Kosten sparen im Büro – 10 Tipps, wie es richtig geht

Es gibt viele Gründe, die Unternehmen zu Sparmaßnahmen bewegen können. Neben unerfreulicheren, wie z.B. Cash-Flow-Problemen oder negativem Wachstum, gibt es auch ökonomisch und ökologisch motivierte Beweggründe. Wenn Gewinn vereinfacht Umsatz minus Kosten ist und man seinen Umsatz – durch beispielsweise höhere Verkaufspreise – nicht steigern kann oder möchte, so heißt der beste Weg zu mehr Wirtschaftlichkeit: Kosten sparen.

Ein überaus positiver Nebeneffekt vieler der nachfolgenden Spartipps ist, dass sie gleichzeitig auch dazu beitragen, unseren Planeten und seine natürlichen Ressourcen zu schonen.

Mit der richtigen Zimmertemperatur Kosten sparen im Büro

Jedes Grad plus im Raum geht mit einer Steigerung des Energieverbrauchs von 6% einher – hier besteht also ein großes Ersparnispotenzial. Büroräume sollten im Durchschnitt eine Temperatur von 20°C – 22°C haben. Klimaanlagen sind am effektivsten und effizientesten, wenn Türen und Fenster geschlossen gehalten werden. Egal ob Klimaanlage oder nicht: Stoßlüften schlägt das dauerhafte Ankippen von Fenstern.

Die Sparfuchs-Rechnung:
Bei einem Stromverbrauch von 8.100 kWh/Jahr und 0,29 EUR/kWh spart jedes Grad knapp 140 EUR ein.

Im Dutzend billiger

Viele Lieferanten gewähren besonders bei Büromaterialien Mengenrabatte auf Großbestellungen. Wenn in eurem Gebäude also weitere Büros untergebracht sind, bietet es sich an eine Einkaufsgemeinschaft zu bilden, um so die unnötigen Kosten zu sparen, die mit Kleinstbestellungen einhergehen.

“Energiesparende” Geräte heißen nicht umsonst so

Gut Ding will Weile haben und Qualität hat ihren Preis. Letzteres trifft besonders auf Arbeitsmaterialien und -geräte zu, vor allem wenn es um die Energieeffizienz geht. So kann es sich durchaus lohnen höhere Beschaffungskosten bei Computern, Monitoren und Druckern in Kauf zu nehmen, wenn diese im Bürobetrieb sparsamer arbeiten als günstigere Alternativen. Die richtige Geräteauswahl kann Energiekosten um bis zu 75% reduzieren. Ein Blick auf die technischen Daten vor dem Kauf lohnt sich also.

Immer schön viel Wasser trinken

Wasser aus Plastikflaschen tut weder unserem Planeten noch eurem Geldbeutel gut. Ein Gallonen-Wasserspender ist nicht nur deutlich günstiger, sondern auch eine geringer Umweltbelastung. Wer die Umwelt noch besser schonen möchte investiert in einen gefilterten Festwasseranschluss. Die Beschaffungskosten sind zwar höher als bei einen Wasserspender, jedoch entfällt der Plastikmüll komplett. Lohnenswert ist solch eine Lösung ab einer Betriebsgröße von 8 Mitarbeitern. Ein Wasserfilter zur Installation in die Spüle reicht bei 20 Personen ein ganzes Jahr. Die einmaligen Kosten für einen Wasserhahn und Glasflaschen für alle Mitarbeiter sind verschwindend gering.

Die Sparfuchs-Rechnung:
Im Vergleich zu Wasser aus Flaschen mit einem günstigen Literpreis von 0,50 EUR kann man knapp 4.950 EUR Kosten sparen.

Entlastet den Postboten und die Umwelt …

… ist nicht nur gut für’s eigene Gewissen. Trefft mit euren Kunden eine Absprache, dass zukünftig Lieferscheine und Rechnungen per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Angebote können auch ohne Absprache problemlos elektronisch versandt werden. Einzige Ausnahme: Vertragsdokumente – diese sind nur ganz klassisch mit echter Unterschrift auf echtem Papier rechtsgültig.

Den richtigen Netzanbieter auswählen

Wer nicht unbedingt eine blitzschnelle und ausfallfreie Internetverbindung benötigt, für den kann ein Netzanbieter aus dem niedrigen Preissegment das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Wer aber durchweg mit Online-Anwendungen arbeitet, ist meist besser beraten, den Schwerpunkt seiner Betrachtung auf die Leistung zu legen. Wenn man mehr damit beschäftigt ist, seinen Router neu zu starten als zu arbeiten, lässt man Zeit und damit auch Geld liegen.

Kosten sparen im Büro beim Drucken

Der Traum vom papierlosen Büro wird sich vielleicht nicht für jeden erfüllen, schon allein aus rechtlichen Gründen. Wenn dann einmal etwas ausgedruckt werden muss, sollte das möglichst kostengünstig passieren. So kann es sich lohnen, in einen Multifunktionsdrucker mit Netzwerkanschluss zu investieren.

Versicherungen vergleichen lohnt sich

Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste und Versicherungen gibt es aus gutem Grund. Aufmerksame Leser wissen, was jetzt kommt – ein Spartipp! Vergleicht Konditionen und Kosten gewerblicher Versicherungen im Netz. Macht euch ebenfalls bewusst, wie hoch die Versicherungssumme für euch sein muss und was versichert sein soll. In unserem Beispiel lag die Preisspanne bei 3.000 EUR im Jahr.

Sparen in der Finanzwelt

Mit dem richtigen Geschäftskonto lassen sich nicht nur Zins- und Darlehensgebühren einsparen, auch bei Transaktionskosten gibt es Unterschiede, die es zu vergleichen gilt.

Die Sparfuchs-Rechnung:
Beispielhaftes Ersparnispotenzial: knapp 1.000 EUR

Standby ist nicht nur Gift für die Umwelt

Durch das gute, alte Steckerziehen lassen sich auf das Jahr gerechnet mit gerade einmal 5 Geräten, die sonst im Standby-Modus blieben, mindestens 75 EUR sparen.

Ganz praktisch und einfach durchzuführen, ist das mit sogenannten Master-Slave Steckdosenleisten. Ein Schalter umgelegt und alle Geräte geben Ruhe. Weiterer Vorteil: Viele bieten einen Überspannungsschutz, der zusätzliche Sicherheit bringt.

Durch das Umsetzen von 6 der 10 Sparfuchs-Tipps lassen sich knapp 11.000 EUR Kosten sparen! Alle diese Tipps findet Ihr in noch einmal kompakt und schön anzusehen in folgender Infografik zusammengefasst: