Fakturierung

In der Welt der Selbstständigkeit ist das Thema Fakturierung unumgänglich. Doch keine Sorge, Fakturierung muss nicht kompliziert sein. In diesem Beitrag erklären wir dir die Bedeutung der Faktura, welche Pflichtangaben sie enthalten muss und noch vieles mehr.

Inhaltsangabe

1. Fakturierung: Bedeutung
2. Pflichtangaben bei der Fakturierung
3. Arten der Fakturierung
4. Fakturierung für Kleinunternehmer
5. Fristen für die Fakturierung
6. Vorteile und Nachteile der Fakturierung
7. Häufige Fehler bei der Fakturierung

Fakturierung: Bedeutung

Fakturierung ist der Vorgang, bei dem eine Rechnung an die Kunden erstellt wird, um den Kaufpreis für Waren oder Dienstleistungen zu erhalten. Faktura ist ein anderes Wort für Rechnung und stammt aus dem Lateinischen, genauer gesagt von dem Wort "factura". Die Faktura bildet die Grundlage für einen Geschäftsvorfall, welchen du im Rahmen der Buchhaltung erfasst, um die Buchungen der Geschäftsvorfälle korrekt durchführen zu können.

Gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) besteht die Pflicht zur Fakturierung nur bei Geschäften zwischen zwei Unternehmen, dem sogenannten B2B-Geschäft. Diese Pflicht gilt jedoch nur für versteuerbare Umsätze. Wenn die Umsätze steuerfrei sind, ist keine Fakturierung erforderlich und es muss keine Rechnung erstellt werden.

Privatpersonen haben keinen Anspruch auf eine Faktura. Unternehmen können jedoch auf Wunsch eine Rechnung ausstellen. Wenn Privatkunden jedoch einen Nachweis darüber benötigen, dass sie den geforderten Betrag bezahlt haben, haben sie das Recht, eine Quittung als Beleg zu erhalten. Die Buchhaltung muss jedoch sicherstellen, dass die Buchungen korrekt und genau sind, und dass die Buchhaltungsprozesse eingehalten werden, um die Aufzeichnungen im Falle von Prüfungen oder Steuerfragen zu unterstützen.

Pflichtangaben bei der Fakturierung

Eine Rechnung darf nicht nach Belieben erstellt werden. Es gibt spezifische gesetzliche Vorschriften, die zwingend zu beachten sind und rechtlich vorgeschriebene Bestandteile, die auf jeder Rechnung aufgeführt werden müssen.

Die Pflichtangaben einer Faktura umfassen insbesondere folgende Elemente:

• Name und Anschrift des liefernden Unternehmens sowie dessen Steuernummer, und falls vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, müssen auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen).
• Name und Anschrift des Empfängers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung oder des Produkts (Es ist ratsam, eine möglichst genaue Bezeichnung einzufügen, um mögliche Nachfragen bei Steuerprüfungen zu vermeiden.)
• Steuersatz in Prozent und Steuerbetrag, sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird
• Zeitraum der Leistungserbringung oder Warenlieferung

Neben diesen Pflichtangaben sollten auf Rechnungen auch Kontaktdaten für Rückfragen angegeben werden. Darüber hinaus dürfen die Kontoverbindung und ein konkretes Zahlungsziel nicht fehlen, sowie ein Hinweis auf mögliche Konsequenzen und Kosten, falls die Zahlung nicht fristgerecht erfolgt.

Trotz der vielen zu berücksichtigenden Punkte ist es wichtig, die Rechnung übersichtlich zu gestalten, damit sich Kunden schnell zurechtfinden. Eine klare Struktur erleichtert den Zahlungslauf und hinterlässt einen positiven Eindruck.

Ein weiterer Fall sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Wenn die Rechnung 250 Euro inklusive Steuern nicht überschreitet, müssen nicht alle oben genannten Angaben gemacht werden.

Bei Kleinbetragsrechnungen sind folgende Angaben notwendig:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Art und Menge der Ware oder Dienstleistung
• Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag Falls man ein Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer ist, muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung angegeben werden.

Eine Rechnungsnummer ist in diesem Fall nicht erforderlich und die Adresse des Kunden muss nicht angegeben werden.

