Diese 7 Buchhaltungsaufgaben automatisiert FastBill – kennst du alle?

Unser Ziel bei FastBill ist es nicht nur, deine Buchhaltung zu digitalisieren, sondern vor allem auch, sie zu automatisieren. Das heißt: Wir wollen dich von wiederkehrenden Aufgaben befreien und lästige Fleißaufgaben sollen dich nicht von deinem Kerngeschäft abhalten. Wenn du dich um deine Finanzen kümmerst, dann soll die Planung und nicht die Verwaltung im Vordergrund stehen. Daher arbeiten wir laufend an Features, die mehr Automatisierung in deinen Businessalltag bringen. Hier wollen wir dir einmal sieben unserer Automatisierungsfeatures vorstellen.

Belege automatisiert einsammeln

Das Sammeln von Belegen aus den verschiedenen Kundencentern, wie z. B. dem Internetanbieter, dem Hoster und dem Energielieferanten kostet eine Menge Zeit jeden Monat. Als FastBill-Nutzer kannst du dafür einen Service nutzen, der die Belege automatisiert aus den Kundencentern zieht und direkt in FastBill importiert. Du musst dich nicht mehr jeden Monat händisch in die Portale einloggen, deine Rechnungen herunterladen und in dein Buchhaltungstool importieren. Zumal diese Rechnungen auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Monat gestellt werden. Das erspart enormen Aufwand.

Außerdem müssen nicht alle Mitarbeiter den Zugang zu den verschiedenen Portalen haben, da man sich dort nicht mehr einloggen muss, um die Rechnung zu ziehen.

Dadurch, dass du als FastBill-Nutzer eine eigene Mail-Inbox hast, kannst du zusätzlich durch das Einstellen einer einfachen Regel in deinem geschäftlichen-Mail-Postfach alle Rechnungsmails direkt an FastBill weiterleiten lassen.

Belege automatisch digitalisieren und erfassen

Damit du als Unternehmer eine gute Übersicht über deine Finanzen hast, müssen die Daten auf deinen Belegen und Rechnungen erfasst werden. Aber Abtippen musst du die Daten deswegen nicht, – das macht unsere automatische Texterkennung für dich. Die Informationen auf Belegen und Rechnungen werden automatisch erkannt und verarbeitet, da die einzelnen Textelemente auch in ihrer Funktion erkannt werden wie z. B. Rechnungsnummer, Absender, Rechnungsdatum etc. Die erkannten Daten müssen nur noch kontrolliert und bestätigt werden.

Wiederkehrende Rechnungen automatisch verschicken

Dieses Feature ist ein absoluter No-Brainer: Als FastBill-Nutzer kannst du eine Rechnung als "wiederkehrend" markieren. Diese wird dann im festgelegten Intervall automatisch mit neuem Datum und neuer Rechnungsnummer erzeugt und sofern gewünscht auch versandt oder du lässt sie dir noch einmal vorlegen, sofern sich zum Beispiel die Summe von Fall zu Fall verändert. Rechnungen, die regelmäßig gestellt werden, müssen somit nicht oder kaum mehr angefasst werden. So kann der Versand unzähliger Rechnung vollautomatisiert werden und sehr viel Zeit eingespart werden.

Automatisches Mahnwesen

Das Mahnwesen lässt sich in FastBill komplett automatisieren. Wechselt der Status einer Rechnung von offen auf fällig, startet automatisch die erste Mahnstufe. Für jede Mahnstufe können individuelle Zeiträume, Texte, Mahngebühren und der Versandweg definiert werden. Rechnungen durchlaufen so lange den Mahnvorgang, bis sie bezahlt wurden. Als FastBill-Nutzer hast du die Möglichkeit, die Mahnungen automatisiert schicken zu lassen oder sie nur erstellen zu lassen und sie dann händisch anzupassen und zu versenden. So behältst du die volle Kontrolle über deine Mahnungen.

FastBill erkennt durch den automatischen Abgleich der Rechnungen mit den Banktransaktionen, ob eine Rechnung bezahlt wurde und somit nicht mehr fällig ist. Beim automatischen Mahnwesen wird die Rechnung direkt mit der Banktransaktion verknüpft und bestätigt. Es gibt die Möglichkeit, automatische Mahnungen ausschließlich werktags zu versenden. Und du kannst teilweise bezahlte Rechnungen aus automatischen Mahnläufen ausschließen. Dadurch, dass das gesamte Mahnwesen automatisiert wird, können Mahnungen zuverlässig, pünktlich und rechtskonform rausgehen.

Automatische UstVa

Und jeden Monat grüßt das Murmeltier, ähm, die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Also ein Klassiker unter den repetitiven Aufgaben. FastBill füllt die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Soll-Versteuerer auf Basis der im Tool hinterlegten Belege aus. Diese musst du nur noch kontrollieren und mit wenigen Klicks direkt aus FastBill über die Elster-Schnittstelle an das Finanzamt übermitteln.

Automatischer Bankabgleich

In FastBill kannst du deine Bankkonten anschließen, sodass du dein Banking in unserer Buchhaltungssoftware abbilden kannst. Das ist die Grundlage für unseren automatischen Bankabgleich. Bankzahlungen auf den angeschlossenen Konten werden automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet. Diese werden entsprechend als bezahlt markiert.

Finanzreporting automatisieren

Mit den in FastBill hinterlegten Daten generiert FastBill automatisch ein Dashboard für dich, auf dem du eine aktuelle Übersicht über deine Einnahmen, Ausgaben und offenen Posten hast. Wir senden wir dir zusätzlich eine wöchentliche Übersicht, was bereits erledigt wurde und was für eine komplette Buchhaltung noch zu erledigen ist.

Eigentlich endet diese Liste nicht nach sieben Punkten. Es gibt noch viele kleine Automatisierungen in FastBill und es werden immer mehr. Aber vor allem macht ein Feature diese Liste nahezu unendlich lang. FastBill hat nämlich auch eine Zapier-Integration. Zapier ist ein Tool, das dir erlaubt, eigene Workflows nach dem if-this-than-that-Prinzip zu bauen. Zum Beispiel: Wenn eine Rechnung in FastBill bezahlt wurde (if this), dann schicke eine Benachrichtigung in einen Slack-Channel (than that). So kannst du mit ganz individuellen Automatisierungen deinen Business-Alltag erleichtern. Weitere Infos dazu findest du hier.