Projektbudget: Wie du es berechnest und überprüfst

Inhalt

1. Was ist das Projektbudget?
2. Wieso eine Projektbudgetierung?
3. Wie lässt sich ein Projektbudget berechnen?
4. Was in den Projektkosten drinsteckt
5. Festpreis vs Stundensatz
6. Worauf du bei der Berechnung achtest
7. Budgetüberwachung im laufenden Projekt
8. Die Zeiterfassung clockodo in Zusammenarbeit mit FastBill

Was ist das Projektbudget?

Wer Dienstleistungen oder Ähnliches anbietet, der verkauft seinen Kunden Projekte. Diese Projekte sind es, aus denen sich das Kapital der Firma speist. Sie bilden die Grundlage, auf der Mitarbeiter eingestellt und bezahlt werden, die Miete abgerechnet wird und Rücklagen gebildet werden. Die Projektbudgetplanung ist daher eins der wichtigsten Instrumente, die dein Unternehmen am Leben hält.

Definition: Das Projektbudget umfasst alle Kosten, die direkt oder indirekt für ein zeitlich begrenztes Projekt anfallen. Es handelt sich um den Preis, den ein Kunde für eine Dienstleistung bezahlt. Dieser kann von vornherein fix sein oder sich im Laufe des Projektes verändern.

Wieso eine Projektbudgetierung?

Jeder Kunde möchte im Vorfeld wissen, was ihn eine Dienstleistung kostet. Als Projektmanager brauchst du ein Angebot mit Gesamtbudget, das du immer gleich berechnest oder individuell für ein Projekt festlegst. Völlig egal, wie du vorgehst, dein Kunde braucht mindestens einen Kostenvoranschlag, um einen Vertrag mit dir einzugehen. Aus diesem Grund musst du dir vor Beginn eines Projektes bereits Gedanken darüber machen, was du damit einnehmen musst, wenn du deine Kosten decken willst. So findest du heraus, zu welchem Preis du deine Arbeit mindestens anbieten musst.

Wie lässt sich ein Projektbudget berechnen?

Im Projektbudget sind alle Kosten eines Projektes enthalten. Die reine Arbeit macht längst nicht alles aus, was gedeckt sein muss. Gleichzeitig kann ein im Vorfeld festgelegtes Budget niemals eine genaue Prognose sein. Im Laufe eines Projektes ergeben sich immer Verschiebungen, Verzögerungen oder Änderungen, die die Kosten erhöhen oder senken. Die Planung des Projektbudgets solltest du also so genau wie möglich vornehmen – mit dem Wissen, dass sich im Nachhinein jederzeit etwas ändern kann.

Was in den Projektkosten drinsteckt

Alles, was du bezahlen musst, gehört in die Budgetplanung.

Dazu zählen:

• Personalkosten inklusive Sozialabgaben
• das für den Auftrag benötigte Material
• Transportkosten für das Material
• Reisekosten für deine Mitarbeiter
• unproduktive Zeit (Vorbereitung, Rechnungsstellung, …)

Weitere Fixkosten können auf alle Projekte aufgeteilt werden, die gleichzeitig laufen. Schließlich lässt sich die Miete deiner Büroräume nicht einem bestimmten Projekt zuordnen, sie sollte dennoch abgedeckt werden.

Solche Posten sind:

• Miete
• Strom/Wasser/…
• Verwaltungskosten
• Kosten für internes Material, Technik, Tools
• Verbindlichkeiten
• Steuern und andere Abgaben
• Versicherungen
• Kaffee/Toilettenpapier/Putzmittel/…

Die zusätzlichen Kosten gehören natürlich nicht als Posten auf die Rechnung an den Kunden, sondern müssen indirekt in deinen Sätzen und dadurch im gesamten Projektbudget enthalten sein.

Daraus ergibt sich eine Art internes Projektbudget, mit dem große Firmen sowieso häufig arbeiten:

• Wie viele Ressourcen werden benötigt, damit das Projekt bestmöglich fertiggestellt werden kann?
• Wie viele Mitarbeiter arbeiten wie lange daran?
• Was brauchen sie für diese Arbeit?
• Welche weiteren Kosten hängen daran?

Während Teams in Konzernen ihr Projektbudget bei ihren Vorgesetzten erfragen und rechtfertigen müssen, ist es in Kleinunternehmen üblich, den Preis dem Kunden zu erklären, wenn dieser nachfragt oder verhandeln möchte.

Festpreis vs. Stundensatz

Das Projektbudget kannst du auf verschiedene Arten für deine Kunden festlegen. Entweder vergibst du Festpreise oder arbeitest mit Stundensätzen.

Ein Festpreis ist eine zuvor vereinbarte, fixe Endsumme, die der Kunde dir für das Projekt zahlt. Bist du schneller fertig als erwartet oder hast weniger Ressourcen verbraucht, erzielst du damit ein Plus. Der Nachteil ist, dass du oft nicht nachverhandeln kannst, wenn du und dein Team länger für den Auftrag braucht. Hast du bisher nur einen Kostenvoranschlag vereinbart, ist dieser allerdings anpassbar.

Bei Stundensätzen überlegst du dir, was dich eine Stunde Arbeit eines oder mehrerer Mitarbeiter kostet, inklusive aller anderen Kosten. In der Summe ergeben diese Stunden das Projektbudget. Rechnest du allerdings auf Stundensatzbasis ab, bekommst du genau das, was vereinbart ist. Bist du schneller, erhältst du weniger Geld, allerdings dafür auch mehr, wenn du länger brauchst. Stundensätze vereinfachen die Kostenschätzung, da die Kalkulation so auf kleinste Teile heruntergebrochen wird.

