Einnahmen automatisch erfassen und Liquidität richtig planen

Umsatz zu machen und die €€€ fließen zu sehen macht jedem Unternehmer Spaß. Jedoch birgt das Thema Einnahmen auch Gefahren, die schnell zu kleinen und größeren Problemen führen können. Das Stichwort heißt "Liquidität".

Die liquiden Mittel sind das, was du aktuell auf deinem Konto hast, um es auszugeben. Dieser Betrag entspricht allerdings selten dem buchhalterischen Wert und muss deshalb ordentlich geplant werden, und zwar unabhängig von der Rentabilität.

Die Liquidität wird beeinflusst von Zahlungszielen, die du selbst deinen Kunden gibst, aber auch von Zahlungszielen, die deine Kunden dir einräumen. Sobald du eine Rechnung erhältst, musst du diese auch innerhalb von x Tagen bezahlen. Kannst du das nicht, droht dir eine Mahnung (kann im Notfall auch mit einkalkuliert werden in die Planung). Um hier nicht den Überblick zu verlieren, möchte ich dir ein paar Tipps, wie du deine Einnahmen und die Liquidität im Blick behältst.

Liquiditätsplanung am Beispiel eines Amazon Händlers

Ein Beispiel macht es immer einfacher. Besonders relevant ist die Liquiditätsplanung für Händler, die vor dem Verkauf jede Menge Ware einkaufen müssen, bevor der erste Umsatz entsteht. Ganz aktuell betrifft das z.B. Händler, die bei Amazon durchstarten wollen. An dem Beispiel möchte ich dir schematisch zeigen, wie sich das auf deine Liquidität auswirkt:

Kosten, die deine Liquidität vor dem ersten Umsatz beeinflussen:

• Produkt- und Verpackungsdesign (z.B. Freelancer)
• Produkteinkauf (i.d.R. der größte Teil)
• Lieferung zum Lager
• Lagerkosten

Kosten, sobald der Umsatz gemacht wird:

• Versandkosten
• Verkaufsgebühren

Bei Amazon kommt noch hinzu, dass die Auszahlung erst etwas verzögert erfolgt (standardmäßig 14 Tage). Nehmen wir mal an, dass die Produktbeschaffung in dem Beispiel einen Monat dauert und der Verkauf der kompletten Waren nochmal 2 Monate. In dem Fall musst du also 3 Monate + 14 Tage warten, bis du dein Geld wieder hast. Dieses Loch muss mit guter Liquiditätsplanung gestopft werden.

Natürlich verkaufst du das Produkt teurer, als du es einkauft hat. Daher wird dein Break Even vermutlich auch schon früher erreicht sein. Aber das Prinzip ist klar, oder? Eine kostenlose komplette Excel Planung speziell für Amazon Händler findest du übrigens hier.

Die Quintessenz aus dem Beispiel ist, dass dein Kapital eine ganze Weile gebunden ist (es also nicht als liquides Mittel zur Verfügung steht). Um nicht in Engpässe zu geraten, musst du in dem Beispiel also deine Kosten entsprechend planen. 

Variable Ausgaben vs. Fixe Ausgaben

Ebenfalls in deiner Planung berücksichtigen musst du, ob du deine Ausgaben flexibel planen kannst oder nicht. Sagen wir, du planst einen neuen Computer anzuschaffen. Sofern du noch ein altes Gerät besitzt, kannst du den Kauf auch noch ein paar Monate heraus schieben. Diese Ausgabe ist also variabel in deiner Planung.

Wenn du jedoch z.B. Gehälter berücksichtigen musst, fällt das schon schwerer. Und richtig eng wird es bei Steuerzahlungen. Das Finanzamt versteht wenig Spaß, wenn es um versäumte Zahlungen von Lohnsteuern, Umsatzsteuervorauszahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen geht. Als ich irgendwann mal meine eigene Umsatzsteuervoranmeldung nur einen Tag zu spät eingereicht habe, bekam ich gleich einen Brief mit der Androhung, dass solch ein Versäumnis beim nächsten Mal eine Strafe kostet in Höhe von 10% der Umsatzsteuer kostet. Ganz schön frech, dachte ich. Aber seitdem ist mir das nicht mehr passiert ;-)

Bevor du also große Investitionen planst, solltest du deine Finanzplanung für die nächsten Monate bereits im Voraus machen um sicher zu stellen, dass keine Überraschungen auftreten. Plane also alle deine fixen und variablen Ausgaben.

