Buchhaltungssoftware für E-Commerce: So nutzt du FastBill

FastBill ist eine Buchhaltungssoftware, mit der Einnahmen und Ausgaben im Unternehmen überwacht und verwaltet werden können. Obwohl die Rechnungsstellung eine der Hauptfunktionen des Tools ist, eignet es sich auch für Online-Händler, die über Shopify, WooCommerce, Amazon und Co. verkaufen, und ihre Rechnungen woanders generieren.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie ein sinnvolles Mehr-System-Setup mit FastBill aussehen kann, und welche Vorteile daraus für Online-Händler entstehen.

Erfahrungswerte aus der Praxis

Ich bin selbst E-Commerce-Unternehmer und habe FastBill als festen Bestandteil in meinem Buchhaltungsalltag etabliert. Um mehr Ordnung in die Buchhaltung zu bekommen, habe ich mich jedoch für ein 2-System-Setup entschieden. Eines für die automatisierte Abrechnung von Umsätzen über Online-Shops und Marktplätze, und eines für alle “sonstige” Einnahmen und Ausgaben, die manuell bearbeitet werden. Für letztere ist FastBill meine Lösung der Wahl.

Auch wenn es Anbieter von Buchhaltungssoftware gibt, die direkte Shop-Schnittstellen anbieten, bedeutet eine All-in-One-Lösung nicht selten auch unnötige Kompromisse eingehen zu müssen. Statt alles in einem Tool abbilden zu wollen, plädiere ich für ein Setup mit unterschiedlichen Tools, die jeweils ihre Aufgabe isoliert und gut erfüllen. Wie das aussehen kann und warum FastBill auch für mich und andere Online-Händler ein sinnvoller Teil eines E-Commerce Setups sein kann, zeige ich in diesem Artikel.

Besonderheiten für die Rechnungsstellung im E-Commerce

Das Geschäftsmodell von Online-Händlern und Dienstleistern lässt sich an nur wenigen Stellen miteinander vergleichen. Um die Anforderungen an E-Commerce-Rechnungs- und Buchhaltungssoftware zu verstehen, hier ein Blick auf die Teildisziplinen:

Viele automatisierte vs. wenige manuelle Einnahmen

Der vielleicht offensichtlichste Unterschied ist die schiere Masse an Rechnungen und Einnahmen, die ein E-Commerce Business im Vergleich zu einem Dienstleister macht. Wo ein Dienstleister mit ein paar wenigen Rechnungen im Monat auskommt, kommen selbst kleine Online-Händler sehr schnell auf hunderte oder tausende Rechnungen im Monat, die üblicherweise automatisiert erstellt und an die Kunden verschickt werden.

In den allerwenigsten Fällen bleibt es jedoch dabei. Auch, wenn der Großteil der Umsätze eines Online-Händlers aus dem Verkauf von Produkten über einen Shop stammt, so gibt es dennoch regelmäßig Einnahmen, die nicht aus dem Shop kommen, wie z. B.

• Affiliate Gutschriften
• Werbung
• Dienstleistungen / Consulting
• Verkauf von Werbeplätzen (durch Flyer oder Ad-Einnahmen)
• Verkauf von Produkten außerhalb des Shops (z. B. an Händler oder Partner), usw.

In modernen E-Commerce Unternehmen ist ein 100 % E-Commerce Umsatz in der Praxis unwahrscheinlich.

Damit die wenigen Nicht-Shop-Rechnungen dennoch nicht in der Masse an Produktverkäufen in einem Buchhaltungstool untergehen, empfiehlt es sich allein für die Übersichtlichkeit, ein separates Tool für die Erstellung von E-Commerce Rechnungen zu verwenden.

Ausgaben

Ein E-Commerce Business besteht nicht nur aus Einnahmen, sondern auch aus einer nicht unerheblichen Ausgaben-Seite. Dazu zählen Lieferanten, Dienstleister (von Fulfillment bis Marketing), Software-Tools, Zahlungsgebühren und mehr. All das sind Ausgaben, die ebenfalls Buchhaltung und in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden müssen.

Im Unterschied zu den meist automatisierten Einnahmen über Verkäufe in einem Shop oder einem Marktplatz müssen die Ausgaben häufig manuell bearbeitet und überwiesen werden. Besonders bei schnell wachsenden Unternehmen kann die Liquidität eine echte Herausforderung sein. Für viele ein wichtiger Grund, warum Ausgaben in einem E-Commerce Unternehmen nicht automatisiert verarbeitet werden sollten.

Steuerliche Besonderheiten

Inhaltlich sind E-Commerce Rechnungen größtenteils standardisiert. Sie werden erstellt, archiviert und im besten Fall nie wieder geöffnet. Trotzdem gibt es für Händler Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören z. B.:

• Versanddatum statt Leistungszeitraum
• Unterschiedliche Zahlungsarten (z. B. Kreditkarte oder PayPal). 
• OSS Besteuerung (MwSt. des Lieferlandes, wenn das Paket ins EU-Ausland geht)
• Besteuerung der Versandkosten auf Basis des Produktsteuersatzes

Der richtige steuerliche Umgang mit E-Commerce Rechnungen ist wichtig und muss vom Rechnungssystem entsprechend unterstützt werden. Ein System, das vor allem da ist, um manuellen Rechnungen über eine Maske zu erstellen, setzt hier Grundwissen voraus und macht die Aufgabe fehleranfällig. Daher empfiehlt es sich hier, auf ein für E-Commerce Rechnungen optimiertes Tool zu setzen. Mehr zum Thema Auslandssteuern findest du auch bei unserem Partner Taxdoo.