Arten der Fakturierung

Vorfakturierung

Die Praxis der Vorfakturierung bezieht sich auf die Ausstellung einer Rechnung an den Kunden, die entweder gleichzeitig oder vor der Lieferung der Waren erfolgt. Der Zweck dahinter ist, eine schnellere Abwicklung des Bestellvorgangs zu ermöglichen. Als Unternehmer ist es jedoch wichtig, einen ausreichenden Lagerbestand zu haben, um sicherzustellen, dass eine pünktliche Lieferung möglich ist.

Vorfakturierung ist besonders bei Standardwarenlieferungen beliebt, bei denen die Rechnung gemeinsam mit der Ware versendet wird. Typische Beispiele dafür sind elektronische Artikel, Kleidung und andere Konsumgüter. Die Rechnung dient als Anleitung für den Kunden, um die Zahlung zu tätigen, und als Checkliste für die Packabteilung. Auf diese Weise spart das Unternehmen Kosten für zusätzliches Porto und Aufwand, da die Rechnung direkt mit der Ware versendet wird.

Dies erleichtert auch die Rückgabe von Waren, da der Kunde die Möglichkeit hat, die Ware zu prüfen, bevor er bezahlt. Auf diese Weise können sowohl der Kunde als auch das Unternehmen Zeit und Mühe sparen.

Nachfakturierung

Die Nachfakturierung bezieht sich hingegen darauf, dass die Rechnung erst nach der Bestellung der Waren ausgestellt wird. Die Rechnung wird entweder zusammen mit der Lieferung oder zu einem späteren Zeitpunkt verschickt. Es ist jedoch zu beachten, dass beim nachträglichen Versand zusätzliche Portokosten entstehen können. Wenn die Rechnungen nicht rechtzeitig verschickt werden, kann sich der Zahlungsprozess verzögern.

In einigen Fällen ist eine Nachfakturierung unvermeidbar, insbesondere bei komplizierten Bestellungen oder bei Dienstleistungen, bei denen der Umfang der Arbeit erst nach umfangreicher Planung oder sogar erst nach der Durchführung der Aufgaben bekannt ist. Darüber hinaus ist die Nachfakturierung auch bei großen Projekten üblich, wie zum Beispiel in der Baubranche.

Fakturierung für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer solltest du beim Schreiben von Rechnungen einige wichtige Aspekte beachten. Hier sind einige Schritte, die bei der Rechnungserstellung zu berücksichtigen sind:

• Rechnungsdatum und -nummer: Jede Rechnung sollte eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum enthalten. Dadurch kannst du deine Rechnungen besser verwalten und deine Buchhaltung ordentlich führen.
• Rechnungsadresse und Steuernummer: Die Rechnung sollte die vollständige Rechnungsadresse deines Kunden sowie deine eigene Steuernummer enthalten.
• Leistungsbeschreibung: Beschreibe die erbrachte Leistung oder die verkauften Waren so detailliert wie möglich, damit der Kunde die Rechnung nachvollziehen kann. Füge auch den Stückpreis sowie die Gesamtsumme hinzu.
• Zahlungsbedingungen: Gebe an, wann die Zahlung fällig ist und welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden.
• Umsatzsteuer: Kleinunternehmer können von der Umsatzsteuer befreit sein, wenn sie unter einem bestimmten Umsatz bleiben. In diesem Fall solltest du auf der Rechnung den Hinweis "Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG)" aufnehmen.
• Aufbewahrungspflicht: Als Unternehmer bist du verpflichtet, Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Speichere daher deine Rechnungen in digitaler oder papierbasierter Form sicher ab.
• Finanzamt: Achte darauf, dass die Rechnung alle erforderlichen Angaben für das Finanzamt enthält, einschließlich deiner Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die des Kunden.
• Buchführung: Halte alle Rechnungen in deiner Buchführung fest, damit du einen Überblick über deine Geschäftsvorgänge hast. Hierbei ist auch wichtig, dass du deine Rechnungen nach dem Datum sortierst und aufbewahrst, damit du bei Bedarf schnell darauf zugreifen kannst.
• Buchung: Bei der Buchung deiner Faktura solltest du darauf achten, dass die Rechnungsnummer, der Bruttobetrag und das Datum korrekt erfasst werden. Zudem solltest du alle Belege und Quittungen sammeln und gegebenenfalls im Rahmen der Buchung berücksichtigen.

Indem du diese Punkte bei der Faktura-Erstellung berücksichtigst, kannst du sicherstellen, dass deine Buchhaltung ordnungsgemäß geführt wird und du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst.