Tipps, wie du deine Liquidität optimieren kannst

Um nicht in Gefahr zu laufen in Liquiditätsprobleme zu laufen, solltest du diese Tipps beachten:

1. Erstelle dir eine simple Einnahmen/Ausgaben Planung

Plane alle Einnahmen und Ausgaben auf Tages- oder Wochenbasis. Erstelle dir eine Übersicht, in der du z.B. auf der einen Seite deine Einnahmen und Ausgaben niederschreibst. Je nach Unternehmensform schreibst du hier bei Ausgaben z.B. Gehälter, Hostingkosten, Google Adwords Einzüge, Steuerzahlungen, etc. hin. Auf der Einnahmenseite schreibst du, wann du mit welchen Einnahmen planst (z.B. Zahlung deiner Rechnungen oder Gutschriften, die du bekommst).

Die Spalten oben nutzt du, um diese z.B. nach Wochen zu gruppieren. So hast du eine Zeitachse, mit der du planen kannst. Wenn du z.B. heute deinem Kunden eine Rechnung schreibst und als Zahlungsziel 30 Tage angibst, musst du mit der Zahlung auf deinem Konto auch erst in 4 Wochen rechnen (+ Puffer).

Steht die Tabelle einmal, aktualisierst du sie, sobald sich auf deinem Konto oder in deiner Planung etwas verändert. 

2. Reduziere den Abstand zwischen Forderung und Zahlung

Ich weiss nicht warum, aber viele Unternehmer geben Ihren Kunden gerne ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Wenn der Kunde nicht gerade ein sehr großer Konzern ist, in dem die Mühlen langsam mahlen, sind 30 Tage aus meiner Sicht viel zu lang. 

Hier sind meine Tipps für eine bessere Liquidität:

1. Reduziere das Zahlungsziel auf "sofort" oder "7 Tage". Besonders dann, wenn du die Rechnung erst schreibst, nachdem die Leistung erbracht wurde.
2. Wenn es ein längeres Projekt ist oder du selbst Leistungen einkaufen musst, schreib eine erste Teil-Rechnung für eine Anzahlung, bevor du loslegst.
3. Wenn du o.g. Wege nicht funktionieren, sprich auf jeden Fall mit dem Lieferanten und vereinbare eine verzögerte Zahlung. Vielleicht kannst du im Gegenzug auch etwas deiner Leistung mit anbieten (nicht, um den Betrag zu reduzieren, aber um positive Signale zu senden). Du kannst auch ganz offen sagen, dass du auf eine Zahlung eines Kunden wartest. 

Einnahmen automatisieren

Der beste Weg Planungssicherheit für deine Einnahmen zu haben, ist diese zu automatisieren, sofern das möglich ist. Hier sind ein paar Ideen, was du schaffen könntest:

1. Biete nur Sofort-Bezahlmethoden in deinem Shop an (also Kreditkarte, PayPal, etc., aber keine Überweisung, wo du erst Tage auf den Geldeingang warten musst)
2. Falls du Rechnungen für Dienstleistungen schreibst, biete deinen Kunden eine Online Bezahlmethode an. Besonders kleine Kunden nutzen moderne Werkzeuge zur Online Zahlung gerne.
3. Nutze Factoring Dienste, die dir dein Geld sofort überweisen und dafür eine kleine prozentuale Gebühr nutzen. Z.B Anbieter wie bezahlt.de.
4. Biete deinen Kunden ein Abo an. Bei einigen Produkten (wie z.B. Kaffee, Tee oder Obstboxen) kann das durchaus Sinn machen. Aber auch für Dienstleister ist das Modell nicht mehr ungewöhnlich. Wer deine Leistung regelmäßig zu gleichen Konditionen anbietet (z.B. Wartung oder Support), der könnte das auch als sog. Productized Service anbieten. Mit Tools wie FastBill kannst du z.B. eine wiederkehrende Rechnung Monat für Monat erstellen. Noch besser und inkl. Zahlungsautomatisierung kannst du das z.B. mit Monsum abwickeln.  

Ich hoffe diese Infos helfen dir weiter.

Viel Spass bei der Liquditätsplanung!