Arbeitszeiterfassung Excel Vorlage: Kostenloser Download

Hier findest du eine Exceltabelle, die du dir herunterladen kannst und somit jeden Monat deine Arbeitszeiten inklusive Pausen erfassung kannst.

Excel Vorlage für Arbeitszeiterfassung herunterladen

Wann ist Arbeitszeiterfassung nötig?

Für Arbeitgeber: Mit Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung und das Nachhalten der Arbeitstage gab es zuletzt einige Änderungen. Laut aktueller Gesetzgebung bist du als Arbeitgeber in den meisten Fällen dazu verpflichtet, den Anfang, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter elektronisch zu dokumentieren beziehungsweise durch die Arbeitnehmer selbst dokumentieren zu lassen. 

Wenn die Daten rund um Arbeitstage, Urlaubstage und Arbeitszeiten in deinem Unternehmen bisher noch nicht elektronisch und nur auf der Basis einer händischen Arbeitszeitvorlage erfasst wurden, bist du dazu verpflichtet, entsprechend umzustellen. Ab 250 Mitarbeitern hast du hierfür ein Jahr, bei weniger als 250 Mitarbeitern zwei Jahre und bei weniger als 50 Mitarbeitern fünf Jahre lang Zeit. Streng genommen, ist eine Vorlage ausgedruckt zur Erfassung der Arbeitszeiten für größere Unternehmen also nicht mehr erlaubt. 

Sollten in deinem Unternehmen weniger als zehn Mitarbeiter tätig sein, kannst du auch bei der Zeiterfassung in Papierform bleiben. Dennoch musst du bei dieser Variante natürlich einen Blick auf den Arbeitszeitnachweis werfen, um sicherzustellen, dass alles seine Ordnung hat und deine Mitarbeiter die Vorlagen, zum Beispiel auf der Basis von Excel, korrekt ausgefüllt haben.

Für Selbstständige: Eine Zeiterfassung ist für Freelancer wichtig, um Projekte korrekt abzurechnen, den eigenen Stundensatz zu kalkulieren und einen Überblick über seine Arbeitszeiten zu behalten. Gerade Selbstständige sollten sich allerdings mit der Möglichkeit vertraut machen, ihre Projektzeiten dort zu pflegen, wo sie sie auch direkt Abrechnen können. Das geht zum Beispiel mit einem Rechnungsprogramm wie FastBill.

Zeiterfassung: Das ist bei der Erfassung der Arbeitszeit wichtig

Viele Unternehmen erfassen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter bisher nur sehr halbherzig oder gar nicht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am jedoch am 13.9.2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. Noch ist zwar unklar, in welcher Form die Arbeitszeit genau festgehalten werden muss, jedoch gehst du als Arbeitgeber auf Nummer Sicher, wenn du überhaupt eine Arbeitszeiterfassung nutzt. Dafür genügen einfache Stundenzettel, mit denen du die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter auf lange Sicht im Blick behältst. Auch wenn du als Einzelunternehmer arbeitest lohnt es sich, die Arbeitszeit zu erfassen. Vor allem, wenn du für verschiedene Auftraggeber arbeitest und nach Stunden abrechnest. 

Um als Arbeitgeber möglichst genaue Daten zur tatsächlichen Arbeitszeit zu erhalten, empfehlen wir die Eintragung der Arbeitszeiten noch am selben Tag. So lässt sich vermeiden, dass Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt improvisieren müssen und ihre Arbeitsstunden aus der Erinnerung eintragen müssen. Eine konsequente Arbeitszeiterfassung per Stundenzettel ist im Betrieb der einfachste Weg.

Verschiedene Arten von Zeiterfassung

Sowohl digital als auch per Zettel ist die Erfassung der Arbeitszeit möglich. Während digitale Systeme mit Check-In und Check-Out Prinzip zwar die Anwesenheit tracken, bleiben Pausenzeiten oder Termine am Unternehmensstandort davon unberücksichtigt. Auch der Bezug zur eigentlichen Leistung und zu den damit verbundenen Aufgaben geht bei der automatisierten Variante schnell verloren. Das Gegenstück ist das digitale Arbeiten mit Stundenzetteln, die für Excel und Word zur Verfügung stehen.

