Buchhaltung für Freiberufler

Inhaltsangabe

1. Freiberufler: Definition
2. Worin unterscheiden sich Gewerbetreibende von Freiberuflern?
3. To-Dos in der Buchhaltung als Freiberufler und Freelancer
4. Grundlegende Anforderungen an die Buchhaltung für Freiberufler
5. Wahl des Buchführungssystems: einfache Buchhaltung oder doppelte Buchführung?
6. Welche Möglichkeiten der Buchhaltung haben Freiberufler?
7. Worauf sollte bei einer Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Freelancer geachtet werden?
8. Welche Vorteile bringt die Buchhaltungssoftware für Selbstständige mit sich?

„Wie soll ich das alles schaffen?“ – diese Frage stellen sich nicht wenige Selbstständige, wenn es um die Buchführung geht. Bist auch Du in der Situation, dass sich Dein Geschäft gerade gut entwickelt, aber die Buchhaltung sich plötzlich auftürmt? In diesem Ratgeber zeigen wir Dir, wie die Buchhaltung für Freiberufler funktioniert, was Du dabei beachten 

Freiberufler: Definition

Selbstständige Tätigkeiten sind in der heutigen Arbeitswelt vielfältig. Freiberufler bilden dabei eine besondere Gruppe innerhalb dieser Selbstständigen. Eigentlich bezeichnet Freiberuflichkeit vor allem einen besonderen steuerlichen Status, der in §18 EStG beschrieben wird. Dort werden bestimmte Berufsgruppen genannt, die der Gesetzgeber als freiberuflich anerkennt.

Als Freiberufler gehörst Du zu den Personen, die eine eigenverantwortliche berufliche Tätigkeit ausüben. Diese ist in der Regel durch Deine Qualifikation und Fachkenntnisse geprägt. Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden sind Freiberufler nicht auf den Betrieb eines Handelsgewerbes ausgerichtet. Stattdessen bieten sie oft Dienstleistungen in kreativen, wissenschaftlichen, technischen oder beratenden Bereichen an.

Diese Kriterien charakterisieren einen Freiberufler:

• Qualifikation

Freiberufler verfügen über spezialisierte Qualifikationen oder Fachkenntnisse in ihrem Tätigkeitsbereich. Beispiele sind hier Ärzte, Anwälte, Ingenieure oder Künstler. Sie sind entweder kreativ tätig oder haben für ihren Beruf eine langwierige Ausbildung (im Normalfall ein Studium) absolviert.

• Selbstständigkeit

Als Freiberufler übst Du Deine Tätigkeit eigenverantwortlich aus. Zwar kannst Du Angestellte beschäftigen, musst aber selbst im Kerngeschäft leitend mitarbeiten. Sobald Du Dich aus diesem Bereich verabschiedest und nur noch unternehmerisch tätig wirst, erlischt im Normalfall Dein Status als Freiberufler.

Wichtig: Kläre Deinen Status genau!

Du weißt nicht genau, ob Du Freiberufler bist oder nicht? In diesem Fall solltest Du Deinen Status vorher genau abklären. Nutze dafür die Klassifizierung der Katalogberufe und auch der katalogähnlichen Berufe. Sollte Dein Berufsbild dazu passen, kannst Du von einer Freiberuflichkeit ausgehen.

Worin unterscheiden sich Gewerbetreibende von Freiberuflern?

Da sich die Buchhaltung der Freiberufler von der Buchführung Gewerbetreibender unterscheidet, ist zunächst zu klären, worin diese Unterschiede liegen. Am besten wird das durch ein Beispiel deutlich:

Ein Steuerberater mit kleiner Kanzlei, der sich selbst um die Betreuung seiner Kunden kümmert, wird bis zu einem bestimmten Jahresumsatz als freiberuflich angesehen. Wird die Betreuung der Kunden im Laufe des Wachstums der Kanzlei von Mitarbeitern übernommen und er selbst kümmert sich nahezu ausschließlich um Personalfragen, Bilanzierung und Marketing, wird von einem Gewerbetreibenden gesprochen.

