Vorauszahlung, Rückstellung, Abgrenzung: Was ist das?

Endet das Geschäftsjahr, ist der Jahresabschluss zu erstellen. Bilanz, Gewinn und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung schneiden sich bildlich durch den Geschäftsbetrieb.

Dabei wird dem Geschäftsjahr zugerechnet, was diesem ursächlich zugerechnet werden kann. Eine reine Sammlung der Belege greift bei der Bewertung zu kurz. Das das durchaus herausfordernd ist, zeigt bspw. eine gerichtlich veranlasste Zahlung aus einer vor Jahren verursachten Urheberrechtsverletzung. Oder ein Produkt wird an ein Tochterunternehmen geliefert und liegt zum Stichtag noch auf Lager.

Der Gewinn aus diesem internen Verkauf darf erst gezeigt werden, wenn das Produkt an den Endkunden verkauft ist.

Bei Konzernen arbeiten viele Wirtschaftsprüfer und Mitarbeiter der Finanzabteilung an der Zwischengewinnkonsolidierung und an den dazugehörigen Transferpreisen. Denn es hat eine Transaktion stattgefunden und diese „at-arms-length“, also mit einer Armlänge Abstand, zu bewerten. Folgend werden einfache Beispiele aufgezeigt, wie Leistung, Lieferung und Zahlung im Jahresabschluss abgegrenzt werden.

Abgrenzung: Das Prinzip der Periodenabgrenzung

Tante Emma stellt den Umsatz sehr einfach fest. Die Kasse macht Ka-Ching und mit der Quittung ist der Umsatz gelegt. Komplexer sind Projekt- oder Software-as-a-Service Verträge. Geht ein Vertrag oder seine Auswirkungen über das Geschäftsjahr hinaus gilt das Prinzip der Periodenabgrenzung. Für alle Positionen in den Büchern gilt, dass Erträge und Aufwendungen unabhängig von den Zahlungen zu berücksichtigen sind. Das gilt natürlich nur für Unternehmungen mit doppelter Buchführung. Und das führt zu Buchungsbelegen, die mit keiner Bankkonto-Bewegung verbunden sind.

Wie sonst sollen Aufwand und Ertrag in der Periode abweichend von den Zahlungen gezeigt werden?

Wir sezieren das Thema im Folgenden ohne umsatzsteuerliche Aspekte und lassen auch IFRS Neuerungen zur Rechnungslegung links liegen.

Rückstellung

Als erstes Beispiel dient uns die klassische Rückstellung von FastBill. Ein neues Jahresabo zum 1. Juli bucht FastBill – vereinfacht dargestellt – als Zugang auf dem Bank- und dem Umsatzkonto. Mit dem Bankkonto wächst die Aktivseite und mit dem Umsatzanstieg wächst der Jahresgewinn der zum Abschluss ins Eigenkapital abgeschlossen wird. Eine Aktiv-Passiv-Mehrung der Bilanz. Der Umsatz betrifft aber zur Hälfte das Jahr 2016 und dieser Betrag ist im Jahresabschluss 2015 zurück zu stellen.

Also wird der halbe Umsatz zum 31. Dezember per Ertragskonto an pRAP ausgebucht, der Buchhalter sagt passiviert, und am 1. Januar wieder eingebucht. Es wird also ein Teil des Gewinns – und der wird ja besteuert – in die Bilanz verschoben und im Folgejahr, passend zu den anfallenden Kosten der Laufzeit, wird der Sachverhalt umgedreht. Der Geldfluss wird komplett in 2015 gezeigt (s. „Prinzip der Periodenabgrenzung“ oben). Der FastBill Kunde bucht diesen Sachverhalt spiegelverkehrt als aktive Rechnungsabgrenzung per aRAP und Aufwandskonto im laufenden Jahr ein und im folgenden Geschäftsjahr wieder aus. Kurz vor Weihnachten ein Jahres-Abo abzuschließen, um steuermindernde Kosten zu produzieren, ist also Humbug.

Vorgearbeitet?

