E-Rechnungspflicht ab 2025 inkl. Ausnahmen und Sonderregelungen

Mit dem Inkrafttreten der neuen E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025 werden Unternehmen in Deutschland und der EU verpflichtet sein, ihre Rechnungen standardisiert in einem elektronischen Format zu versenden. Diese Regelung ist ein Teil der Digitalisierungsstrategie und zielt darauf ab, die Effizienz, Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Geschäftsprozessen zu verbessern. Allerdings gibt es auch eine Vielzahl von Ausnahmen und Sonderregelungen, die es zu berücksichtigen gilt. Dieser Artikel beleuchtet alle Ausnahmen der E-Rechnungspflicht ab 2025 und zeigt, welche Unternehmen oder Geschäftsarten nicht unter die Verpflichtung fallen.

Allgemeine Grundlagen der E-Rechnungspflicht ab 2025

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 basiert auf dem Wachstumschancengesetz sowie der Richtlinie 2014/55/EU, die in Deutschland bereits für den öffentlichen Sektor (B2G, Business-to-Government) umgesetzt wurde. Ab 2025 wird diese Pflicht auf den B2B-Bereich ausgeweitet, d. h., sie gilt für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Ziel ist es, den Rechnungsversand zu standardisieren und Unternehmen sowie dem Staat eine bessere Kontrolle und Effizienz in der Steuererhebung zu ermöglichen.

Die Vorgaben umfassen:

• Verpflichtende Verwendung eines elektronischen Rechnungsformats wie XRechnung oder ZUGFeRD.

• Elektronische Übermittlung der Rechnung über festgelegte Kanäle (z. B. PEPPOL).

• Maschinelle Lesbarkeit und automatische Verarbeitbarkeit der Rechnungsdaten.

Allerdings gibt es Ausnahmen, die spezifische Geschäftsvorfälle und Unternehmen betreffen. Diese Ausnahmen sollen sicherstellen, dass Unternehmen nicht unverhältnismäßig belastet werden und kleinere Geschäftsvorfälle nicht durch zusätzliche Bürokratie beeinträchtigt werden.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht ab 2025

Nicht alle Geschäftsbeziehungen und Rechnungsarten fallen unter die E-Rechnungspflicht. Folgende Ausnahmen sind für Unternehmen und Selbstständige relevant:

Rechnungen unterhalb der Kleinbetragsgrenze 

Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Als Kleinbetragsrechnung gelten Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreitet. Diese Ausnahme soll den Verwaltungsaufwand insbesondere für kleine Geschäftsvorfälle reduzieren. Kleinbetragsrechnungen dürfen weiterhin in Papierform oder als nicht-standardisierte digitale Rechnungen (z. B. PDF) ausgestellt und versendet werden.

Rechnungen von Kleinunternehmern nach §19 UStG 

Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG fallen, sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht befreit. Kleinunternehmer haben einen Jahresumsatz von weniger als 22.000 Euro und sind von der Umsatzsteuer befreit. Da diese Unternehmen oftmals nicht über die technische Infrastruktur verfügen, um elektronische Rechnungen zu erstellen, wurde diese Ausnahme explizit festgelegt, um sie vor unnötigem finanziellen und organisatorischen Aufwand zu schützen.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) 

Rechnungen, die an Privatkunden (B2C, Business-to-Consumer) gerichtet sind, fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Dies bedeutet, dass Rechnungen an Endverbraucher weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden dürfen. Diese Ausnahme ist wichtig, um den administrativen Aufwand bei kleinen Verkäufen, z. B. im Einzelhandel oder bei Dienstleistungen, zu minimieren.

Rechnungen im Auslandsgeschäft 

Rechnungen, die für grenzüberschreitende Transaktionen außerhalb der Europäischen Union ausgestellt werden, sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht befreit. Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit Ländern außerhalb der EU pflegen, müssen keine E-Rechnung verwenden, solange der Rechnungsadressat in einem Drittland sitzt und dort kein E-Rechnungsstandard vorgeschrieben ist.

Sonderregelungen für Kleinstunternehmen

Für Kleinstunternehmen mit einem Umsatz von unter 50.000 Euro pro Jahr und weniger als 10 Beschäftigten gibt es ebenfalls eine Befreiung von der E-Rechnungspflicht. Diese Unternehmen sind von der Umstellungspflicht ausgenommen, es sei denn, sie möchten freiwillig daran teilnehmen. Diese Regelung soll vor allem Betriebe mit wenig technischer Infrastruktur oder geringem digitalen Reifegrad entlasten.

Rechnungen, die nur zu Dokumentationszwecken ausgestellt werden 

Rechnungen, die ausschließlich zu Dokumentations- oder Informationszwecken ausgestellt werden und nicht zur Verbuchung im steuerlichen Sinne verwendet werden (z. B. Pro-forma-Rechnungen), sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen. Solche Rechnungen kommen z. B. bei der Erstellung von Vorabangeboten oder Kostenvoranschlägen zum Einsatz.

Spezifische Branchen-Ausnahmen

Einige Branchen haben besondere Geschäftsmodelle, bei denen die E-Rechnungspflicht nicht sinnvoll umzusetzen wäre. Dazu gehören:

Baubranche und Handwerksunternehmen 

Für kleinere Handwerksbetriebe und Unternehmen im Baugewerbe gelten teilweise erleichterte Vorgaben, wenn die Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden erstellt und übergeben werden. Hier ist es oft schwierig, die notwendigen technischen Voraussetzungen für den E-Rechnungsversand sicherzustellen. Daher gibt es Übergangsregelungen, die es diesen Unternehmen erlauben, weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen zu verwenden.

Rechnungen an gemeinnützige Organisationen und Vereine 

Auch gemeinnützige Organisationen, Vereine und bestimmte öffentliche Institutionen, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, können von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sein. Diese Ausnahme gilt insbesondere dann, wenn die Organisationen keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen und ihre Einnahmen in geringem Umfang erfolgen.

Rechnungen im Rahmen von Geschäftsbeziehungen, die einem besonderen Datenschutz unterliegen 

In einigen speziellen Geschäftsfeldern, in denen besonders strenge Datenschutzanforderungen gelten (z. B. Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen), gibt es spezielle Regelungen. Hier ist die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgesetzt, wenn die technischen Lösungen nicht den gesetzlichen Datenschutzvorgaben entsprechen.

Übergangsfristen zur Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt schrittweise, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Die relevanten Fristen sind wie folgt:

• Ab dem 1. Januar 2025: Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Umsatz. 
   
• Bis zum 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF sind ebenfalls zulässig, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers. 
   
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Für Unternehmen mit einem Umsatz unter dieser Schwelle gilt eine verlängerte Übergangsfrist. 
   
• Bis zum 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z. B. PDF) verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. 
   
• Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz. 
   

Es ist wichtig zu beachten, dass die genannten Übergangsfristen für die Ausstellung von Rechnungen gelten. Die Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen tritt jedoch bereits am 1. Januar 2025 in Kraft. Das bedeutet, dass alle Unternehmen ab diesem Datum in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt viele Vorteile, aber auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Während die meisten Unternehmen zur Umstellung verpflichtet sind, gibt es zahlreiche Ausnahmen, die bestimmte Geschäftsvorfälle, Branchen und Unternehmensgrößen betreffen. Diese Ausnahmen sollen sicherstellen, dass der administrative Aufwand für kleinere und besonders regulierte Geschäftsvorfälle nicht unverhältnismäßig hoch wird. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob sie von einer der genannten Ausnahmen betroffen sind und welche technischen Maßnahmen sie ergreifen müssen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.