Warum eigentlich eine Software statt manueller Buchhaltung und Rechnungsstellung?
Als Coach ist es dein tägliches Business, andere beim Erreichen ihrer Ziele, beim Entfalten ihrer Potenziale oder beim Verwirklichen ihrer selbst zu unterstützen. Jetzt übernehmen wir diese Rolle kurz einmal bei dir – denn geht es um die Buchführung, setzen sehr viele Coaches noch immer auf manuelle Ansätze, statt zeitsparende und fehlervermeidende Buchhaltungssoftware einzusetzen. Und du kannst das besser. Auf dieser Seite erfährst du, am Beispiel unserer Software FastBill, wie du deine Buchführung so erledigen kannst, dass mehr Zeit für deine Klienten und auch mal für dich selbst bleibt. Die Software eignet sich sowohl für Freelancer als auch für Existenzgründer, Kleinunternehmer und Gesellschaften.
Unsere Buchhaltungssoftware für Coaches sorgt für Erleichterung
Muss die Buchführung die ewige Schattenseite im Business sein? Oder geht es auch einfacher, schneller, intuitiver? Genau diese Fragen haben wir uns bei der Entwicklung unserer Buchhaltungssoftware für Coaches gestellt – und wir haben Antworten gefunden. Mit zahlreichen Automatisierungen, einer selbsterklärenden Benutzeroberfläche, einem Zugang für SteuerberaterInnen sowie mit einfach verständlichen Funktionen haben wir eine Software zusammengestellt, die das tägliche Geschäft von Coaches deutlich erleichtert.
Profitiere jetzt von unserer Buchhaltungssoftware für Coaches!
Speziell angepasste Funktionen für Coaches in der Buchhaltungssoftware
Eine der wesentlichen Funktionen für Coaches ist die wiederkehrende Rechnung. Als Coach betreust du deine Klienten oft über einen längeren Zeitraum, vereinbarst wahrscheinlich identische pauschale Monatssummen und schickst dann Monat für Monat die Rechnungen raus. Je mehr Klienten du aber betreust, desto mehr wird jeder Rechnungsturnus zu einer zeitfressenden Mammutaufgabe – oder wie sagt man so schön: „Fleißarbeit“. Mit FastBill kannst du diese Fleißarbeit automatisieren und sie dir so komplett sparen. Speichere eine Rechnung einfach als „monatlich-wiederkehrend“, damit die Software sie immer wieder neu erstellt und automatisch verschickt.
Verfassen von Rechnungen und Angeboten mit vorgefertigten Vorlagen für Coaches
Rechnungs- und auch Angebotserstellung sind die grundlegenden Funktionen einer Buchhaltungssoftware – und bei den automatisch-wiederkehrenden Rechnungen bist du der manuellen Buchführung ohne Software bereits zehn Schritte voraus. Du kannst aber auch kleinere Schritte gehen: Schon allein dadurch, dass du Vorlagen für deine Dokumente nutzen oder deine eigenen Vorlagen speichern kannst, lässt sich die Rechnungs- und Angebotsstellung deutlich beschleunigen. Außerdem kannst du jede einzelne Leistung fest im System hinterlegen und sie bei der Rechnungs- und Angebotsstellung mit einem Klick auswählen. System und Routine statt Copy & Paste und Flüchtigkeitsfehler.
Einfache Verwaltung von Kunden
Letztendlich brauchen jede Rechnung und jedes Angebot nur noch ein paar Klicks statt viele manuelle Handgriffe. Stell den Leistungszeitraum ein, wähle die zutreffende Leistung und Menge aus und hinterlege den Rechnungsempfänger. Zudem beinhaltet unsere Buchhaltungssoftware für Coaches eine Klienten-Übersicht, in der du all deine Klienten einzeln und zentral mit ihren Adress- und Kontaktdaten anlegen kannst.
Das hat folgenden Vorteil: Du brauchst bei der Rechnungs- und Angebotsstellung nur den Klienten auswählen und die Adresse wird aus der Kartei übernommen. Außerdem kannst du Rechnungen und Angebote mit nur einem Klick sofort als E-Mail mit Anhang verschicken, statt die Dokumente erst downzuloaden, lokal zu speichern, eine eigene E-Mail zu schreiben, das Dokument anzuhängen und auf „Senden“ zu klicken.
Erfassung und Verwaltung von Belegen
Doch jene Rechnungen und Angebote sind nur die halbe Miete. Du bekommst auch Rechnungen. Unsere Buchhaltungssoftware hilft dir, sie dank einer automatischen Text- und Datenerkennung schnell und einfach zu digitalisieren sowie rechtskonform zu archivieren. Du hast vielleicht schon einmal von den GoBD-Richtlinien gehört, welche die Grundzüge der Buchführung vorschreiben. Wenn du deine Buchführung manuell erledigst, ist die konforme Aufbewahrung sämtlicher Belege und Dokumente mit immensen Aufwänden verbunden – oder aber mit dem Risiko saftiger Strafen, solltest du den Richtlinien nicht nachkommen. Am Ende sind alle deine Dokumente an einem sicheren und vorschriftsentsprechenden Ort, jederzeit von überall abrufbar.
Umfangreiche integrierte Funktionen für verschiedene Arbeitsbereiche
Vorlagen
Professionelle Vorlagen für alle Geschäftsvorfälle: Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen
Leistungskatalog
Leistungspakete oder Produkte fest im System hinterlegen und Angebote sowie Rechnungen noch schneller und routinierter erstellen
Automatische Serienrechnungen
Rechnungen als wiederkehrend speichern und Folgedokumente automatisiert von der Software erstellen und verschicken lassen
Onlinerechnung
Deine Rechnungen kannst du als Onlinerechnung mit Zahlungslink verschicken, so dass deine Kunden es so einfach haben, wie möglich, dich zu bezahlen.
