Effiziente Belegerfassung für dein Unternehmen

Die Belegerfassung bzw. die Freigabe der Rechnungen ist eine der Aufgaben im Unternehmen, die nicht jeder gerne abgibt. Die Tätigkeit an sich wahrscheinlich schon, doch häufig wird damit auch eine Gefühl von Kontrolle verbunden. Nach dem Motto "Wenn alles durch meine Hände geht, weiß ich was in meinem Unternehmen passiert."

Dabei überwiegen die Vorteile, die Belegerfassung abzugeben. Mehr Transparenz und Freiheit steigert die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter. Als Unternehmer gewinnst du mehr Zeit und wirst spürbar entlastet. In diesem Artikel erfährst du, wie du das alles in FastBill mit Freigaben bei der Belegerfassung erreichen kannst.

Effiziente Belegerfassung spart Zeit

Mit FastBill kannst du deine Belege erfassen, wie es dir am besten passt: Per Upload in FastBill, als Weiterleitung per E-Mail an deine FastBill Inbox, mit der FastBill Scan App oder automatisch über GetMyInvoices.

So kannst du selbst entscheiden, wie du deine Belege möglichst effizient erfassen kannst. Am wenigsten Arbeit macht natürlich die automatische Erfassung mit GetMyInvoices. Doch möglicherweise klappt das nicht für alle Belege, weil ein Portal nicht verfügbar ist oder Papierbelege, beispielsweise vom Tanken oder Einkaufen, hinzu kommen.

Die größte Flexibilität habt ihr, wenn ihr im Unternehmen vor allem auf die Belegerfassung per E-Mail sowie die FastBill Scan App setzt. So könnt ihr alle Belege abdecken, ob digital oder in Papierform und jeder Mitarbeiter kann beide Lösungen mit den passenden Berechtigungen in FastBill nutzen.

Freigaben schaffen Effizienz

Denn vor allem bei mehreren Mitarbeiter oder unter Gründern kommt es häufig vor, dass jeder mal einen Beleg hat, den er erfassen muss. Klare Prozesse und Freigaben sorgen hier für Effizienz und entlasten am Ende alle im Unternehmen.

Nutzt jeder im Unternehmen die FastBill Scan App oder die Weiterleitung per E-Mail zur Belegerfassung vermeidet ihr unnötige interne Weiterleitungen und Absprachen.

Budgets und Kategorien sorgen für Klarheit

Konkrete Budgets sind hier eine gute Möglichkeit, um Klarheit zu schaffen. Zum Beispiel: Alles bis 250 Euro kann eingekauft werden, solange der Beleg ordnungsgemäß in FastBill eingereicht wird.

Dabei sollte es sich natürlich um sinnvolle Anschaffungen im Rahmen der Unternehmenstätigkeit handeln, wie z.B. Büromaterial, Computerzubehör oder spezielle Anschaffungen wie Arbeitskleidung.

Zusätzlich zum Budget legt ihr deshalb bestenfalls Kategorien an oder sogar konkrete Gegenstände, die Mitarbeiter ohne Rücksprache kaufen und einreichen dürfen.

Beispiel 1: Richte eine zentrale E-Mailadresse für die Belegerfassung ein

Über deine FastBill Inbox kannst du Belege einfach per E-Mail erfassen. Um es deinen Mitarbeitern noch einfacher zu machen, richtest du am besten eine zentrale E-Mailadresse und eine Weiterleitung für die Belegerfassung ein.

Dafür erstellst du eine E-Mailadresse wie belege@deinefirma.de und leitest diese an die E-Mailadresse deiner FastBill Inbox weiter, die du in den Einstellungen deines FastBill Accounts findest. Diese E-Mailadresse steht allen Accounts im Pro und Premium Tarif zur Verfügung.

Alle Dokumente, die an diese Adresse geschickt werden, sollten dann automatisch an deine FastBill Inbox weitergeleitet werden. Wenn das jeder im Team weiß, können alle Mitarbeiter ihre Belege einfach dorthin schicken. Außerdem könnt ihr die neue E-Mailadresse überall direkt als Rechnungsadresse hinterlegen.

Beispiel 2: Mitarbeiter können kaputte Hardware selbst ersetzen

Deine Mitarbeiterin sitzt im Home Office, will sich morgens in die Arbeit stürzen, aber der Monitor streikt. Was nun? In den meisten Unternehmen müsste sie nun fragen, ob sie einen neuen Monitor bekommen kann. Das kostet im besten Fall 2-3 Tage, sofern ihr tatsächlich direkt einen neuen bestellt.

Im schlimmsten Fall legt es die Mitarbeitern für mehr als eine Woche lahm, je nachdem wie Budgets und Freigaben geregelt sind.

Und nun stellt dir vor, deine Mitarbeitern kann direkt einen neuen Monitor im Mediamarkt um die Ecke kaufen. Das kostet vielleicht 10 Euro mehr als bei Amazon und eine Stunde Arbeitszeit, aber deine Mitarbeiterin ist noch vor der Mittagspause wieder voll einsatzbereit.

Den Beleg reicht sie einfach per Scan App in FastBill ein und das Thema ist abgeschlossen. Hätte sie fragen müssen, hätte sie bis jetzt vielleicht noch nicht mal eine Rückmeldung bekommen.

Beispiel 3: Mitarbeiter rechnen Reisekosten selbstständig ab

Reisekosten fallen in jedem Unternehmen mal an. Kundentermine, Messen, Fortbildungen, die Liste der Gründe lässt sich beliebig erweitern. Auch bei Reisen helfen konkrete Absprachen, um euch mehr Freiheiten zu schaffen.

Wenn deine Mitarbeiter wissen, wie hoch das Budget für eine Reise ist und wie sie Belege einreichen können, steht einer selbstständigen Reiseplanung nichts im Weg.

Wenn alles gebucht ist, können die Belege auch einfach per Scan App oder als Weiterleitung per E-Mail erfasst werden. Vor allem die Scan App ist nützlich, wenn die üblichen Kleinigkeiten anfallen, wie U-Bahn Tickets oder eine Taxifahrt.

Für die abschließende Abrechnung könnt ihr im Unternehmen zum Beispiel unsere Vorlage für die Reisekostenabrechnung nutzen.

Freigaben in FastBill vergeben

In FastBill kannst du deine Mitarbeiter im Bereich Mitarbeiter-Zugänge zu deinem Account hinzufügen. Für die Belegerfassung solltest du mindestens die Berechtigung für "Dokumente" vergeben.

Sinnvoll wäre außerdem das Dashboard, damit deine Mitarbeiter auch dort Belege hochladen können. Oder ihr trefft klare Absprachen in Bezug auf die Transparenz und du gibst direkt alle Bereiche frei.

Falls du mehr Benutzerzugänge für deinen Account benötigst, kannst du diese flexibel im Bereich Addons hinzubuchen.