Vorsteuerabzugsberechtigt - Das sind die Regeln

Auch als Unternehmer oder Selbstständiger zahlst du beim Kaufen von Produkten und Inanspruchnehmen von Dienstleistungen Umsatzsteuer. Dieses Geld kannst du im Rahmen des Vorsteuerabzugs von deinem Finanzamt zurückverlangen – du bist in diesem Fall also vorsteuerabzugsberechtigt. Der Vorsteuerabzug von deiner Umsatzsteuerschuld wird dir vom Gesetz gewährt und soll dafür sorgen, dass Produkte und Dienstleistungen, die du für deine unternehmerische Tätigkeit benötigst, frei von einer steuerlichen Belastung sind. Voraussetzung ist, dass du über Rechnungen verfügst, aus denen sich die Vorsteuer ergibt.

Inhalt

1. Was ist mit Vorsteuerabzug gemeint?
2. Was gilt als Vorsteuer?
3. Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt und wer nicht?
4. Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuervoranmeldung?

Was ist mit Vorsteuerabzug gemeint?

Gerade in den Bereichen Steuer und Buchführung fällt es vielen Unternehmern und Selbstständigen schwer, den Überblick zu behalten. Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen ist umsatzsteuerpflichtig. Als Unternehmer oder Selbstständiger bist du also laut Gesetz dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Zugleich hast du aber auch das Recht dazu, den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Das bedeutet, dass du Umsatzsteuer, die du in Form der Mehrwertsteuer gezahlt hast, von deiner gesamten Umsatzsteuerschuld abziehen darfst.

Um das Prinzip des Vorsteuerabzugs zu verstehen, ist es unverzichtbar, sich erst einmal mit den Begriffen Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer zu beschäftigen. Grundsätzlich beziehen sich alle drei Bezeichnungen auf dieselbe Steuerregelung. Die Verwendung unterschiedlicher Begriffe kommt allein dadurch zustande, dass die bezeichnete Steuer von mehreren Standpunkten aus betrachtet werden kann. Die sogenannte Mehrwertsteuer ist dir vermutlich bekannt, allerdings handelt es sich hierbei um eine Bezeichnung, die eigentlich aus der Umgangssprache stammt – und das, obwohl sie mittlerweile auf den meisten Kassenbons und Rechnungen zu finden ist. Der offizielle Begriff ist laut Gesetz die sogenannte Umsatzsteuer. Mit Vorsteuer wird jene Umsatzsteuer bezeichnet, die Unternehmer oder Selbstständige selbst zahlen müssen, wenn sie Produkte oder Dienstleistungen kaufen. Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, kannst du mit der gezahlten Vorsteuer deine Umsatzsteuerschuld reduzieren. Alternativ wird dir der Betrag erstattet.

Dadurch, dass du als Unternehmer oder Selbstständiger vorsteuerabzugsberechtigt bist, sind alle Produkte und Dienstleistungen, die du für deine unternehmerische Tätigkeit in Anspruch nimmst, frei von einer steuerlichen Belastung. Das können zum Beispiel Reparaturen oder Materialeinkäufe sein. Sobald du die handelsübliche Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent zahlst, hast du eine Vorsteuerzahlung geleistet, ohne überhaupt einen Gewinn erzielt zu haben. Mit deinem Recht auf Vorsteuerabzug kannst du die geleistete Steuer mittels der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung von deiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Alternativ erhältst du den Differenzbetrag vom Finanzamt zurück.

Was gilt als Vorsteuer?

Als Vorsteuer wird wie gesagt die Umsatzsteuer bezeichnet, die für Unternehmer und Selbstständige anfällt, wenn sie Produkte oder Dienstleistungen kaufen. In aller Regel wird sie vom Finanzamt mit der anfallenden Umsatzsteuer verrechnet – alternativ kannst du aber auch eine Erstattung beantragen. So erhältst du als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer oder Selbstständiger die Steuer, die du bereits gezahlt hast, nach der Umsatzsteuervoranmeldung wieder zurück. Das hat für dich den Vorteil, dass du Produkte und Dienstleistungen frei von einer Umsatzsteuerbelastung kaufen kannst. Stattdessen ist es der Endverbraucher, der die Umsatzsteuer trägt.

Als Unternehmer oder Selbstständiger, der Umsatzsteuer absetzt, profitierst du durch den Vorsteuerabzug von einem Liquiditätsvorteil, weil du die gezahlte Umsatzsteuer im Gegensatz zu Privatpersonen und Endverbrauchern mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen kannst. In aller Regel passiert das mehrmals im Jahr. Aber Vorsicht: Nicht jede Rechnung berechtigt automatisch zum Vorsteuerabzug. Denn Voraussetzung ist, dass eine Rechnung vorliegt, auf der alle Pflichtangaben vorhanden sind. Sonst kann aus der Rechnung erst einmal nichts von der Steuer abgesetzt werden. Es ist auch nicht möglich, Rechnungen von Kleinunternehmern abzusetzen, denn hier ist von Anfang an gar keine Umsatzsteuer enthalten. Und zu guter Letzt können selbstverständlich auch private Anschaffungen nicht über den Vorsteuerabzug verrechnet werden. Die einzige Ausnahme bilden Anschaffungen, die zumindest zu einem Teil geschäftlich genutzt werden. Dann ist prinzipiell schon ein Vorsteuerabzug möglich – es kommt allerdings auf den Nutzungsanteil an.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt und wer nicht?