Insgesamt ist es wichtig, dass du bei der Rechnungserstellung alle erforderlichen Angaben machst, um mögliche Rückfragen oder Unklarheiten zu vermeiden.

Fristen für die Fakturierung

Im Folgenden haben wir dir die gesetzlichen Fristen für Kunden und Unternehmen in Bezug auf die Fakturierung aufgelistet, zusammen mit kurzen Erläuterungen zu jedem Punkt:

Für Kunden:

• Rechnungserstellung: Eine Rechnung muss ausgestellt werden, sobald die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Es gibt keine spezifische Frist, aber die Rechnung muss zeitnah erstellt werden.
• Zahlungsfrist: Die Zahlungsfrist für eine Rechnung beträgt in der Regel 14 Tage, es sei denn, es wurde eine abweichende Zahlungsfrist vereinbart.

Für Unternehmen:

• Rechnungserstellung: Unternehmen müssen ihre Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Lieferung oder Leistung erbringen.
• Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: Unternehmen müssen ihre Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen für mindestens 10 Jahre aufbewahren.
• Vorsteuerabzug: Unternehmen müssen ihre Vorsteuer innerhalb von 6 Monaten nach Erhalt einer Rechnung geltend machen.

Diese Fristen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Rechnungen zeitnah erstellt und beglichen werden und um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Vorsteuer innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen geltend machen können. Es ist wichtig, diese Fristen im Auge zu behalten, um so Bußgelder und andere Sanktionen zu vermeiden.

Überschreitung des Zahlungsziels: Konsequenzen

Du kannst deine Rechnungen bestimmten Geschäftsvorfällen zuordnen. Es ist auch wichtig, eine genaue Zuordnung der Rechnungen zu den jeweiligen Geschäftsfällen vorzunehmen, um eine effektive Buchhaltung und eine schnelle Bearbeitung von Mahnungen zu gewährleisten.

Wenn das Zahlungsziel nun überschritten wird und ein Rechnungsempfänger in Verzug gerät, kann der Lieferant dem Schuldner Verzugszinsen für entstandene Schäden berechnen und eine Mahnung ausstellen. Allerdings raten wir dir, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu senden, um eine gute Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten. Eine solche Zahlungserinnerung kann oft ausreichen, damit du deine Rechnungen bezahlt bekommst.

Vorteile und Nachteile der Fakturierung

Es gibt zahlreiche Vorteile, die mit der Fakturierung einhergehen. Einerseits erfüllt man dadurch rechtliche Vorgaben und kann eine Übersicht über sämtliche Preise, Zahlungseingänge und ausstehenden Rechnungen erhalten. Andererseits verbesserst du dadurch deine Liquidität. Der vorgegebene Zahlungszeitraum ermöglicht dir eine bessere Planung der Geldeingänge und erleichtert somit die Budgetierung.

Eine Möglichkeit, um Zeit und Mühe zu sparen, besteht darin, das Mahn- und Rechnungswesen auszulagern, zum Beispiel durch die Nutzung einer Fakturierungssoftware. Dadurch lassen sich Kosten senken und du hast stets einen Überblick über die Finanzen.

Ein besonderer Vorteil ergibt sich aus der Möglichkeit der Vorfakturierung. Wann immer es möglich ist, solltest du dich dafür entscheiden, da du dadurch Zeit und Portokosten sparen kannst, indem du die Rechnung nicht separat verschicken musst. Bei der Nachfakturierung hingegen ist es möglich, eine detaillierte Abrechnung sämtlicher Warenlieferungen und Dienstleistungen vorzunehmen. Je nach Kontext kann dies ebenfalls zahlreiche Vorteile bei der Fakturierung bieten.

Obwohl die Fakturierung für die meisten Unternehmen eine Verpflichtung darstellt, kann sie dennoch einige Nachteile mit sich bringen. Einer dieser Nachteile besteht darin, dass die Rechnungsstellung mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden ist. Sollten Fehler auftreten, kann dies zu erheblichem Mehraufwand und in schwerwiegenden Fällen sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, sich mit den Anforderungen an eine Faktura vertraut zu machen, um Fehler zu vermeiden.

Häufige Fehler bei der Fakturierung

Welche Fehler werden häufig gemacht?

