Prozessoptimierung

Die Arbeit in jedem Unternehmen besteht aus bestimmten Abläufen, die von einer Ausgangssituation zu einem gewünschten Ziel führen. Je besser diese Geschäftsprozesse funktionieren, desto größer ist das Erfolgspotenzial in deinem Unternehmen. Hier kommt die Prozessoptimierung ins Spiel. Was das genau ist und wie du entsprechende Optimierungsstrategien in deiner Firma anwenden kannst, zeigen wir dir in diesem Ratgeber.

Inhaltsangabe

1. Was versteht man unter Prozessoptimierung?
2. Welche Ziele hat die Prozessoptimierung?
3. Methoden zur Prozessoptimierung
4. Vorgehensweise für die Optimierung eines Prozesses
5. Fazit: Prozessoptimierung lohnt sich für fast jedes Unternehmen

Was versteht man unter Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung beschreibt die kontinuierliche und gezielte Verbesserung der Geschäftsprozesse im Unternehmen. Dabei schaust du dir als Verantwortlicher jeden Ablauf genau an und identifizierst Potenziale für die Steigerung der Effizienz und Effektivität.

Die Prozessoptimierung hängt dabei immer von den aktuellen Umständen ab. So hat zum Beispiel die Corona-Krise ganz neue Herausforderung wie das Homeoffice und die großflächige Online-Betreuung von Kunden mit sich gebracht.

Deshalb handelt es sich dabei auch um einen fortlaufenden Prozess, der nie endgültig abgeschlossen ist. Schließlich befindet sich die Geschäftswelt im stetigen Wandel und bringt immer wieder neue Problemstellungen mit sich.

Mittlerweile verschmilzt die Prozessoptimierung zudem mehr und mehr mit der Digitalisierung und Automatisierung.

Hier einige Beispiele für Verbesserungsprozesse:

• Personalwesen (z.B. Digitalisierung von Urlaubsanträgen und Reisekostenabrechnungen)
• Logistik (z.B. Verringerung der Durchlaufzeiten für schnellere Lieferungen)
• Rechnungswesen (z.B. Automatisierung von Buchhaltung und Mahnwesen)

Welche Ziele hat die Prozessoptimierung?

Das Hauptziel der Prozessoptimierung besteht in einer Verbesserung der Effizienz einzelner Geschäftsabläufe. Diese allgemeine Zielsetzung kannst du in deinem Unternehmen je nach Priorität und Bereich auf weitere Ziele herunterbrechen.

Hier eine Kurzübersicht der möglichen Ansätze:

• Verbesserung der Produktivität
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Allgemeine Qualitätsverbesserung
• Verbesserte Nutzbarkeit der vorhandenen Flächen
• Allgemeine Kostensenkung
• Reduzierung der Unfälle im Unternehmen
• Verkürzung der Wege
• Reduzierung der benötigten Zeiten
• Verbesserung der Auslastung
• Reduzierung der Ressourcen

1. Verbesserung der Produktivität

Mehr Output mit den gegebenen Mitteln: Die Verbesserung der Produktivität dürfte in jedem Unternehmen sinnvoll sein. Dieses Ziel erreichst du häufig durch die Digitalisierung und Automatisierung einzelner Arbeitsschritte. Darüber hinaus trägt jedoch auch eine Veränderung der Organisation einzelner Prozesse zu einer erhöhten Produktivität bei.

2. Verkürzung der Durchlaufzeiten

Die Durchlaufzeit beschreibt die Zeitspanne vom Erhalt eines Auftrags bis zu seinem Abschluss. Um diese zu verbessern, analysierst du alle Schritte vom ersten Arbeitsvorgang bis zur endgültigen Fertigung.

