Leistungszeitraum - Pflichtangabe auf jeder Rechnung

Was ist der Unterschied zwischen dem Liefer- und dem Leistungsdatum?

Je nachdem, ob dein Unternehmen Dienstleistungen anbietet oder Artikel produziert, kann sich das Liefer- und das Leistungsdatum unterscheiden. Denn beispielsweise bei Online-Shops, die ihre Produkte mit einer Spedition oder einem Paketdienst liefern lassen, ist das Lieferdatum der Tag der Übergabe des Produkts an den Lieferanten.

Bei Dienstleistungsunternehmen ist das Lieferdatum der Abgabe-/Übergabetag an den Auftraggeber. Wird mit der Lieferung auch die Kostenaufstellung übergeben, ist das Leistungs- und das Rechnungsdatum identisch.

Das sind die Pflichtangaben auf Rechnungen

Um den bürokratischen Aufwand bei der Steuerprüfung zu minimieren, gibt der Gesetzgeber eine feste Form vor, die Rechnungen einhalten müssen. Dazu zählen nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG:

• Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens sowie des Leistungempfängers
• Umsatzsteueridentifikations- und Steuernummer
• Datum der Rechnungsausstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Art, Umfang, Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände und Leistungen
• Lieferzeitpunkt und Datum der Leistungserbringung bzw. der Leistungszeitraum
• Aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• Vereinbarungen über die Minderung des Entgelts
• Hinweis auf Steuerbefreiung und auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag

Diese Angaben müssen in einer bestimmten Form auf deinen Rechnungen angegeben werden.

Warum zählt der Leistungszeitraum auf jeder Rechnung zu den Pflichtangaben?

Damit das Finanzamt, genauer gesagt der Steuerprüfer, schnell abgleichen kann, ob eine Bilanz auch mit einer tatsächlichen Lieferung übereinstimmt, muss der Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Zeitpunkt der Übergabe mit Jahr und Monat immer angegeben werden. Wenn du deine Kostenaufstellungen mit einem Finanzmanagement-Tool erstellst, musst du zum Glück nicht auswendig wissen, wo auf der Rechnung der Leistungszeitraum platziert werden muss.

Das Tool hat vorgefertigte interaktive Vorlagen: Leistungszeitraum und Art der Dienstleitung können für jedes Projekt neu eingegeben und in extra anlegbaren Kundenakten abgelegt werden.

Es gibt vier Möglichkeiten, den korrekten Leistungzeitraum anzugeben

Nicht jeder Auftrag ist gleich und bei manchen Kunden schreibst du die Rechnung, bevor die Leistung erbracht ist oder vereinbarst eine Abschlagszahlung. Ein Lieferdatum bzw. einen Lieferzeitraum musst du dennoch auf der Rechnung angeben. Nach §31 Abs.4 UstDV genügt dabei die Angabe eines Kalendermonats, in dem die Leistung bzw. Lieferung abgeschlossen wurde. Dieser Paragraph bietet daher etwas Spielraum und gibt dir folgende Möglichkeiten, den Leistungszeitraum auf einer Rechnung auszuweisen:

• Nennung des tatsächlichen Liefertages oder des Leistungsmonats.
• Auch erlaubt ist der Verweis auf das Lieferdatum, das auf dem Lieferschein vermerkt ist.
• Falls das Lieferdatum nicht auf dem Lieferschein angegeben wird, kann das Datum der Ausstellung des Lieferscheins genügen, dann vermerkst du: „Das Lieferscheindatum entspricht dem Lieferdatum“
• Du kannst auch einfach pauschal anmerken: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“

Eine dieser Angaben musst du auf deiner Rechnung machen, damit sie zum Abzug der Umsatzsteuer anerkannt wird.

Diese Arten des Liefer- und Leistungszeitpunktes sind auseinanderzuhalten

Manchmal ist schwer zu bestimmen, welcher Zeitraum denn als Leistungszeitraum anzusehen ist. Daher bestimmen unterschiedliche Arten der Lieferung den Leistungszeitraum:

• Lieferung ab Werk: Lieferzeitraum bzw. Lieferdatum ist der Moment, an dem das Produkt das Lager des Lieferanten verlässt.
• Bei einer „Frei Haus“-Lieferung wird der Tag angegeben, an dem das Produkt beim Empfänger ankommt.
• Leistungszeitraum/-datum bei einer bewegten Lieferung ist der Moment, an dem du das Paket an den Lieferdienst übergibst.

Allerdings ist zu bedenken, dass die Angabe des Monats als Leistungszeitraum nur bei Rechnungen sinnvoll ist, auf denen mehrere Posten und Leistungen unterschiedlicher Tage eines Monats zusammengefasst sind. Bei einmalig ausgestellten Kostenaufstellungen ist es für die Ordnung deiner Buchhaltung sinnvoll, den exakten Tag als Leistungszeitraum anzugeben.

Auf einer monatlich wiederkehrenden Rechnung ist der Leistungszeitraum für eine Dienstleistung gleich dem Abrechnungsmonat (Rechnungsdatum: Mai 20xx); Gerade im Dienstleistungssektor ist dies üblich. Erfolgte Extraleistungen gibst du dann detailliert und aufgeschlüsselt auf der Kostenabrechung an.

Den Leistungszeitraum einfach eintragen – Mit einem Finanzmanagement-Tool

Mit FastBill fällt dir das Rechnung schreiben leicht. Abgespeicherte Vordrucke, die den Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen, nehmen dir die Arbeit ab, eine eigene Rechnung mit allen Pflichtangaben erstellen zu müssen. In den digitalen Vorlagen sind alle Angaben an der richtigen Stelle und du musst nur das Datum in der Zeile für den Leistungszeitraum eintragen.