Die Inventur - alles, was du wissen musst
Das Wichtigste zur Inventur
Ob im Supermarkt, der Schraubenfabrik oder bei der Bank. Es wird gezählt, geprüft und verglichen. So mancher Unternehmer bekommt bei dem Gedanken an die bevorstehende Inventur einen lauen Magen. Zum Jahresabschluss eines jeden Geschäftsjahres werden in den Betrieben massenweise Kartons gestülpt, Lager auf den Kopf gestellt und Excel-Listen mit Rechnungsdaten zum Glühen gebracht. Bist du ausreichend informiert, lassen sich einige graue Haare und Kopfschmerzen vermeiden. Was also gibt es bei der Inventur zu beachten und welche verschiedenen Möglichkeiten es gibt es eigentlich?
Inhaltsangabe
- Wann werden Inventuren fällig?
- Wie wird die Inventur definiert?
- Welche Unterschiede gibt es bei der Inventur?
- Welche Vermögensgegenstände musst du in der Inventur auflisten?
- Wie hängen Inventur und Inventar zusammen?
- Gibt es Ausnahmen bei der Inventurpflicht?
Wann werden Inventuren fällig?
Im § 240 I u. II HGB wird geregelt, dass eine ordentliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände bei der Gründung oder bei der Übernahme eines Unternehmens, bei Beendigung jedes einzelnen Geschäftsjahres, sowie bei der Auflösung oder beim Verkauf eines Unternehmens zu erledigen ist.
Wie wird die Inventur definiert?
Eine Inventur (lat. invenire = etwas finden, auf etwas stoßen) dient als Ausgangspunkt jeder buchhalterischen Tätigkeit und wird in §240 HGB und §140 AO gesetzlich geregelt. Sie stellt eine Bestandsaufnahme von Vermögen und Schulden dar. Inventuren dienen letztlich der Feststellung des momentanen Wertes deines Betriebs oder Unternehmens.
Welche Unterschiede gibt es bei der Inventur?
Die Inventur unterscheidet sich entweder im Zeitpunkt oder in der Art der Durchführung.
Zeitpunkt der Durchführung
- Stichtagsinventur (+/- 10 Tage)
- Verlegte Inventur (+2/-3 Monate)
- Permanente Inventur
Die Stichtagsinventur erfolgt in der Regel zum Bilanzstichtag. Dies ist der letzte Tag des Geschäftsjahres mit einer Toleranz von 10 Tagen. Die verlegte Inventur erfolgt drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag. Die Permanente Inventur beinhaltet die fortlaufende Erfassung und Überprüfung der Bestände durch vollautomatische Systeme.
Art der Durchführung
- Körperliche Inventur
- Buchinventur
- Stichprobeninventur
Unter der körperlichen Inventur versteht man das klassische Messen, Wiegen und Zählen. Die mengen- und wertmäßige Erfassung der Werte musst du in Bestandslisten vornehmen. Zum Beispiel: Geschäftsausstattung, Materialvorräte. “Alles, was man anfassen kann”.
Bei der Buchinventur verwendest du Belege und stützt dich dabei auf die reine Buchhaltung. Du hältst darin alle Forderungen und Verbindlichkeiten, Guthaben und Bankkredite fest. Grundlage der Bemessung sind entsprechende buchführende Unterlagen. Es erfolgt hierbei eine wertmäßige Erfassung. Zum Beispiel: Bankguthaben, offene Rechnungen. Bestände, die nicht greifbar sind.
Zur weiteren Vereinfachung werden bei der Stichprobeninventur mathematisch statistische Berechnungen zur Bestandsermittlung verwendet. So kannst du bei sehr großen Warenbeständen einen kleinen Bestand als Stichprobe herausnehmen, der dann auf den Restbestand hochgerechnet wird. Zum Beispiel: Werkzeughändler mit unzähligen Schrauben, Muttern und Einzelteilen.
Welche Vermögensgegenstände musst du in der Inventur auflisten?