Beim Vorsteuerabzug geht es darum, die gezahlte Umsatzsteuer mit der eingenommenen Umsatzsteuer zu verrechnen. Vorsteuerabzugsberechtigt sind alle Unternehmer und Selbstständigen, für die die Umsatzsteuerpflicht besteht. Bist du als Rechnungsempfänger selbst Unternehmer, so hast du die Möglichkeit, Vorsteuer zu ziehen. Als Selbstständiger zahlst du den Rechnungsbetrag dagegen zunächst inklusive Umsatzsteuer, die du dir später zurückholen kannst. Bei Unternehmern und Selbstständigen ist die Umsatzsteuer also ein durchlaufender Posten.

Nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind dagegen Kleinunternehmer und Endverbraucher. Kleinunternehmer, also Firmen und Freiberufler, die laut Gesetz von der Umsatzsteuer befreit sind, brauchen keine Umsatzsteuer einzunehmen, sind dadurch aber auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Endverbraucher kaufen Produkte und Dienstleistungen dagegen in aller Regel für private Zwecke ein. Das gilt natürlich auch für Unternehmer und Selbstständige, die im Privatleben ebenso als Endverbraucher gelten.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuervoranmeldung?

Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, muss regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abgeben. Hinzu kommt die Umsatzsteuererklärung, die einmal im Jahr ausgefüllt werden muss. In den Umsatzsteuervoranmeldungen wird nicht nur die eingenommene Umsatzsteuer abgefragt – auch Angaben zu den Beträgen, die der Unternehmer oder Selbstständige selbst als Umsatzsteuer an Dritte gezahlt hat, sind enthalten. Abgeführt werden muss nur die Differenz, die sich aus beiden Salden ergibt. Selbstverständlich kann die Differenz aber auch negativ sein – so zum Beispiel dann, wenn große Anschaffungen gemacht wurden oder wenn es in einem Quartal nur geringe Umsätze gab. In diesem Fall kann es sein, dass das Finanzamt den Betrag direkt erstattet.

Damit du die Steuer erstattet bekommst, die du im Laufe des Monats oder Quartals geleistet hast, musst du wie gesagt eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Je nachdem, wie hoch deine Umsatzsteuer im Vorjahr ausgefallen ist, musst du diese Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich einreichen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Umsatzsteuer du im Vorjahr gezahlt hast, desto häufiger musst du deine Umsatzsteuer melden. Dein Finanzamt wird dich darüber informieren, wie oft du deine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen musst. Stichtag ist grundsätzlich immer der zehnte Tag nach Ablauf des Berechnungszeitraums. Du hast aber auch die Möglichkeit, einen Antrag auf Dauerfristverlängerung zu stellen oder den Abgabetermin deiner Umsatzsteuervoranmeldung dauerhaft um einen Monat verlängern zu lassen. Aber Achtung: In diesem Fall wird eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Umsatzsteuervoranmeldung des Vorjahrs fällig, die später wieder verrechnet wird.

Hier haben wir das Thema der Umsatzsteuererklärung einfach und verständlich aufgebrochen.

Um die Vorsteuer abziehbar zu machen, muss eine Rechnung vorliegen, die mindestens Angaben zu Name und Adresse sowie Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers enthält. Auch das Ausstellungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer sind verpflichtend. Zu guter Letzt sollten Angaben über die Art, die Menge und den Umfang der Lieferung oder Dienstleistung mitsamt des Nettobetrags, des Steuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags enthalten sein. Eine Ausnahme sind Rechnungen über Kleinbeträge bis zu 150 Euro, bei denen in aller Regel die Angabe des Steuersatzes und des Bruttobetrags ausreicht. Wenn möglich, sollte aber auch hier auf eine vollständige Angabe aller relevanten Daten geachtet werden, um Problemen mit dem Finanzamt vorzubeugen. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung gilt das Rechnungsdatum – wann die Rechnung dagegen beglichen wurde, ist dagegen unerheblich.

Heutzutage hast du den großen Vorteil, dass du deine Umsatzsteuervoranmeldung auch elektronisch mit einer Buchhaltungssoftware wie FastBill übermitteln kannst und dich nicht mehr mit der Plattform ELSTER beschäftigen musst. Ein ELSTER-Zertifikat stellen wir dir bereits auch gleich zur Verfügung, sodass du innerhalb von wenigen Minuten bereits deine Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln kannst.

Sollten anschließend trotzdem Fragen offen bleiben, kann es sinnvoll sein, sich an einen erfahrenen Steuerberater zu wenden, der die vorgegebenen Fristen zuverlässig einhält. Dadurch kannst du mehr Zeit in dein Kerngeschäft investieren.