Beispiele für freiberufliche Tätigkeiten 

Die freien Berufe wurden vom Gesetzgeber in §18 EStG genauer klassifiziert. Deshalb bezeichnen Fachleute diese auch als Katalogberufe. Dazu gehören:

• Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte
• Rechtsanwälte, Notare und Patentanwälte
• Vermessungsingenieure, Ingenieure und Architekten
• Handelschemiker
• Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer und Steuerbevollmächtigte
• Heilpraktiker, Dentisten und Krankengymnasten
• Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher und Übersetzer
• Lotsen 

Dein Beruf ist nicht dabei? Das muss nicht heißen, dass Du nicht als Freiberufler arbeitest. In dem Paragraphen stehen nämlich auch noch die Worte „und ähnliche Berufe“. Damit wird klar, dass diese Aufzählung keinesfalls abschließend ist. 

Tipp: Du möchtest mehr über freie Berufe und deren Klassifizierung wissen? In diesem Ratgeber findest Du alle wichtigen Informationen.

Freiberufler und Gewerbetreibende: Unterschiede in der Buchhaltung

Freiberufler und Gewerbetreibende unterscheiden sich in einigen Dingen. Dazu zählen auch die Buchführungspflichten. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

Einnahmenüberschussrechnung 

Freiberufler dürfen ihre Buchführung immer in Form einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anfertigen. Sie müssen also keine doppelte Buchführung und einen kompletten Jahresabschluss (Bilanz und GuV) durchführen. Gewerbetreibende dürfen dies nur bis zu einem Jahresumsatz von 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro. 

Vereinfachte Buchhaltung

Freiberufler müssen aufgrund der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) keine richtige Buchhaltung mit Kontenrahmen, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft anfertigen. Als Freiberufler sammelst Du einfach alle Belege und stellst am Ende die Kosten den Einnahmen gegenüber. 

Vereinfachte Steuerregelungen

Freiberufler sind nicht gewerbesteuerpflichtig. Zusammen mit der vereinfachten Buchführung ergibt sich so ein deutlich geringerer Aufwand. Lässt Du Deine Buchhaltung von einem Steuerberater anfertigen, sparst Du auf diesem Weg viel Geld. 

To-Dos in der Buchhaltung als Freiberufler und Freelancer

Als Freiberufler hast Du die Möglichkeit, die einfache anstatt der doppelten Buchführung für Selbstständige zu wählen. Du musst also keine Buchungskonten anlegen. Trotzdem kommen dabei einige Aufgaben auf Dich zu:

• Belege sammeln
• Belege sortieren (nach Einnahmen und Ausgaben)
• Bei vielen Bareinnahmen ein Kassenbuch führen
• Umsatzsteuer beachten (sofern Du nicht Kleinunternehmer bist)
• Umsatzsteuervoranmeldungen anfertigen und abgeben (Deshalb Belege rechtzeitig vorbereiten)
• Rechnungen schreiben, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (wichtige Angaben und fortlaufende Nummer)
• Größere Wirtschaftsgüter (über 800 Euro Nettowert) richtig abschreiben

Grundlegende Anforderungen an die Buchhaltung für Freiberufler

Auch wenn Du als Freiberufler keine aufwendige Buchführung machen musst, existieren trotzdem bestimmte Anforderungen, die aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ und den Vorgaben des Einkommensteuergesetzes entstammen. 

Diese schreiben unter anderem folgende Prinzipien vor:

• Nachvollziehbarkeit: Ein Betriebsprüfer des Finanzamts muss die Buchungen und Geschäftsvorfälle später nachvollziehen können (Belege müssen bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt werden)
• Nachprüfbarkeit: Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein, damit sie sich nachprüfen lässt, insbesondere durch das Finanzamt.
• Vollständigkeit: Es dürfen keine Belege oder Geschäftsvorfälle unterschlagen werden. Hier gilt: Keine Buchung ohne Beleg, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden.
• Unveränderbarkeit: Belege und Buchungen dürfen im Nachhinein nicht verändert werden. Entsprechende Änderungen musst Du protokollieren.
• Datenzugriff: Die Daten müssen auch elektronisch in einer Form gespeichert werden, die dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung entsprechenden Zugriff gewährt.
• Datensicherheit: Die Daten müssen sicher gespeichert werden. Deshalb sind Sicherheitskopien wichtig, falls es technische Ausfälle gibt. 

Wahl des Buchführungssystems: einfache Buchhaltung oder doppelte Buchführung?

Als Freiberufler hast Du die Wahl zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung. Im Normalfall fällt diese Wahl leicht: Die einfache Buchführung ist deutlich weniger aufwändig. Du sparst also Zeit und Geld, wenn Du auf die doppelte Buchführung verzichtest.

Tipp: Bei vielen Buchungen kann sich die doppelte Buchführung lohnen!

