Das papierlose Büro ist Kopfsache, kein Mythos!

Der Begriff „Papierloses Büro“ kursiert seit nunmehr fast 35 Jahren durch´s Netz. Doch selten war eine Definition so unklar und vielfältig wie in diesem Fall. Sucht man nach „Papierloses Büro“ bei Google, dann tun sich unendliche Weiten rund um Scanner, Workflow-Management, Mythen, DMS, ERP und andere TLA (Three Letter Acronyms) auf. Ein Zeichen, dass es bereits „verstaubtere“ Ansätze gab als es heute der Fall ist. Wir verfolgen die Diskussionen bereits seit einer ganzen Weile und versuchen dem Mythos „Papierloses Büro“ und den wirklichen Problemen einmal auf den Grund zu gehen.

Das papierlose Büro: Wann ist es eigentlich erreicht? 

Die erste Seite der Suchergebnisse bei Google gibt schnell einen Überblick. Es geht um abwechslungsreiche Diskussionen rund um Dokumentenmanagement-Systeme, Produktivitäts-Tools, und unüberwindbare Hürden in der Realität. Doch so vielfältig die Beiträge auch sind, sie haben alle eines gemeinsam: Die Zweifel, ob das papierlose Büro tatsächlich jemals wahr werden wird. Folgen wir den öffentlichen Diskussionen, dann ist das papierlose Büro dann erfüllt, wenn

• sämtliche Papierdokumente im Büro elektronisch archiviert wurden,
• Tools und Technologie die papierlose Verarbeitung von Dokumenten einfach möglich machen,
• die gesetzlichen Anforderungen die papierlose Arbeit nicht mehr behindern,
• die Produktivität durch Post-it Zettel, etc. auch elektronisch abbildbar wird (wieder Tools).
• das, was immer noch in Papierform kommt, schnell digitalisiert werden kann.

Damit diese Diskussion hier nicht ebenso im Sande verläuft, haben wir die Problematik anhand der Beispiele „formelle Kommunikation“ (z.B. mit dem Finanzamt) und „täglicher Abrechnungsalltag“ (z.B. Belege) etwas genauer betrachtet. Dabei sind zwei recht deutliche Probleme sichtbar geworden:

Erstes Problem: Postversand und nachträgliche Digitalisierung

Obwohl sich die E-Mail in allen Bereichen des heutigen Lebens etabliert hat, setzen viele Behörden und auch große wie kleine Unternehmen nach wie vor noch auf Briefkommunikation in Papierform. Sei es bei Rechnungen, Angeboten oder Bescheiden von einer Behörde. Doch warum eigentlich? Die höheren Kosten und der zeitliche Verzug scheinen keinen ausreichenden Gegenwert zu bieten. Dabei sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen für eine vollständige E-Mail-Kommunikation absolut gegeben. Wir unterstellen an dieser Stelle einfach einmal, dass es alte Prozesse oder die allgemeine Unsicherheit sind, die den Wechsel auf die vollständig digitale Kommunikation bislang verhindert haben.

„Gut, dann machen eben andere nicht mit“, könnte man meinen, aber die Abhängigkeit ist groß. Solange sich nicht erzwingen lässt, dass sämtliche Post papierlos zugestellt wird, muss es einen Prozess der Digitalisierung geben. Und der ist aufwändig und unsicher. Abgesehen von dem bestehenden Haufen an Papier müsste jeder Brief sofort gescannt, archiviert und anschliessend vernichtet werden, um wirklich papierlos zu arbeiten.