Bei der Fakturierung gibt es eine Vielzahl von möglichen Fehlern, die häufig gemacht werden können. Hier sind einige der häufigsten Fehler:

• Unvollständige Rechnungen: Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie zum Beispiel den vollständigen Namen und die Adresse des Rechnungsstellers und -empfängers, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, eine genaue Beschreibung der Leistung oder Lieferung sowie den Bruttobetrag. Wenn diese Angaben unvollständig sind, kann die Rechnung ungültig sein.
• Falsche Rechnungsdaten: Fehler bei der Angabe der Rechnungsdaten wie z.B. falsche Namen, Adressen oder Steuernummern können dazu führen, dass die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt wird und es zu Verzögerungen bei der Bezahlung kommt.
• Falsche Umsatzsteuersätze: Wenn der falsche Umsatzsteuersatz angewendet wird, kann dies dazu führen, dass das Finanzamt die Rechnung nicht akzeptiert und gegebenenfalls zusätzliche Steuernachzahlungen anfallen.
• Fehlende Rechnungen: Ein weiterer Fehler besteht darin, dass Unternehmen und Selbstständige vergessen, Rechnungen für ihre erbrachten Leistungen oder Waren auszustellen, was zu Verzögerungen bei der Bezahlung führen kann.
• Zu späte Rechnungsstellung: Wenn Rechnungen zu spät gestellt werden, kann dies zu Problemen bei der Buchführung und der Liquiditätsplanung führen.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Rechnungen vollständig und korrekt sind, um unnötige Probleme und Verzögerungen zu vermeiden.

Was sind die Folgen einer fehlerhaften Fakturierung?

Wenn die Fakturierung fehlerhaft ist, so bringt dies einige negative Folgen für den Rechnungssteller mit sich. Diese Folgen, die den Rechnungssteller betreffen, haben wir dir untenstehend einmal aufgelistet:

• Ein Vorsteuerabzug ist bei fehlenden Pflichtangaben nicht möglich.
• Wenn eine zu hohe Umsatzsteuer berechnet wurde, musst du diese an das Finanzamt abführen.
• Du nimmst die Kleinunternehmerregelung in Anspruch und berechnest dennoch Umsatzsteuer? Auch dann musst du an das Finanzamt die Umsatzsteuer zahlen, da du dazu nicht berechtigt bist.

Wie kann man die Fehler bei der Fakturierung verhindern?

Die drei wichtigsten Maßnahmen, um Fehler bei der Fakturierung zu vermeiden, sind:

• Verwende standardisierte Vorlagen für deine Rechnungen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Angaben enthalten sind und, dass die Rechnungen einheitlich und professionell aussehen.
• Überprüfe alle Angaben in der Rechnung sorgfältig, bevor du diese an den Kunden sendest. Hierzu gehört insbesondere die Prüfung von Namen, Adressen, Steuernummern, Rechnungsdaten und Umsatzsteuersätzen.
• Automatisiere deine Fakturierung, um Fehler zu minimieren.

Häufig gestellte Fragen zur Fakturierung

Was umfasst Fakturierung?

Faktura ist einfach nur ein Synonym für Rechnung. Die Fakturierung umfasst im Rechnungswesen also den kompletten Verlauf von der Rechnungserstellung deines Kunden bis hin zur Buchung der Geschäftsvorfälle auf die passenden Konten.

Was sind die Unterschiede zwischen der Vorfakturierung und der Nachfakturierung?

Der Unterschied liegt bei der Ausstellung der Rechnung. Bei der Vorfakturierung erhält der Kunde die Rechnung, bevor er seine Lieferung erhält. Erhält der Kunde die Rechnung erst nachdem er seine Lieferung erhalten hat, so handelt es sich um die Nachfakturierung.

Welche Pflichtangaben müssen bei der Fakturierung beachtet werden?

Wir haben dir im Folgenden mal alle Pflichtangaben aufgeführt, die du in einer Faktura angeben musst:

• Name und Anschrift von deinem Unternehmen und des Leistungsempfängers
• Ausstellungsdatum
• Der Netto-Rechnungsbetrag
• Die Steuer- und Rechnungsnummer
• Ausweisung des Umsatzsteuerbetrags und des –steuersatzes
• Beschreibung der erbrachten Leistung
• Zeitraum der Leistungserbringung oder Warenlieferung
• Aufbewahrungspflicht (Hinweis)