Mahnungen schreiben – wann wird es nötig?

Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bekannt, dient der Erinnerung von Schuldnern. Sie hat das Ziel, nach Ablauf der Zahlungsfrist dafür zu sorgen, dass die Rechnung möglichst schnell vom Kunden bezahlt wird. Damit eine Mahnung jedoch korrekt geschrieben werden kann, solltest du bei der Erstellung einige Details beachten.

Inhaltsverzeichnis

1. Was genau ist eine Mahnung?
2. In diesen Fällen sollte eine Mahnung verschickt werden
3. Welche Pflichtangaben muss eine Mahnung enthalten?
4. So läuft ein Mahnverfahren ab
5. Die drei Ebenen des Mahnwesens
6. Dritte Mahnung
7. Wie funktionieren konkrete Verzugszinsen?
8. In diesen Fällen kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren
9. Wann kann ein Mahnverfahren scheitern?
10. Lohnt sich professionelle Unterstützung im Mahnverfahren?

Was genau ist eine Mahnung?

Bei einer Mahnung handelt es sich konkret ausgedrückt um eine Zahlungserinnerung. Bei dieser wird der Gläubiger aufgefordert, eine nach Ablauf der Zahlungsfrist noch offene Rechnung zu begleichen. In einer derartigen Mahnung kannst du auf rechtliche Schritte verweisen, sollte die Zahlung nicht im Rahmen der erneut gesetzten Frist eingehen. Ein direkter Bezug auf mögliche Verzugszinsen oder eine rechtliche Klärung entspricht allerdings nicht dem Standard der ersten Mahnung. Dennoch handelt es sich bei einer Mahnung natürlich um ein gutes Mittel bei ausbleibenden Zahlungen.

Wichtig ist immer, dass auf Grundlage der Mahnung eine konkrete Rechnung erstellt wurde. Sobald das von dir festgelegte Zahlungsziel nicht eingehalten wurde, darfst du eine Mahnung verschicken. Sollte dir der Gläubiger von Beginn an mitteilen, dass keine Bezahlung der Rechnung erfolgen wird, kannst du direkt den rechtlichen Weg einschlagen. Zur Absicherung des Verfahrens solltest du dem Schuldner jedoch noch einmal eine Zahlungsfrist von mindestens einer Woche gewähren.

In diesen Fällen sollte eine Mahnung verschickt werden

Grundsätzlich ist es wichtig zu verstehen, dass sich eine Mahnung eigentlich immer lohnt. Kein Dienstleister hat es hinzunehmen, für seine Leistung nicht oder nur geringfügig vergütet zu werden. Dennoch musst du nicht zwangsläufig unmittelbar nach Überschreitung der Zahlungsfrist mahnen. In der Regel bietet es sich an, noch etwas länger als die Frist abzuwarten und sich den Aufwand des Mahnens zu ersparen. Bei Bedarf kannst du natürlich auch noch einmal versuchen, den Kunden direkt zu kontaktieren und zu erfragen, warum die Zahlung so lange auf sich warten lässt.

Solltest du hierauf keine Antwort bekommen oder mehr als 30 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist noch immer keinen Geldeingang verzeichnen können, ist die erste Mahnung absolut berechtigt. Bei dieser handelt es sich in den meisten Fällen um eine klassische Zahlungserinnerung, die keine konkreten Mahngebühren oder Verzugszinsen enthält. Dennoch sollte die Mahnung alle Pflichtangaben beinhalten und zu deiner Forderung möglichst vollständig erstellt sein.

Welche Pflichtangaben muss eine Mahnung enthalten?