Zur Verkürzung der Durchlaufzeiten kannst du an drei wichtigen Punkten ansetzen:

• Verkürzung etwaiger Wartezeiten im Fertigungsprozess (z.B. Rüstzeit oder Lager- und Liegezeit)
• Verkürzung der Transportwege
• Beschleunigung der Produktion (z.B. bessere Schulung der Mitarbeiter oder schnellere Maschinen)

3. Allgemeine Qualitätsverbesserung

Eine Verbesserung der eigenen Produkte oder Dienstleistungen gehört zu den bedeutendsten Zielen der Prozessoptimierung. Der Zusammenhang ist einfach: Kann dein Unternehmen durch eine besondere Qualität herausstechen, bist du weniger an den ruinösen Preiswettbewerb gebunden.

Für eine Qualitätsverbesserung musst du den gesamten Arbeitsprozess unter die Lupe nehmen. Gelingt es dabei, passende Rahmenbedingungen zu schaffen, ergeben sich daraus bereits wichtige Verbesserungen.

Das Ziel einer höheren Qualität erreichst du vor allem durch statistische Methoden und Verfahren der Prozessoptimierung. Ein hilfreicher Ansatz ist die Six Sigma Methode, die wir dir weiter unten noch vorstellen.

4. Verbesserte Nutzung der vorhandenen Flächen

Jedes Unternehmen mit Produktionsanlagen muss mit einer knappen Ressource kämpfen: Nutzungsfläche. Aus diesem Grund setzt die Prozessoptimierung auch bei der Flächennutzung an. Hierbei geht es vor allem um Fragen der Fabrikplanung und der Anordnung einzelner Abteilungen. Durch Optimierungen lässt sich der Platzbedarf reduzieren, um bei Bedarf die Kapazitäten zu erhöhen. Zusätzlich kann sich dies auch positiv auf die Kommunikation und den Warenfluss innerhalb des Unternehmens auswirken.

5. Allgemeine Kostensenkung im Unternehmen

Sehr viele Ansätze der Prozessoptimierung bringen auch eine Verbesserung der Kostensituation eines Unternehmens mit sich. Der Zusammenhang ist klar: Werden einzelne Geschäftsprozesse effizienter gestaltet, senkt dies immer auch die Kosten.

Trotzdem muss die Kostenreduktion nicht dein Hauptziel bei der Prozessverbesserung sein. Der freigewordene Spielraum lässt sich auch für weitere Investitionen in Qualitätsverbesserungen nutzen. So kannst du am Ende die Kundenzufriedenheit weiter steigern.

6. Reduzierung der Unfälle im Unternehmen

Auch wenn es oft strenge Vorgaben für Ordnung und Sauberkeit in Unternehmen gibt, lassen sich Betriebsunfälle nie vollständig vermeiden. Trotzdem existieren viele Ansatzpunkte für Verbesserungen in diesem Bereich:

• verbesserte Schutzkleidung
• Markierungen in Sicherheitsbereichen
• Optimierung einzelner Abläufe

Eine verbesserte Arbeitssicherheit sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter besser geschützt sind. Darüber hinaus reduzierst du so mögliche Ausfallzeiten und die Kosten für die Unfallversicherung.

Mit der 5S-Methode der Prozessoptimierung kannst du die Grundlage für eine bessere Arbeitssicherheit schaffen. Wir stellen dir diese Methode weiter unten vor.

7. Verkürzung der Wege

Materialtransport innerhalb des Betriebs oder lange Wege der Mitarbeiter zwischen den Abteilungen – beide Fälle kosten Zeit, Geld und unnötige Energie.

Durch eine verbesserte Anordnung der Abteilungen kannst du im Rahmen der Prozessoptimierung hier Abhilfe schaffen. Zusätzlich lassen sich auch die Wege innerhalb einer Abteilung und eines Arbeitsprozesses analysieren und optimieren.

8. Reduzierung der benötigten Zeiten

Dieses Ziel der Prozessoptimierung steht vor allem bei Unternehmen mit großen Produktionsmengen oben auf der Prioritätenliste. Hierbei gilt nämlich umso mehr: Zeit ist Geld. Warte- und Liegezeiten entscheiden in großen Maße darüber, ob die Produktion am Ende profitabel ist.

Der wichtigste Ansatz in diesem Bereich ist eine gute Prozessanalyse. Die einzelnen Arbeitsschritte werden also ganz genau analysiert und in einem Prozess definiert. Nur wenn du die Vorgehensweise genau kennst, kannst du eine Prozessverbesserung einleiten.

