Bewirtungsbeleg ausfüllen inklusive kostenloser Vorlage

Bewirtungsbeleg Vorlage ausfüllen

Zu stabilen Geschäftsbeziehungen mit Partnern, Lieferanten oder Kunden gehören von Zeit zu Zeit auch Geschäftsessen. Auf diese Weise können in angenehmer Atmosphäre Kontakte gepflegt, Verträge und Konditionen verhandelt oder gemeinsame Projekte besprochen werden. Um die für das Essen anfallenden Bewirtungskosten von der Steuer absetzen zu können, bedarf es eines entsprechenden Bewirtungsbeleges für das Finanzamt. Dieser muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um anerkannt zu werden. Im Optimalfall können so 70 % der Rechnung steuerlich abgegolten werden.

Bestimmungen für die Bewirtung

Bei Geschäftsessen muss der Gastwirt nicht nur den Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen. Wichtig ist auch, dass die Bewirtungskosten in einem vernünftigen Verhältnis zum jeweiligen Anlass stehen. Ist dies nicht der Fall, kann das bei etwaigen Betriebsprüfungen zu Komplikationen führen.

Zum einen muss der Anlass des Treffens auf dem Beleg vermerkt werden, zum anderen muss deutlich aus ihm hervorgehen, ob es sich um die Bewirtung von Kunden oder Mitarbeitern handelt. Bei Geschäftsessen mit Kunden muss logischerweise mindestens eine Person aus einer anderen Firma anwesend sein. Bei Mitarbeiteressen hingegen dürfen nur Beschäftigte des eigenen Unternehmens anwesend sein. Diese Unterscheidung ist wichtig, da in beiden Fällen jeweils unterschiedliche Höhen der Kosten in der Steuer geltend gemacht werden können: Bei Kundenessen sind dies 70 % der Kosten, bei Mitarbeiteressen sogar ganze 100 %.

Voraussetzung der Absetzbarkeit ist in jedem Fall, dass die Bewirtung in einem Restaurant, sprich einer externen Location stattfindet.

Bewirtungsbeleg ausfüllen – aber korrekt!

Die zuständige Finanzbehörde erkennt Bewirtungsbelege nur dann anstandslos an, wenn diese auch ordnungsgemäß ausgefüllt sind. Lediglich eine Quittung des jeweiligen Restaurants vorzulegen reicht hier nicht aus. Aber keine Sorge: Ein Bewirtungsbeleg lässt sich in der Regel sehr einfach richtig ausfüllen. Bei vielen Restaurants befindet sich zu diesem Zweck auf der Rückseite der Rechnung ein entsprechender Vordruck, der ausgefüllt werden kann. Ist dies nicht der Fall, kann man auch einen separaten Bewirtungsbeleg ausfüllen und der Rechnung anheften.

Pflichtangaben beim Ausfüllen

Ob Vordruck oder separat verfasst – ein Bewirtungsbeleg muss nach dem Ausfüllen, unabhängig von der Höhe seiner Kosten, bestimmte Mindestangaben enthalten, um prüfungssicher zu sein. Diese essentiellen Angaben sind:

• Name und Adresse der Gaststätte
• Ort und Datum
• Anlasses für die Bewirtung
• Namen aller Teilnehmer und des Gastgebers
• Rechnungsbetrag mit Angabe von Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag
• ggf. Höhe des Trinkgelds
• Auszeichnung der einzelnen Speisen, Getränke und sonstigen Leistungen
• Unterschrift des Gastgebers

Der Bewirtungsbeleg ist im Anschluss an das Ausfüllen vom Gastgeber zu unterschreiben. Rechnungen bis 250 Euro unterliegen dabei den vereinfachten Bestimmungen zu Kleinbetragsrechnungen.

Zusätzliche Angaben des Restaurants 

Liegt der Rechnungsbetrag oberhalb der Grenze von 250 Euro, sind weitere Angaben zum bewirtenden Restaurant nötig. Sollte der Gastwirt vergessen, diese zu machen, musst du ihn beim Ausfüllen daran erinnern. Zusätzliche Angaben auf dem Bewirtungsbeleg müssen in diesem Fall sein:

• Rechnungsnummer
• Steuernummer des Gasthauses
• Name und Anschrift des Gastwirtes und Gastgebers

Achtest du beim nächsten Bewirtungsbeleg und dessen Ausfüllen auf diese kleinen Unterschiede, bist du auf der sicheren Seite.

Bewirtungsbelege korrekt abrechnen

Wie werden nun die entstandenen Kosten für die Bewirtung richtig verbucht? In der Regel werden Bewirtungsbelege im Kassenbuch des Unternehmens erfasst, mit einer laufenden Nummer belegt und anschließend abgerechnet. Hier werden die Nummer des Belegs, das Datum des Geschäftsessens, der Nettobetrag, wie auch die entsprechende Umsatzsteuer festgehalten.

Wie bei anderen Rechnungen auch, gilt für einen Bewirtungsbeleg eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Auch die digitale Archivierung ist unter Beachtung der vorgestellten Auflagen problemlos möglich.

Bewirtungsbeleg unkompliziert ausfüllen, erfassen und archivieren

Mit einer modernen Buchhaltungssoftware wie FastBill erfasst und speicherst du im Handumdrehen deine Rechnungen und Belege – und das sicher und immer zugänglich an einem Ort. Bewirtungsbelege kannst du einfach und in wenigen Schritten mit deinem Smartphone einscannen und in deiner persönlichen Inbox archivieren. Die Belege lassen sich auch einfach von unterwegs per E-Mail Weiterleitung erfassen. So behältst du immer den Überblick und die Buchhaltung wird zum echten Kinderspiel. Und das, ohne Probleme mit dem Finanzamt zu riskieren.