Awesome Automation: Automatisierungen fürs Projektmanagement

Projekte waren noch nie so komplex wie heute. Es gibt immer mehr Aufgaben zu erledigen und mehr Stakeholder, die bedient werden müssen. Aber es gibt auch mehr Hilfsmittel als je zuvor, um effizienter zu arbeiten. Automatisierung im Projektmanagement ist eine hervorragende Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, die Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen.

Welche Vorteile bringt Automation im Projektmanagement?

Zeitersparnis durch effizienteres und genaueres Arbeiten

Mithilfe von Projektmanagement-Tools können organisationsübergreifende Arbeitsabläufe oder Produktionsprozesse festgelegt und automatisiert werden. Jedes Teammitglied weiß, wann welche Aufgabe erledigt werden soll: Tasks und Verantwortlichkeiten müssen nicht zusammengesucht werden. Die Abläufe werden effizienter und können schneller durchlaufen werden. So hat das Team die Möglichkeit, zielgerichteter und mit einer deutlichen Zeitersparnis zu arbeiten.

Besseres Zeitmanagement und Einhaltung von Deadlines

Der Alltag im Projektmanagement kann schnell von administrativen Aufgaben gefüllt sein. Um hier wertvolle Zeit zu sparen, sind automatisierte Prozesse hilfreich. Tasks wie die Zuweisung von Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten, Erstellen von Checklisten oder Deadlines müssen Projektmanager:Innen nicht jedes Mal aufs Neue umsetzen, sondern sie passieren automatisch. So bleibt mehr Raum für ein besseres Zeitmanagement, um sich auf neue Prozesse zu konzentrieren, Optimierungspotenzial zu entdecken und für deine Kundenpflege.

Verbessertes Tracking

Im Projektmanagement ist die plangemäße, frist- und budgetgerechte Durchführung von Projekten das A und O. Wenn du keinen klaren Überblick über alle laufenden Vorgänge hast, können schnell wichtige Details verloren gehen. Umso besser ist hier eine Automatisierung, die dir und deinem Team eine Vorstellung vom Status eines Projektes und problemlosen Zugang zu Echtzeit-Updates gibt.

Wo/ Wann kann Automation im Projektmanagement eingesetzt werden?

Im Folgenden findest du eine Liste von Dingen, die sich im Projektmanagement automatisieren lassen:

Routine Aufgaben

Die Aufgabenautomatisierung gibt deinem Projektteam die Möglichkeit, von einfachen, aber mühsamen Aufgaben entlastet zu werden – ganz ohne Code. Diese Aufgaben lassen sich einfach mit Tools wie Make, Workato oder Zapier automatisieren:

Prioritäten für Aufgaben ändern

Wenn du ein Projekt mit vielen täglichen Aufgaben planst, lohnt es sich, Prioritäten anhand von Tags zu setzen. Besonders dann, wenn sich die Priorität für eine Aufgabe ändert. Mit Tags kannst du nämlich einer Aufgabe mehr Kontext verleihen oder ähnliche Aufgaben für eine bessere Übersicht gruppieren, den Status verfolgen oder Aufgaben kategorisieren. Das funktioniert richtig gut mit Asana.

Aufgaben mühelos deinem Team zuweisen

Ein Projekt zu planen und durchzuführen, erfordert eine Menge Arbeit. Je größer es wird, desto komplexer wird die Arbeit. Tools wie Asana oder Trello können die Planung erleichtern, indem du automatisch Aufgaben für einzelne Teammitglieder erstellst, zuweist und erledigte Tasks einfach abhakst.

So ist nicht nur dein ganzes Team automatisch up to date, was die aktuellen Stats sind, sondern der Stats-Bot bietet dir auch eine Datengrundlage, um kurz- und langfristige Entwicklungen der wichtigsten Kennzahlen zu haben.

Rechnungen richtig zuordnen

Fast jedes Unternehmen muss Rechnungen schreiben und Abrechnungen anfertigen. Gerade in der Buchhaltung lassen sich viele triviale und zeitraubende Arbeiten leicht automatisieren. Ordne Rechnung deshalb ganz automatisiert dem richtigen Projekt zu und speichere sie in deinem Buchhaltungstool wie FastBill.

Eine gute Projektnachverfolgung erleichtert deinem Team die Zusammenarbeit und Kommunikation. 

Statt Projektdaten, Dokumenten, Nachrichten oder Feedback manuell in Tabellenprogramme oder PowerPoint-Präsentationen einzufügen, zentralisieren Projekt-Tracking-Tools wie monday.com, Asana oder Wrike die Arbeit dort, wo sie tatsächlich stattfindet. Durch Projekt-Tracking sehen Teammitglieder, Beteiligte und funktionsübergreifende Mitarbeiter die Arbeit aus allen Blickwinkeln. 

Produktivitäts-Boosts

Automatisierung steigert die Produktivität, indem du mehr in kürzerer Zeit erledigen kannst. Auf diese Weise verschwendest du keine Energie für etwas, das auch eine Automatisierungssoftware für dich erledigen kann.

Projektvorlagen nutzen und direkt loslegen

Egal, ob du eine Produkteinführung oder Marketingkampagne planst, Tools wie Clickup, Asana, Monday.com etc. verfügen über Projektmanagement-Vorlagen, die dir helfen, mit nur wenigen Klicks dein nächstes Vorhaben leichter zu gestalten und besser zu visualisieren.