Die Inventurliste umfasst alle Vermögenswerte und Einrichtungsgegenstände, die zu deinem Betrieb, Unternehmen, Haus oder Hof gehören (einschließlich der Verbindlichkeiten). Du kannst sie daher als ein Verzeichnis des Besitzstandes deines Unternehmens, Betriebes oder Hauses verstehen, das du neben der Bilanz jährlich erstellen musst. Auch bei Verbindlichkeiten aus einem Nachlass musst du ein Verzeichnis der Vermögensgegenstände anlegen.
Vermögen
Die Gesamtheit aller Güter und der Ansprüche hierauf, die Eigentum einer Person sind oder noch werden sollen. Zu den Gütern zählen Gebäude, Kraftfahrzeuge, Bankguthaben und Bargeld. Unter den Ansprüchen hierauf versteht man die Ansprüche auf Bezahlung offener Rechnungen oder Nachlieferung von Waren.
- Anlagevermögen
- Umlaufvermögen
Das Verhältnis von Vermögen und Eigentum lässt sich gut am Beispiel eines Autos erklären: Ein Leasingauto ist üblicherweise nicht Teil des Vermögens eines Unternehmens. Jedoch zählt ein Auto, selbst wenn es durch einen Bankkredit finanziert wurde, sofort zum Vermögen, da es zwar zunächst im Eigentum der kreditgebenden Bank steht, aber nach Tilgung des Kredites in das Eigentum des Unternehmens übergehen soll.
Schulden
Die Schulden sind Zahlungsverpflichtungen gegenüber Dritten, die bereits eine Gegenleistung erbracht haben. Sie haben dir beispielsweise Waren geliefert oder Kredite gewährt.
- Langfristige Schulden
- Kurzfristige Schulden
Die langfristigen Schulden müssen nicht sofort zurückgezahlt werden. Zur Tilgung bekommst du wie bei Krediten die Möglichkeit, deine Last in Raten über mehrere Jahre zu begleichen. Bei kurzfristigen Schulden hast du nicht soviel Zeit und solltest deine Schuld deshalb innerhalb eines Jahres zurückzahlen.
Eigenkapital
Das Eigenkapital besteht aus den Mitteln, die du als Gesellschafter einer Unternehmung zur Finanzierung von betrieblichen Produktionsfaktoren (Arbeit, Betriebsmittel, Werkstoffe) aufbringst oder als erwirtschafteten Gewinn in deinem Unternehmen belässt. Das Eigenkapital steht dem Unternehmen in der Regel längerfristig zur Verfügung. Zusammen mit dem Fremdkapital bildet das Eigenkapital das Gesamtkapital. Das Eigenkapital steht in der Bilanz auf der Seite der Passiva.
Wie hängen Inventur und Inventar zusammen?
Ausgehend von den Ergebnissen der Inventur wird ein sogenanntes Inventar erstellt. Es handelt sich bei dem Inventar um ein detailliertes Bestandsverzeichnis von Vermögen und Verbindlichkeiten, geordnet nach Art, Menge und Wert. Hier führst du in einer Inventurliste aller Vermögensteile und sämtlicher Schulden auf, die vorher durch die Inventur festgestellt wurden.
Das Inventar besteht aus drei Teilen:
- Vermögen: Anlagevermögen, Umlaufvermögen
- Schulden: Langfristige Schulden, kurzfristige Schulden
- Eigenkapital: Vermögen minus Schulden
Mithilfe des Inventars kannst du für dein Unternehmen sicherstellen, dass alle Informationen, die in deiner Bilanz stehen, der Wahrheit entsprechen. Das Inventar soll immer lückenlos und fehlerfrei dargestellt werden, da die Buchhaltung stets transparent und verständlich aufbereitet sein muss.
Gibt es Ausnahmen bei der Inventurpflicht?
Bist du ein Kleinunternehmer oder als Freiberufler tätig, genügt es vollkommen, deine Gewinne und Verluste in einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung festzuhalten. Du benötigst dabei weder ein umfassendes Bestandsverzeichnis noch musst du sämtliche Schulden darlegen. Bei einer solchen Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie anderen Punkten rund um das Thema Buchhaltung hilft dir FastBill.
