Zahlungserinnerung Vorlage

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Wenn im geschäftlichen Leben eine Person oder ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen nicht pünktlich bezahlt, entsteht stets eine unangenehme Situation. Du fragst dich dann, warum dir dein Kunde den Betrag schuldig bleibt. Hat der Schuldner kein Geld? Gefiel ihm dein Produkt nicht? Möchte er testen, wie weit er gehen kann? Oder hatte er lediglich zu viel Stress um die Ohren und hat deine Rechnung ganz einfach nur vergessen? Ohne Zahlungserinnerung wirst du die Gründe nicht herausfinden. Ebenso kannst du schlecht entscheiden, wie du angemessen auf die ausbleibende Zahlung reagierst. Überdies droht dir ein finanzieller Verlust oder die Gefahr des Konkurses, wenn mehrere Schuldner ihre Rechnungen nicht fristgerecht überweisen.

Die Zahlungserinnerung ist also der erste Schritt, um säumige Zahler an ihre Verpflichtungen zu erinnern. Sie setzt eine Leistung deinerseits und die Fälligkeit der anschließenden Zahlung voraus. Du kannst die Zahlungserinnerung nutzen, nachdem du festgestellt hast, dass die Zahlungsfrist verstrichen und das Geld dennoch nicht auf deinem Konto gelandet ist. Mit unserer kostenlosen Vorlage kannst du im Handumdrehen eine Zahlungserinnerung erstellen. Da du weiterhin gern Geschäfte mit dem Kunden abschließen möchtest, kommt es darauf an, den Schuldner nicht zu verärgern oder gar zu verlieren. Du solltest daher die Zahlungserinnerung seriös, angenehm und fair, jedoch auch sehr klar formulieren. Sie kann per E-Mail oder Brief übermittelt werden, als Vorlage benutzt werden und fungiert als erste Stufe der Mahnung. Eine Mahnung setzt den Abnehmer in Zahlungsverzug. Gemahnt wird nach Überschreiten des Zahlungsziels, das von dir festgelegt oder zwischen dir und dem Käufer vereinbart wurde. Gesetzlich gilt, dass der Schuldner spätestens 30 Tage nach Verstreichen des Zahlungszeitpunkts in Verzug geraten ist.

Wann schreibe ich eine Zahlungserinnerung?

Liquide zu sein gehört für Unternehmer zu den existenziellen Voraussetzungen, um ihr Business erfolgreich betreiben zu können. Gerade für Existenzgründer kann bereits eine zu spät beglichene Rechnung zu erheblichen Problemen bei der Bezahlung eigener Kosten führen. Die Zahlungserinnerung ist die erste Reaktion auf eine nicht ausgeglichene finanzielle Schuld. Du solltest nicht viel Zeit verstreichen lassen, um deinen Kunden auf die ausstehende Zahlung aufmerksam zu machen. Spätestens drei bis vier Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist kannst du ihm die Zahlungserinnerung übermitteln. Somit kann man sich gleich zu Beginn die Mahnung sparen, wenn die Rechnung nicht sofort beglichen wurde.

Diese ist zunächst als Hinweis an den Leistungsempfänger zu verstehen, noch einmal seine Rechnungen zu überprüfen und die Überweisung zu veranlassen. Sollte nach dieser freundlichen Aufforderung noch immer kein Geld auf deinem Konto eingegangen sein, empfiehlt es sich, ein offiziell als Mahnung bezeichnetes Schreiben zu verschicken. Es wäre auch möglich, die erste Zahlungserinnerung als Mahnung zu verschicken. Im Interesse guter Geschäftsbeziehungen und weil Fehler im Arbeitsalltag unumgänglich sind, ziehen die meisten Unternehmer die höfliche und nette Zahlungserinnerung der förmlichen ersten Mahnung vor. Eine Mahnung kommt bei einem Partner gegebenenfalls nicht so gut an.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Die Zahlungserinnerung ist quasi als erste Mahnung zu verstehen, wenn mehrere Mahnungen durch den Unternehmer verschickt werden. Sie enthält jedoch keinen Vorbehalt rechtlicher Konsequenzen oder finanzielle Auswirkungen in Form von Gebühren, wie im Vergleich zu einer Mahnung oder Rechnung. Eine Mahnung hingegen muss nicht nur eine eindeutige Zahlungsaufforderung, sondern auch eine erneute oder letzte Zahlungsfrist sowie das Androhen rechtlicher Schritte aufweisen. Mit unserem Muster bzw. Vorlage kannst du in kürzester Zeit eine rechtskonforme Zahlungserinnerung erstellen!

