Awesome Automation #workhacks: So hast du weniger Stress mit Mails

In der Reihe #workhacks stellen wir dir regelmäßig Tricks und Automatisierungen vor, mit denen du deinen Arbeitsalltag und manchmal auch deinen Feierabend besser gestalten kannst. Diesmal geht es um deine Mails.

E-Mails gehören im Arbeitsalltag zu den Dingen, die das größte Frustpotenzial haben. Nicht wenige von uns verbringen jeden Tag viel Zeit damit, Mails zu lesen, zu schreiben oder zu sortieren. Automatisierungen können dabei helfen, diese Zeit aufs Nötigste zu reduzieren und können zudem deine Produktivität steigern. Wir haben ein paar dieser Hacks für dich zusammengestellt.

Wir zeigen dir die Beispiele anhand von Outlook oder Gmail. Die meisten Dinge lassen sich aber auch mit anderen Mail-Programmen, wie z.B. Apple-Mail, umsetzen.

Mails sortieren und weiterleiten

Wenn du viele Mails bekommst, kannst du dir durch Regeln eine Menge Zeit sparen. Regeln automatisieren wiederkehrende Aufgaben und können dir einen aufgeräumten Posteingang verschaffen, ohne dass du jede Mail händisch sortieren musst. Bei Outlook gehst du dabei einfach über das Startmenü in den Punkt "Regeln" und kannst dich dort austoben.

Folgende Dinge kannst du beispielsweise automatisieren:

Automatisches Weiterleiten bestimmter Absender und/oder Betreffe

Du kannst zum Beispiel definieren, dass Rechnungen immer an die Finanzabteilung oder dein Rechnungstool (zum Beispiel in deine FastBill-Mail-Inbox) weitergeleitet werden sollen und dir diese repetitive Aufgabe dauerhaft sparen. In Outlook sieht das dann so aus:

Automatisches Sortieren von Mails

Nicht jede Mail muss bearbeitet werden und schon gar nicht direkt. So bekommt man zum Beispiel in der Projektarbeit oft einen Haufen Mails in Kopie. Diese Mails erfordern meist nur eine grobe Durchsicht, die nicht in Echtzeit oder teils nicht mal täglich erfolgen muss. Für solche Mails kannst du dir einen Ordner anlegen und die Regel definieren, dass diese direkt wegsortiert werden. Den Ordner kannst du dann nach Bedarf durchsehen. So verstopfen Mails, die nicht direkt an dich sind, nicht dein Postfach.

Auch für Rechnungen kann diese Sortierregel spannend sein. Lege dir einen eigenen Ordner an und lass alle Rechnungen, die hereinkommen, automatisch dort ablegen. So kannst du die offenen Rechnungen in einem Rutsch prüfen und bezahlen. Außerdem hast du sie so am Jahres/-Monatsende alle beisammen, wenn du sie für die Steuer brauchst.

Textersetzung

Wer viele Mails schreiben muss, kann davon profitieren, sich Wortersetzungen für Abkürzungen in der Autokorrektur einzuspeichern. So muss man bestimmte Floskeln und Wörter nicht mehr ausschreiben, das erledigt die Autokorrektur dann automatisch für einen. Man kann zum Beispiel für Liebe/Lieber le/lr eingeben oder fg für Freundliche Grüße. In Outlook findest du die Autokorrektur direkt unter den Einstellungen. Neue Wortersetzungen kannst du mit dem Pluszeichen hinzufügen. Achte darauf, dass der Haken bei „Während der Eingabe ersetzen“ gesetzt ist. Wenn du neue Einträge gemacht hast, musst du ggf. das Programm noch mal neu starten, bis diese wirksam werden.

Textblöcke als Vorlage speichern

Auch ganze Textblöcke kann man sich vorbereiten und in Outlook als „Vorlagen“ hinterlegen. Wenn du in Outlook eine neue Mail öffnest, findest du oben rechts im Nachrichtenmenü den Punkt „Vorlagen anzeigen“. Wann immer du einen Textblock tippst, den du auch in anderen Mails verwenden kannst, kannst du diesen hier hinein kopieren und mit einer passenden Überschrift versehen. Künftig kannst du dann mit einem Klick ganze Textbausteine in deine Mails einfügen.

Mailanhänge automatisch ablegen

„In welcher Mail war noch mal diese Präsentation?“ Du kennst das: Man hat den Anhang nicht direkt aus der Mail gezogen und jetzt findet man ihn nicht mehr wieder. Mit den Diensten IFTTT, Integromat oder Zapier kannst du dir eine Automatisierung anlegen und Mail-Anhänge aus deinem Postfach automatisch in einen Ordner deiner Cloud hochladen lassen. So hast du deine Anhänge immer an einem Ort. Fertige „Rezepte“ gibt es zum Beispiel auf Zapier.com für Gmail.

Wir hoffen, dass dir unsere Tipps den Mail-Alltag erleichtern! Hast du noch weitere Automatisierungshacks, die dir den Arbeitsalltag erleichtern? Dann schreibt uns an redaktion@fastbill.de.

#workhacks ist Teil unserer Reihe Awesome Automation. In einer anderen Folge erklären wir dir zum Beispiel, was du alles mit FastBill automatisieren kannst. Und in Kooperation mit der digitalen Lernplattform Visual Makers zeigt dir Lilith Brockhaus, wie du mir iPaas-Tools dein Business voran bringst.