Ein klassischer Stundenzettel mag dabei zwar etwas in die Jahre gekommen wirken, ist jedoch noch immer die zeitsparendste und einfachste Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung. Direkt in der Vorlage des Stundenzettels kannst du den Beginn und das Ende der Arbeitszeit eintragen, Pausen angeben, die Arbeitsleistung dokumentieren und herausfinden, welcher Zeitaufwand für welche Aufgabe bestand.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Vorlagen

Mithilfe unserer Stundenzettel Vorlage hast du es leicht, deinen Mitarbeitern ein handliches und vor allem einfach zu verstehendes Muster auszuhändigen. Auch persönliche Daten lassen sich durch die Verknüpfung mit deiner Mitarbeiterverwaltung direkt integrieren. Im Optimalfall ist es dadurch nur noch nötig, die erbrachten Stunden einzutragen und so für eine vollständige Übersicht zu sorgen. So bleibt der zusätzliche Aufwand für dein Team minimal, um die Zeiterfassung korrekt durchzuführen.

Grundsätzlich gilt aber natürlich, dass auch die Arbeit mit Vorlagen nicht zu 100 % vor Modifikation und Beschönigung schützt. So lassen sich in der Excel-Tabelle durchaus abweichende Werte eintragen, weshalb eine gewisse Kontrolle der Zeiterfassung in den Stundenzetteln sinnvoll ist. Hinzu kommt, dass vor allem bei externen Mitarbeitern nicht immer überprüfbar ist, ob die Stunden auch plausibel sind. Sorge aus diesem Grund für klare Regelungen für Urlaubstage und für die Angabe von Abwesenheiten.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Um die Arbeitszeit im Unternehmen möglichst vollwertig zu erfassen, ist eine Eintragung der Ankunfts- und Arbeitsendzeit erforderlich. Wichtig ist zudem, auch die jeweiligen Pausen in die Vorlage zu schreiben, um letztlich auf die Netto-Arbeitszeit zu kommen. Die Ergebnisse der einzelnen Tage lassen sich dann zum Monatsende zusammenzählen, um die Gesamtarbeitszeit zu erfassen. Viele Betriebe haben sich ohnehin bereits von der klassischen 8-Stunden Arbeitserfassung verabschiedet und bieten ihrem Team mehr Flexibilität. Dennoch muss natürlich auch in diesem Fall die Stundenzahl passen.

Warum ist die Erfassung von Arbeitszeit wichtig?

War es bis vor Kurzem genug, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsstunden zu erfassen, hat sich mit dem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 einiges verändert. Zur Bekämpfung von Schwarzarbeit sowie zur Durchsetzung des Mindestlohns wurde mit dem Urteil eine flächendeckende Verpflichtung für Unternehmen zur vollständigen Arbeitszeiterfassung beschlossen. Auch wenn die genauen Details und Anforderungen der Erfassung in Deutschland noch offen sind, gilt die Pflicht zur Dokumentation schon. Behalte daher im Blick, auch die jeweiligen Arbeitsstunden als Arbeitszeitnachweis zu dokumentieren.

Ziel der neuen Arbeitszeiterfassung ist es daher, den bürokratischen Mehraufwand so gering wie möglich zu halten. Hierbei sind wir dir gerne mit unserer Stundenzettel Vorlage behilflich, um den rechtlichen Anforderungen auch in Zukunft nachzukommen. Wie genau die Prüfung der Stundenzettel erfolgt und wie groß der Einfluss der Vertrauensarbeitszeit im Arbeitsalltag bleibt, ist dir überlassen.

Wer ist für die Arbeitszeiterfassung verantwortlich?

Während die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Stundenzettel zunächst selbst ausfüllen können, obliegt die Überprüfung der Geschäftsführung oder stellvertretend der Personalabteilung. Auch an dieser Stelle hast du aber natürlich eine gewisse Handhabe, wenn es um Vertrauensarbeitszeit und um die Strenge der Überprüfung geht. Hinsichtlich der kommenden Rechtsvorschriften bist du mit unserer Vorlage zur Arbeitszeiterfassung jedoch auf der sicheren Seite und sorgst für eine starke Umsetzung. Bei möglichen Fragen zum Arbeitszeitnachweis per Excel Tabelle stehen wir dir gerne zur Verfügung.