Belege sammeln
Belege dank automatischer Belegerkennung besonders einfach hochladen und in bestimmten Projekten oder Kunden verbuchen, außerdem GoBD-konform archivieren und keine Strafen riskieren
Dashboard
Ausführliches Dashboard für klare betriebswirtschaftliche Entscheidungen und Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) für den Jahresabschluss
Mehr Sicherheit
Fehlerrisiken der manuellen Buchhaltung ausschließen und Zeit sparen
Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster
Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Software ans Finanzamt verschicken
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Zusätzlicher Zugang für Steuerberaterinnen und Steuerberater
Kundendaten
Kundenstammdaten zentral in einer Kartei anlegen
FastBill 14 Tage kostenlos testen
Du kannst FastBill 14 Tage auf Herz und Nieren prüfen. Dein Testaccount endet automatisch.
FastBill unterstützt unser IT Systemhaus bei der Buchhaltung und spart durch schlanke Prozesse und nahtlose Integrationen wie z.B. mit getMyInvoices und dem Online-Banking-Abgleich Zeit und Geld. Dadurch das FastBill im Browser läuft, habe ich überall Zugang zu den wichtigsten Kennzahlen meines Unternehmens. Der FastBill Support reagiert prompt und hatte immer eine Lösung parat.
Mit FastBill kann ich einen großen Teil meiner Buchhaltung schlank erledigen. Ich habe alles im Blick und kann die Daten an meinen Steuerberater übertragen.
Als Premiumkunde bei FastBill habe ich meine Buchhaltung einfach und leicht digitalisieren sowie automatisieren können und damit jederzeit einen genialen Überblick über meine Finanzen.
Der beste Vorteil für mich: Mehr Zeit, Energie und Freude für die wichtigsten Wachstumstätigkeiten in meinem Business.
Deine Daten liegen sicher verschlüsselt auf deutschen Servern
Doch bei allen Automatisierungen und Features, von denen du mit einer Buchhaltungssoftware für Coaches profitieren könntest: Sind die sehr sensiblen Daten, die dann online in der Software liegen, denn auch sicher? Einfache Antwort: Ja. FastBill wird als Buchhaltungssoftware für Coaches auf deutschen Servern mit einer umfassenden Datensicherung gehostet. Auch dahingehend brauchst du dir also keine Gedanken zu machen.
Verschlüsselung im Browser
Eigene Server in einem Rechenzentrum in Frankfurt
und –archivierung nach HGB, GoBS und GdPDU
Alle 10 Minuten findet hier ein Backup aller Dokumente statt
Partnerintegrationen für Coaches und Trainer
Zeiterfassung ist bei Dienstleistungen essentiell. Mit Clockodo erfasst du Arbeits- und Projektzeiten einfach per App oder am PC. Kommen, Gehen und Pausenzeiten fließen in individuelle Stundenkonten. Zusätzlich lassen sich Zeiten für Projekte und Leistungen erfassen, die nach FastBill exportiert werden können.
Verbinde dein Buchhaltungsprogramm mit dem DATEV Rechnungsservice 1.0: DATEV ist die einfache Möglichkeit, mit deinem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Der DATEV Rechnungsservice 1.0 ermöglicht die digitale und fehlerfreie Übergabe von Belegen und Rechnungen an DATEV- Unternehmen.
Du rechnest neben deinen Leistungen auch Reisekosten ab? Die Software für Selbstständige, Arbeitnehmer oder Firmen, um Dienstreisen schnell und unkompliziert abzurechnen. Fertige Abrechnungen mit samt Belegen werden direkt an FastBill übertragen.
Gut organisierte Buchhaltung auch in stressigen Arbeitsphasen
…oder sollten wir lieber sagen: gerade in stressigen Arbeitsphasen? Eine dank Software gut organisierte Buchhaltung erweist sich vor allem dann als wertvoll, wenn die Zeit durch hohe Auftragsauslastung eng ist. Als Coach wirst du das kennen: Du steckst in einer Buchung und einem Mentoring nach dem anderen und bist trotz aller Leidenschaft für deinen Beruf irgendwann einfach kaputt. Und selbst, wenn nicht: Nur noch Minuten statt Stunden mit der Buchführung verbringen zu müssen, erleichtert enorm. Wenn dennoch alles ideal für den Jahresabschluss vorbereitet ist und das Finanzamt keine Rückfragen mehr hat, erleichtert es noch mehr. Obendrauf macht es dank der intuitiven Benutzeroberfläche – da glauben wir unseren mehr als 70.000 Kundinnen und Kunden – sogar auch ein bisschen Spaß. Weil es einfach läuft und funktioniert.
Die beste Wahl für einen kontinuierlichen Überblick über Zahlungen
Was manchmal nicht nach Plan läuft, sind die Zahlungen seitens der Klienten. Und auch hier unterstützt dich unsere Buchhaltungssoftware für Coaches dabei, den Überblick zu behalten und bei fälligen Vorgängen einzugreifen. Ganz einfach kannst du aufbauend auf bestehenden Rechnungen auch Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erstellen und diese verschicken. Du könntest die Software sogar anweisen, es vollautomatisch zu tun. Das funktioniert, indem du die Software mit deinem Bankkonto verbindest und die Posten deines Onlinebankings mit den offenen Belegen in der Buchhaltungssoftware abgeglichen werden.
Sollte mal ein Geldeingang auf sich warten lassen, kannst du das in der Belegübersicht sofort erkennen. Und nebenher verschwindet eine weitere Aufgabe von deiner To-Do-Liste: Bezahlte Rechnungen als bezahlt zu markieren. Denn wenn die Software mit deinem Banking verknüpft ist, passiert auch das automatisch.