Kontierung - einer der wichtigsten Grundlagen deiner Kostenanalyse
Die Kontierung – die Basis der korrekten Buchung
Geschäftsvorgänge werden in der Buchführung auf Grundlage von Belegen gebucht. Dadurch bist du in der Lage, die Resultate in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt weiterzuleiten, nachdem die Buchungen erfolgreich abgeschlossen wurden. Mithilfe der Kontierung werden die zahlreichen Belege daher korrekt eingeordnet, um zwischen Aufwands- und Ertragskonten zu entscheiden. Aber wie läuft die Kontierung hierzu im Detail ab und welche Vorteile hat die eigenständige Umsetzung?
Inhaltsangabe
- Was genau ist die Kontierung?
- Mit der Vorkontierung zur Vereinfachung
- Die Unterscheidung zwischen internen und externen Belegen
- Die Gründe für das Kontieren von Rechnungen
- Richtige Erfassungen mit einem Kontenplan
- Eine wichtige Grundlage deiner Kostenanalyse
Was genau ist die Kontierung?
Wenn es um die Kontierung geht, muss immer zwischen konkreten Zeiträumen unterschieden werden. Dies macht es leicht, die Entwicklung deiner Einnahmen und Ausgaben regelmäßig darzustellen und an einer reibungslosen Erfassung zu arbeiten. Um den Aufwand für die laufende Buchführung zu verringern, findet in vielen großen Betrieben eine Vorkontierung statt. Durch diese kannst du deinem Steuerberater viel Arbeit abnehmen und das Vorgehen vereinfachen.
Deine Aufgabe innerhalb der Vorkontierung ist es, die zugeordneten Konten und Kostenstellen direkt auf den Belegen zu notieren. Dadurch wird jederzeit eindeutig, in welchen Konten Veränderungen auftreten und worauf es bei der Erfassung ankommt. Die Angaben auf den Belegen definieren anschließend den Buchungssatz, der für die Arbeit des Steuerberaters relevant ist. Grundsätzlich erfolgt die Kontierung daher über die folgenden drei Stufen, die dein Verwalter übernimmt:
- Erfassen und Dokumentieren der Belege
- Chronologisches Sortieren der Belege
- Prüfung der Richtigkeit deiner Belege
Dementsprechend findet die Kontierung in der heutigen Zeit vollständig digital statt. Auf Basis deiner Angaben ist der Steuerberater in der Lage, die vorhandenen Angaben zu überprüfen und den Steuersatz für die Umsatz- und Vorsteuer zu ermitteln. Zudem ist die Software in der Lage, die Umsatzsteuervoranmeldung für ein Quartal oder einen Monat zu erstellen. So sorgst du für eine wirksame Erfassung und beginnst mit der reibungslosen und kompakten Kontierung deiner Konten.
Mit der Vorkontierung zur Vereinfachung
Wie bereits erwähnt, ist auch die Vorkontierung eine gute Möglichkeit, um die Arbeit innerhalb der Buchführung zu erleichtern. Durch die vorherige Zuweisung des entsprechenden Kontos wird ermittelt, welcher Buchungssatz bedeutend ist. Dies beschleunigt den gesamten Prozess der Kontierung, um die Abläufe im Unternehmen vollständig zu erfassen. Mit einer richtigen Vorkontierung muss deine Buchhaltung nur noch die Kontrolle und die finale Buchung durchführen. Dadurch führt die Vorkontierung für dich zu einer spürbaren Kostenverringerung, damit dein Steuerberater lediglich die Pflichtaufgaben für die endgültige Verwaltung übernehmen muss.
Die Unterscheidung zwischen internen und externen Belegen
Grundsätzlich solltest du darauf achten, dass jede Buchung mit einem Beleg bestätigt werden kann. Für deine Kontierung wird daher zwischen internen und externen Belegen unterschieden, um über die erforderlichen Angaben zu verfügen. Wichtig sind hierbei der Rechnungsbetrag, ein konkreter Wert, die Menge der Einkäufe, das Belegdatum und die Unterschrift einer berechtigten Person.