Dabei geht es vor allem darum, unnötige Wartezeiten zu reduzieren und die einzelnen Arbeitsprozesse zu verzahnen. Je mehr Verschwendung hier beseitigt wird, desto flüssiger und rentabler läuft die Produktion.

9. Verbesserung der Auslastung

Der Kauf einer Maschine ist oft eine große Investition. Dennoch handelt es sich um einen Fixbetrag. Du gibst das Geld einmal aus und hast dann für mehrere Jahre entsprechende Kapazitäten.

Je besser du diese auslastest, desto mehr potenzieller Umsatz entsteht aus der ursprünglichen Investition. Stillstehende Maschinen sind hingegen eine Verschwendung von Zeit und Geld.

In der Prozessoptimierung wird besonderes Augenmerk auf die Reduzierung der Rüstzeiten von Maschinen gelegt. Dabei handelt es sich um Arbeiten, mit denen die Maschine zum Anlaufen gebracht wird und auch um Nacharbeiten. Je niedriger die Rüstzeiten ausfallen, desto höher fallen die Produktionskapazitäten aus.

Darüber hinaus solltest du auch folgende Dinge im Blick behalten:

• die benötigten Ausgangsprodukte müssen stets in ausreichender Menge zur Verfügung stehen
• auch die Personalplanung muss lückenlos sein

10. Reduzierung der Ressourcen

In nahezu jedem Produktionsprozess kommt es zur Verschwendung von Ressourcen. Dies passiert nicht mutwillig, sondern ist oft einem eher schwach designten Arbeitsprozess geschuldet.

Mit der Lean Production Methode kannst du Arbeitsprozesse so optimieren, dass Verschwendungen reduziert werden. Dies spart zunächst einmal Geld und bietet finanziellen Spielraum. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Weniger Materialeinsatz bedeutet mehr Nachhaltigkeit.

Die Ziele hinter Zielen: Prozessoptimierung als Hebel für Verbesserungen

Die oben genannten Ziele der Prozessoptimierung dienen vor allem der Verbesserung der Wirtschaftlichkeit. Dahinter steckt der Hauptzweck jedes Unternehmens: Möglichst viel Umsatz und Gewinn zu erzielen.

Trotzdem kannst du in deinem Unternehmen noch eine ganze Reihe anderer Ziele anvisieren. Überlege dabei, was dir wichtig ist und richte die Prozessoptimierung darauf aus.

Mögliche Ziele:

• ein besonders nachhaltiges Unternehmen führen und so zur Zukunft unseres Lebensraums beitragen
• Mitarbeitern eine sinnstiftende und angenehme Arbeitsatmosphäre bieten
• Kunden zu echten Fans der eigenen Firma machen

Methoden zur Prozessoptimierung

Es gibt zahlreiche Methoden der Prozessoptimierung. Dabei gilt: Nicht alle sind überall nutzbar. Zudem kommt oft nicht nur eine Methode zum Einsatz, sondern die passende Kombination für den jeweiligen Anwendungsfall.

Die Vorgehensweise sieht dabei folgendermaßen aus:

1. Analyse der Probleme
2. Ideenfindung für Lösungsansätze
3. Übertragung der Ideen auf bekannte Methoden der Prozessoptimierung

Die Analyse der Probleme ergibt sich im Normalfall aus dem Prozessmanagement. Im Idealfall hast du bereits alle wichtigen Geschäftsprozesse in deiner Firma dokumentiert. Ergeben sich dann im Rahmen der Prozesskontrolle Probleme, kannst du mit der entsprechenden Abteilung an die Ideenfindung gehen.

Zunächst haben wir dir noch einen Kurzüberblick über bekannte Methoden der Prozessoptimierung zusammengetragen:

• Kreativtechniken zur Ideenfindung
• Kaizen
• Six Sigma
• Lean Production
• 5S-Methode
• Business Process Reengineering

1. Ideenfindung: Kreativtechniken für die Prozessoptimierung

Die Ideenfindung ist ein wichtiger Teil der Prozessoptimierung. Hierbei kommen häufig Kreativtechniken zum Einsatz. Der große Vorteil: Kreativtechniken schließen zunächst keine Ideen aus und sorgen so für einen möglichst breiten Ansatz.