Automatisierungen

E-Commerce lebt von Automatisierungen, im Fulfillment, bei der Zahlung, und auch bei der Erstellung von Rechnungen. Dazu gehört nicht nur das bloße Übertragen von Daten von einem ins nächste System, auch die Chronologie muss beachtet werden.

Damit z. B. das Versanddatum auf der Rechnung erscheinen kann (Pflichtangabe nach §14 UStG), muss der Versand zuvor erst durchgeführt worden sein.

Entweder müssen Tools im E-Commerce dafür gut miteinander kommunizieren, oder man nutzt ERP Tools wie Billbee, JTL oder Xentral, die Versand und Rechnungsstellung aus einer Hand anbieten.

Auch Retouren sind eine Besonderheit. Unabhängig davon, ob ein Artikel nicht zugestellt oder vom Kunden bewusst zurückgeschickt wird, eine Retoure erzeugt in der Buchhaltung weitere Arbeitsschritte. Dazu zählen z.B. das Erstellen einer Storno-Rechnung und die Erstattung des gezahlten Betrags vom entsprechenden Geschäftskonto.

Im Gegensatz dazu funktioniert Buchhaltung im Unternehmen nur bedingt automatisiert. Belege müssen zur Zahlung eingeplant und manuelle Einnahmen nach Rechnungsstellung zugeordnet werden. Schritte, die sich mit FastBill einfach automatisieren lassen, ohne vollautomatisch zu laufen.

Auswertungen

Im E-Commerce gelten andere KPI, als in der klassischen Unternehmensauswertung. Für Onlinehändler zählen Conversion-Rate, Wiederkäufer-Quote, Produktverkäufe, Marketing Cost-per-Sale, Zielländer, usw.

In der BWA geht es um operative Überschüsse, Abschreibungen, Bestände, Gehälter und andere Werte.

Alle Zahlen sind richtig und wichtig im Blick zu behalten, jedoch lohnen auch hier unterschiedlich Tools, an denen ggf. auch unterschiedliche Menschen arbeiten und diese individuell voneinander optimieren können.

Anforderungen vom Steuerberater

Egal, ob aus dem Produktverkauf oder aus Dienstleistungen, für die meisten E-Commerce Unternehmen ist der Steuerberater derjenige, der am Ende alle Daten bekommen muss.

Da der Leistungskatalog beim E-Commerce in der Regel standardisiert ist, möchten Steuerberater üblicherweise keine einzelnen Rechnungen (als PDF) erhalten. Vielmehr reichen Buchungsdaten aus, die z. B. in einem DATEV Export bereitgestellt werden. Das Übertragen von Belegbildern ist im E-Commerce unüblich.

Bei manuellen Rechnungen und Belegen sieht das anders aus. Da diese immer wieder anders aussehen können und der Steuerberater die richtige Kontierung prüfen muss, ist es erforderlich, manuelle Belege im besten Fall sowohl als Buchungssatz, als auch mit Belegbild mit zur Verfügung zu stellen.

Mein Setup: FastBill + Rechnungsstellung

Für mich geht die Mehr-System-Strategie auf. So nutze ich FastBill in meinem E-Commerce Unternehmen für:

• Einnahmen aus Affiliate Gutschriften und Werbung, auch von anderen Einnahmequellen außerhalb der Shops
• Ausgaben für Software, Werbung, etc.
• Zuordnung von Zahlungen vom Geschäftskonto
• Überweisung von Ausgaben (Banking)
• Angebote für Kooperationen
• Bestellungen für Lieferungen
• Rechnungen (Belege) von Lieferanten

Zum Monatsabschluss bereite ich alle Dokumente und Zahlungen, die nicht über Bestellungen aus einem Shop oder Marktplatz kommen, in FastBill auf und übermittle sie per Rechnungsdatenschnittstelle 1.0 an den DATEV Unternehmen Online Account für meinen Steuerberater.

Für meine Shop- und Marktplatz-Abrechnung nutze ich Billbee und Taxdoo für:

• Rechnungsstellung und Versand von Einzelrechnungen für Bestellungen. Zugang auch für den Customer Support.
• Stornorechnungen 
• Automatische Zuordnung von Überweisungszahlungen
• Versandvorbereitung (Adressvalidierung und Labels)
• Bestandsverwaltung und Synchronisation
• OSS Steuerberechnen / Vorbereitung für MwSt. Zahlung für EU-Sendungen

Für mich ist das ein ideales Setup, da alle Tools jeweils unterschiedliche Aufgaben erledigen und von unterschiedlichen Menschen im Team mitgenutzt werden.

Über den Autor:

Christian Häfner ist Gründer der Happy Coffee GmbH, mit der frisch gerösteten Bio Kaffee aus fairem Direkthandel über mehrere Online-Shops und Marktplätze verkauft. Daneben betreibt er als Unternehmer weitere Blogs wie lsww.de und meerdavon.com, über die er weitere Einnahme mit dem Unternehmen erzielt.