Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für Kleinunternehmer – Das ist zu beachten

Für bestimmte Unternehmer, wie z. B. Kleinunternehmer, entfällt die Pflicht zur doppelten Buchführung und der Betriebsvermögensvergleich. Das bedeutet, dass sie nicht buchführungspflichtig sind und die Möglichkeit haben, ihren Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu ermitteln. Das Prinzip ist einfach: Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden gegenübergestellt und miteinander verrechnet, was am Ende deinen Gewinn oder Verlust ergibt. In diesem Blogbeitrag erfährst du alles, was du zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung wissen musst.

Hinweis: Kleinunternehmer sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Sie stellen ihre Rechnungen daher umsatzsteuer frei aus und führen selbst keine Umsatzsteuerbeträge an das Finanzamt ab. Damit entällt auch die Umsatzsteuererklärung. Kleinunternehmer bekommen aber auch keine Vorsteuerbeträge zurückerstattet.

Bin ich als Kleinunternehmer verpflichtet eine EÜR zu erstellen?

Du bist als Unternehmer verpflichtet, deine Umsätze und den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust zu ermitteln und dem Finanzamt mitzuteilen. Eine gebräuchliche Methode zur Gewinnermittlung für berechtigte Selbstständige, wie z. B. Kleinunternehmer, ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR oder auch Überschussrechnung genannt.

Die Überschussrechnung hat den Vorteil, dass die Gewinnermittlung wesentlich einfacher ist und stellt somit eine Alternative zur komplexeren doppelten Buchführung dar. 

Das Ausfüllen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gestaltet sich im Vergleich zur Erstellung einer Bilanz unkomplizierter und ist gerade für Kleinunternehmer eine praktikable Methode zur transparenten Gewinnermittlung. 

Hinweis: Bis 2017 mussten Kleinunternehmer kein spezielles Formular für ihre Steuererklärung verwenden. Du konntest als Kleinunternehhmer einfach deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben beim Finanzamt melden, ohne viele Vorschriften. Aber seit 2017 hat sich das geändert. Das Finanzamt verlangt jetzt von jedem, der die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Gewinnermittlung verwendet, ein spezielles Formular namens "Anlage EÜR". Dieses Formular musst du elektronisch ans Finanzamt schicken. Es reicht nicht mehr aus, einfach deine Zahlen auf Papier zu schreiben und abzugeben.

Regeln für die EÜR als Kleinunternehmer

Die Rechtsgrundlage für die EÜR findet sich im Einkommensteuergesetz, genauer gesagt in § 4 Abs. 3, wo sie als der "Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben" definiert wird. Diese legt fest, dass Kleinunternehmer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwenden dürfen, um ihren Gewinn zu ermitteln. Es gibt jedoch bestimmte Grenzwerte, auf die du als Kleinunternehmer achten musst: Wenn dein Umsatz im Jahr unter 600.000 Euro liegt und der Gewinn unter 60.000 Euro liegt, ist die EÜR eine mögliche Option. Sobald diese Grenzwerte überschritten werden, besteht die Verpflichtung zur Erstellung einer Bilanz.

Aber das bedeutet nicht, dass du sofort im nächsten Geschäftsjahr von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf die Bilanzierung umstellen musst. Wenn du möchtest, kannst du natürlich auch freiwillig direkt auf die Bilanzierung umstellen. Die Verpflichtung zur Umstellung tritt jedoch erst in Kraft, wenn das Finanzamt dir eine entsprechende Mitteilung schickt. Diese Verpflichtung gilt für das Geschäftsjahr, das nach Erhalt der Mitteilung beginnt. Damit das Finanzamt Dir diese Mitteilung schicken kann, muss es zunächst wissen, dass du die Grenzwerte überschritten hast. Aufgrund der längeren Frist zur Einreichung der EÜR kann dies bis zu 2 Jahre dauern.

In der Praxis berichten Steuerberater außerdem oft, dass das Finanzamt keine Mitteilung verschickt oder noch viel länger dafür braucht. 

Die EÜR muss zusammen mit der Einkommensteuerklärung spätestens am 31. Juli beim Finanzamt sein. Wenn du die Abgabefrist für deine Steuererklärung – oder die neue Frist nach einer Verlängerung – verpasst hast, besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt einen sogenannten Verspätungszuschlag erhebt. Und dieser kann, dank einer Gesetzesänderung, durchaus teuer ausfallen.

