetzt. Auch wenn das Fahrzeug nicht mehr neu ist, wird immer der neue Bruttopreis angesetzt! Das bedeutet, liegt der Neupreis inklusive der vorhandenen Ausstattung bei 30.000 € Brutto, wird 1% davon, also 300 € monatlich für die private Nutzung angesetzt.

In diesem Betrag ist allerdings nicht die Fahrt zwischen Arbeit und Wohnung enthalten. Diese Fahrten werden lt. §4 Abs. 5 Nr. 6 EStG mit 0,030 % pro Entfernungskilometer angesetzt, als Beispiel hier 20 km, also: 30.000 € x 0,03 % x 20 km= 180 €.

Nutzt ein Angestellter den Firmenwagen, werden die errechneten 300 € und die 180 € als Sachbezug abgerechnet. Bei seiner Einkommensteuererklärung kann der Angestellte die 0,30 € pro Entfernungskilometer steuerlich wieder geltend machen. Bei diesen 0,30 € handelt es sich um die sogenannte Pendlerpauschale. Also ein pauschaler Betrag, der unabhängig von dem Fahrzeug, mit dem die Fahrt durchgeführt wird, steuerlich abgesetzt werden kann. Im Beispiel bedeutet das, dass wenn der Angestellte an 240 Tagen zur Arbeit fährt, er folgendes absetzten kann: 240 Tage x 20 km x 0,30 € = 1440 € jährlich, das entspricht 120 € monatlich.

Nutzt ein Angestellter das Fahrzeug, werden die errechneten 300 € und die 180 € als Sachbezug abgerechnet. Ein Unternehmer muss nur die Differenz zwischen den pauschalen Werbungskosten von 0,30 € pro Entfernungskilometern, und den oben errechneten km als Gewinn versteuern, also: Werbungskosten 0,30 € x 20 km x 20 Arbeitstage = 120 €, Differenz zu 180 € = 60 €. Es müssen also die 300 € sowie die 60 € = 360 € monatlich herausgerechnet und versteuert werden.

Die Fahrtenbuch-Methode

Bei dieser Methode muss ständig und laufend ein Fahrtenbuch geführt werden, das bedeutet, es dürfen keine Lücken oder nachträglichen Einträge geführt werden. Aus diesen Aufzeichnungen ergibt sich der Anteil von Privatfahrten und Firmenfahrten. In diesem Verhältnis werden auch die tatsächlich angefallenen Kosten aufgeteilt. Als Basis kann sowohl die Abschreibung oder bei geleasten Fahrzeugen aus die Leasingrate verwendet werden.

Beispiel: die Kosten für den PKW liegen jährlich bei 10.000 €, gefahrene km 50000 jährlich, davon 10.000 km Privatfahren und 10.000 km Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, also:

10.000 €: 50.000 km x 10.000 km = 2000 € jährlich für die Privatnutzung. Für Angestellte fallen weitere 2000 € für die Fahrten zur Arbeitsstelle an, Unternehmer müssen dafür lediglich den Unterschiedsbetrag – wie bereits bei der 1%-Regelung beschrieben – als private Nutzung versteuern.

Fahrten mit dem privaten Fahrzeug

Laut §6 Nr. 4 EStG wird für die Anwendung der 1%-Regelung vorausgesetzt, dass das Fahrzeug zu mindestens 50% gewerblich genutzt wird. Wer diese Grenze nicht überschreitet kann das Privatfahrzeug betrieblich nutzen. Die Regelung kann auch für Arbeitnehmer angewendet werden, die mit Ihrem privaten Fahrzeug betrieblich veranlasse Fahrten durchführen. Es muss allerdings unterschieden werden, ob es sich um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit oder um sogenannte „Reisetätigkeiten“ handelt.

Die Fahrten zu Arbeit können mit einem Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 0,30 € pro Entfernungskilometer pauschal mit 15% versteuert werden (Stichwort: Entfernungspauschale).

Handelt es sich um Reisekosten, kann die Abrechnung anhand eines pauschalen Kilometersatzes oder anhand einer Berechnung der tatsächlichen Kosten, abgerechnet werden. Da es sich um eine reine Kostenerstattung handelt, ist der Betrag sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Der pauschale Satz bei einem PKW beträgt 0,30 € pro gefahrenen km. Als Nachweis reicht eine nachvollziehbare Aufstellung.

Werkzeuge für die Reisekostenabrechnung

Wer die Reisekostenabrechnung gleich richtig machen will, für den stehen neben Standard Excel Reisekostenabrechnungen (Beispiel Datei hier downloaden) mittlerweile auch mobile Apps zur Verfügung.

Gute Fahrt!