Oft wird erst geleistet und später in Rechnung gestellt. Ob Dienstleister oder Tischler-Projekt: sind Leistungen bis zum Abschluss-Stichtag erfolgt, fließen diese mit ins Jahr ein. Dabei ist das Bilanzkonto „Unfertige Erzeugnisse“ natürlich ein Bestandskonto und die Veränderung in der abzuschließenden Periode wird in der Gewinn und Verlustrechnung auf einem Ertragskonto geführt. Wir produzieren auf Lager und das sollen die Bücher zeigen.

Die Bewertung erfolgt prinzipiell zu den entstandenen Kosten. Wie im ersten Beispiel die Umsätze abgegrenzt werden, ermöglichen unfertige Erzeugnisse eine Minderung des Aufwands der Periode und damit einen höheren Gewinn bei einer Erhöhung der Aktivseite der Bilanz. Es ist ein Wert für die Unternehmung entstanden, bei dem die Erfolgswirkung noch aussteht.

Dabei ist wichtig, ob ein Auftrag vorliegt oder nicht. Ein Gewinn wird erst beim Verkauf oder der Lieferung einer Leistung realisiert. Eine gute Vertragsgestaltung hat bei periodenübergreifenden Projekten Einfluß auf den Gewinn. Nimmt der Kunde einen Teil des Projektes ab, wird der Gewinn für diesen Teil, komischerweise als Teilgewinnrealisierung bezeichnet, eingebucht. Und wenn der Kunde schon zahlt, bevor es überhaupt losgeht?

Die Vorauszahlung

Bei Vorauszahlungen ist ein Geldeingang da, ohne dass eine Leistung oder Rechnungsstellung erfolgt ist. In der Regel gibt es einen Vertrag zu einer Vorauszahlung. Die Anzahlung für eine Messe im Folgejahr ist ein gutes Beispiel für eine Vorauszahlung.

Geld wechselt nicht einfach so den Besitzer. In der Bilanz ist der Sachverhalt je nach Seite als Forderung oder Verbindlichkeit auszuweisen und das Bankkonto oder die Kasse steht auf der anderen Seite des Buchungsbeleges. Schön zu sehen ist hier, dass mit dieser Aktiv-Passiv-Mehrung die Gewinn- und Verlustrechnung nicht angesprochen wird. Keine Erfolgswirkung aber es ist etwas passiert, denn die Bilanzsumme steigt. Bei einem Aktiv- oder Passiv-Tausch werden übrigens zwei Konten der gleichen Bilanzseite angesprochen und die Bewertung des Unternehmens bleibt folglich gleich. Geld von der Kasse auf das Bankkonto einzuzahlen wird gebucht, bleibt aber wirkungslos im Erfolg und der Bewertung um Ende des Geschäftsjahres.

Ein Thema fehlt in der Betrachtung von Positionen die keine Wirkung in der Kapitalflussrechnung, oder einfach auf dem Konto, haben. In der Gewinn und Verlustrechnung ist der Verbrauch des Anlagevermögens durch Abschreibung zu erfassen. Über das Jahr nutzt sich ein Teil der Maschinen ab und das wird als Aufwand erfasst und mindert das Anlagevermögen. Irgendwann ist das MacBook Pro durch. Die englische Sprache trennt hier in Abschreibungen auf materielle Anlagegüter wie Maschinen „depreciation“ und in Abschreibungen auf immaterielle Anlagegüter wie Website-Entwicklungskosten „amortization“.

Dieser Sachverhalt eignet sich für einen eigenen Artikel und der Name Abschreibung allein sagt schon, dass er nicht zu den betitelten Vorauszahlung, Rückstellung und Abgrenzung passt.

That’s all folks – mit dem groben Überblick über Bewertungsfragen zum Jahresabschluss. Jeder Geschäftsbericht soll das abgelaufene Geschäftsjahr möglichst treffend darstellen. Neben der Abschreibung auf Anlagevermögen, helfen die korrekte Erfassung, Bewertung und Buchung von Rückstellungen, der Produktion auf Lager und geleistete, wie erhaltene Anzahlungen dabei.