Zweites Problem: Unsicherheit bei gesetzlichen Rahmenbedingungen

Ein Beispiel: Sie erhalten eine Papierrechnung über 10.000€ zzgl. 1.900€ MwSt. Würden Sie diese Rechnung scannen und anschliessend vernichten? Wirklich? Die meisten Menschen haben tatsächlich Angst das „Original“ zu vernichten und den Anspruch auf die Vorsteuer möglicherweise im Falle einer Steuerprüfung zu verlieren. Doch dass die elektronische Version nach dem Scan das „neue Original“ ist, interessiert nicht (vorbehaltlich des innerbetrieblichen Prüfpfades). Nicht den Steuerberater, nicht das Finanzamt, nicht den Anwender. Es ist tief in den Köpfen der Menschen verankert, dass ein Papierbeleg immer das Original ist. Erst, wenn die Natur stärker ist, wie z.B. bei Thermo-Belegen (Verbleichen), dann wird die Kopie allgemein akzeptiert.

Wir haben viele Steuerberater, Buchhalter und Unternehmer zu diesem Thema befragt, und am Ende können wir recht sicher feststellen: So lange es keine offizielle Stellungnahme vom Bundesfinanzministerium und vor allem keine konkretere Beschreibung einer einfacheren Handhabung als das hier für den Durchschnittsbürger gibt, wird sich an dieser Unsicherheit auch nichts ändern.

Das papierloses Büro ist abhängig von Papierproduzenten

Die Argumente zeigen, dass für die Verwirklichung des papierlosen Büros eine gewisse Abhängigkeit von Papierproduzenten und von offiziellen Rahmenbedingungen besteht. Aber es gibt auch positive Beispiele. Viele Unternehmen bieten den E-Mail-Versand bereits als Standardweg für die Zustellung einer Rechnung an, bei anderen klappt das nur auf Nachfrage. Bei wiederum anderen kommt die Rechnung leider auch auf Nachfrage im Jahr 2012 nach wie vor nur per Post. „Das geht leider nur so…“ heißt es noch viel zu häufig.

Sehr schade, denn als Konsument oder Empfänger von Papierdokumenten haben wir keinen Einfluss darauf. Im Gegenteil: wer Papier verlangt, der muss auch Papier bekommen, heißt es sogar im Gesetz (s. Abs. 1).

Was sagen andere zum Mythos Papierloses Büro?

Die Meinungen gehen hier stark auseinander. In diesem Mitmach-Beitrag werden z.B. Erfolge bereits gefeiert, wenn der richtige Scanner mit funktionierender OCR-Technologie gefunden und mit der eigenen Dropbox verknüpft wurde. Andere wiederum suchen noch nach der richtigen Lösung für das digitale Post-it oder andere Produktivitäts-Tools. Dabei ist OCR (Technologie zur Texterkennung auf gescannten Dokumenten) genau so veraltet, wie die Idee Papierdokumente nachträglich digitalisieren zu müssen. Schauen wir nach vorne, dann sollte es um den einfachen und standardisierten Austausch elektronischer Dokumente gehen, und nicht darum, Medienbrüche zu „heilen“ oder Brückentechnologien zu nutzen. Deshalb haben wir mit einigen anderen Anbieter die DocTag Initiative gegründet, mit der ein Standard für den einfachen Austausch elektronischer Dokumente geschaffen werden soll, ganz einfach, ganz zeitgemäß.

Es muss „Klick“ in den Köpfen machen

Trotz all der Fortschritte und rechtlichen Begünstigungen in den letzten Jahren ist der Papierkram auf vielen Schreibtischen noch vorhanden und ein Ende noch lange nicht in Sicht. Es scheint viel mehr, als sei die Umstellung ein „Kopf-Problem“. Bei machen ist es die Gewohnheit (z.B. Rechnungen zu unterschreiben), bei anderen die Angst, doch nicht alles richtig zu machen (der Steuerberater will die „Originale“).

Was brauchen wir wirklich für das papierlose Büro? Reicht ein offizielles und konkretes „go“ von oben? Oder wie sonst können der Umgang mit Papierkram nachhaltig in den Köpfen der „Generation-P(apier)“ geändert und Gewohnheiten durchbrochen werden? Eine Umstellung würde sich definitiv für alle Seiten lohnen, denn nicht nur das Potenzial für eine Einsparung an Kosten und Zeit ist enorm, wir schonen auch die Umwelt!