Awesome Automation: Mit IPaaS effektiv Ressourcen sparen

Das Daily Business beinhaltet oftmals sich ständig wiederholende Prozesse und Abläufe, die keine besondere Herausforderung mehr darstellen, aber dennoch Zeit, Nerven und somit wichtige Ressourcen kosten. Jedoch können insbesondere Start-Ups oder auch kleinere sowie mittelständige Unternehmen diese meist deutlich besser an anderer Stelle gebrauchen. Das Daily Business kann folglich zur gefährlichen Kostenfalle werden. Wichtiges rückt in den Hintergrund und der Fokus auf das Wesentliche geht verloren.

Hierfür bietet die Automatisierung mit sogenannten iPaaS-Anwendungen die perfekte Lösung. Denn völlig unabhängig von der Branche, dem Unternehmen oder gar der Abteilung, lassen sich meist eine Menge Prozesse automatisieren.

Doch was umfasst der Begriff Automation? Was ist iPaaS eigentlich? Welche Möglichkeiten ergeben sich für dein Vorhaben? Just wait a second, wir holen dich sofort ab, beantworten deine Fragen und klären dich auf!

Was ist bzw. bedeutet Automatisierung oder Automation?

Eine Automation bzw. Automatisierung beschreibt das „automatische Abarbeiten“ von bisher manuellen, betrieblichen Tätigkeiten. Diese werden folglich ohne weiteren Eingriff des Menschen durchgeführt und laufen somit „automatisch“ ab. Am besten stellst du dir das Ganze mal anhand deiner täglichen „After Work“-Routine vor.

Als Beispiel: Waschmaschine anstellen, durchsaugen, kochen… usw.

Unangenehm oder? So viel Zeit für das tägliche „Ich muss das noch erledigen!“.

Doch was wäre, wenn du diese Zeit in Freizeit verwandeln könntest? Du hättest Zeit für ganz andere Dinge. Deine Hobbys, deine Familie usw.

Ein Saugroboter, eine smarte Wasch- sowie die Küchenmaschine sind dabei deine Tools zur „Automation“. Einmal programmiert oder richtig eingestellt, erledigen die smarten Helfer deine Arbeit. Selbstständig und ohne, dass du diese – und vor allem dich selbst – daran erinnern musst.

Dabei funktionieren Automatisierungen sowohl im privaten Alltag, als auch im unternehmerischen Kontext hervorragend. Abhilfe schaffen die bereits genannten IPaaS!

Damit kommen wir auch schon zum zweiten Teil der Fragestellung:

Was ist IPaaS?

iPaaS steht für Integration Platform as a Service und bedeutet so viel wie: Eine Plattform, auf der du deine Prozesse automatisieren oder gar rationalisieren kannst. Hierfür stellen iPaaS-Anbieter, wie z. B. Zapier, Make oder Workato, eine vereinfachte und standardisierte Methode inkl. Toolsets zur Verfügung, um Daten, Prozesse und Services über lokale, private oder öffentliche Cloud-Systeme und Umgebungen miteinander zu verbinden.

Und jetzt kommt das Beste: Ohne ein eigenes IT-Netzwerk, um zusätzliche Hard- oder Software erweitern zu müssen. Dadurch kannst du z. B. Ressourcen einsparen, deinen Fokus auf andere Geschäftsbereiche legen und die Nerven deiner Buchhalter schonen.

Wie bereits in einem der vorherigen Blogposts zu lesen war, hat FastBill zum Beispiel eine Zapier-App. Das ermöglicht dir, FastBill mit hunderten von Tools zu verbinden, zum Beispiel mit einem CRM, mit Google-Sheets oder Slack. Denn die Fastbill-API (engl. Application Programming Interface) dient als Schnittstelle und kann mit der Fastbill-App in Zapier problemlos angesteuert werden. . Das bedeutet für dich: Du brauchst keine einzige Zeile Code zu schreiben, sondern kannst deine Daten problemlos von A nach B transportieren. Alle benötigten Funktionen, Datenquellen etc. stehen dir mit der Fastbill-App in Zapier direkt zur Verfügung!

Wie hilft dir IPaaS nun in deinem Unternehmen weiter?

Ganz einfach! Im Kern bieten iPaaS vier essentielle Vorteile gegenüber selbstgehosteten Anwendungen oder z. B. manuellen Buchhaltungsprozessen.

Teams, Abteilungen oder Einzelunternehmer können selbstständig mit der Integration von iPaaS beginnen und bisher manuelle Prozesse automatisieren – ohne die IT-Abteilung oder externe Entwickler bemühen zu müssen.

Die Tools bieten eine intuitive Nutzeroberfläche, die arbeitssparende Integrationen ohne tiefgründige Programmier- oder Softwarekenntnisse ermöglicht. Somit können Prozesse oder ganze Wertschöpfungsketten rationalisiert und beschleunigt werden.

Das Self-Service-Modell, welchem das iPaaS unterliegt, kann problemlos erweitert und skaliert werden, wenn z. B. mehr Speicherplatz, mehr Anwendungszyklen oder schnellere Komponenten benötigt werden.

iPaaS-Lösungen sind i. d. R. kostengünstiger als Lizensierungen und Integrationsarchitekturen - und vor allem in den meisten Fällen kostengünstiger, als das Ganze selbst zu programmieren (zu lassen).

Wie fängst du nun am Besten an?

Auf der einen Seite ist das hier nur der erste Beitrag einer mehrstufigen Reihe von Blogposts, die sich genau um dieses Thema drehen wird. In Kooperation mit VisualMakers werden dabei in monatlichen Abständen unterschiedliche Kernbereiche über die Fastbill-API mit Zapier verknüpft, sodass z. B. Rechnungen automatisch an FastBill geschickt, freigegeben oder individuelle Reportings per Chat-Channel oder Mail in Auftrag gegeben werden können. Dabei richten sich diese Beiträge an unterschiedlichste Adressaten. So kommen Shop-Betreiber, Sales-People sowie Mitarbeiter des Projektmanagements, HR, Marketings usw. auf ihre Kosten!

Auf der anderen Seite kannst du natürlich auch selbst aktiv werden. Möchtest du schon jetzt gerne mehr zu dem Thema rund um die Funktionsweise von Automatisierungen erfahren? Dann schau einfach bei unserem Partner, den VisualMakers vorbei. Die hier angebotenen Inhalte sollten dir mit ein wenig Übung dabei helfen, u. a. deine gesamte Buchhaltung zu automatisieren.