Gutschrift ausstellen? So geht's richtig!
Handelt es sich um eine Gutschrift, eine Stornorechnung oder eine Rechnungskorrektur? In der Praxis werden diese Begriffe manchmal durcheinandergebracht. Darum wollen wir uns einmal genauer anschauen, was eine Gutschrift ist. Tatsächlich ist der Begriff mehrdeutig. Neben der Bankgutschrift und der eigentlichen Abrechnungsgutschrift wird fälschlicherweise zuweilen auch eine Rechnungskorrektur als Gutschrift bezeichnet. Hier findest du Erklärungen und Antworten auf häufige Fragen zur Gutschrift.
Inhaltsangabe
- Was ist eine Gutschrift?
- Wichtige Formalitäten bei der Erstellung einer Gutschrift
- Was ist eine Bankgutschrift?
- Was ist eine Rechnungskorrektur?
Was ist eine Gutschrift?
Im umsatzsteuerrechtlichen Sinn handelt es sich bei einer Gutschrift um eine umgekehrte Rechnung. Das bedeutet, dass der Leistungsempfänger im Grunde genommen an den Leistenden eine Rechnung stellt. Mit dieser Abrechnungsgutschrift kann der Leistungsempfänger somit eine klassische Rechnung des Leistenden ersetzen. Typische Beispiele für die Verwendung einer Gutschrift ist die Provisionsabrechnungen im Vertrieb oder die monatliche Abrechnung freier Journalisten. Besonders bei langjährigen Geschäftsbeziehungen kommt das Gutschriftsverfahren gerne zur Anwendung. Mit einer Gutschrift können Leistungen über einen bestimmten Zeitraum einfach abgerechnet werden. Anstelle vieler einzelner Rechnungen des Leistenden während eines Monates erstellt der Leistungsempfänger am Monatsende eine einzelne Gutschrift.
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Wichtige Formalitäten bei der Erstellung einer Gutschrift
Damit das Finanzamt eine Gutschrift anerkennt, müssen genau wie bei Rechnungen die Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 UstG erfüllt sein. Weiters muss der Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt sein. Genauso wichtig ist, dass die Gutschrift auch eindeutig als Gutschrift erkennbar und ausgewiesen ist. Das Dokument sollte dementsprechend den Vermerk "Gutschrift Nummer xy" enthalten.
Im Sinn des Umsatzsteuergesetzes dürfen folgende Angaben auf einer Gutschrift nicht fehlen, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistenden
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Nummer
- Bezeichnung der Leistung/Produkte
- Leistungs- oder Lieferungszeitpunkt
- Entgelt - nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
- Steuersatz und Steuerbetrag
- nicht vergessen: die Angabe "Gutschrift"
Was ist eine Bankgutschrift?
Immer wenn Geld auf deinem Konto einlangt, erhältst du eine Bankgutschrift.
Mit dieser Gutschrift hast du der Bank gegenüber Anspruch auf Auszahlung dieses Betrages. Wenn also ein Kunde Geld auf dein Konto überweist oder du einen anderen Zahlungseingang erhältst, stellt dir die Bank quasi eine Gutschrift auf deinem Bankkonto aus. Somit ist jeder Zahlungseingang auf deinem Bankkonto eine Bankgutschrift.
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Fälschlicherweise wird in der Praxis häufig eine Rechnungskorrektur, auch Korrekturrechnung oder Stornorechnung genannt, mit einer Gutschrift gleichgesetzt. Eine Rechnungskorrektur benötigst du immer, wenn dir beispielsweise bei der Erstellung einer Rechnung ein Fehler unterlaufen ist, ein Kunde eine Ware retourniert oder du einen Preisnachlass gewährst. Du korrigierst damit deine ursprüngliche Rechnung.
- Für die Stornorechnungen gelten dieselben Pflichtangaben nach dem UStG, wie für jede andere Rechnung auch.
- Die Korrekturrechnung benötigt eine eigene Rechnungsnummer.
- Aus der stornierten Rechnung muss eindeutig der Bezug zur ursprünglichen Rechnung ersichtlich sein. Du solltest daher die Rechnungsnummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung auf der Stornorechnung anführen.
Ist eine Rechnung ohne Mwst. gültig?
icht jede Rechnung braucht einen Umsatzsteuerausweis. Ob eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer gültig ist, ist davon anhängig, ob es dir – auf der Basis gesetzlicher Vorgaben – erlaubt ist, die Steuer wegzulassen. Du kannst dich natürlich nicht einfach so dazu entscheiden, keine Umsatzsteuer zu berechnen. Typische Beispiele, in dessen Zusammenhang die Rechnung ohne Mwst erlaubt beziehungsweise sogar vorgeschrieben ist, sind die Kleinunternehmerregelung und das Reverse Change Verfahren, das unter anderem bei Rechnungsstellung in das EU Ausland angewendet wird. Achte darauf, auf deinen Rechnungen ohne Umsatzsteuer einen entsprechenden Hinweis, zum Beispiel zur Kleinunternehmerregelung oder zur Steuerbefreiung im Allgemeinen, zu vermerken.
Wer stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus?
Kleinunternehmern ist es gestattet, ihre Rechnungen ohne Mehrwertsteuer auszustellen, sie können sich aber auch für die klassische Variante entscheiden. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Zudem sind bestimmte Leistungen von der Mehrwertsteuer ausgeschlossen. Wenn du deine Lieferungen und Leistungen an einen gewerblichen (!) Kunden im EU Ausland leistest, weist du auf deiner Rechnung auch keine Mehrwertsteuer aus. Auf der Basis des Reverse Change Verfahrens muss dein Kunde die Steuern an seine Finanzbehörde abführen.
Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer?
Es ist nicht schwer, eine Rechnung als Kleinunternehmer ohne Mehrwertsteuer zu schreiben – vor allem dann nicht, wenn du dich für die Nutzung eines modernen Rechnungsprogramms entschieden hast. Die musst du die entsprechenden Daten (Rechnungsempfänger, Leistungen, Steuernummer usw.) lediglich eintragen beziehungsweise kontrollieren. Zudem ist wichtig, dass deine Rechnung einen Verweis darauf enthält, warum du keine Mehrwertsteuer berechnest. Mit einer Vorlage kannst du Fehler vermeiden und zudem auch Zeit sparen.