Schalte deine Projekte auf Autopilot

Zwischen der Planung eines Projekts, der Festlegung von Zielen und der Beobachtung des Projektfortschritts verbringen Projektteams oft zu viel Zeit mit repetitiven Aufgaben. Eine Automatisierungssoftware wie Make oder Zapier ermöglicht es allen Teammitgliedern, Projektprozesse von Anfang bis Ende zu automatisieren und sich auf die anspruchsvolleren Aufgaben zum Abschluss komplexer Projekte zu konzentrieren.

Kommunikation

Tools wie monday.com, ClickUp oder Wrike helfen Teams bei der Projektzusammenarbeit, Aufgaben einfacher zu gestalten und bessere Ergebnisse zu erzielen. Mit diesen Tools werden nicht nur Nachrichten an die richtigen Personen versendet, sondern zeitgleich kann jeder auch den Status des Projekts einsehen, auf alle Infos an einem Ort zugreifen, gemeinsam an einem Projekt arbeiten und diese Veränderungen in Echtzeit verfolgen. 

Speichere alle Informationen an einem Ort, um nie wieder den Überblick zu verlieren

Wir alle kennen es: Die 17. Version der Excel-Tabelle und irgendjemand aus dem Team ist nicht auf dem neusten Stand. Mit Tools wie ClickUp, Monday.com, Asana und Co. arbeiten alle Teammitglieder direkt in der Cloud und die Informationen fließen an einem Ort zusammen. 

Sende Slack Notifications für die wirklich wichtigen Dinge

Die richtigen Benachrichtigungen an der richtigen Stelle sind essenziell für den Überblick im Projektmanagement. Wichtige Nachrichten können aber schnell in einer Flut an Notifications untergehen. Deshalb ist es umso ratsamer, im Projektmanagementtool für jeden User einzeln einzustellen, welche Benachrichtigungen sie haben wollen. Die meisten Programme bieten Integrationen zu den gängigen Kommunikationstools wie Slack und Teams an – Benachrichtigungen kannst du aber natürlich auch mit Automatisierungstools wie Make verschicken. 

Durch eine Übersicht der Kapazitäten deiner Teammitglieder kannst du Bottlenecks identifizieren und frühzeitig umgehen

Nichts ist schlimmer, als mitten im Projekt festzustellen, dass du dich mit den Kapazitäten deines Teams verkalkuliert hast. Um das zu verhindern, bieten dir viele Projektmanagement-Tools die Möglichkeit, die Verfügbarkeit anhand von bereits angelegten Projekten einzusehen. Sollten die Teams in deinem Unternehmen verschiedene Tools nutzen, lohnt es sich, die Daten an einem Ort wie Airtable oder Ninox zu sammeln und diese anschaulich in Grafiken und Diagrammen darzustellen. 

Tracking

Das automatisierte Projektmanagement ermöglicht es dir und deinem Team, den Fortschritt jedes Projekts, an dem ihr arbeitet, zu verfolgen. Damit lässt sich tracken, wo ihr euch in eurem Projekt befindet, was abgeschlossen wurde und was noch abgeschlossen werden muss. Tools, die sich dafür eignen, sind zum Beispiel monday.com, Smartsheet, Wrike oder ClickUp. 

Erstelle übersichtliche Dashboards, um die Performance deines Teams zu tracken 

Dashboards sind dazu da, Daten in Kontext zu setzen und sichtbar zu machen. Im Projektmanagement sind Dashboards unerlässlich, um zu tracken, ob du in deinen vorgegebenen Budgets bleibst, ob dein Team etwa so viele Stunden auf Projekten arbeitet, wie dafür eingeplant wurden und ob die Keyperformance Indicators eingehalten werden - und natürlich noch viel mehr. Besonders geeignet zum Erstellen von Dashboards sind Tools wie Rows, Glide, Softr, Ninox und Loocker Studio.

Identifiziere Bottlenecks, damit du immer einen Schritt voraus bist

Egal ob leistungs- oder systembasierte Engpässe, mit den richtigen Tools wie Asana oder monday.com, lassen sich Engpässe leichter identifizieren und auf ein Minimum reduzieren. Erstelle z.B. Zeitleisten oder Kanban-Boards für deine Projekte, damit dein Team stets eine visuelle Übersicht des Workloads verfügt und Aufgaben, Abhängigkeiten und Fälligkeitsdaten mühelos in Echtzeit tracken und anpassen kann.

Fazit

Die richtigen Projektmanagement-Tools zu finden, kann bei der großen Auswahl auf dem Markt schnell unübersichtlich werden. Berücksichtigst du bei deiner Wahl die von euch benötigten Funktionen, das Budget und eure Prioritäten, lässt sich die Auswahl noch besser eingrenzen. Tools, die übersichtlich und einfach zu bedienen sind und sich zum Ausprobieren hervorragend eignen, sind monday.com, Asana oder Trello. Grundsätzlich braucht man ein bisschen Zeit, um die Prozesse einzurichten, denn auch das Projektmanagement ist ein lebendiger Prozess, der sich mit dem Unternehmen verändert. Eins ist aber sicher: Mit einem automatischen Projektmanagement schaffst du nicht nur Zeit für sinnvolle Arbeit, sondern sorgst zusätzlich für größere Planungssicherheit und mehr Effizienz in deinen Team-Prozessen. 

Geschrieben von Lilith Brockhaus.