Abschlagszahlung
Was ist eine Abschlagszahlung?
Für Abschlagszahlung ist auch das Wort Akontozahlung weit verbreitet. Es ist abgeleitet vom Italienischen "a conto" und bedeutet "auf Rechnung" oder "auf Abschlag". Im Privathaushalt werden die Begriffe eher vermischt und meistens ist von Teilzahlung, Anzahlung oder Abschlag die Rede. Anders im Geschäftsleben, dort sind die Abschlagszahlung, Abschlagsrechnung, Akontozahlung, Teilrechnung oder Teilleistung konkreter zu unterscheiden. Du musst gewisse Formvorschriften berücksichtigen und die Darstellung in deiner Buchhaltung unterliegt ebenfalls gesetzlichen Regelungen. Die Abschlagszahlung ist für bestimmte Branchen eine sinnvolle Zahlungsbedingung.
Inhaltsangabe
- Ist die Abschlagszahlung gesetzlich geregelt?
- Wann erstelle ich eine Teilrechnung?
- Wann erstelle ich eine Abschlagsrechnung?
- Welche formellen Vorgaben sind für Abschlagsrechnungen zu berücksichtigen?
- Bilanz und Steuer bei Abschlagszahlung
- Wann ist eine Abschlagszahlung sinnvoll?
Ist die Abschlagszahlung gesetzlich geregelt?
Im § 632a BGB hat sich der Gesetzgeber zum Thema Abschlagszahlung ausgelassen. Grundsätzlich gilt allerdings auch bei Abschlagszahlung die im Grundgesetz verankerte Vertragsfreiheit. Du kannst dich mit deinen Kunden vertraglich auf einen Abschlag für deine Teilleistung einigen oder eine individuelle Akontozahlung vereinbaren. In der Praxis gilt als gängige Regel: zuerst die Ware, dann das Geld. So sieht es übrigens auch das BGB vor. Für gewisse Branchen und Leistungen hat sich allerdings herausgestellt, dass diese Regel unpraktikabel ist.
Wenn du einen Onlineshop betreibst, wirst du dich berechtigterweise schwertun, nach dem Grundsatz der offenen Rechnung zu handeln. Damit bist du in bester Gesellschaft. Denn der Energieversorger erwartet eine Abschlagszahlung auf die zu erwartende Jahresrechnung, wie Vermieter einen Abschlag auf die Nebenkosten verlangen.
Im Handwerk und Baugewerbe hat die Abschlagszahlung durch die zum Teil hohen Vorleistungen und lange Auftragsdauer eine besondere Bedeutung. Wenn du mit einem Handwerksbetrieb selbstständig bist, ist es gut für dich zu wissen, dass die Abschlagszahlung in den VOB geregelt ist. Beachte aber unbedingt bei deiner Rechnung für eine Teilleistung oder Abschlag, dass du zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung unterscheidest.
Wann erstelle ich eine Teilrechnung?
Im Handwerk umfassen Aufträge oft viele Gewerke und immer wieder wird eine Teilleistung erbracht. Eine Teilrechnung kannst du für eine Teilleistung erstellen, die vollständig erbracht wurde.
Wenn du als Installateur den Auftrag für eine umfangreiche Badsanierung erhältst, kannst du dich mit deinem Kunden für jede Teilleistung auf eine Teilrechnung verständigen. Wichtig ist, dass diese Leistung exakt definiert sein muss. Du könntest also vereinbaren, bei Fertigstellung der Fließarbeiten für dieses Gewerk eine Teilrechnung zu erstellen. Der Auftraggeber muss dann allerdings diese Teilleistung endgültig abnehmen. Insofern ist die Teilrechnung weniger ein Abschlag oder Abschlagszahlung, sondern vielmehr eine fast normale Rechnung.
Wann erstelle ich eine Abschlagsrechnung?
Mit einer Abschlagsrechnung wird ein pauschaler Anteil auf einen Gesamtbetrag in Rechnung gestellt. Für den Abschlag muss die Teilleistung nicht so exakt definiert werden wie in einer Teilrechnung. Beim jeweiligen Abschlag handelt es sich um einen geschätzten Anteil vom Gesamtrechnungsbetrag.