Wenn du damit rechnest, eine Steuerrückerstattung zu erhalten, zeigen die Finanzbeamten in der Regel Verständnis in Bezug auf den Verspätungszuschlag. Das Finanzamt hat zwar die Möglichkeit, einen Zuschlag zu erheben, aber es ist nicht verpflichtet, dies zu tun. Die Entscheidung über einen Verspätungszuschlag liegt dann im Ermessen des Finanzamts.

Beachte: Kleingewerbetreibende und Freiberufler, die sich für die Kleinunternehmerregelung entschieden haben, haben die Möglichkeit, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu verwenden. Im Gegensatz dazu müssen Unternehmen in der Rechtsform einer UG, OHG oder GmbH, selbst wenn ihre Umsätze gering sind, die Pflicht zur Bilanzierung erfüllen, wenn sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

EÜR Kleinunternehmer – Schritt-für-Schritt Anleitung

Wenn du deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) korrekt erstellen möchtest, solltest du folgende Schritte beachten:

Definiere deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben: Das Finanzamt hat die Aufgabe, die Besteuerung von Selbstständigen und Unternehmen korrekt durchzuführen. Daher überprüft es regelmäßig die Buchführung durch Betriebsprüfungen. Um eine fehlerfreie EÜR zu erstellen, ist es daher entscheidend, alle Einnahmen vollständig zu erfassen. Die Ausgaben mindern deinen Gewinn und reduzieren deine Steuerlast. In der EÜR sollten nur Ausgaben enthalten sein, die betrieblich bedingt sind.

Hinweis: Kleinunternehmer dürfen keine Vorsteuerbeträge geltend machen. Bei der Gewinnermittlung werden Betriebsausgaben daher grundsätzlich mit ihren Bruttopreisen berücksichtigt.

Dokumentiere Einnahmen und Ausgaben mit Belegen: Für alle geschäftlichen Transaktionen ist es wichtig, ordnungsgemäße Belege sorgfältig zu sammeln und zu organisieren. Gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) gilt: Jeder Geschäftsvorfall erfordert einen Beleg!

Erstelle die Gewinnermittlung im Rahmen deiner Steuererklärung: Nach Ende des Geschäftsjahres musst du in Elster die Anlage EÜR und weitere erforderliche Formulare für die EÜR ausfüllen.

Diese Schritte sind entscheidend, um sicherzustellen, dass deine EÜR korrekt und fehlerfrei ist und du deine steuerlichen Verpflichtungen erfüllst.

Welche Kosten können angeführt werden?

Betriebsausgaben sind Kosten, die im Rahmen deines Geschäftsbetriebs anfallen und steuermindernd wirken (gemäß § 4 Einkommensteuergesetz). In deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) kannst du folgende Posten als Betriebsausgaben geltend machen:

Abschreibungen auf Anlagegüter wie Maschinen oder Fahrzeuge (hierzu musst du ein Anlageverzeichnis führen). Abschreibungen unterliegen nicht dem Abflussprinzip. Das bedeutet, dass bei Abschreibungen von Anlagegütern nicht die gesamten Kosten im Jahr der Entstehung geltend gemacht werden können.

Beratungskosten für Steuerberater und Anwälte.

Berufsbekleidung: Das betrifft typische Berufskleidung, die dem Schutz oder der Hygiene dient. Privat genutzte Kleidungsstücke sind ausgenommen.

Bewirtungskosten: Wenn du Geschäftsleute eingeladen hast, kannst du 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe veranschlagen. Bei der Bewirtung deiner eigenen Angestellten sind sogar 100 % der Bewirtungskosten abzugsfähig.

Betrieblich bezogene Versicherungsbeiträge: Zum Beispiel Betriebshaftpflichtversicherung oder KfZ-Versicherung für Firmenwagen.

Betriebskosten: Hierzu gehören Strom, Gas, Wasser und Kommunikation (Internet, Handy etc.).

Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Die Kosten für die Erstellung deiner EÜR können ebenfalls angeführt werden.

Geleistete Anzahlungen.

Gezahlte Umsatzsteuer aus eingegangenen Rechnungen.

Investitionsabzugsbetrag nutzen: Wenn du größere Anschaffungen für die Zukunft planst, kannst du einen Investitionsabzugsbetrag geltend machen und somit deine Steuerlast im laufenden Jahr reduzieren.

Kostenaufstellung für Waren oder Materialbeschaffung: Die Kosten für Waren oder Materialien, die direkt in der EÜR erfasst werden, egal ob sie sich noch im Lager befinden oder nicht.

Kosten für Werbung und Marketing: Dazu gehören Ausgaben für Anzeigen, Flyer und Social-Media-Kampagnen.

