Reisekostenabrechnung 2023 - Alles was du wissen musst

Viele finden sie mühsam, aber dennoch gehört sie nach einer Geschäftsreise dazu: Die Reisekostenabrechnung. In unserem Blogbeitrag erfährst du alles, was du dazu wissen musst.

Inhaltsangabe

1. Reisekostenabrechnung: Begriffserklärung
2. Wer ist für die Zahlung von Reisekosten verantwortlich?
3. Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Dienstreisen
4. Wieso ist es sinnvoll eine Reisekostenabrechnung zu erstellen?
5. Reisekostenabrechnung: Welche Herausforderungen gibt es?
6. Reisekosten: Was ist absetzbar und was nicht?
7. Digitale oder manuelle Reisekostenabrechnung: Was ist besser?
8. Fazit

Reisekostenabrechnung: Begriffserklärung

Die Reisekostenrechnung ist eine Zusammenfassung aller Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienst- oder Geschäftsreise entstehen. Darunter fallen zum Beispiel die Fahrtkosten mit dem Auto, der Bahn oder dem Flugzeug. Außerdem gehören dazu die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten.

Wer ist für die Zahlung von Reisekosten verantwortlich?

Normalerweise übernimmt die Reisekosten der Arbeitgeber. Er setzt diese als Betriebsausgaben von der Steuer ab. Nur in Ausnahmefällen kommt der Arbeitgeber nicht für die Reisekosten auf. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Entfernung vom Wohnsitz zum jeweiligen auswärtigen Dienstort kürzer ist als die Strecke zur Arbeitsstätte.

Hier kann jedoch der Arbeitnehmer seine Reisekosten über die Einkommenssteuer als Werbungskosten steuerlich absetzen. Wichtig ist, dass jeweils alle Quittungen und Belege wie Tankrechnungen, ein Fahrtenbuch, Hotelrechnungen oder Tickets für öffentliche Verkehrsmittel ordentlich aufbewahrt werden. Außerdem sollte beachtet werden, dass nicht jede Auswärtstätigkeit als Geschäftsreise anerkannt wird. Wenn du zum Beispiel einen Kunde innerhalb der Stadtgrenze besuchst, handelt es sich nicht um eine Dienstreise. Du hast daher in diesem Fall keinen Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten.

Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Dienstreisen

Bei den Begriffen „Geschäftsreise“ und „Dienstreise“ handelt es sich beider maßen um eine Reise zum Zwecke einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Im öffentlichen Dienst verwendet man jedoch primär das Wort Dienstreise, in der Privatwirtschaft hingegen spricht man in erster Linie von einer Geschäftsreise. Die beiden Begriffe unterscheiden sich inhaltlich nicht voneinander. Vereinfacht ausgedrückt geht ein Angestellter üblicherweise auf Dienstreise und ein Selbständiger auf Geschäftsreise.

Reisekostenabrechnung: Wer kann sie erstellen?

Jeder, der auf Geschäfts- oder Dienstreise geht, kann eine Reisekostenabrechnung erstellen. Sowohl Unternehmer, Geschäftsführer als auch jeder Angestellte.

Reisekostenabrechnung: Wann muss sie erstellt werden?

Damit Arbeitnehmer die Reisekosten lohnsteuerfrei geltend machen können bzw. damit du als Arbeitgeber die Reisekosten steuerlich absetzen kannst, musst du dem Finanzamt nachweisen können, dass die entstandenen Kosten tatsächlich auf eine Dienstreise oder Geschäftsreise zurückzuführen sind. Um dem Finanzamt das zu beweisen, ist es notwendig, dass eine saubere Reisekostenabrechnung erstellt wurde, in der alle Kosten aufgestellt sind mit den entsprechenden Belegen und Quittungen. Es ist daher sehr wichtig, dass du alle Belege und Quittungen sorgfältig aufbewahrst und archivierst.

Besteht eine Pflicht zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich ist es für Unternehmen gesetzlich nicht verpflichtend, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Das heißt, Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern keine Pauschalen für Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder eine Kilometerpauschale zahlen. In diesem Fall können die Angestellten die entstandenen Kosten bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Wieso ist es sinnvoll eine Reisekostenabrechnung zu erstellen?

Auch wenn es keine gesetzliche Verpflichtung für eine Reisekostenabrechnung gibt, spricht einiges dafür, dass du diese machst. Als Unternehmer und Arbeitgeber kannst du auf drei Arten mit einer Reisekostenabrechnung in Berührung kommen:

• Du musst die Reisekosten deiner Arbeitnehmer decken
• Du willst die Reisekosten steuerlich absetzen

Falls es aufgrund eines Kunden zu einer Dienstreise gekommen ist, kannst du die Reisekosten inklusive Umsatzsteuer auch diesem direkt in Rechnung stellen. Das solltest du aber unbedingt vorher absprechen. Bei langen Anreisen sollten außerdem etwas großzügigere Kilometerpauschalen bzw. ein höherer Kilometersatz in Rechnung gestellt werden, damit die tatsächlichen Kosten wirklich gedeckt werden.