Wenn du die Mahnung ohne zusätzliche Unterstützung durch ein Inkassobüro erstellen möchtest, solltest du auf wichtige und praktische Pflichtangaben achten. Nur wenn diese allesamt auf der Mahnung enthalten sind, wird die geschriebene Mahnung später vor Gericht anerkannt. Die folgenden Details und Aspekte dürfen innerhalb der Mahnung daher keinesfalls fehlen:

• Name und Unternehmen des Gläubigers
• Grund der konkreten Forderung
• Zinsen und die damit verbundene Zinsberechnung
• Angaben zur Leistung und zum Leistungszeitraum
• Bezugnahme auf die Rechnungsnummer
• Gesamtkosten und die enthaltene Steuer
• Aktuelles Datum der Ausstellung
• Zahlungsfrist zur erneuten Überweisung

Um dein Mahnschreiben vollständig und übersichtlich zu gestalten, dürfen die aufgeführten Details und Angaben daher nicht fehlen. Diese machen die Mahnung rechtskräftig und erhöhen deine Chancen bei einem Nachweis im Rahmen einer möglichen Gerichtsverhandlung. Achte zudem darauf, dir deine ausgestellte und verschickte Mahnung möglichst selbst noch einmal zu kopieren und zu speichern. Für den Versand der Mahnung wählst du anschließend ein Einschreiben bei der Post, um die erfolgreiche Zustellung der Mahnung auch vor Gericht nachweisen zu können.

So läuft ein Mahnverfahren ab

Falls du dich derzeit selbst in einer derartigen Situation befindest und bereits seit vielen Wochen erfolglos auf die Zahlungen deiner Kunden wartest, solltest du die Mahnung nicht weiter herauszögern. Wenn es sich im aktuellen Fall um deine erste Mahnung handelt, solltest du dir für weitere Fälle bereits eine geeignete Mahnungsvorlage erstellen. Auch ein Vordruck kann dir hierbei behilflich sein. Anschließend wird zwischen maximal drei Abmahnungen unterschieden, die du deinen Kunden im Falle einer ausbleibenden Zahlung zuschicken kannst.

Die drei Ebenen des Mahnwesens

Grundsätzlich gilt, dass du die Mahnungen im Abstand von zwei Wochen verschicken kannst. Dies ist als Frist vollkommen ausreichend, bevor rechtliche Schritte und weiterführende Maßnahmen eingeleitet werden müssen. Doch was genau sollten die jeweiligen Mahnungen beinhalten?

Erste Mahnung

Bei der ersten Mahnung handelt es sich meist um eine einfache Zahlungsaufforderung. Diese beinhaltet noch keine weiteren Zahlungsverpflichtungen, sondern weist lediglich auf die bisher ausbleibenden Zahlungseingänge hin. Auch Mahngebühren sind hierbei eher unüblich.

Zweite Mahnung

Sollte eine zweite Mahnung erforderlich sein, fällt der Ton häufig bereits etwas strenger aus. Auch eine Mahngebühr darf anhand angefallener Kosten angesetzt werden. Gleiches gilt für mögliche Verzugszinsen, die aufgrund ausbleibender Zahlungen schnell berechtigt werden.

Dritte Mahnung

In der dritten Mahnung kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren androhen. Dadurch wird der letzte Schuldner noch einmal vom Ernst der Lage überzeugt und weiß, was bei ausbleibender Zahlung auf ihn zukommt. Die dritte Mahnung beendet gleichzeitig die außergerichtliche Klärung.

Wie funktionieren konkrete Verzugszinsen?

Wie bereits erwähnt, sind Verzugszinsen bereits ab der zweiten Mahnung üblich und können auf den geschuldeten Betrag aufgeschlagen werden. Dies gilt ab dem ersten Tag, seitdem das Zahlungsziel abgelaufen ist. Verzugszinsen dürfen bis zu 5 Punkte über dem Basissatz der Deutschen Bundesbank liegen. Der Basiszinssatz liegt derzeit bei -0,88, weshalb Verzugszinsen in Höhe von bis zu 5,88 % gefordert werden dürfen. Das folgende Beispiel verdeutlicht eine konkrete Berechnung:

Seit 30 Tagen ist das Zahlungsziel in Höhe von 300 € überschritten. Der Schuldzinssatz ergibt sich daher aus der folgenden Rechnung: 300 x 0,0588 / 12 = 1,47 €

Für jeden weiteren überzogenen Tag darf der Umfang der Zinsen weiter zunehmen. Weitere Kosten für den Schuldner können sich aber natürlich auch durch die Beauftragung eines Inkassobüros ergeben. Während für die eigenständige Briefzusendung rund 5 € zusätzliche Mahnkosten veranschlagt werden können, liegen diese bei einem professionellen Inkassounternehmen deutlich höher. So ergeben sich für den Schuldner schnell Summen im dreistelligen Bereich. Sollte dieser jedoch mit der Zeit zahlungsunfähig werden, bleibst du selbst auf den Inkassokosten sitzen.