Kreditzinsen bzw. Schuldzinsen: Deine Schuldzinsen kannst du als Ausgaben in der EÜR erfassen. Die Tilgungen für den Kredit gelten jedoch nicht als Betriebsausgaben.

Leasingraten: Das betrifft Zahlungen für geleaste Ausrüstung wie Autos oder E-Bikes.

Raumkosten bzw. Miete und Pacht für Geschäftsräume oder Grundstücke.

Personalkosten: Hierzu gehören Löhne und Gehälter, Sozialabgaben, Kosten für Fortbildungen, Reisekosten sowie angefallene Kosten für Familienheimfahrten.

Sacheinlagen: Gegenstände, die du vom privaten in das geschäftliche Eigentum übertragen hast, müssen geschätzt werden. Den geschätzten Wert kannst du in der Regel über mehrere Jahre gewinnmindernd abschreiben.

Sonstige betriebliche Aufwendungen: Dazu zählen Kosten wie Büromaterial, Reparaturen und Fachliteratur.

Umsatzsteuervorauszahlung: Wer innerhalb der ersten 10 Tage des Jahres Umsatzsteuervorauszahlungen leistet, kann den Betrag auf das vorherige Wirtschaftsjahr buchen. Dies mindert deinen Gewinn und reduziert die Steuerlast. Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden im Rahmen der Umsatzsteuererklärung korrigert.

Zahlungen für geleaste Ausrüstung: Hierzu gehören Zahlungen für geleaste Ausrüstung wie Autos oder E-Bikes.

Beachte: Das Finanzamt prüft Betriebsausgaben genau, und während Betriebsprüfungen kann es zu Anpassungen kommen, die zu Nachzahlungen führen können. Daher ist eine sorgfältige Dokumentation und Einhaltung der steuerlichen Vorschriften unerlässlich.

EÜR mit Elster als Kleinunternehmer anfertigen 

Die Anlage EÜR ist ein Formular, das du als Unternehmer ausfüllen musst, wenn du deinen Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelst. Sie ist Teil deiner Steuererklärung und dient dazu, deine Betriebseinnahmen und -ausgaben darzulegen. Um die EÜR in Elster auszufüllen, benötigst du einen Zugang zum ElsterOnline-Portal. Hier findest du die passende Anlage EÜR, die du im Bereich der Einkommensteuererklärung auswählen kannst.

Die Anlage EÜR besteht aus mehreren Abschnitten:

• Angaben zum Betrieb: Hier gibst du Informationen wie dein Finanzamt, deine Steuernummer und andere betriebliche Details an.
• Erfassung der Betriebseinnahmen: Du trägst hier deine Einnahmen aus deinem Geschäft ein, einschließlich Umsätzen und anderen Einnahmen.
• Betriebsausgaben: In diesem Abschnitt gibst du deine betrieblichen Ausgaben an, die deinen Gewinn mindern.
• Gewinnermittlung: Hier wird dein steuerlicher Gewinn berechnet, der für deine Steuererklärung relevant ist.

Es gibt auch Abschnitte für Rücklagen, stille Reserven und Einlagen/Entnahmen, diese betreffen dich als Kleinunternehmer jedoch meist nicht. Für dich als Kleinunternehmer gibt es eigene Regelungen und Formulare wie Anlage G.

Die Anlage EÜR muss bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden, es sei denn, du arbeitest mit einem Steuerberater, dann hast du länger Zeit. Du kannst die Anlage EÜR elektronisch über das ELSTER-Portal einreichen. Stelle sicher, dass du alle Daten korrekt und authentifiziert übermittelst. Es ist wichtig, deine Buchführung abzuschließen, bevor du die Anlage EÜR ausfüllst. Buchhaltungssoftware  und Excel-Tools können dabei hilfreich sein.

Ausfüllhilfen für die EÜR als Kleinunternehmer

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) musst du als Kleinunternehmer alle relevanten betrieblichen Einnahmen und Ausgaben angeben. Dazu gehören Umsätze, Betriebsausgaben wie Miete, Materialkosten, Personalkosten, und andere betriebliche Aufwendungen. Die EÜR ist ein wichtiges Dokument, um deinen Gewinn oder Verlust für steuerliche Zwecke zu ermitteln.

Um die Felder in Elster korrekt auszufüllen, benötigst du genaue Angaben zu deinen betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Hier sind einige Beispiele:

Abschreibungen: Dies bezieht sich auf die Erfassung der Abschreibungen auf Anlagevermögen wie Maschinen oder Computer. Die Abschreibungen müssen in der EÜR erfasst werden.