Interne Belege
Interne Belege fallen innerhalb des Unternehmens an. Hierbei geht es beispielsweise um erstellte Ausgangsrechnungen oder um Gehaltslisten. Auch hierbei gelten die bereits beschriebenen Regeln für Vollständigkeit, um den Beleg innerhalb der Kontierung zu verwenden.
Externe Belege
Externe Belege sind konkrete Rechnungen, die du von Dienstleistern oder anderen Partnern erhältst. Auch Quittungen für getätigte Käufe gehören in diesen Bereich und unterliegen der Pflicht einer vollständigen Erfassung.
Neben den internen und externen Belegen gibt es auch eine dritte Kategorie, die als Notbelege verrechnet wird. Dieser kann als Ersatz für einen nicht ausgestellten externen Beleg wie beispielsweise bei einer Taxifahrt erstellt werden und ist an die gleichen Angaben geknüpft.
Die Gründe für das Kontieren von Rechnungen
Die Kontierung deiner Belege ist eine der zentralen Fristen, die du in deiner Buchführung zu beachten hast. Hierbei gilt grundsätzlich die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, um auch bei einer möglichen Betriebsprüfung auf vollständige Verfügbarkeit zu vertrauen. Mit der Kontierung sämtlicher Belege verfügst du über einen wirksamen Abgleich und bist über die Wirtschaftlichkeit deines Betriebs informiert. Dies macht es für dich deutlich einfacher, die steuerlichen Vorbereitungen selbst zu übernehmen und die Vorkontierung zu übernehmen.
Auch der Buchungssatz hat eine wichtige Bedeutung. Er gibt vor, welche Konten im Haben und welche Konten im Soll angesprochen werden. Für den einfachen Buchungssatz innerhalb der Kontierung ist der Bezug auf jeweils ein Konto vorhanden. Erst mit dem zusammengesetzten Buchungssatz gibt es auf einer der beiden Seiten mindestens zwei Konten, um die steuerlichen Unterschiede zu berücksichtigen. Ein zusammengesetzter Buchungssatz entsteht beispielsweise dann, wenn auch die Vor- und Umsatzsteuer berücksichtigt werden sollen.
Richtige Erfassungen mit einem Kontenplan
Sowohl die Buchungssätze als auch die Abläufe während der Kontierung lassen sich mit einem passgenauen Kontenplan erfassen. Dieser ist eine Art Verzeichnis sämtlicher zu buchender Konten und lässt sich aus den standardisierten Kontenrahmen ableiten. Dieser ist wiederum in der Regel von der Branche abhängig und entscheidet sich entsprechend seiner Wirkung. So gibt es für Firmen in der Industrie beispielsweise den Industriekontenrahmen und für Handelsunternehmen den Standardkontenrahmen. Dies macht die Verwaltung deutlich einfacher.
Umso mehr Planung mit der eigenen Kontierung verbunden ist, desto einfacher kann die Erfassung erfolgen. In Verbindung mit einer durchdachten Planung musst du dir keine Sorgen um die Wirksamkeit um die Buchung einzelner Belege und die Unterteilung deiner Konten machen. Auf Wunsch erstellt dein Steuerberater mit Sicherheit einen passenden Kontenplan und macht die Erfassung transparent. So bist du exakt zu den anstehenden Belastungen informiert.
Eine wichtige Grundlage deiner Kostenanalyse
Durch die Kontierung stellst du dem Controlling deines Unternehmens eine aussagekräftige Basis an Daten zur Verfügung. Auf diese Weise wird deutlich, mit welchen Kosten du in welchen Kategorien zu rechnen hast und wie du für eine reibungslose Zuordnung sorgen kannst. Besonders bei sich häufig wiederholenden Prozessen nimmt die Kontierung nicht viel Zeit und Aufwand in Anspruch. Lediglich bei außergewöhnlichen Aufwendungen und Erträgen ist es wichtig, die Arbeit den Experten auf diesem Gebiet zu überlassen und mit einem Steuerberater zu kooperieren. Dadurch behältst du deine Kosten im Unternehmen stets unter Kontrolle und vertraust auf eine geeignete Kontierung.