In diesen Fällen kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren

Sollte keine der drei Mahnungen zu einem Eingang der Zahlung geführt haben, reichen die klassischen Zahlungserinnerungen nicht mehr aus. In diesem Fall kannst du dir mit einem gerichtlichen Mahnverfahren weiterhelfen, solltest du einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen. So erhält der Schuldner die Mahnung noch einmal offiziell durch das Gericht. Dieses kümmert sich an dieser Stelle um die gesamte Zustellung.

Anschließend kann der Mahnbescheid durch die Zahlung akzeptiert werden. Sollte der Kunde einer Zahlung widersprechen, kommt es zu einem klärenden Gerichtsprozess. Falls auf den gerichtlichen Mahnbescheid jedoch nicht reagiert wird, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Daraufhin lässt sich die Forderung zwangsweise durch einen Gerichtsvollzieher durchsetzen. Die Kosten für den gesamten Mahnprozess trägt an dieser Stelle der Schuldner.

Wann kann ein Mahnverfahren scheitern?

Trotz der vermeintlich sicheren Systeme zur Gewährleistung, dass Rechnungen beglichen werden, gibt es einige Ausnahmen und Hindernisse. Auch ein erfolgreicher Mahnbescheid wird daher nicht zur Garantie für den Erhalt der erforderlichen Summen. In den folgenden Fällen kann es geschehen, dass du auf deiner Forderung sowie auf den gesamten Verfahrenskosten sitzenbleibst:

• Dein Kunde meldet zwischenzeitlich Insolvenz an
• Die gestellte Rechnung ist nicht vollständig berechtigt
• Dein Schuldner hat seinen Geschäftssitz in ein Nicht-EU-Land verlegt
• Der Kunde führt ein nicht eingetragenes Scheinunternehmen
• Mit der Mahnungsvorlage zur sicheren Umsetzung

In den wenigsten Fällen entwickelt sich jedoch das Schreiben der ersten Mahnung zu einem gerichtlichen Mahnverfahren. Dies liegt vor allem daran, dass es sich häufig nur um eine kleine Unaufmerksamkeit handelt, die sich nach der ersten Mahnung ausgleichen lässt. Dennoch solltest du dich bei der Erstellung einer Mahnung natürlich vor Fehlern schützen und dafür sorgen, dass diese sämtliche Pflichtangaben beinhaltet. Mit einer praktischen Vorlage bist du hierzu bestens aufgestellt und kannst dein Mahnschreiben rechtssicher und transparent gestalten. Mahnungsvorlagen gibt es im Internet zahlreiche, weshalb du dir die geeigneten Hilfsmittel auswählen kannst.

Lohnt sich professionelle Unterstützung im Mahnverfahren?

Häufig kann es aufgrund des enormen Aufwands sinnvoll sein, das Mahnverfahren mit einem Inkassobüro durchführen zu lassen. Dieses geht jedoch nicht den Weg der drei Mahnungen, sondern wird dem Schuldner lediglich eine finale Zahlungserinnerung zustellen. Anschließend wird automatisch der rechtliche Weg angestrebt, der meist mit hohen Mahngebühren verbunden ist. Solltest du deinen Kunden auch weiterhin behalten wollen, ist dieser Weg daher zu vermeiden.

Mit professioneller Unterstützung durch ein Inkassobüro musst du dich daher nicht länger um die Kommunikation mit dem Schuldner kümmern, sondern profitierst von einem professionellen Ablauf. Lass dich daher am besten vorab beraten, ob sich eine derartige Leistung für deine Forderung anbietet und worauf hierbei zu achten ist. So steigt die Chance, dass du dein Geld noch erhältst.

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