Wenn dein Kunde nach der freundlichen Aufforderung noch immer kein Geld überweist, hast du keine andere Wahl als eine amtliche Mahnung einzuleiten. Das Einklagen deiner Forderungen wird auf jeden Fall kostspieliger. Dieses Mahnverfahren muss sich an den gesetzlichen Vorgaben orientieren. Aufgrund der Mahnungen beantragst du beim Amtsgericht einen Mahnbescheid, wenn der Leistungsnehmer seine Rechnungen nicht beglichen hat. Für die Mahnschreiben kannst du Mahngebühren und für deine nicht beglichene Forderung Verzugszinsen verlangen. Nach ein bis maximal drei Mahnungen, einschließlich der Zahlungserinnerung, kann das gerichtliche Mahnverfahren in Gang gebracht werden.

Wie formuliere ich eine Zahlungserinnerung?

Eine Rechnung zu vergessen, kann jedem einmal passieren. Auch eine per Post übersandte Rechnung ist schon gelegentlich verloren gegangen. Die Zahlungserinnerung enthält folglich den höflichen Hinweis, die ausstehende Rechnung bitte umgehend zu begleichen, sodass es zu keiner Mahnung kommen muss. Vorteilhaft kann es sein, wenn du eine Kopie deiner Rechnung beifügst. Oder du weist konkret auf den offenen Rechnungsbetrag, einschließlich Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeit und Kundennummer hin. So kann dein Kunde genau nachvollziehen, um welche Rechnung es sich handelt. Unsere Vorlage kannst du ganz als dein Muster betrachten und den Inhalt für deinen Kunden zurechtschneiden.

Die Schriftform ist für eine Zahlungserinnerung nicht obligatorisch. Telefonisch lässt sich ein Missverständnis möglicherweise viel schneller und wirkungsvoller klären. Hat die mündliche Zahlungserinnerung keinen Erfolg, wird der Nachweis gegenüber dem Kunden oder dem Gericht jedoch schwierig. Deshalb ist es besser, den Käufer schriftlich an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Dank unserer Vorlage kannst du eine Zahlungserinnerung für deinen Kunden in wenigen Minuten erstellen.

Die Zahlungserinnerung unterliegt keinen gesonderten Formvorschriften. Passende Formulierungen für eine Zahlungserinnerung lauten:

• „Sicher haben Sie unsere Rechnung vom … übersehen. Wir erlauben uns daher, Sie an den Zahlungseingang zu erinnern. Bitte holen Sie die ausstehende Zahlung schnellstmöglich nach.“
• „Leider konnten wir den Betrag von … aus unserer Rechnung vom … noch nicht als Zahlungseingang verbuchen. Daher bitten wir Sie, Ihre Rechnungsunterlagen zu überprüfen und den Betrag umgehend zu begleichen.“
• „Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass unsere Rechnung vom … noch nicht bezahlt wurde, eventuell liegt ein Fehler oder Versehen vor. Wir bitten Sie, dies zu kontrollieren und uns ggf. den Betrag unverzüglich zu überweisen.“

Beispiele für höfliche Zahlungserinnungen findest du auch in unserem Lexikon-Beitrag: Zahlungserinnerung – Höflich nachfragen!

In unserer Vorlage kannst du im Freitextfeld einen passenden Text eintragen. Fügst du den Satz: „Falls Sie die Zahlung bereits in die Wege geleitet haben, betrachten Sie die Zahlungserinnerung als erledigt.“ hinzu, gehst du Missverständnissen wegen Zahlungsüberschneidungen aus dem Weg. Keine gute Idee am Anfang eines Mahnverfahrens sind Drohungen wie: „Wenn Sie die Summe nicht sofort begleichen, übergeben wir den Sachverhalt dem Gericht.“ oder „Wir sehen uns gezwungen, gerichtliche Schritte gegen Sie einzuleiten, weil Sie unsere Rechnung bisher nicht bezahlt haben.“, denn es kann sich schließlich immer auch einfach nur um ein Versehen handeln.

Fazit

Die Zahlungserinnerung hilft dir, nach einem Zahlungsverzug zu deinem Geld zu kommen. Formuliere sie positiv und höflich, aber bestimmt. Mit einer individuell auf deinen Auftraggeber zugeschnittenen Zahlungserinnerung erreichst du am ehesten, dass deine Leistung noch ordnungsgemäß vergütet wird. Die Zahlungserinnerung kann schriftlich verschickt oder bei gutem Kundenkontakt mündlich besprochen werden. Sie erspart dir unter Umständen ein teures und umständliches gerichtliches Mahnverfahren. Unser Muster bietet sich sehr gut an, um in kürzester Zeit eine Zahlungserinnerung zu erstellen.