Worauf du bei der Berechnung achtest

Bereits bei der Projektplanung ist es wichtig, sich über die Projektkalkulation Gedanken zu machen. Wenn du die ersten Schritte planst, mach die Budgetplanung gleich mit.

Schätzt du die Kosten pro Stunde, inklusive aller indirekten und fixen Kosten, rechnest du von unten nach oben aus allen Teilen die Gesamtsumme zusammen. Du kannst diese Überlegungen dann überprüfen, indem du wieder rückwärts das errechnete Gesamtbudget auf die Teile verteilst und schaust, ob immer noch alles stimmt. Es ist auch möglich, von vornherein mit einem Gesamtpreis von oben anzufangen und diesen auf Teilaufgaben des Projektes aufzuteilen. So siehst du, ob die geschätzte Gesamtsumme ausreicht und richtig kalkuliert ist.

Die Projektbudgetierung ist einfacher, wenn du bereits vergleichbare Projekte gemacht hast. Ein Auftrag ist niemals derselbe wie ein anderer – trotzdem kannst du über kleine Anpassungen mit einem bereits bewährten Budget arbeiten und zumindest einzelne Projektaufgaben bewerten.

Du kannst auch überlegen, wie viel Budget du im besten Fall höchstens brauchst und wie viel im schlimmsten Fall bezahlt werden muss, wenn alles schief geht. Als dritten Anhaltspunkt nimmst du den wahrscheinlichen Wert. Aus diesen drei Schätzungen errechnest du den Mittelwert.

Plane in der Kostenschätzung auch ein Risikobudget ein, falls dein Projekt an sich risikobehaftet ist. Je mehr schieflaufen kann, desto höher sollte das Risikobudget sein.

Du kannst dich auch mit deinen Mitarbeitern zusammensetzen und gemeinsam überlegen, wie viele Ressourcen notwendig sind. Eventuell haben sie einen ganz anderen Einblick in manche Prozesse und helfen mit ihrer Einschätzung der Projektbudgetierung.

Grundsätzlich schadet ein Zeitpuffer nicht. Dieser gehört mit ins Projektbudget.

Budgetüberwachung im laufenden Projekt

Du kannst das Projektbudget im Vorfeld noch so genau kalkulieren, während der Durchführung können unerwartete Ereignisse auftreten. Deswegen ist es unerlässlich, die aktuelle Budgetausnutzung regelmäßig zu überprüfen. Dazu ist es notwendig, die Projekte in entsprechenden Berichten bei jedem Schritt zu verfolgen.

Stellst du dann im Projektfortschritt fest, dass du mit dem Budget nicht mehr auskommst, bis das Projekt beendet ist, musst du Anpassungen vornehmen und Ressourcen kürzen. Eine Rücksprache mit dem Kunden zur Erhöhung des Preises ist ebenfalls möglich. Das kommt aber auf die Vereinbarungen im Vertrag an.

Zur stetigen Überprüfung des Projektbudgets eignen sich digitale Tools, in denen du und deine Mitarbeiter alle verbrauchten Ressourcen eintragen können. Je häufiger du das Budget überprüfst, desto schneller erkennst du, wenn sich etwas in die falsche Richtung entwickelt. Spätestens nach der Hälfte der angesetzten Zeit solltest du in die Zahlen schauen.

Die Datengrundlage schaffen: Digitale Tools

Um Daten von vorherigen Projektkosten zum Vergleich heranzuziehen, musst du deine Projekte zunächst einmal akribisch dokumentieren. So kannst du sehen, ob damals kalkulierte Projektbudgets ausgereicht haben oder gar zu hoch angesetzt waren. Du kannst gegenüberstellen, ob sich die Aufgaben und Ressourcen der Projekte ähneln oder das Ausmaß doch ein ganz anderes ist.

Besonders sinnvoll für solche Auswertungen ist eine Projektzeiterfassung. Ein solches Tool nimmt die Arbeitszeit und gleichzeitig die Tätigkeiten für deine Mitarbeiter auf, sortiert nach deinen Projekten. Mit den Buchungen stellen dir Zeiterfassungen Berichte über die gesamte Arbeitszeit deines Unternehmens zusammen. Du kannst nicht nur sehen, wer wie lange arbeitet, sondern genauso analysieren, wie lange jede einzelne Aufgabe in einem Projekt gebraucht hat. Durch die ständige Erfassung hast du jederzeit die Möglichkeit, in einer Echtzeit-Analyse dein Budget zu überprüfen und anzupassen.

Die Zeiterfassung clockodo in Zusammenarbeit mit FastBill

Der FastBill-Partner clockodo ist eine Arbeits- und Projektzeiterfassung, die dir genau solche Funktionen bietet. Mit persönlichen Sollstunden und Abwesenheitsmanagement unterstützt dich das Tool beim Arbeitszeitmanagement. So siehst du, wie viele Überstunden deine Mitarbeiter haben und ob sie ihre gesetzlichen Pausen einhalten. Trage zusätzlich deine Kunden, Projekte und Leistungen ein und definiere Budgets und Stundensätze. So behältst du jederzeit den Überblick über alle Arbeiten und die Entwicklung jedes Projektes. Die individuell einstellbaren Berichte bieten dir genau den Einblick, den du für dich und deine Kunden brauchst.

Durch die Verknüpfung mit FastBill stellst du deine Buchungen für die Projekte mit wenigen Klicks in Rechnung. Stelle deine Posten in clockodo zusammen und erhalte direkt einen fertigen Rechnungsentwurf in FastBill. So geht keine Minute Arbeitszeit und kein Material mehr verloren!

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