Lieferschein erstellen
Lieferschein erstellen – so geht’s
Der Lieferschein, auch Warenbegleitschein genannt, listet die Bestandteile einer Sendung auf und wird gemeinsam mit dieser verschickt. Im Gegensatz zu Rechnungen bestehen bei Lieferscheinen keine gesetzlichen Anforderungen an deren Inhalt. So ist ein Unternehmer nicht einmal verpflichtet, einen Warenbegleitschein zu erstellen. Warum ist dieser dennoch für den Lieferanten sowie den Kunden sinnvoll und welche Angaben sollte er beinhalten?
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Inhaltsangabe
- Wozu benötigt man überhaupt einen Lieferschein?
- Welche Angaben sollte ein Lieferschein beinhalten?
- Was musst du zusätzlich beachten?
- Praxistipps, die sich bewährt haben
- Hilfe bei der Erstellung von Lieferscheinen
Wozu benötigt man überhaupt einen Lieferschein?
Obwohl man gesetzlich keinen Lieferschein erstellen muss, erfüllen Lieferscheine bei der Organisation des Wareneingangs in einem Unternehmen eine wichtige Funktion und sind aus dem Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Zum einen bietet ein Lieferschein den Lagermitarbeitern des Absenders eine Arbeitserleichterung bei der Zusammenstellung der zu versendenden Artikel. Aber auch für den Empfänger birgt dieser eine Reihe von Vorteilen: Da in vielen Unternehmen die Warenannahme zentral erfolgt, kann die Stelle, welche für die Annahme von Waren zuständig ist, anhand des Lieferscheines prüfen, ob die Bestellung vollständig ausgeführt wurde. Diese Prüfung kann erfolgen, ohne dass die Bestellung selbst vorliegen muss. Eventuelle Mängel können so umgehend vom Wareneingang erfasst und gegebenenfalls reklamiert werden. Bei der späteren Rechnungsprüfung kann die Buchhaltung zudem sicherstellen, dass nur die Ware, die geliefert wurde, bezahlt wird.
Welche Angaben sollte ein Lieferschein beinhalten?
Wenngleich es keine gesetzlichen Vorschriften zu den Inhalten eines Lieferscheines gibt, so sollte er dennoch Folgendes beinhalten:
- Angaben zum Absender
- Empfänger der Warenlieferung mit Adresse
- Lieferdatum – Tag, an dem das Paket dem Paketdienst oder der Spedition übergeben wird
- Optional: Versanddatum – Tag, an dem das Paket gescannt wurde (Tracking-Nummer vorhanden)
- Durchlaufende Lieferscheinnummer
- Nummer der zugehörigen Rechnung: Vereinfacht es, Belege zuzuordnen
- Auflistung der Ware mit Gewichten beziehungsweise Stückzahlen sowie Artikelnummern
- Nachlieferungen, falls die Lieferung nicht vollständig erfolgt
Ebenfalls sinnvoll ist neben den hier aufgezählten Inhalten auch in vielen Fällen ein Eigentumshinweis. Hierbei handelt es sich um den Hinweis, dass die Ware bis zu deren vollständiger Bezahlung das Eigentum des versendenden Unternehmens bleibt.
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Was musst du zusätzlich beachten?
Obwohl die Erstellung eines Lieferscheines optional ist, gelten für diesen grundlegende Regelungen. Folgende Besonderheiten musst du daher beachten:
Kein Ersatz für eine Rechnung
Der Lieferant ist gesetzlich dazu verpflichtet, dem Kunden zeitnah eine Rechnung über die gelieferten Waren zu stellen. Es ist daher immer erforderlich, eine Rechnung zu stellen, unabhängig davon, ob man bereits einen Lieferschein erstellt hat. Dieser kann dem Gesetz nach nie eine Rechnung ersetzen und somit auch nicht als Grundlage einer Zahlungsforderung dienen.
Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren
Obwohl im Gegensatz zur Erstellung einer Rechnung keinerlei Verpflichtung besteht, einen Lieferschein zu erstellen, so gilt dennoch wie bei allen Geschäftsbriefen eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren für empfangene und versendete Lieferscheine.
Allerdings gilt seit Januar 2017, dass empfangene Lieferscheine nach Erhalt einer inhaltsgleichen Rechnung vom Empfänger vernichtet werden dürfen und für versendete die Aufbewahrungsfrist mit dem Rechnungsversand endet.
Hast du eine Rechnung mit gleichem Inhalt versendet oder erhalten, kannst du den zugehörigen Lieferschein nach Prüfung, ob beide Dokumente inhaltsgleich sind, getrost entsorgen.
Praxistipps, die sich bewährt haben
Welche Tipps solltest du neben den wichtigen Inhalten noch beherzigen? Wir haben dir hier ein paar nützliche Infos zusammengestellt:
Anbringung des Lieferscheines an der Sendung
Mittels einer Versandtasche wird der Warenbegleitschein außen am Paket angebracht. So kann er unmittelbar beim Erhalt der Ware vom Empfänger eingesehen werden.
Der elektronische Lieferschein
Im Zuge der Digitalisierung und des damit einhergehenden papierlosen Dokumentenmanagements ist der elektronische Warenbegleitschein, auch als Avis oder “Lieferschein online” bezeichnet, immer populärer geworden. So hat der Empfänger bereits vor Warenerhalt die Möglichkeit, einzusehen, welche Waren in welcher Anzahl auf dem Weg zu ihm sind.
Wie viele Ausfertigungen werden benötigt?
Entscheidet man sich für einen herkömmlichen Lieferschein in Papierform, wird dieser in der Praxis in dreifacher Ausfertigung angefertigt. Die erste Ausfertigung dient dem Versender und bestätigt, dass die Ware im unbeschädigten Zustand dem Transportdienstleister übergeben wurde. Der Transporteur erhält ebenfalls einen Durchschlag, der vom Empfänger beim Erhalt der Ware unterschrieben wird und als Zustellnachweis gilt. Die dritte Ausfertigung erhält der Empfänger zur Wareneingangskontrolle.
Hilfe bei der Erstellung von Lieferscheinen
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