Zu den wichtigsten Kreativtechniken zählen:

Brainstorming:

Die bekannteste Vorgehensweise ist sicherlich das Brainstorming. Hierbei werden alle Ideen zu einem Thema ohne Wertung zusammengetragen. Auch die Umsetzbarkeit spielt zunächst keine Rolle.

Was so einfach klingt, kann in der Anwendung jedoch haken. Aus diesem Grund solltest du einen Moderator oder Teamleiter einsetzen. Die einzelnen Teammitglieder können ihre Ideen äußern und es wird zunächst alles gesammelt. Der Vorteil: Bereits genannte Ideen inspirieren zu weiteren Ansätzen und Kombinationsmöglichkeiten.

Danach kann eine zweite Gruppe weitere Ideen auf der Basis der Ideensammlung erarbeiten, was die möglichen Ergebnisse noch einmal erweitert.

Zum Schluss werden die Ideen geordnet und zu einzelnen Lösungsansätzen ausgearbeitet.

635-Methode:

Die 635-Methode benötigt folgendes: 6 Teilnehmer, die jeweils 3 Ideen auf einem Zettel notieren und diese an die Nebenperson weiterreichen. Die Zettel werden fünfmal herumgereicht, so dass am Ende schnell viele Ideen zu einer Problemstellung entstehen.

Mindmap:

Die Mindmap eignet sich sehr gut zur strukturierten Ideenfindung. Dabei notierst du das Hauptthema in der Mitte und kannst daraufhin Verzweigungen bilden. Aus notierten Ideen können weitere Ideen erwachsen, die sich wiederum mit bereits bestehenden Ideen kombinieren lassen. Im Idealfall entsteht ein Konstrukt, aus dem du sehr innovative Ansätze zur Prozessoptimierung ableiten kannst.

Du möchtest neben Kreativtechniken noch einen weiteren Ansatz zur Ideenfindung nutzen? Analytische Methoden wie der „Morphologische Kasten“, das „Ischikawa-Diagramm“ oder die „FMEA-Methode“ bieten ebenfalls die Möglichkeit, nach Lösungsansätzen zu suchen. Oft sind diese jedoch nicht so ergiebig wie die Kreativtechniken.

2. Optimierung mit Kaizen

Kaizen stammt aus der japanischen Fertigungstechnik und bedeutet „Veränderung (Kai) zum Besseren (Zen)“. Hierbei geht es darum, stetig alle Geschäftsprozesse nach kleinen und günstigen Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Das Verfahren ähnelt dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), ist aber deutlich detaillierter und betrifft wirklich jeden und alles im Unternehmen. Die Betrachtung beginnt beim einzelnen Mitarbeiter und dessen Möglichkeiten, Einstellung zum Job und Grundstimmung. Von dort leiten sich Veränderungsansätze und Verbindungen für alle Unternehmensbereiche ab.

3. Optimierung mit Six Sigma

Six Sigma verdankt seinen Namen einem statistischen Qualitätsziel aus der Fertigungstechnik. Ursprünglich stammt der Ansatz aus der Automobilindustrie, wird jedoch auch in anderen Fertigungsbetrieben eingesetzt. Es geht darum, durch eine standardisierte Vorgehensweise die Qualität der eigenen Produkte zu verbessern. Daraus hat sich heute auch ein Management-Ansatz abgeleitet.

4. Optimierung mit Lean Production

Lean Production ist wie Kaizen mehr eine Art Philosophie. Hierbei verschreibt sich dein Unternehmen vor allem dem Kampf gegen Verschwendung. Möchtest du also vor allem Effizienz umsetzen, ist Lean Production oder Lean Management definitiv eine gute Methode der Prozessoptimierung.

