Honorarrechnung Muster: Kostenlose Vorlage

Wer braucht ein Muster für Honorarrechnungen?

Wer auf Honorarbasis arbeitet, darf Honorarrechnungen erstellen. Dabei muss es sich jedoch um eine wissenschaftliche, künstlerische, unterrichtende, erzieherische oder schriftstellerische Leistung eines Freiberuflers handeln. Journalisten, Ärzte, Ingenieure, Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater sind dabei die gängigsten Beispiele zur Ausstellung einer Honorarrechnung. Genauere Ausführungen zur Berechtigung einer Honorarrechnung findest du im § 18 EStG, der die Berufsgruppen genau auflistet. 

Um als Freiberufler oder Kleinunternehmer eine Honorarrechnung auszustellen, kommt es auf die jeweiligen Pflichtangaben an. Hierzu gehören im klassischen Sinne die Adresse von Empfänger und Absender, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, eine genaue Beschreibung der Leistung, die Nettosumme, bei Umsatzsteuerpflicht die Umsatzsteuer, deine Steuernummer und deine Bankdaten. 

Bestandteile des Musters für die Honorarrechnung

Bei der Erstellung einer Honorarrechnung, welche gesetzlich gültig ist, solltest du darauf achten, dass alle notwendigen Angaben in der Honorarrechnung vorhanden sind. Die Rechnung ist ein Beweisdokument, welches festhält, wer eine Transaktion durchgeführt hat und an wen sie gerichtet war. Sie dient auch dazu, den Betrag des Entgelts sowie den berechneten Steuerbetrag aufgeschlüsselt darzulegen. Im Folgenden zeigen wir dir, welche Bestandteile du bei der Rechnungserstellung einer typischen Honorarrechnung nicht vergessen darfst: 

1. Vollständiger Name und Adresse des Unternehmens und des Leistungsempfängers/Rechnungsempfängers 
2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer 
3. Fortlaufende Rechnungsnummer 
4. Ausstellungsdatum/Rechnungsdatum 
5. Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung 
6. Menge und Beschreibung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der erbrachten Leistung 
7. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers 
8. Vereinbarte Entgeltminderungen im Voraus 
9. Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen 
10. Entgeltbetrag (Bruttobetrag) und darauf entfallende Steuern sowie Hinweis auf Steuerbefreiung. 

Es gibt jedoch keine einheitlichen formalen Vorgaben für jede Unternehmensform. Kleinunternehmen profitieren von der Kleinunternehmerregelung und unterliegen beispielsweise weit weniger strengen Auflagen als größere Unternehmen. Auch bei der Erstellung von Honorarrechnungen können sie von Erleichterungen profitieren. Umsatzsteuerbefreit sind Unternehmen, wenn diese unter die Kleinunternehmerregelung fallen und innerhalb des ersten Jahres weniger als 22.000 € Umsatz und im zweiten Jahr weniger als 50.000 € Umsatz erwirtschaftet haben. 

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen besteht grundsätzlich eine Verpflichtung zur Abführung der Umsatzsteuer. Sie müssen die Umsatzsteuer auf den Verkaufspreis ihrer Produkte oder Dienstleistungen aufschlagen und diese an das Finanzamt abführen. Die Unternehmen sind also nicht umsatzsteuerbefreit, solange das Unternehmen nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt. 

Vorteile der Verwendung eines Musters für Honorarrechnungen

Was ist besser? Die Verwendung einer Musterrechnung oder das eigene Erstellen einer Honorarrechnung? Wir empfehlen dir eine Vorlage für die Honorarrechnung zu verwenden, da eine Musterrechnung einige Vorteile mit sich bringt. Untenstehend haben wir dir einige dieser Vorteile aufgelistet, welche du durch die Verwendung eines Musters für Honorarrechnungen bekommst: 

Zeitersparnis: Wenn du ein Muster für Honorarrechnungen verwendest, sparst du Zeit, da du nicht jedes Mal von Grund auf neu beginnen musst. Du kannst die Musterrechnung einfach öffnen und die notwendigen Änderungen vornehmen. 

Fehlervermeidung: Wenn du eine Vorlage für Honorarrechnungen verwendest, kannst du sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen auf der Honorarrechnung enthalten sind und dass keine wichtigen Details fehlen. 

Konsistenz: Wenn du eine Rechnungsvorlage verwendest, sorgst du für Konsistenz in deinen Rechnungen. Dies kann dazu beitragen, dass deine Kunden deine ausgestellten Rechnungen besser verstehen und schneller bezahlen. 

Anpassbarkeit: Eine Vorlage für Honorarrechnungen kannst du individuell anpassen, um den Bedürfnissen deines Unternehmens gerecht zu werden. 

Professionalität: Eine gut gestaltete Vorlage für Honorarrechnungen kann dazu beitragen, dass dein Unternehmen professionell und glaubwürdig erscheint. Die Funktion bei einer Honorarrechnung besteht darin, sowohl den Betrag des Entgelts als auch den berechneten Steuerbetrag aufgeschlüsselt darzulegen. Durch eine gut gestaltete Vorlage werden Kunden also eher bereit sein, deine Rechnungen zu akzeptieren und rechtzeitig zu bezahlen, wenn sie einen professionellen Eindruck haben. 

Archivierung: Wenn du eine Vorlage für Honorarrechnungen verwendest, kannst du deine Rechnungen einfacher archivieren und verwalten. Du kannst beispielsweise ein Archiv deiner Rechnungen auf deinem Computer oder in der Cloud erstellen, um sicherzustellen, dass du deine Honorarrechnungen jederzeit abrufen kannst. 

Bei FastBill kostenfrei Vorlage für die Honorarrechnung herunterladen 

Um eine Honorarrechnung zu erstellen, die gesetzlich gültig ist, empfehlen wir dir, eine Musterrechnung zu verwenden. Die Musterrechnung enthält alle notwendigen Angaben, wie Rechnungsdatum, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Adresse des Leistungsempfängers/Rechnungsempfängers, Bruttobetrag und vieles mehr, sodass keine wichtigen Informationen vergessen werden. Du hast die Möglichkeit, die Rechnungsvorlage kostenlos als Word- oder Excel-Datei herunterzuladen. Zusätzlich kannst du beide Musterrechnungen jederzeit als PDF-Datei abspeichern. Dadurch ist es einfach, die Honorarrechnung als PDF zu archivieren, auszudrucken und an den Kunden zu senden. Die Rechnungsvorlage PDF kannst du auch als Anhang in einer E-Mail verwenden. 

Ein Rechnungsprogramm wie FastBill können dir wiederum dabei helfen, sicherzustellen, dass alle notwendigen Angaben in deiner Honorarrechnung enthalten sind. Du möchtest das Rechnungsprogramm erstmal ausprobieren, bevor du ein Abo abschließt? Kein Problem, du kannst FastBill für 14 Tage kostenlos testen.