Wenn du als Schreinerei einen größeren Auftrag zur Erstellung und Einbau von Einbaumöbel ausführst, kannst du für verschiedene Prozessschritte eine Abschlagszahlung vereinbaren. Der erste Abschlag nach Auftragserteilung, der zweite nach Herstellung in deiner Werkstatt. Die nächsten Abschlagszahlungen entsprechend. Als Handwerker solltest du hierzu aber die VOB berücksichtigen.
Auch mit FastBill kannst du natürlich Abschlagsrechnungen erstellen.
Welche formellen Vorgaben sind für Abschlagsrechnungen zu berücksichtigen?
Das Wichtigste: für Abschlagsrechnungen gelten die gleichen Formvorschriften, wie bei normalen Rechnungen. Die Rechnung für den Abschlag muss jedoch zusätzliche Angaben aufweisen:
- es muss erkennbar sein, dass es sich um eine Abschlagszahlung handelt
- die Bezeichnungen Abschlagszahlung oder Akontozahlung führst du auf
- für die Abschlagszahlung richtest du neben den übrigen Rechnungen einen getrennten Nummernkreis ein
- die Rechnungsnummer ist bei jeder Akontozahlung gleich, zusätzlich wird jede Akontozahlung durchnummeriert
- die vereinbarten Lieferdaten und Lieferzeiträume gehören bei jeder Abschlagszahlung auf die Rechnung
- die Endrechnung enthält den gesamten Rechnungsbetrag, die einzelne Abschlagszahlung muss mit Rechnungsdatum aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen werden
Hier haben wir in einem weiteren Artikel die Pflichtangaben einer Rechnung beschrieben.
Bilanz und Steuer bei Abschlagszahlung
Die Aktivierung von Abschlagszahlung als Gewinn in der Bilanz war in den letzten Jahren immer wieder strittig. Im Zweifel frage daher für die Behandlung von Abschlag oder Akontozahlung deinen Steuerberater. In der Finanzbuchhaltung wird die Akontozahlung beim Auftragnehmer als "Verbindlichkeit" oder als "Vorräte aus unfertigen Leistungen" bilanziert. Der selbstständige Auftraggeber bilanziert den Abschlag als "Forderung". Deutlich scheint die Betrachtung beim Abschlag zu sein, wenn eine Teilrechnung erstellt wird. Da hierbei durch die klare Rechnungsstellung und Abnahme durch den Auftraggeber die Leistung eindeutig abschlossen ist, wird die Akontozahlung des Gesamtauftrages direkt als Gewinn aktiviert. Die Umsatzsteuerbuchung ist wie bei den übrigen Rechnungen.
Wann ist eine Abschlagszahlung sinnvoll?
Der Einsatz von Akontozahlung oder Abschlag ist in einigen Branchen unverzichtbares Mittel im Zahlungsmanagement. Hierzu gehört zum Beispiel das Handwerk, in dem oft hohe Vorleistungen durch kundenbezogene Materialbestellungen erforderlich sind. Eine Badsanierung erfordert oft umfangreiche Vorbestellungen kostenaufwendiger Armaturen und Sanitärobjekte, die ohne Akontozahlung alleine unter Risikogesichtspunkten kaum realisierbar sind. Bei zeitlich längeren Aufträgen kann ein Handwerksbetrieb ohne Abschlag auf die Gesamtrechnung bereits durch wenige Aufträge in eine finanzielle Schieflage geraten.
Die Erfahrung zeigt, dass auch Auftraggeber die Vorteile einer Abschlagszahlung erkennen. Vielen ist es lieber, in kleineren Beträgen zu zahlen, statt in einer großen Gesamtrechnung. Die KfW-Bank hat zum Beispiel die Ratenzahlungen von quartalsmäßig auf monatlich umgestellt. Dies geschah eindeutig in Erfüllung vielfach geäußerter Wünsche der Kundschaft. Durch die einzelnen Rechnungen erhält der Kunde eine perfekte Übersicht über alle bezahlten, erhaltenen und offenen Leistungen.