Du hast als Freiberufler sehr viele Buchungen und Geschäftsvorfälle? In diesem Fall lohnt es sich, eventuell doch die doppelte Buchführung und eine Bilanz zu nutzen. 

Diese erlaubt Dir einen besseren Überblick über Deine geschäftliche Situation und lässt sich zudem später einfacher nachvollziehen. Mit Hilfe von einer Buchhaltungssoftware und einem Steuerberater hält sich Dein persönlicher Aufwand zudem in Grenzen!

Welche Möglichkeiten der Buchhaltung haben Freiberufler?

Jeder freiberuflich Tätige ist für den Fall einer Steuerprüfung durch das Finanzamt dazu verpflichtet, korrekte Aussagen über seine Aufträge und Einnahmen machen zu können. Deshalb ist die Aufbewahrung von Rechnungen das Mindestmaß der Buchhaltung für Freiberufler – bis zu einer Umsatzhöhe von 22.000 €. Ab diesem Betrag muss dann mit dem EÜR-Formular gearbeitet werden. Gründer von Kleinunternehmen und Freiberufler haben allerdings noch weitere Möglichkeiten, ihre Finanzen zu ordnen und ihre Buchhaltung abzuwickeln. Zur Auswahl stehen:

• Buchhaltungssoftware als Programme für den PC oder als Online Software
• Abgabe der Aufgabe an einen Buchhalter
• Abwicklung sämtlicher Aufgaben durch einen Steuerberater

Der Steuerberater kümmert sich dabei um alle Belange deiner Finanzbuchhaltung. Im Normalfall bietet er auch den Service der Rückstandsbearbeitung, Reisekostenabrechnungen, kaufmännisches Mahnwesen, eine betriebswirtschaftliche Auswertung und vieles mehr.

Diese Services der Buchhaltung sind allerdings mit Kosten verbunden, die sich dank moderner Software einsparen lassen. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du als Freiberufler und Freelancer jede Rechnung, die du beim Betreiben deines Business schreibst oder bekommst, einscannen und ordnen

Worauf sollte bei einer Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Freelancer geachtet werden? 

Eine gute Buchhaltungssoftware für Freiberufler orientiert sich genau an deren Bedürfnissen. Genauso so ist Fastbill entstanden. Unser Buchhaltungsprogramm steht Dir auf allen Ebenen der Buchhaltung zur Seite. Hierbei hilft dir unsere Buchhaltungssoftware:

• Rechnungen schreiben und versenden (Beleg schaffen)
• Belege sammeln (gesetzeskonforme Speicherung)
• Belegerfassung und Kategorisierung (alle Belege werden passend sortiert)
• Buchhaltung mit Zugriff für den Steuerberater (Dank DATEV-Schnittstelle kein Problem)
• Online-Banking mit Zahlungsabgleich
• Kunden verwalten
• Produkt- und Leistungsverzeichnis (deutlich vereinfachte Rechnungserstellung)
• UStVA direkt abgeben (mit wenigen Klicks gibst Du eine UStVA direkt über die Elster-Schnittstelle ab und brauchst kein Elster-Zertifikat)
• Zahlreiche Integrationen und Schnittstellen (hohe Kompatibilität)
• Umfangreiches Berichtswesen (Einnahmen und Ausgaben immer im Blick dank Dashboard und Reports)
• Einfache Vorbereitung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Welche Vorteile bringt die Buchhaltungssoftware für Selbstständige mit sich?

Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware wie Fastbill liegen klar auf der Hand. Du kannst mit einer Buchhaltungssoftware Buchhaltungsprozesse größtenteils automatisieren und sparst somit viel Zeit und reduzierst auch dein Papierkram. Auch für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Steuererklärung wird vorgesorgt:

• Schnelle Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR): Du kannst (dank der DATEV-Schnittstelle) per Klick alle Daten an Deinen Steuerberater versenden, der daraus in kürzester Zeit eine EÜR erstellt
• UStVA: Deine Umsatzsteuervoranmeldung musst du gar nicht mehr selbst ausfüllen. Mit wenigen Klicks wird diese automatisch mit deinen Einnahmen und Ausgaben befüllt.
• Buchhaltung auf Autopilot: Du möchtest Reports, Belege sammeln und kategorisieren, Bankabgleich sowie dein Mahnwesen automatisieren. Nutze Fastbill Premium und wir machen das für dich.

Du interessierst Dich für eine Buchhaltungssoftware wie Fastbill? Teste unsere Buchhaltungssoftware kostenlos für 14 Tage!