5. Optimierung mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist ein Werkzeug der Prozessoptimierung, welches du in nahezu jedem Unternehmensbereich anwenden kannst. Es besteht aus folgenden Schritten:

• Seiri (Sortiere aus)
• Seiton (Systematisiere)
• Seiso (Säubere)
• Seiketsu (Standardisiere)
• Shitsuke (Ständige Verbesserung)

Hierbei wird also Ordnung und Sauberkeit als Unternehmensstandard definiert. Dies kann sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit im Unternehmen erheblich erhöhen. Durch die Suche nach ständigen Verbesserungen stellt dies eine natürliche Form der Prozessoptimierung dar.

6. Optimierung mit Business Process Reengineering

Dieser sehr radikale Ansatz ist mehr eine Neugestaltung als eine reine Prozessoptimierung. Business Process Reengineering kommt vor allem in älteren Unternehmen zum Einsatz, die sich wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren wollen.

Du greifst hier stark in die Bereiche Prozessmanagement und Prozessanalyse ein. Zunächst werden Geschäftszweige aussortiert und eventuell verkauft, wenn diese nicht zum Kerngeschäft gehören.

Danach wird jeder Geschäftsprozess im Rahmen der Prozessanalyse studiert und neu definiert. Das Ziel: Eine schlankere und effizientere Arbeitsweise.

Vorgehensweise für die Optimierung eines Prozesses

Du hast nun die Ziele und Methoden der Prozessoptimierung kennengelernt. Schauen wir uns nun an einem verkürzten Beispiel des Mahnwesens an, welche Schritte bei der Optimierung wichtig sind:

Prozessanalyse und Ermittlung des IST-Zustandes

1. Der IST-Zustand im Mahnwesen sieht folgendermaßen aus:

1. Bei einem manuellen Zahlungsabgleich kommt heraus, dass ein Kunde auch 3 Tage nach dem Fälligkeitstermin noch nicht gezahlt hat
2. Folge: die Abteilung schickt manuell eine freundliche Zahlungserinnerung raus
3. Der nächste Zahlungsabgleich ergibt: Auch nach 14 Tagen hat der Kunde noch nicht gezahlt
4. Folge: Es geht eine manuelle Mahnung raus

Schwachstellen im IST-Zustand: Die Abteilung kann durch zahlreiche manuelle Zahlungsabgleiche und Mahnungen das Aufkommen nicht bewältigen und der Prozess ist fehleranfällig. So wurden in der Vergangenheit versehentlich Kunden angemahnt, die eigentlich pünktlich bezahlt hatten.

2. Optimierungsbedarf ermitteln

Das muss besser werden:

• Mahnungen dürfen nicht mehr so viel Zeit in Anspruch nehmen
• Zahlungsabgleiche müssen weniger fehleranfällig werden

3. Verbesserungsmaßnahmen entwickeln

Es wird eine Software-Lösung angeschafft, die automatische Zahlungsabgleiche durchführt und zudem Mahnstufen automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten versendet.

4. Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen

Die Software wird angeschafft und die Kunden sowie das Rechnungswesen werden integriert.

5. Evaluation der Prozessoptimierung

Die Abteilung ist entlastet und wird nur noch automatisch bei Premium-Kunden über Zahlungsrückstände informiert. Die Mitarbeiter haben genug zeitlichen Spielraum, um mit diesen Kunden individuelle Lösungen zu finden.

Die Fehleranfälligkeit bei Zahlungsabgleichen ist deutlich gesunken.

Fazit: Prozessoptimierung lohnt sich für fast jedes Unternehmen

In jedem Unternehmen finden sich Arbeitsprozesse, die einer Verbesserung bedürfen. Aus diesem Grund solltest du die Prozessoptimierung auch in deiner Firma von Anfang an integrieren. Selbst als Freiberufler profitierst du davon, wenn du für bestimmte Arbeiten Geschäftsprozesse definierst und ausprobierst, wie du diese weiter optimieren kannst. Im Endeffekt bringt die vor allem finanzielle Vorteile und mehr zeitlichen Spielraum, den du in die Betreuung deiner Kunden investieren kannst.