Betriebseinnahmen: Hierbei handelt es sich um deine Umsätze und Einnahmen aus deinem Kleinunternehmen. Diese müssen sorgfältig in die entsprechenden Kategorien unterteilt werden.

Betriebsausgaben: Erfasse sorgfältig alle betrieblichen Ausgaben, die deine Miet- und Materialkosten, Personalkosten sowie andere betriebliche Aufwendungen umfassen.

Pauschalen: In einigen Fällen kannst du Betriebsausgabenpauschalen für bestimmte Ausgaben verwenden, wie beispielsweise Pauschalen für bestimmte Berufsgruppen oder für Telekommunikationskosten. Diese können in der EÜR angegeben werden. Du kannst in der EÜR bestimmte Pauschalen für Ausgaben verwenden, wenn sie auf deine Situation zutreffen. Zum Beispiel gibt es Pauschalen für verschiedene Berufsgruppen oder für spezifische Kosten wie Telekommunikation. Diese Betriebsausgabenpauschalen erleichtern die Berechnung deines Gewinns und können in der EÜR angegeben werden.

Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Informationen sorgfältig eingibst, um deine Steuererklärung korrekt abzuschließen. Auf https://www.fastbill.com/vorlagen/eur-vorlage findest du eine rechtssichere Vorlage für die EÜR als Kleinunternehmer.

Ein Überblick als Aushfüllhilfe:

Checkliste zur Erstellung der EÜR als Kleinunternehmer

Um deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Kleinunternehmer korrekt anzufertigen und deine steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen, solltest du die folgenden Schritte beachten:

• Sammle alle erforderlichen Unterlagen: Einnahmenbelege: Sammle alle Belege, Quittungen und Rechnungen, die deine betrieblichen Einnahmen belegen. Dazu gehören Verkaufsbelege, Rechnungen an Kunden und andere Einnahmequittungen. Ausgabenbelege: Sorge dafür, dass du sämtliche Belege für deine betrieblichen Ausgaben wie Miete, Materialkosten, Personalkosten, und andere betriebliche Aufwendungen ordentlich aufbewahrst.
• Ordne deine Einnahmen und Ausgaben richtig zu: Kategorisiere deine Einnahmen und Ausgaben in passende Kategorien. Dies erleichtert die spätere Ausfüllung der EÜR und die Berechnung deines Gewinns.
• Prüfe auf Vollständigkeit: Stelle sicher, dass du alle relevanten Einnahmen und Ausgaben erfasst hast. Eine gründliche Buchführung ist entscheidend, um keine steuerlichen Vorteile zu verpassen.
• Ermittle deine Abschreibungen: Wenn du Anlagevermögen wie Maschinen oder Computer besitzt, berechne die Abschreibungen auf diese Vermögenswerte gemäß den steuerlichen Vorschriften.
• Berücksichtige Pauschalen, wenn anwendbar: Überprüfe, ob du für bestimmte Ausgaben Pauschalen nutzen kannst, z. B. für Telekommunikationskosten oder berufsbezogene Aufwendungen. Falls zutreffend, berücksichtige diese in deiner EÜR.
• Nutze Buchhaltungssoftware oder Excel-Tools: Verwende geeignete Buchhaltungssoftware wie FastBill oder Excel-Tools, um deine EÜR vorzubereiten. Diese können die Berechnungen und Kategorisierungen erleichtern.
• Fülle die Anlage EÜR in Elster aus: Nutze das ElsterOnline-Portal, um die Anlage EÜR elektronisch auszufüllen. Beachte die Abschnitte für Angaben zum Betrieb, Erfassung der Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben und Gewinnermittlung.
• Reiche die EÜR fristgerecht ein: Die Anlage EÜR muss bis spätestens 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden. Überprüfe die Fristen und reiche deine EÜR rechtzeitig ein.
• Bewahre Belege und Unterlagen auf: Behalte alle Belege und Unterlagen, die deiner EÜR zugrunde liegen, für einen angemessenen Zeitraum auf. Dies ist wichtig für mögliche Prüfungen und Nachfragen des Finanzamts.
• Dokumentiere Änderungen und Entwicklungen: Halte Änderungen in deinem Geschäftsbetrieb, wie zum Beispiel neue Einnahmequellen oder erhöhte Ausgaben, sorgfältig fest. Diese können sich auf deine EÜR auswirken.
• Beratung durch einen Steuerberater: Bei Unsicherheiten oder komplexen steuerlichen Fragen kann die Beratung eines Steuerberaters sinnvoll sein. Ein Experte kann dir bei der Erstellung deiner EÜR helfen und sicherstellen, dass alles korrekt ist.