Angebot ohne Nachfrage – richtig Angebote erstellen

Erfolgreich kontakten und Projekte generieren ist das Eine, doch dann wird vom potentiellen Auftraggeber meist ein Angebot eingefordert. Für viele Freelancer ist das leichter gesagt als getan.

Bevor ein Angebot abgegeben werden kann, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass hier wahrscheinlich noch mehr Dienstleister im Spiel sind, von welchen ein Angebot angefordert wurde. Das eigene Angebot muss also dem Vergleich mit anderen Angeboten standhalten. Dabei entscheidet oft nicht der Gesamtpreis über den Zuschlag für den Auftrag, sondern die Professionalität des Angebotes.

Um ein konkretes Angebot abgeben zu können sind im Vorfeld viele Fragen zu klären, denn jedes Angebot kann nur so gut sein, wie die Informationsbasis, die man im Vorfeld erarbeitet.
Vorab ist es deshalb sinnvoll sich Gedanken zu den Zielen des Projektes, eventuell dem Einsatzgebiet und den Anforderungen an die zu erbringende Dienstleistung zu machen.
Handelt es sich um ein umfangreiches Projekt, kann man den Auftraggeber bitten ein Lastenheft mit Vorstellungen und Anforderungen zu erstellen.

Lastenheft
Das Lastenheft soll helfen abzuschätzen, welche Leistungen für ein erfolgreiches Projekt zu kalkulieren sind. Inhaltlich sollten Zielbestimmung, beabsichtigter Einsatz des Projektergebnisses, gewünschte Funktionen sowie technische und organisatorische Erwartungen des Auftraggebers enthalten sein.
Bei gut strukturierten Unternehmen ist ein Lastenheft die Grundlage einer Anfrage.

Bei der Umsetzung des Lastenheftes in ein Angebot ist Vorausdenken alles. Als Dienstleister kann man hier für den Auftraggeber mitdenken und auch auf mögliche Leistungen hinweisen, die dem Auftraggeber zu Beginn noch nicht präsent sein können. Mit einer guten Argumentation (aus Spezialistensicht 😉 lässt sich im Idealfall ein Angebot erweitern.
Ergänzend zu dem eigentlichen Angebot ist es sinnvoll auch eine Auflistung der durch das Angebot abgedeckten Leistungen hinzufügen. Das kann formlos oder in Form eines Pflichtenheftes erfolgen, dass man anhand der Infos aus dem Lastenheft erstellen kann.

Pflichtenheft
Das Pflichtenheft soll klären, welche Leistungen in dem abgegebenen Angebot enthalten sind. Dabei ist so genau wie möglich zu beschreiben, was geleistet wird, denn bei Nachfragen lassen sich so die Angebotsbestandteile anhand des Pflichtenheftes verargumentieren. Ein durchdachtes Pflichtenheft wird jedem Auftraggeber sofort klar machen, dass man es ernst meint und weiß wovon man redet.

Ein insgesamt durchdachtes Angebot ist hier elementar, da Kosten, die erst im Nachhinein auftreten, nicht mehr nachkalkuliert werden können. Denn: im Unterschied zu einem Kostenvoranschlag ist ein Angebot bindend.
Deshalb ist es ratsam eine Frist zu setzen, bis zu welcher das Angebot seine Gültigkeit behält. Das schützt den Freelancer vor hinausgeschobenen Entscheidungen und gibt die Möglichkeit bei einer neuen Anfrage neu zu kalkulieren.

Bei allen Überlegungen zum Thema Kalkulation, Zahlen, Angebot und den Arbeitsaufwand kann ich nur empfehlen, neue Projekt anhand von Erfahrungen aus alten Projekten anzugehen:

Arbeitszeit
Hat man bereits ähnliche Projekte abgewickelt, lässt sich der Arbeitsaufwand anhand abgeschlossener Projekte einschätzen. FastBill-Nutzer bekommen diesen Überblick durch einen Blick in die Zeiterfassung und die Dokumentation der Projekte. Falls Ihr FastBill noch nicht nutzt, könnt Ihr Euch hier kostenlos anmelden.
Um sich das Leben nicht zu schwer zu machen, kann man zu den effektiv gearbeiteten Stunden ebenfalls Stunden für Projektmanagement, Dokumentation und weitere Pufferzeiten einplanen. Diese muss man auf dem Angebot aber nicht extra ausweisen, sondern kann sie in anderen Posten mit kalkulieren.

Materialien
Je nach Art Eurer Dienstleistung, wird der Materialaufwand (mit Puffer für Ausfälle) bei großen Posten aufgeschlüsselt mitangegeben. Ist das Material aber ein Sammelsurium als Kleinposten, kann man den Materialaufwand getrost als einen Posten Material aufführen.

Fremdleistungen
Falls Ihr für das Projekt selbst Leistungen einkaufen müsst, solltet Ihr die Kosten für diese Dienstleistungen anfragen und dann mit entsprechendem Puffer als Posten in das Angebot mit aufnehmen. Wer diese Dienstleistung erbringt, geht aber nur Euch etwas an. Schließlich will man ja nicht, dass der Auftraggeber zur Konkurrenz geht.

Wenn Ihr all diese Punkte durchgegangen seid, muss das Ganze noch in Form gegossen werden. Die Form des Angebotes ist nicht festgelegt und Formvorgaben gibt es meist nur bei Großaufträgen, bei denen viele verschiedene Angebote geprüft werden.

Dann noch viel Erfolg bei der Angebotserstellung.