Damit du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst, ist es auf jeden Fall sinnvoll, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Reisekostenabrechnung: Welche Herausforderungen gibt es?

Die Reisekostenabrechnung ist oftmals für Mitarbeiter wie auch Unternehmen herausfordernd. Es ist wichtig, dass sämtliche Belege und Quittungen archiviert werden. Die meisten Unternehmen digitalisieren diese Belege und Quittungen zwar, die Finanzverwaltung schreibt jedoch eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor und einige Finanzämter stehen elektronischen Belegen teilweise noch kritisch gegenüber.

Eine weitere Herausforderung ist die Kontrolle der Kosten. Es gibt eine gesetzlich vorgeschriebene Reiserichtlinie, die du möglichst nicht überschreiten solltest. Hier ist es am einfachsten, wenn du eine Software zur Unterstützung nutzt. Damit kannst du auch die lokalen Rechtsvorschriften leichter einhalten.

Reisekosten: Was ist absetzbar und was nicht?

Reisekosten sind als Werbungskosten absetzbar, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn eine Person vorübergehend außerhalb des Wohnsitzes und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden ist. Bei einem Arbeitnehmer ist in der Regel die erste Tätigkeitsstätte der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb. Die Auswärtstätigkeit muss daher beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn ein Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers reist. Dazu zählen Fahrtkosten für Fahrten außerhalb der Stadtgrenze zu Kunden, Lieferanten oder anderen Betriebsniederlassungen sowie die Fahrtkosten und Teilnahmekosten an Weiterbildungen, Tagungen und Messen. Auch bereits kleinere Aufwendungen wie die Besorgung von Büromaterial oder das Wegbringen der Geschäftspost sind eine Auswärtstätigkeit.

Wichtig ist, dass solche Fahrten in einem Fahrtenbuch entsprechend dokumentiert werden. Das Finanzamt kann nämlich verlangen, dass der berufliche Bezug der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg anhand von Belegen und Quittungen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden. Das können sein:

• Schriftverkehr
• Teilnahmebestätigungen
• Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
• Ein Fahrtenbuch
• Tankquittungen
• Hotelrechnungen

Selbständige hingegen setzen keine Werbungskosten ab, du kannst jedoch die Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer kannst du anschließend als Vorsteuer abziehen.

Reisekosten, die steuerlich absetzbar sind

Absetzen kann die jeweilige Person nur jene Aufwendungen, die sie auch selbst getragen hat. Der Arbeitnehmer muss daher die Erstattung der Kosten, die er vom Arbeitgeber erhalten hat, abziehen oder in der Steuererklärung angeben.

Steuerlich absetzbare Reisekosten sind:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten
• Fahrtkosten

Wenn der Arbeitnehmer mit dem eigenen Fahrzeug gefahren ist, kann er für diese Fahrten Pauschbeträge verlangen. Dafür sind keine Nachweise notwendig, für jeden gefahrenen Kilometer erhält er einen Kilometersatz. Diese sind wie folgt festgelegt:

• 30 Cent beim Pkw
• 20 Cent beim Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa oder Elektrofahrrad

Bei Fahrten mit einem nicht elektrischen Fahrrad erhält der Arbeitnehmer hingegen keine Kilometerpauschale bzw. keinen Kilometersatz.

Falls die Kosten des Arbeitnehmers bei Fahrten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, kann er auch einen höheren Kilometersatz angeben, sofern er diese durch Nachweise belegen kann. Dazu muss der Arbeitnehmer die jährlichen Gesamtkosten für sein Fahrzeug ermitteln, damit er anschließend einen Teilbetrag ansetzen kann. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer alle Quittungen aufbewahren und ein Fahrtenbuch führen muss.

Wenn der Arbeitnehmer bei beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt hat, muss er jeweils die Belege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten aufbewahren. Dann gelten diese als nachweisbare Ausgaben, die in voller Höhe abgesetzt werden können. Wenn der Arbeitnehmer selbst eine Bahncard hat, reduziert sich der Fahrpreis, da eine Bahncard auch für private Fahrten genutzt werden kann.

Für Fahrstrecken, die mit einem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt wurden, ist es nicht möglich, Werbungskosten geltend zu machen.

Verpflegungsmehraufwand

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Personen auf Inlandsreise oder Auslandsreise höhere Verpflegungskosten zahlen müssen. Deshalb können Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer abgesetzt werden. Dafür sind Pauschalen vorgesehen, abhängig davon, wie lange eine Person von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte weg war.

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten für Reisen innerhalb Deutschlands nur noch zwei Pauschalen, die mit 1.1.2020 erhöht wurden:

Ein Pauschalsatz von 28 Euro für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer mindestens 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Falls dieser nicht den kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs ist, darf er 14 Euro ansetzen. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Diese Pauschalen darfst du als Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei als Erstattung auszahlen. Falls du als Arbeitgeber mehr bezahlst, musst du die Beträge pauschal versteuern.

Wenn jemand beruflich auf Auslandsreise war, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschalen, diese werden auch als Auslandstagegelder bezeichnet. Diese Pauschbeträge für Auslandsreisen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium an die Preisentwicklung der einzelnen Länder angepasst.

Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes gilt die für das Mutterland geltende Pauschale.

Übernachtungskosten

Steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten sind nur die tatsächlichen Kosten, die für das Hotel oder den Beherbergungsbetrieb gezahlt wurden. Verpflegung wie Mahlzeiten zählen nicht dazu.

Bei der Übernachtung verlangt das Finanzamt Einzelnachweise. Falls die Hotelrechnung auch die Verpflegungskosten wie Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, muss dieser Betrag abgezogen werden. Bei einer Hotelrechnung mit einem Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung, muss der Betrag pauschal gekürzt werden. Für ein Frühstück in Deutschland werden hierbei 5,60 Euro abgezogen (20 Prozent der Tagespauschale), für ein Mittag- und Abendessen jeweils 11,20 Euro (40 Prozent der Tagespauschale). Bei einer Vollpension bleibt demnach bei einer 24-stündigen Abwesenheit nichts mehr von den pauschalen Verpflegungskosten von 28 Euro übrig. Für Auslandsreisen gelten dieselben Prozentsätze für die Verpflegung.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Dazu zählen die Kosten zur Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Straßennutzung wie Mautgebühren sowie Parkgebühren. Ebenso Reisegepäckversicherung, Trinkgelder, Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts. Auch ein Schaden aufgrund eines Verkehrsunfalls könnte geltend gemacht werden.

Für das Aufbewahren von Gepäck, Trinkgelder, Parkgebühren und ähnliche Reisenebenkosten bekommt man oftmals keinen Beleg. Hierfür muss dann ein Eigenbeleg erstellt werden.

Nicht steuerlich absetzbare Reisekosten

Zu den nicht steuerlich absetzbaren Reisenebenkosten zählen die Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder bezahltes Fernsehen. Außerdem sind auch Anschaffungskosten von Kleidung, Koffer oder sonstige Reiseausrüstung nicht steuerlich als Reisekosten absetzbar.

Digitale oder manuelle Reisekostenabrechnung: Was ist besser?

Während die einen am liebsten alles digital haben, betreiben andere Unternehmen noch immer eine Zettelwirtschaft. Doch was sind die Vor- und Nachteile der digitalen und manuellen Abrechnung für Reisekosten?

Manuelle Reisekostenabrechnung: Vor-und Nachteile

Vor allem Kleinbetriebe und Unternehmen mit kaum Dienst- oder Geschäftsreisen verwenden Excel- oder Word-Vorlagen zur Abrechnung der Reisekosten. Damit können alle angefallenen Kosten der Reise aufgelistet und anschließend abgerechnet werden. Wir haben hier eine kostenlose Reisekostenabrechnugs-Vorlage für dich, die du für dein Unternehmen anpassen und verwenden kannst.

Doch was sind die Vor- und Nachteile der manuellen Reisekostenabrechnung?

Vorteile:

• Du hast keine Anschaffungskosten für eine Software
• Es gibt somit auch keine laufenden Gebühren
• Einfache Bedienung, keine Einschulung der Mitarbeiter notwendig
• Nachteile:
• Verpflichtende Aufbewahrung aller Belege und Quittungen
• Reisekostenabrechnung muss händisch ausgefüllt werden
• Hoher Zeitaufwand
• Höhere Anfälligkeit für Fehler
• Manuelle Kontierung und Verbuchung
• Keine Transparenz
• Tendenz zu Chaos
• Lange Wartezeit bis zur Erstattung

Digitale Reisekostenabrechnung: Vor- und Nachteile

Für jene Unternehmen, die ohnehin ein hohes Reiseaufkommen haben, ist die Reisekostenabrechnung mit einer Software die bessere Variante. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Anbietern, die für jedes Unternehmen eine passende Lösung anbieten. Wir können dir hier Einfach Reisekosten empfehlen.

Schauen wir uns doch einmal die Vor- und Nachteiler bei der digitalen Reisekostenabrechnung an.

Vorteile:

• Geringer Zeitaufwand bei der Erfassung und Abrechnung
• Digitale Erfassung sämtlicher Belege und Quittungen
• Papierlose Abrechnung
• Übersichtliche Darstellung über noch ausstehende Rechnungen
• Automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes und der Pauschalen
• Speicherung aller erfassten Daten für eine spätere Bearbeitung
• Automatisierte Prozesse bei Zuordnung, Kontierung und Buchung der Rechnungen 
• Rasche Auszahlung der Reisekosten
• Möglichkeit Reiserichtlinien können hinterlegt werden

Nachteile:

• Höhere Anschaffungskosten für die Software
• Laufende Nutzungsgebühren für die Software
• Einarbeitung und Einschulung der Mitarbeiter

Fazit

Manuell erstellte Abrechnungen sind meist sehr zeitintensiv und anfällig für Fehler. Wenn du dich hingegen für eine digitale Reisekostenabrechnung entscheidest  kannst du diese mit geringem Aufwand effizient und fehlerfrei erledigen. Gerade für jene Unternehmen, die viele Geschäfts- oder Dienstreisen machen, lohnt sich die Anschaffung einer Reisekostenabrechnungs-Software.